Integracje / XTRF
Programy branżowe
Integracja AI: XTRF
Podłączamy XTRF przez REST API z autoryzacją OAuth2, czytając projekty, zadania, bazę vendorów, analizę CAT i faktury klientów. Asystent pilnuje terminów na poziomie zadania, przygotowuje wyceny z rozkładu dopasowań CAT i wysyła PM-om poranny raport z projektami wymagającymi decyzji.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Dane z XTRF w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Aktywne projekty XTRF. Moduł zbiera wszystkie otwarte projekty z XTRF i pokazuje je w jednym widoku: status zadań, pary językowe i kondycja każdego zlecenia bez logowania do systemu. Zespół widzi na pierwszy rzut oka, gdzie potrzebna jest decyzja PM-a, i przechodzi bezpośrednio do karty projektu.
- Wyświetla aktywne projekty z XTRF z parą językową, klientem i liczbą zadań
- Flaguje projekty, gdzie vendor nie potwierdził zadania w ustalonym czasie
- Oznacza projekty po terminie lub bez kompletnych plików źródłowych
- Otwiera kartę projektu z historią i podpowiedzią asystenta po kliknięciu wiersza
- Eksportuje listę aktywnych projektów do XLSX dla PM-a
Pytanie w czacie
Asystent czyta analizę CAT z XTRF i mnoży każdą kategorię przez stawkę z cennika klienta. PM sprawdza wynik i zatwierdza.
Masz analizę CAT z XTRF do projektu P-4318, Belcore Medical, PL-DE, łącznie 5 200 słów. Ile słów ważonych wychodzi po przeliczeniu przez nasz cennik dla tego klienta?
Karta w narzędziu
Karta projektu z historią zdarzeń z XTRF i podpowiedzią asystenta. PM widzi kontekst i decyduje, nie szuka danych po systemie.
Jeden ekran zamiast przechodzenia przez kilkanaście projektów w XTRF. PM widzi od razu, gdzie potrzebna jest reakcja.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie XTRF włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyID projektu, numer (np. P-2024-0431), status (open, in progress, completed, cancelled), daty, klient, pary językowe
AsystentBuduje poranny przegląd aktywnych projektów według statusu i terminu, żeby PM od razu widział, gdzie jest ryzyko opóźnienia
Czytamyprzypisany vendor, deadline, status zadania (sent, accepted, in progress, delivered), liczba słów
AsystentMonitoruje każde zadanie osobno i wysyła przypomnienie do vendora, gdy termin zbliża się, a status wciąż pokazuje 'in progress'
Czytamynew words, 100% matches, repetitions, fuzzy matches w przedziałach 75-84%, 85-94% i 95-99% z zadania w XTRF
AsystentMnoży każdą kategorię dopasowania przez stawkę z cennika klienta i generuje projekt wyceny do zatwierdzenia przez PM-a
Czytamypary językowe, specjalizacje, stawki według usługi i rodzaju pliku, historia ocen, aktywne zadania vendora w danym okresie
AsystentFiltruje bazę po parze językowej, specjalizacji projektu i dostępności w terminie, zwraca listę 2-3 kandydatów z uzasadnieniem
Czytamykwoty faktur klientów i payables vendorów powiązane z projektami, daty wystawienia, podział po kliencie i parze językowej
AsystentZestawia marżę na projekcie (faktura minus payables) i generuje cotygodniowy raport rentowności według klienta i pary językowej
Czytamynazwy, rozmiary i typy plików wgranych do projektu w XTRF przez PM-a lub dostawcę
AsystentSprawdza kompletność plików przed wysłaniem zadania do vendora i sygnalizuje brak lub niezgodny format
Czytamyoceny jakości przypisane przez PM-ów po zamknięciu projektu, powiązanie reklamacji klienta z projektem i vendorem
AsystentŚledzi powtarzające się reklamacje, łączy je z vendorem i flaguje wzorzec, gdy kilka pojawia się w krótkim czasie u tego samego dostawcy
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Które zadania mają termin przed 12:00 i vendor jeszcze nie potwierdził?”
- „Ile wyniesie wycena dla klienta przy tej analizie CAT?”
- „Który tłumacz jest dostępny do projektu PL-DE z dokumentacją techniczną?”
- „Jaka marża wyszła w tym miesiącu na tłumaczeniach dla tego klienta?”
Co się zmienia
PM zaczyna dzień od gotowej listy decyzji zamiast ręcznego przechodzenia przez dziesiątki projektów, wycen i statusów vendorów.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
XTRF to system zarządzania projektami tłumaczeniowymi (TMS) przeznaczony dla biur tłumaczeń i działów lokalizacji prowadzących wiele zleceń równocześnie. Obsługuje pełny cykl zlecenia: przyjęcie zapytania, dobór dostawców, nadzór nad realizacją i rozliczenie. Typowi użytkownicy to firmy koordynujące pracę kilku PM-ów, dziesiątek lub setek tłumaczy i szerokiego portfolio klientów.
PM-owie pracują w widoku projektów i zadań: przypisują vendorów, śledzą statusy, zatwierdzają dostarczenia i wystawiają faktury. System przechowuje cenniki klientów, karty dostawców ze stawkami i ocenami jakości oraz wyniki analiz CAT importowane z narzędzi takich jak Trados, memoQ czy Phrase. Instancja XTRF działa pod własnym adresem firmy, typowo w chmurze producenta lub na serwerze klienta.
Gdzie to działa najlepiej
Project manager
Poniedziałek rano, 40 aktywnych projektów. PM otwiera laptopa i od razu widzi, że dwóch vendorów nie potwierdziło przyjęcia zadań z piątkowego wysłania i jeden projekt ma termin o 11:00.
Z asystentem: Asystent przygotował listę trzech spraw do decyzji z numerami zadań i danymi vendorów. PM reaguje w kilka minut zamiast sprawdzać każdy projekt po kolei.
PM odpowiedzialny za wyceny
Klient przysyła plik przetargowy PL-DE, 5 200 słów. Analiza CAT jest już w XTRF po wgraniu w memoQ. PM normalnie otwierałby arkusz z cennikiem i liczył każdą kategorię dopasowania osobno.
Z asystentem: Asystent czyta rozkład dopasowań i cennik klienta, mnożąc każdą kategorię przez właściwą stawkę. PM dostaje gotowy projekt wyceny do sprawdzenia i zatwierdzenia.
Właściciel biura tłumaczeń
Właściciel chce wiedzieć, które pary językowe i którzy klienci są najbardziej rentowni. Do tej pory zestawienie powstawało raz na kwartał po kilku godzinach ręcznego łączenia faktur z payables w XTRF.
Z asystentem: Asystent pobiera faktury i payables przez API, zestawia marżę według klienta i pary językowej i wysyła raport co tydzień. Decyzje cenowe przestają opierać się wyłącznie na intuicji PM-ów.
Jak się łączymy
Podłączamy się do XTRF przez REST API dostępne pod adresem Waszej instancji XTRF. Autoryzacja działa przez OAuth2: administrator zakłada w XTRF konto integracyjne, generuje token dostępu i przypisuje mu uprawnienia pasujące do zakresu pracy asystenta. Domyślny tryb to odczyt. Zapis, na przykład przypisanie vendora do zadania, wymaga osobnych uprawnień i odbywa się wyłącznie po zatwierdzeniu przez PM-a.
Asystent działa na serwerze klienta. Do modelu trafia polecenie i wybrane fragmenty danych z XTRF potrzebne do konkretnej odpowiedzi lub działania, bez trenowania modeli na danych Waszej firmy. Producent XTRF nie udostępnia bezpośredniego dostępu do bazy SQL instancji, więc całe połączenie idzie przez API, a możliwości integracji są dokładnie takie, jakie opisuje dokumentacja endpointów XTRF.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywna instancja XTRF Smart Projects z włączonym REST API
- Konto integracyjne w XTRF z tokenem OAuth2 i uprawnieniami do odczytu projektów, zadań, dostawców i faktur
- Cenniki klientów uzupełnione w XTRF, żeby wyceny liczone były z aktualnych stawek
- Osoba po stronie firmy (PM lub administrator XTRF) do weryfikacji pierwszego zestawu danych i ustalenia reguł pracy asystenta
- W przypadku instancji Classic Projects: potwierdzenie administratora, która wersja API SOAP jest aktywna
Czego asystent nie robi
- Nie przypisuje vendora do zadania bez zatwierdzenia przez PM-a. Generuje propozycje, decyzja zostaje przy człowieku.
- Nie wysyła wyceny do klienta samodzielnie. PM sprawdza liczby i zatwierdza przed wysłaniem.
- Nie czyta treści plików tłumaczeniowych. Pliki w narzędziach CAT (Trados, memoQ, Phrase) zostają poza zasięgiem integracji.
- Nie modyfikuje cenników klientów ani kart dostawców w XTRF bez wyraźnego polecenia i potwierdzenia ze strony PM-a.
Częste pytania
Czy integracja działa też z Classic Projects, nie tylko Smart?
Tak, integracja z Classic Projects jest możliwa przez API SOAP, które XTRF udostępnia dla tego modułu. Wymaga nieco więcej pracy konfiguracyjnej niż REST API w Smart Projects. Przed planowaniem zakresu warto sprawdzić u administratora XTRF, która wersja modułu jest aktywna w Waszej instancji.
Co jeśli vendor pracuje poza XTRF i nie aktualizuje statusów zadań?
Asystent widzi tylko to, co jest w XTRF. Jeśli vendor nie zmienia statusu zadania w systemie, asystent wysyła przypomnienie według reguł ustalonych z PM-ami, ale nie ma wglądu w to, co dzieje się poza XTRF. To samo ograniczenie mają PM-owie przy ręcznym sprawdzaniu, więc integracja go nie pogłębia.
Czy asystent może samodzielnie tworzyć nowe projekty w XTRF?
Zapis danych przez API, w tym tworzenie projektu i przypisywanie vendorów, wymaga uprawnień 'Project Manager' na koncie integracyjnym. Zakres integracji ustalacie z nami przed wdrożeniem. Standardowo asystent pracuje w trybie odczytu i proponuje działania do zatwierdzenia, nie wykonuje ich samodzielnie.
Jak asystent radzi sobie z wyjątkami w cenniku, np. stawką negocjowaną?
Gdy cennik klienta w XTRF zawiera wyjątki albo brakuje danych dla konkretnego projektu, asystent nie zgaduje liczby. Flaguje wycenę jako 'do ręcznego uzupełnienia' i wskazuje, czego brakuje. PM dostaje sygnał, że trzeba dorzucić dane, zamiast błędnej kwoty.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: programy branżowe
XTRF jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.