Jak AI odpowiada na pytania o faktury i umowy w systemie obiegu dokumentów: WEBCON BPS, AMODIT, Comarch DMS

AI podłączone do systemu obiegu dokumentów, takiego jak WEBCON BPS, AMODIT czy Comarch DMS, może w kilka sekund powiedzieć, na jakim etapie stoi konkretna faktura lub umowa, kto ją teraz trzyma i kiedy minął termin akceptacji. Nie zastępuje żadnego akceptanta. Ale zdejmuje z biura dziesiątki pytań w stylu "co z tą fakturą od Kowalskiego?" i pilnuje spraw, które przez tygodnie leżą bez ruchu na liście aktywnych elementów.

Co AI widzi w systemie obiegu dokumentów i skąd to czyta?

Każdy z tych systemów trzyma dane w ustrukturyzowany sposób. W WEBCON BPS każda sprawa to tak zwany element procesu, z atrybutami: numerem dokumentu, datą wpływu, obecnym etapem, osobą odpowiedzialną, terminem i historią kroków. AMODIT przechowuje analogiczne dane w kartach procesów, Comarch DMS opisuje każdy dokument przez pola nagłówkowe i atrybuty obiegu, a ELO organizuje je w strukturze teczki i metadanych dokumentu.

AI nie wchodzi do systemu jak użytkownik przez przeglądarkę. Łączymy go przez API, które każdy z tych systemów udostępnia, albo przez bezpośrednie zapytania do bazy danych, gdy API nie obejmuje wszystkich potrzebnych danych. Pobieramy to, co do czegoś służy: etap, termin, osobę akceptującą, czas od ostatniej zmiany stanu, typ dokumentu, skany lub pliki PDF dołączone jako załączniki.

• WEBCON BPS: REST API, endpoint /api/data/v1.0/elements, atrybuty formularza, historia kroków procesu
• AMODIT: API SOAP lub REST (nowsze wersje), procesy, etapy, atrybuty formularza, lista zadań przypisanych użytkownikom
• Comarch DMS: API dokumentów, karty obiegu, pola nagłówkowe, statusy etapów, lista załączników
• ELO: ELO REST API, metadane dokumentów, teczki, kroki workflow, komentarze

Nie każde API daje to samo. Przy starszych instalacjach Comarch DMS albo gdy klient ma mocno skonfigurowane procesy niestandardowe, trzeba wyciągać dane z widoków SQL na serwerze bazy danych. Tylko do odczytu, bez ingerowania w żadne dane systemu.

Na jakie pytania AI odpowiada z danych obiegu?

Typowe pytanie właściciela firmy albo menedżera: "Gdzie stoi faktura od firmy X za projekt Y, wartość gdzieś 40 tysięcy?" W systemie aktywnych elementów może być kilkaset. AI przeszukuje je, filtruje po kontrahencie lub numerze dokumentu i odpowiada: faktura nr FV/2024/03/441 jest od czwartku na etapie "Akceptacja finansowa" u Pana Malinowskiego, termin akceptacji minął wczoraj.

To nie jest zwykła wyszukiwarka tekstowa. AI rozumie kontekst pytania i łączy dane z kilku pól jednocześnie: nazwę kontrahenta z atrybutu "Dostawca", kwotę z atrybutu "Wartość brutto", etap z pola statusu, osobę z przypisanego zadania w obiegu. Prosty filtr w bazie danych tego nie zrobi, bo pytanie przychodzi w naturalnym języku, nie w postaci zapytania SQL.

Inne pytania, które realnie obsługujemy u klientów:

• "Które umowy kończą się w tym kwartale i nie mają jeszcze podpisanego aneksu?"
• "Ile spraw w procesie zamówień zakupu czeka dłużej niż 5 dni roboczych na akceptację?"
• "Kto teraz blokuje obieg faktury od firmy ABC?"
• "Pokaż mi wszystkie sprawy, gdzie akceptant nie ruszył dokumentu od ponad 3 dni."
• "Jakie dokumenty z procesu 'Umowy handlowe' nie mają jeszcze skanu podpisanej wersji?"

AI odpowiada tylko na to, do czego ma dostęp. Nie zgaduje danych, których nie ma w systemie, i nie kłamie, gdy danego atrybutu brakuje w rekordzie.

Kto blokuje obieg i jak AI to wykrywa?

To jeden z najczęstszych powodów, dla których firmy pytają o taką integrację. Obieg faktury zakupowej w WEBCON BPS wygląda mniej więcej tak: wpływ dokumentu, weryfikacja formalna, opis merytoryczny, akceptacja kierownika, akceptacja finansowa, dekretacja do ERP. Każdy etap ma przypisaną osobę lub grupę i termin realizacji. Gdy ktoś jest na urlopie bez zastępcy skonfigurowanego w systemie, gdy zignorował powiadomienie mailowe albo gdy po prostu zapomniał, sprawa stoi.

U jednego klienta z branży budowlanej przez dwa tygodnie nikt nie wiedział, że 17 faktur podwykonawców stoi na etapie "Akceptacja kierownika projektu" u osoby, która właśnie wróciła z budowy i miała 80 nieprzeczytanych maili. WEBCON BPS wysyłał automatyczne przypomnienia mailowe, ale na skrzynkę, której ta osoba nie sprawdzała regularnie. Dopiero gdy zapytaliśmy AI wprost "które faktury mają przekroczony termin etapu w tym procesie?", wyszło, ile takich spraw jest i od kiedy stoją.

AI może pilnować tego systematycznie. Skonfigurowane zapytanie do API lub bazy co kilka godzin sprawdza, czy na danym etapie upłynął termin, i wysyła alert: do menedżera na Microsoft Teams, mailem do przełożonego osoby akceptującej, albo SMS-em. Bez czekania aż system wyśle kolejne przypomnienie, które trafi do tej samej skrzynki co poprzednie i zostanie zignorowane tak samo.

Co AI robi z załącznikami: streszczenie i dane do decyzji akceptanta

W obiegach dokumentów krążą skany PDF. Faktura zakupowa, umowa ramowa, protokół odbioru robót, specyfikacja techniczna do zamówienia. Akceptant dostaje zadanie w systemie, wchodzi w formularz elementu, widzi link do pliku i ma podjąć decyzję. Przy dużej liczbie spraw skraca sobie czas i klika "Zatwierdź" niemal automatycznie, bo nie ma czasu czytać każdego dokumentu od początku.

AI może to zmienić. Przed wyświetleniem formularza do akceptacji czyta załącznik i wyciąga z niego konkretne dane: datę wystawienia faktury, termin płatności, numer zamówienia zakupowego (PO), nazwę dostawcy, pozycje fakturowe z kwotami netto i brutto. Porównuje to z atrybutami elementu w systemie: czy numer PO zgadza się z tym wpisanym przy opisie merytorycznym, czy kwota nie przekracza limitu budżetu projektu zapisanego w powiązanym atrybucie nadrzędnym.

Akceptant widzi skrócone podsumowanie na górze formularza: "Faktura od firmy X, 3 pozycje, łączna kwota zgodna z zamówieniem nr PO/2024/117. Termin płatności: 14 dni od daty wystawienia, czyli do 12 marca. Uwaga: data wystawienia na fakturze to 26 lutego, w systemie zarejestrowano ją 5 marca." Jeden akapit, nie skan do przewijania. Decyzję i tak podejmuje człowiek.

To samo działa przy umowach. Umowa wchodzi w obieg, trafia na etap weryfikacji do radcy prawnego lub osoby odpowiedzialnej za kontrakty. AI wyciąga z niej strony umowy, przedmiot, wartość kontraktu, kary umowne, termin obowiązywania, klauzule dotyczące wypowiedzenia. Streszczenie pojawia się jako atrybut tekstowy w formularzu elementu. Prawnik ma punkt startowy, nie musi czytać 30 stron od zera, żeby wiedzieć, czego szukać.

Od czego zaczyna się integracja z WEBCON BPS, AMODIT lub Comarch DMS?

Zanim cokolwiek podłączymy, trzeba wiedzieć, które procesy działają w systemie i jak są zbudowane. W WEBCON BPS zaczynamy od listy procesów w Designer Studio i analizy konfiguracji formularzy: jakie atrybuty ma każdy formularz, jakie są kroki obiegu, gdzie przypisane są terminy. W Comarch DMS przeglądamy definicje typów dokumentów i pola nagłówkowe. W AMODIT analizujemy konfigurację formularzy procesów i słowniki wartości atrybutów.

Kolejny krok to dostęp do API lub bazy. W WEBCON BPS zakładamy konto serwisowe z uprawnieniami do odczytu elementów przez REST API i generujemy token. W AMODIT analogicznie przez konfigurację dostępu API w ustawieniach systemu. W starszych instalacjach Comarch DMS lub gdy API nie daje kompletnych danych, łączymy się do widoków SQL na serwerze bazy danych w trybie tylko do odczytu.

Orientacyjny harmonogram dla jednego procesu:

• Tydzień 1: analiza procesów i atrybutów, konfiguracja dostępu API, mapowanie słowników wartości etapów
• Tydzień 2: pierwsza wersja AI odpowiadająca na pytania o status dokumentów i aktualne zadania
• Tydzień 3-4: alerty o przekroczonych terminach etapów, streszczenia PDF widoczne w formularzach

Gdy firma ma kilkanaście procesów, na przykład zakupy, umowy, wnioski wewnętrzne i reklamacje, czas się wydłuża, bo każdy proces ma własną strukturę atrybutów i inny słownik etapów.

Co firma realnie zyskuje, a czego AI tu nie zrobi?

Realne efekty widać szybko. Mniej telefonów i maili w stylu "gdzie stoi moja faktura" do osób z administracji, które muszą ręcznie wchodzić do systemu i sprawdzać. Menedżer nie przeszukuje ręcznie listy spraw, żeby się dowiedzieć, co blokuje rozliczenie projektu. Akceptant dostaje streszczenie zamiast surowego skanu i decyduje szybciej, z lepszym przygotowaniem.

Pilnowanie terminów to osobna wartość. Obieg dokumentów w firmie może mieć kilkanaście aktywnych procesów i setki równoległych spraw. Nikt nie jest w stanie monitorować tego ręcznie bez osobnego systemu raportowania. AI sprawdza to automatycznie i alarmuje, zanim termin płatności minie i firma zapłaci odsetki za zwłokę albo straci rabat za szybką płatność.

Czego AI tu nie zrobi: nie zatwierdzi faktury, nie podpisze umowy, nie zmieni statusu sprawy bez zgody człowieka. Każda decyzja należy do osób z uprawnieniami w systemie. AI zbiera dane z różnych miejsc formularza, streszcza dokumenty i alarmuje. Akceptuje człowiek, zawsze.

Jeśli zastanawiasz się, czy Twój obieg dokumentów nadaje się do takiej integracji, zapraszamy na bezpłatny audyt. Możesz też zerknąć, jak wyglądało to u innych firm, na stronie z realnymi wdrożeniami.