Integracje / Klinika XP
Programy branżowe
Integracja AI: Klinika XP
Podłączamy się do lokalnej bazy SQL Server przez konto serwisowe z uprawnieniami tylko do odczytu i czytamy karty pacjentów, terminarz wizyt, magazyn leków i rozliczenia. Asystent wysyła przypomnienia o szczepieniach, obsługuje follow-up po nieodebranych wizytach i przygotowuje projekt zamówienia do hurtowni.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Dane z Klinika XP w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Szczepienia i odrobaczanie: Klinika XP. Budujemy w portalu redAi ekran, który czyta dane z systemu Klinika XP i wyciąga wszystkie terminy szczepień i odrobaczania na najbliższe 14 dni. Recepcjonista widzi w jednym miejscu, które zwierzęta wymagają kontaktu, i wysyła jedną wiadomość do opiekuna zamiast kilku osobnych. Asystent przygotowuje treść, a wysyłka następuje po zatwierdzeniu przez zespół.
- Wyciąga z Kliniki XP terminy szczepień i odrobaczania z wyprzedzeniem 14 dni
- Grupuje zaległe terminy jednego opiekuna i przygotowuje jedną wiadomość z wszystkimi
- Wyróżnia przekroczone terminy według pilności: wkrótce, po terminie, pilne
- Loguje każdą próbę kontaktu z odpowiedzią opiekuna w historii karty pacjenta
- Udostępnia recepcjoniście podgląd statusu szczepień dla całej lecznicy w jednym ekranie
Pytanie w czacie
Asystent połączył dane z magazynu Kliniki XP: listę preparatów poniżej progu i partie kończące ważność w ciągu 30 dni. Lekarz weryfikuje sugerowane ilości i zatwierdza projekt, który trafia do hurtowni.
Sprawdź w Klinice XP, co mamy poniżej progu w magazynie i które partie kończą ważność w ciągu 30 dni. Chcę przygotować projekt zamówienia do hurtowni.
Karta w narzędziu
Karta pacjenta z Kliniki XP z historią wizyt, komunikacji i statusem szczepienia w jednym widoku. Recepcjonista zatwierdza następny krok, asystent go realizuje.
Ekran modułu łączy terminy szczepień i odrobaczania z Kliniki XP w jednym widoku. Recepcjonista klika wiersz, sprawdza kartę i zatwierdza wysyłkę przypomnienia do opiekuna.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Klinika XP włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyGatunek, rasa, data urodzenia, historia wizyt, daty ostatniego i kolejnego szczepienia oraz odrobaczania z typem preparatu
AsystentWyciąga zwierzęta z terminem szczepienia lub odrobaczania w ciągu najbliższych 14 dni i grupuje je po właścicielu, żeby wysłać jedną spójną wiadomość z wszystkimi zaległymi terminami
CzytamyImię i nazwisko, telefon, adres e-mail, lista powiązanych pacjentów z ich rekordami
AsystentZbiera wszystkie zaległe terminy jednego właściciela i przygotowuje jedną wiadomość SMS lub e-mail z imieniem zwierzęcia, gatunkiem i typem szczepienia zamiast kilku osobnych
CzytamyData, godzina, przypisany lekarz, status wizyty: zaplanowana, zrealizowana, nieodebrana, odwołana
AsystentWykrywa wizyty ze statusem nieodebrana i uruchamia dwuetapowy follow-up: wiadomość tego samego dnia i drugi kontakt po kilku dniach bez odpowiedzi, z pełnym logiem prób
CzytamyNumer partii, nazwa preparatu, data ważności każdej partii z osobna, aktualny stan ilościowy tej partii
AsystentRozróżnia partie tego samego preparatu i wyciąga tylko te, których ważność mija w ciągu 30 dni, podając numer partii i pozostałą ilość, bez fałszywego alarmu dla świeżej partii
CzytamyAktualny stan ilościowy preparatu porównany z progiem minimalnym ustawionym przy wdrożeniu dla każdego leku osobno
AsystentŁączy listę pozycji poniżej progu z listą kończących się partii w projekt zamówienia z sugerowanymi ilościami, uzasadnieniem i polem na korektę przez lekarza
CzytamyFaktury z datą wystawienia, kwotą i statusem płatności, lista należności przeterminowanych o więcej niż X dni
AsystentZestawia listę zaległości dla recepcji z podziałem na faktury po 14 i po 30 dniach lub wysyła spokojne przypomnienie do właściciela z datą wystawienia i kwotą
CzytamyLiczba wizyt na lekarza, procent wypełnienia slotów i wizyty nieodebrane w rozbiciu na poszczególnych lekarzy za ostatni tydzień
AsystentGeneruje cotygodniowy raport i wysyła go e-mailem do kierownika lecznicy w poniedziałek rano, bez ręcznego liczenia i klikania w programie
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Które zwierzęta mają szczepienie lub odrobaczanie w ciągu najbliższych 14 dni?”
- „Które wizyty z zeszłego tygodnia nie zostały odebrane i nie ma jeszcze odpowiedzi?”
- „Jakie leki kończą się poniżej progu i co umieścić w projekcie zamówienia do hurtowni?”
- „Które faktury są przeterminowane ponad 14 dni i do kogo wysłać przypomnienie?”
Co się zmienia
Recepcja przestaje ręcznie śledzić terminy szczepień i nieodebrane wizyty, a lekarz dostaje gotowy projekt zamówienia do hurtowni zamiast sprawdzać magazyn z rana.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Klinika XP to oprogramowanie dla lecznic weterynaryjnych w Polsce, prowadzące w jednym miejscu karty pacjentów i właścicieli, terminarz wizyt, magazyn leków i moduł rozliczeń. Program działa w modelu lokalnym: dane leżą na SQL Server zainstalowanym na serwerze lub stacji roboczej w lecznicy, bez chmury i bez własnego publicznego API.
Codzienna praca toczy się przez okna programu: recepcja zapisuje wizyty i oznacza ich status, lekarz przegląda historię pacjenta i aktualizuje harmonogram szczepień, a osoba odpowiedzialna za magazyn śledzi stany leków i partie z datami ważności. Każdy z tych obszarów tworzy ustrukturyzowane dane, które można odczytać i przetworzyć automatycznie.
Gdzie to działa najlepiej
Lekarz weterynarii
Poniedziałkowy poranek przed przyjęciami. Lekarz otwiera skrzynkę i widzi raport obłożenia z poprzedniego tygodnia oraz projekt zamówienia do hurtowni z listą preparatów poniżej progu i partii kończących ważność.
Z asystentem: Asystent przygotował oba dokumenty z bazy Kliniki XP w nocy. Lekarz weryfikuje ilości w projekcie zamówienia, koryguje jedną pozycję i zatwierdza. Zamówienie idzie do hurtowni bez sprawdzania magazynu z rana.
Recepcjonistka lecznicy
Środowe południe. Recepcjonistka sprawdza panel z logami kontaktów i widzi, że wczorajsza wizyta Pana Kowalskiego ma status nieodebrana, a asystent wysłał już pierwszą wiadomość z pytaniem o ponowne umówienie.
Z asystentem: Asystent zarejestrował próbę kontaktu z datą i treścią wiadomości. Recepcjonistka widzi historię w jednym miejscu. Jeśli właściciel nie odpowie, drugi kontakt wyjdzie automatycznie po kilku dniach.
Kierownik lecznicy
Koniec miesiąca. Kierownik chce sprawdzić, które faktury są przeterminowane i czy poszły już przypomnienia do właścicieli zalegających ponad 30 dni.
Z asystentem: Asystent odczytał moduł rozliczeń i przygotował zestawienie zaległości z podziałem na 14 i 30 dni wraz z datami wysłanych przypomnień. Kierownik dostaje gotową listę do ewentualnego telefonu, bez ręcznego przeglądania faktur.
Jak się łączymy
Podłączamy się bezpośrednio do lokalnego SQL Server lecznicy przez konto serwisowe z uprawnieniami wyłącznie SELECT: żadnych INSERT, UPDATE ani DELETE. Połączenie przechodzi przez VPN, żeby ruch nie wychodził poza sieć lecznicy niezaszyfrowany. Asystent pracuje na serwerze klienta i odpytuje bazę cyklicznie: raz dziennie rano, co kilka godzin albo co godzinę, zależnie od obszaru i potrzeb lecznicy.
Gdy bezpośrednie połączenie z bazą jest niemożliwe, pracujemy na eksportach: Klinika XP pozwala eksportować dane do CSV i XLS, a asystent odbiera te pliki z ustalonego folderu i przetwarza je w tym samym cyklu. W obu trybach lecznica nie instaluje żadnego dodatkowego oprogramowania na swoich maszynach poza konfiguracją klienta VPN.
Czego potrzebujemy od Was
- Działający SQL Server z kontem serwisowym i uprawnieniami SELECT do bazy Kliniki XP
- Klient VPN lub gotowość do skonfigurowania tunelu sieciowego po stronie lecznicy
- Dane dostępowe do konta serwisowego: host, port, nazwa bazy, login i hasło
- Progi minimalne stanów magazynowych ustawione dla preparatów objętych automatycznym monitorem
- Osoba po stronie klienta z uprawnieniami do weryfikacji projektów zamówień przed wysłaniem do hurtowni
Czego asystent nie robi
- Asystent nie ocenia, czy szczepienie jest medycznie konieczne, i nie modyfikuje harmonogramu szczepień w Klinice XP.
- Asystent nie zapisuje, nie zmienia ani nie usuwa żadnych danych w bazie Kliniki XP: wyłącznie odczyt przez konto SELECT.
- Projekt zamówienia do hurtowni zawsze trafia do weryfikacji lekarza lub kierownika: asystent nie składa zamówień samodzielnie.
- Asystent nie pyta właściciela o przyczynę nieobecności na wizycie: pyta wyłącznie, czy chce się umówić ponownie.
Częste pytania
Co się dzieje, gdy VPN lub baza padnie na kilka godzin?
Asystent pomija cykl, w którym nie może się połączyć, i odnotowuje błąd w logu. Nie duplikuje przypomnień ani zamówień po przywróceniu połączenia: następny cykl odpytuje bazę od nowa i wyciąga aktualne dane. W panelu widać, kiedy ostatni raz synchronizacja się powiodła.
Czy możemy ustawić różne okresy wyprzedzenia dla różnych typów szczepień?
Tak. Przy wdrożeniu ustawiacie, z jakim wyprzedzeniem mają wychodzić przypomnienia dla poszczególnych typów szczepień lub odrobaczania. Jedno szczepienie może wymagać kontaktu 14 dni przed terminem, inne 7 dni. Progi ustawia się raz i można je później zmienić bez ingerencji w kod.
Czy asystent zapisuje historię wysłanych wiadomości do właścicieli?
Tak. Każda wysłana wiadomość trafia do logu z datą, typem kontaktu (SMS lub e-mail), treścią i identyfikatorem pacjenta lub faktury. Personel widzi pełną historię kontaktów dla każdego właściciela, włącznie z odpowiedziami i datami kolejnych prób follow-upu.
Kto ustawia progi minimalne leków i jak je zmieniamy?
Progi ustawiacie sami przy wdrożeniu, dla każdego preparatu osobno, przez panel konfiguracyjny asystenta. Zmiana progu nie wymaga kontaktu z nami: odpowiedzialna osoba w lecznicy robi to samodzielnie, a asystent uwzględnia nowy próg w kolejnym cyklu odpytania magazynu.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: programy branżowe
Klinika XP jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.