Integracje / wFirma

Integracja AI z wFirma

KPiR, rejestry VAT i terminy ZUS. Właściciel pyta wprost o podatek do zapłaty, zamiast szukać po zakładkach.

Umówcie 15 minut o wFirma → ☎ 691 10 20 10

Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.

Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod wFirma. Bez umowy i bez karty.

Czym jest wFirma

wFirma to program księgowy w chmurze, skierowany do jednoosobowych działalności gospodarczych i małych spółek. Prowadzi KPiR, rejestry VAT, faktury sprzedaży i zakupu, ewidencję kosztów, kadry, rozliczenia ZUS i terminarz deklaracji podatkowych. Dane trzymane są po stronie wFirmy i dostępne przez przeglądarkę oraz API.

Na co dzień właściciel albo biuro rachunkowe wprowadza dokumenty kosztowe, wystawia faktury i oznacza płatności. System wylicza zaliczki na PIT i pilnuje terminów JPK_VAT, ZUS DRA i VAT-7. Liczby są w systemie, ale żeby je sensownie odczytać, trzeba otwierać kilka widoków i składać wyniki w głowie.

Co podłączamy w wFirma

  • KPiR i ewidencje
  • Rejestry VAT
  • Faktury i koszty
  • Kadry i ZUS
  • Terminy podatkowe

Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.

O co pytają w praktyce

Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.

„Ile podatku muszę zapłacić w tym miesiącu?"

„Jakie terminy mam przed sobą do końca miesiąca?"

„Które koszty jeszcze nie zostały wprowadzone?"

„Pokaż wynik firmy narastająco od stycznia."

Co dokładnie podłączamy w wFirma

Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.

Wpisy KPiR

CzytamyData dokumentu, nazwa kontrahenta, opis zdarzenia, kolumna 7 (przychody), kolumna 10 (towary i materiały), kolumna 13 (pozostałe wydatki)

AsystentPorównuje przychody i koszty między miesiącami, wylicza rezerwę podatkową na podstawie aktualnych danych i właściwej stawki opodatkowania

Rejestr VAT sprzedaży i zakupów

CzytamyNumer faktury, NIP kontrahenta, kwota netto, kwota VAT, stawka, data wystawienia i data wpływu

AsystentOblicza bieżącą pozycję VAT (należny minus naliczony) i podaje kwotę do zapłaty lub zwrotu przed terminem deklaracji

Dokumenty kosztowe

CzytamyFaktury zakupu, rachunki i paragony z przypisaną kategorią kosztową i statusem zaksięgowania

AsystentWykrywa brakujące dokumenty przez porównanie kategorii kosztów z poprzednimi miesiącami i sygnalizuje anomalie we właściwym momencie

Faktury sprzedaży

CzytamyStatus płatności (opłacona, nieopłacona, przeterminowana), termin płatności, kontrahent

AsystentWskazuje faktury przeterminowane powyżej zadanego progu dni i podaje ich łączną wartość oraz listę kontrahentów z zaległościami

Zaliczki na PIT

CzytamyZaliczki wyliczone przez wFirmę za poprzednie okresy, historia wpłat i status oznaczenia w systemie

AsystentSprawdza, czy zaliczka za poprzedni miesiąc jest oznaczona jako zapłacona, i ostrzega przed zbliżającym się terminem wpłaty

Terminy deklaracji

CzytamyDaty składania VAT-7, ZUS DRA, ZUS RCA, JPK_VAT z deklaracją, JPK_KR i ewentualnych korekt

AsystentPrzypomina o terminach z wyprzedzeniem i na zapytanie podaje konkretną listę obowiązków finansowych na bieżący tydzień

Co się zmienia

Właściciel pyta wprost o pieniądze i terminy, zamiast szukać ich po zakładkach.

Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z wFirma na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.

Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. wFirma zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.

Jak łączymy się z wFirma

Łączymy się z wFirmą przez API programu. Klucze API generujecie w ustawieniach swojego konta wFirma, następnie przekazujecie je nam do warstwy integracyjnej po naszej stronie. Dane są pobierane na bieżąco, bez eksportów do plików, które starzeją się po godzinie. Asystent pracuje wyłącznie w trybie odczytu: nie wprowadza dokumentów, nie zmienia danych i nie wysyła deklaracji.

Warstwa integracyjna stoi na serwerze po naszej stronie, poza infrastrukturą wFirmy. Zakres pobieranych modułów i okres historyczny ustalamy razem z Wami przed uruchomieniem. Żaden zapis do konta wFirma nie odbywa się bez Waszego potwierdzenia, a dane przesyłane między serwerami są szyfrowane w tranzycie.

Czego potrzebujemy od Was

  • Aktywne konto wFirma z możliwością generowania kluczy API w ustawieniach
  • Ustalony zakres modułów i okres historyczny do pobrania (np. bieżący rok obrachunkowy)
  • Jedna osoba po stronie firmy do zebrania wymagań i weryfikacji testów, bez konieczności angażowania działu IT
  • Kilka godzin na sprawdzenie odpowiedzi asystenta na realnych pytaniach z danych konta
  • Znana forma opodatkowania (podatek liniowy 19% albo skala podatkowa), żeby asystent poprawnie wyliczał rezerwę podatkową

Gdzie to działa najlepiej

Właściciel JDG

Koniec miesiąca. Właściciel patrzy na saldo konta bankowego i nie wie, ile może przeznaczyć na bieżące wydatki, a ile musi zostawić na VAT i ZUS. Żeby to policzyć samemu w wFirmie, musiałby przejść przez rejestr VAT, KPiR i terminarz.

Z asystentem: Pyta asystenta: 'jaka jest moja aktualna pozycja VAT?'. Dostaje dokładną kwotę z rejestru i datę najbliższego terminu deklaracji. Przelew idzie we właściwej wysokości, bez niedopłaty przy rozliczeniu.

Właściciel lub biuro rachunkowe

Środek miesiąca. W rejestrze zakupów VAT brakuje dokumentów za kilka ostatnich tygodni. Nikt tego nie zauważył, bo lista kosztów nie jest przeglądana co tydzień. Koniec miesiąca zbliża się szybko i zostaje coraz mniej czasu na uzupełnienie.

Z asystentem: Asystent porównuje koszty z poprzednimi miesiącami i sygnalizuje brak dokumentów w danej kategorii. Właściciel dostaje konkretny sygnał zanim trzeba szukać faktur i paragonów w ostatniej chwili.

Właściciel firmy usługowej

Poniedziałkowy poranek. Właściciel chce wiedzieć, ile odłożyć na podatek z przychodów z poprzedniego tygodnia i jakie obowiązki finansowe czekają go w tym tygodniu, bez otwierania kilku widoków w wFirmie i liczenia w głowie.

Z asystentem: Pyta: 'co muszę zrobić finansowo w tym tygodniu?'. Asystent podaje aktualne kwoty i terminy: zbliżający się ZUS, zaliczka na PIT, JPK. Właściciel wie, co i kiedy, bez kalendarza i ręcznych obliczeń.

Jak to uruchamiamy

  1. Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
  2. Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
  3. Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.

Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.

Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?

Cały opis integracji z wFirma →

Czego asystent nie robi

Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.

  • Asystent nie składa deklaracji VAT-7, JPK ani ZUS DRA, nawet jeśli ma wgląd w terminy i kwoty
  • Nie ocenia, czy dany wydatek kwalifikuje się jako koszt uzyskania przychodu w rozumieniu przepisów
  • Nie zmienia żadnych danych w wFirmie: nie księguje, nie poprawia wpisów, nie przypisuje kategorii
  • Odpowiada na podstawie danych już wprowadzonych do wFirmy: błędny wpis w źródle daje błędną odpowiedź

Pytania o integrację z wFirma

Czy biuro rachunkowe musi wiedzieć o integracji?

Nie ma takiego wymogu, ale warto je poinformować. Asystent czyta te same dane, które widzi biuro w wFirmie. Jeśli biuro prowadzi Wam księgowość w tym systemie, może pomóc przy testach: sprawdzi, czy odpowiedzi asystenta zgadzają się z tym, co widzi w programie na co dzień.

Co się stanie, jeśli ktoś wpisze błędny dokument w wFirmie?

Asystent odczyta błędne dane i odpowie na ich podstawie, bez żadnej weryfikacji z oryginałem. Dlatego integracja nie zastępuje kontroli merytorycznej ze strony księgowej. Jeśli w źródle jest pomyłka w kwocie albo kategorii, odpowiedź asystenta tę pomyłkę odzwierciedli.

Czy połączenie przez API wpłynie na działanie wFirmy?

Nie. Asystent pobiera dane przez API wFirmy w trybie odczytu, bez ingerencji w działanie systemu. Wasze konto wFirma pracuje dokładnie tak jak dotychczas: wpisy, faktury, raporty funkcjonują bez zmian. Dodatkowe zapytania API nie są widoczne w codziennej pracy z programem.

Ile trwa wdrożenie i ile pracy wymaga od nas?

Od podłączenia API do działającego asystenta zwykle kilka tygodni. Po Waszej stronie potrzeba przede wszystkim kilku godzin na zebranie wymagań, przekazanie kluczy API i weryfikację odpowiedzi asystenta na realnych pytaniach z Waszego konta. Działu IT ani zmian w księgowości nie potrzebujecie.

Piętnaście minut o wFirma

Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod wFirma, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.

Wybierzcie termin → Wolicie napisać?

Programy księgowe i ERP

IFS Applications Microsoft Dynamics NAV Rachunek bankowy i MT940 Dynamics 365 Business Central

Wszystkie programy, które podłączamy →

wFirma jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.