Integracje / Dynamics 365 Finance
Programy księgowe i ERP
Integracja AI: Dynamics 365 Finance
Podłączamy D365 Finance przez OData REST API do encji PurchaseOrderHeaders, VendorInvoiceHeaders, GeneralJournalAccountEntries i BudgetTransactionLines. Asystent odpowiada na pytania o koszty per wymiar finansowy, wyłapuje faktury bez przypisanego zamówienia i sprawdza status zamknięcia miesiąca.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Dynamics 365 Finance włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
Czytamyfaktury sprzedaży z pozycjami, kodami towarów, cenami jednostkowymi i kodem odbiorcy
AsystentZestawia wystawione faktury z zamówieniami sprzedaży i szuka pozycji bez pokrycia w SalesTable
Czytamydokumenty przyjęcia towaru z datą potwierdzenia, numerem zamówienia zakupu i kodem magazynu
AsystentWykrywa dostawy bez pary w fakturach dostawcy: porównuje daty przyjęć z VendorInvoiceHeaders i zwraca listę z numerem PO, dostawcą i wartością
Czytamyszczegółowe zapisy transakcji VAT, dane do JPK_VAT, rozrachunki z urzędem skarbowym
AsystentSprawdza kompletność pól VAT wymaganych w JPK; sygnalizuje brakujące dane przed terminem wysyłki
Czytamyotwarte rozrachunki z dostawcami i odbiorcami: kwota, termin płatności, status
AsystentWeryfikuje uzgodnienie sald na potrzeby zamknięcia miesiąca; wskazuje dokumenty wiszące w statusie Draft lub Pending
Czytamyzapisy w księdze głównej z kombinacją wymiarów: CostCenter, Department, Project, BusinessUnit
AsystentOdpowiada na pytania o koszty per centrum kosztów i projekt, porównuje wykonanie z budżetem w BudgetTransactionLines
Czytamylinie budżetu per wymiar finansowy i okres obrachunkowy z zatwierdzoną kwotą
AsystentPokazuje odchylenie wykonania od budżetu dla wskazanego wymiaru i kwartału bez otwierania raportu w D365
Czytamyzlecenia produkcyjne ze statusem (Scheduled, Released, Reported as Finished) i ruchy magazynowe z kosztem jednostkowym
AsystentŁączy etap produkcji z ruchem magazynowym i wylicza koszt zleceń zamkniętych w wybranym okresie
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Ile wydało centrum kosztów CC-010 na projekt P-0045 w tym kwartale?”
- „Które faktury dostawców nie mają przypisanego zamówienia zakupu?”
- „Jakie dostawy z ostatniego miesiąca czekają na fakturę od dostawcy?”
- „Co blokuje zamknięcie okresu i kto ma otwarty dokument w statusie Draft?”
Co się zmienia
Kontrolerzy i kierownicy projektów dostają odpowiedzi o kosztach i fakturach bez czekania na zestawienia z działu finansów.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management to system ERP Microsoftu działający w chmurze Azure. Używają go firmy produkcyjne, dystrybucyjne i usługowe, które chcą mieć jedno miejsce do obsługi zakupów, faktur, magazynu, produkcji i budżetu. W codziennej pracy zalogowany jest dział finansów, zakupów, logistyki i kontrolingu, każdy ze swoją rolą i zakresem ekranów.
System obejmuje moduły Accounts Payable i Receivable, General Ledger z wymiarami finansowymi, Inventory Management, Production Control i Cost Accounting. Dane trzymane są w bazie Azure SQL zarządzanej przez Microsoft. Firma nie ma do niej bezpośredniego dostępu SQL, lecz pobiera dane przez OData REST API lub eksportuje duże zestawy przez Data Management Framework.
Gdzie to działa najlepiej
kontroler finansowy
Przed spotkaniem zarządu kontroler potrzebuje kosztów centrum CC-010 za Q3 w porównaniu do budżetu. Normalnie czeka do wtorku na zestawienie z działu finansów przygotowane w Excelu.
Z asystentem: Asystent pobiera GeneralJournalAccountEntries i BudgetTransactionLines, porównuje po kombinacji wymiarów i zwraca konkretne liczby. Dział finansów nie musi robić tego zestawienia w ogóle.
pracownik działu AP
Koniec miesiąca: AP musi sprawdzić, czy każde przyjęcie towaru z ostatnich 30 dni ma parę w fakturach dostawcy. Ręczne przejrzenie rekordów w D365 zajmuje kilka godzin.
Z asystentem: Asystent porównuje ProductReceiptHeader z VendorInvoiceHeaders i zwraca gotową listę: numer zamówienia, dostawca, data dostawy, wartość. Pracownik dostaje listę do działania, nie surowiec do przeszukania.
nowy pracownik finansów
Pracownik pierwszy raz wprowadza fakturę kosztową za najem, bez zamówienia zakupu. Nie wie, który typ dokumentu wybrać: Vendor invoice journal, Invoice register czy Invoice approval journal.
Z asystentem: Asystent podaje instrukcję krok po kroku dopasowaną do roli i środowiska tej firmy, nie z ogólnej dokumentacji Microsoft. Pracownik kończy zadanie bez angażowania starszego kolegi.
Jak się łączymy
Łączymy się z D365 Finance przez OData REST API pod adresem środowiska Azure. Wymaga to rejestracji aplikacji w Azure Active Directory, nadania jej uprawnień do środowiska D365 i przypisania roli z dostępem tylko do odczytu wybranych encji. Konto serwisowe nie loguje się przez przeglądarkę i widzi wyłącznie to, czego asystent potrzebuje. Do masowych eksportów używamy Data Management Framework.
Asystent działa w trybie tylko do odczytu. Zapis danych do D365 wymaga encji z metodami POST i PATCH i każdorazowego potwierdzenia przez użytkownika. Asystent stoi na serwerze portalu firmy, a do modelu trafia tylko to, co potrzebne do odpowiedzi. Przy firmach na Dynamics AX 2012 podłączenie odbywa się przez zapytania SQL z konta tylko do odczytu, bez żadnych zmian w konfiguracji AX.
Czego potrzebujemy od Was
- Konto serwisowe w Azure Active Directory z Client ID i Client Secret (lub certyfikatem)
- Rola w D365 przypisana do konta serwisowego, najczęściej Electronic Reporting Reader lub własna rola odczytowa
- Aktywny endpoint OData w środowisku produkcyjnym lub sandbox D365
- Osoba po stronie firmy z dostępem do administracji AAD i D365: dział IT lub partner wdrożeniowy
- Dla AX 2012 on-premise: konto SQL tylko do odczytu i dostęp sieciowy do serwera bazy danych
Czego asystent nie robi
- Nie księguje zapisów ani nie zatwierdza faktur bez potwierdzenia przez użytkownika
- Nie zmienia danych w D365: każdy zapis przez POST i PATCH wymaga świadomej decyzji człowieka
- Nie ma bezpośredniego dostępu do bazy Azure SQL, pracuje wyłącznie przez OData i DMF
- Nie zastępuje działu finansów przy zamknięciu miesiąca, skraca tylko szukanie wiszących dokumentów
Częste pytania
Czy asystent działa też na naszym środowisku testowym (sandbox)?
Tak, ale w środowiskach sandbox OData bywa domyślnie wyłączony. Przed konfiguracją sprawdzamy ten punkt z Waszym działem IT lub partnerem wdrożeniowym. Konto serwisowe w AAD i rolę w D365 zakłada się osobno dla każdego środowiska, produkcyjnego i testowego.
Co się dzieje, gdy Microsoft zaktualizuje D365 i zmieni strukturę encji?
Microsoft utrzymuje wsteczną zgodność dla publicznych encji OData, ale encje niestandardowe i lokalizacyjne bywają modyfikowane. Przy każdej większej aktualizacji D365 weryfikujemy, czy zapytania asystenta zwracają poprawne dane, i poprawiamy je zanim zauważy to użytkownik.
Czy asystent obsługuje wymiary finansowe skonfigurowane specjalnie dla naszej firmy?
Tak. Wymiary finansowe w D365 są konfigurowane per firma i mogą się różnić nazwami. Na etapie wdrożenia mapujemy Wasze wymiary, np. CostCenter, Project, Region, do zapytań asystenta. Jeśli partner wdrożeniowy dodał własne encje w ramach lokalizacji, sprawdzamy je przed pierwszym uruchomieniem.
Co z bezpieczeństwem danych, jeśli asystent ma dostęp do naszych faktur i księgi?
Konto serwisowe w AAD widzi wyłącznie te encje, do których zostało wprost uprawnione. Asystent stoi na serwerze portalu Waszej firmy, a do modelu trafia tylko to, co potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych klienta. Zakres uprawnień i listę encji można zawęzić lub rozszerzyć w dowolnym momencie przez dział IT.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: programy księgowe i erp
Dynamics 365 Finance jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.