Integracje / Comarch Optima Serwis
Integracja AI z Comarch Optima Serwis
Podłączamy moduł Serwis: zlecenia ZS, kartotekę urządzeń z historią napraw, harmonogram techników z certyfikatami i stany magazynowe części. Asystent proponuje przypisanie technika do zgłoszenia, pilnuje terminów przeglądów PPM z umów SLA i generuje projekty wycen.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Comarch Optima Serwis. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Comarch Optima Serwis
Comarch ERP Optima z modułem Serwis to system ERP dla firm obsługujących urządzenia techniczne: klimatyzacje, agregaty chłodnicze, dźwigi, instalacje przemysłowe i inne. Dyspozytor przyjmuje w nim zgłoszenia od klientów, tworzy zlecenia ZS, przypisuje techników i śledzi statusy napraw od nowego zgłoszenia aż po zamknięcie i rozliczenie. Dane trzymane są w relacyjnej bazie SQL na serwerze firmy lub w chmurze Comarch.
Moduł Serwis obejmuje zlecenia naprawcze i przeglądowe, kartotekę urządzeń z historią napraw, harmonogram techników z certyfikatami, magazyn części i ewidencję umów SLA z terminami przeglądów PPM. W praktyce te dane rzadko siedzą w jednym miejscu: harmonogram techników bywa w Excelu, certyfikaty w głowie kierownika, a umowy w PDF-ach na dysku. Integracja zaczyna się od zebrania ich w bazie, z której AI może odczytywać dane maszynowo.
Co podłączamy w Comarch Optima Serwis
- Zlecenia serwisowe ZS: numer, typ usterki, priorytet, status i adres obiektu
- Kartoteka urządzeń: historia napraw, data instalacji i data ostatniego przeglądu
- Harmonogram techników: rejony, certyfikaty F-gazy, UDT, SEP i bieżąca dostępność
- Magazyn części zamiennych: stany, numery katalogowe i przypisanie do otwartych zleceń
- Umowy SLA i PPM: wykaz urządzeń, częstotliwość przeglądów planowych i kary umowne
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Kto powinien pojechać do klienta jutro i czy ma odpowiednie certyfikaty?"
„Które urządzenia mają przegląd PPM w ciągu 30 dni i nie mają jeszcze zlecenia?"
„Ile kosztowała ostatnia naprawa tego agregatu i jak długo trwała?"
„Czy mamy na magazynie części potrzebne do obsługi zlecenia ZS-4471?"
Co dokładnie podłączamy w Comarch Optima Serwis
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
Czytamygodzina przyjazdu i zakończenia wizyty, lista zużytych części zamiennych z numerami katalogowymi i ilościami wpisanymi w terenie
AsystentGeneruje projekt wyceny po zamknięciu zlecenia: oblicza czas pracy, dobiera stawkę przypisaną do klienta i sumuje ceny części z cennika magazynowego
Czytamypoprzednie wizyty u danego klienta: technik, data, opis wykonanych czynności i znajomość specyfiki instalacji
AsystentPrzy nowym zgłoszeniu wskazuje technika, który już obsługiwał ten obiekt, skracając czas rozpoznania instalacji na miejscu
Czytamyceny zakupu części zamiennych w magazynie, cenniki producentów urządzeń, stawki roboczogodziny przypisane do typów umów serwisowych
AsystentPrzygotowuje kosztorys wstępny przed przyjazdem technika: typowe czynności przy danym typie usterki, szacowane części i czas pracy
Czytamywyceny zamkniętych zleceń tego samego typu naprawy u danego klienta: czas pracy, użyte części, łączny koszt
AsystentOznacza projekt wyceny, gdy czas pracy lub koszt znacząco odbiega od normy dla podobnej naprawy, żeby biuro mogło wyjaśnić różnicę przed wystawieniem faktury
Czytamybieżący status ZS, przypisany technik, zaplanowany termin i godzina wizyty, preferencje kontaktu zapisane w kartotece klienta
AsystentPo przypisaniu technika wysyła klientowi potwierdzenie terminu przez SMS lub mail i przypomina dzień wcześniej, bez angażowania biura w każde potwierdzenie osobno
Czytamyurządzenia bez zaplanowanego zlecenia przeglądowego w ciągu 14, 30 lub 60 dni, wymagane protokoły i typ certyfikatu technika
AsystentCodziennie tworzy projekty zleceń ZS z typem przegląd planowy, dobiera technika i proponuje okno czasowe: dyspozytor zatwierdza jednym kliknięciem
Co się zmienia
Dyspozytor przestaje ręcznie sprawdzać dostępność techników i certyfikaty, a terminy przeglądów PPM nie przechodzą niezauważone.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Comarch Optima Serwis na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Comarch Optima Serwis zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Comarch Optima Serwis
Łączymy się bezpośrednio z bazą SQL Comarch ERP Optima przez serwer MCP uruchomiony w sieci klienta, bez modyfikacji programu i bez instalowania dodatków po stronie Comarch. Asystent działa na serwerze firmy i odczytuje dane w trybie tylko do odczytu. Zapis, np. projekt zlecenia PPM lub wycena, trafia do systemu wyłącznie po zatwierdzeniu przez dyspozytora lub pracownika biura.
Baza Optimy zostaje w sieci firmy: dane serwisowe, kartoteki klientów i warunki umów nie opuszczają infrastruktury klienta. Połączenie działa przez szyfrowany kanał wewnątrz sieci lokalnej, dostęp ograniczony do tabel modułu Serwis. W przypadku wersji chmurowej Comarch sposób dostępu omawiamy podczas audytu wstępnego.
Czego potrzebujemy od Was
- Dane logowania do bazy SQL Comarch ERP Optima z uprawnieniami do odczytu tabel modułu Serwis
- Aktywny moduł Serwis w licencji Optima z wypełnionymi kartotekami urządzeń i zleceń
- Certyfikaty i rejony techników wpisane w systemie lub w arkuszu do jednorazowego importu
- Warunki umów PPM i SLA wprowadzone do bazy, a nie wyłącznie w PDF-ach w folderze na dysku
- Osoba kontaktowa z firmy do audytu danych przed uruchomieniem, zwykle dyspozytor lub kierownik serwisu
Gdzie to działa najlepiej
Dyspozytor serwisu
Wpływa zlecenie ZS o awarii agregatu chłodniczego u klienta w Lublinie. Dyspozytor otwiera listę propozycji: AI sprawdził kartotekę urządzenia, certyfikaty F-gazy trzech techników i ich harmonogram na jutro.
Z asystentem: Dyspozytor widzi jedną rekomendację z wolnym oknem i właściwym certyfikatem, zatwierdza jednym kliknięciem i przechodzi do następnego zgłoszenia zamiast sprawdzać dostępność techników po kolei.
Kierownik serwisu
Poranek w poniedziałek, biuro zajęte bieżącymi awariami. AI przygotował w nocy listę ośmiu urządzeń bez zaplanowanego zlecenia przeglądowego w ciągu 30 dni, każde z wymaganym typem protokołu.
Z asystentem: Kierownik przegląda listę, zatwierdza projekty zleceń zbiorczym kliknięciem i przydziela terminy, zanim którykolwiek klient sam zacznie monitorować zaległości z umowy SLA.
Pracownik rozliczeń
Technik zamknął zlecenie po naprawie sprężarki. AI porównał czas pracy z historią podobnych napraw u tego klienta i oznaczył projekt wyceny: trzy godziny zamiast zwykłej jednej.
Z asystentem: Pracownik przed wystawieniem faktury pyta technika o szczegóły, dostaje wyjaśnienie niestandardowej usterki i dopisuje je do opisu zlecenia, żeby dokumentacja była kompletna i klient nie kwestionował rachunku.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Comarch Optima Serwis →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie zapisuje zleceń, zmian statusów ani wycen do Optimy bez zatwierdzenia przez dyspozytora lub pracownika biura
- Nie czyta warunków umów z PDF-ów: terminy i częstotliwość przeglądów muszą być wpisane do bazy systemu
- Nie wysyła powiadomień do klientów samodzielnie: treść przygotowuje AI, wysyłkę wykonuje kod narzędzia po zmianie statusu zlecenia
- Nie zastępuje dyspozytora przy pilnych zleceniach i trudnych klientach, dostarcza dane do szybszej decyzji, ale ostatnie słowo należy do człowieka
Pytania o integrację z Comarch Optima Serwis
Co jeśli nasi technicy obsługują pokrywające się rejony?
Rejony techników definiujemy elastycznie: województwa, powiaty albo listy kodów pocztowych. Nakładanie się stref jest dopuszczalne. AI wybiera technika według dostępności, historii obsługi danego klienta i wymaganych certyfikatów, a nie wyłącznie według geografii.
Czy integracja działa, gdy część danych mamy nadal w Excelu?
Działa, ale tylko w zakresie danych, które trafiły do bazy Optimy. Dane zostawione w Excelu, np. harmonogram techników lub certyfikaty, AI pomija, bo nie ma do nich dostępu. Dlatego wdrożenie zaczynamy od audytu: które dane przenosimy do systemu przed uruchomieniem.
Czy asystent może przygotować kosztorys dla nowego klienta, zanim technik wyjedzie?
Może przygotować kosztorys wstępny na podstawie opisu usterki i historii podobnych napraw w kartotece urządzeń: typowe czynności, szacowany czas, orientacyjny koszt części. To punkt startowy do rozmowy z klientem, nie oferta wiążąca. Ostateczną wycenę zatwierdza biuro.
Gdzie są przetwarzane dane serwisowe podczas pracy asystenta?
Asystent działa na serwerze firmy i odczytuje dane z lokalnej bazy Optimy. Dane serwisowe, kartoteki klientów i historia zleceń nie opuszczają infrastruktury firmy. Gdy integracja jest wyłączana, konfigurację połączenia usuwamy, a dane zostają tam, gdzie były.
Piętnaście minut o Comarch Optima Serwis
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Comarch Optima Serwis, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Comarch Optima Serwis jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.