Integracje / Trello
Integracja AI z Trello
Podłączamy tablice Trello przez API i czytamy karty, terminy, checklisty, etykiety, przypisania oraz pole last activity. Asystent raportuje co utknęło bez ruchu, zakłada karty z maili i odpowiada na pytania o stan zadań.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Trello. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Trello
Trello to narzędzie do zarządzania zadaniami w chmurze, oparte na tablicach Kanban. Karty poruszają się między listami takimi jak Backlog, W toku, Review i Gotowe. Każda karta niesie tytuł, opis, termin, przypisanych członków, etykiety i checklisty. Firmy usługowe, agencje i małe działy projektowe używają Trello jako głównego miejsca, gdzie trafia cała bieżąca praca. Dane trzymane są po stronie Atlassian w chmurze, bez lokalnej instalacji.
Na co dzień zespół tworzy karty z nowych zleceń lub zadań, przesuwa je między listami w miarę postępów i zostawia komentarze z aktualizacjami. Menedżer przegląda tablicę, żeby zobaczyć stan projektów. W praktyce dziesiątki kart, kilka tablic i kilka osób przypisanych sprawia, że ręczne śledzenie co gdzie stoi i kto na co czeka zajmuje coraz więcej czasu.
Co podłączamy w Trello
- Karty z listami W toku / Backlog / Review: czytamy tytuł, opis i etap
- Due date i flaga overdue: wykrywamy przekroczone terminy per osoba
- Checklisty: sprawdzamy ile pozycji odhaczonych, ile otwartych
- Last activity: wykrywamy karty bez ruchu od kilku dni
- Labels i Members: filtrujemy zadania po etykiecie i przypisanym
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Co Bartek miał skończyć do piątku i czy to zrobił?"
„Które karty w projekcie leżą bez ruchu od tygodnia?"
„Ile kart w liście W toku ma przekroczony termin?"
„Jak wygląda projekt dla klienta Kowalski, co jeszcze otwarte?"
Co dokładnie podłączamy w Trello
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyTreść komentarzy do karty wraz z datą i autorem ostatniego wpisu
AsystentPokazuje, kiedy padła ostatnia informacja zwrotna, i sygnalizuje karty, gdzie dyskusja urwała się bez konkluzji
CzytamyNazwy list na tablicy i przynależność każdej karty do listy aktywnej albo archiwum
AsystentOgranicza raport blokad wyłącznie do list roboczych, pomijając zadania zakończone i zarchiwizowane
CzytamyPole due date każdej karty oraz systemowa flaga przekroczenia terminu
AsystentGrupuje spóźnione karty według przypisanej osoby i podaje liczbę dni opóźnienia w raporcie porannym
CzytamyLiczba pozycji odhaczonych i liczba otwartych w każdej checkliście karty
AsystentAlarmuje, gdy termin karty mija dziś lub jutro, a odhaczono mniej niż połowę pozycji checklisty
CzytamyData ostatniego zdarzenia na karcie: przesunięcie, komentarz, zmiana statusu, kliknięcie
AsystentWykrywa karty bez żadnego ruchu przez ustalony próg dni i zgłasza je jako potencjalne blokady z informacją kto jest przypisany
CzytamyNazwy wszystkich etykiet na karcie i pełna lista kont przypisanych jako Members
AsystentFiltruje zadania po etykiecie i osobie, odpowiada na pytania w stylu co ma do zrobienia konkretny członek zespołu
CzytamyKarty wygenerowane przez asystenta z maili, czekające na przegląd menedżera
AsystentPrezentuje szkice kart z proponowanym tytułem, opisem, terminem i przypisaniem zanim trafią do głównego przepływu
Co się zmienia
Menedżer dostaje poranny raport o blokadach i opóźnieniach bez wchodzenia do tablic, a nowe zlecenia z maili trafiają od razu na listę Do zatwierdzenia.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Trello na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Trello zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Trello
Łączymy się z Trello przez oficjalne REST API. Asystent działa na serwerze klienta i odpytuje API na bieżąco, bez lokalnych kopii baz danych. Dostęp jest ograniczony wyłącznie do tablic jawnie skonfigurowanych w ustawieniach integracji. Tablice prywatne i tablice innych kont w firmie pozostają poza zakresem, dopóki nie udzielisz im osobno dostępu.
Domyślny tryb to odczyt. Zapis, czyli tworzenie kart z maili, odbywa się wyłącznie na liście Do zatwierdzenia i wymaga ręcznego zatwierdzenia przez menedżera przed przesunięciem karty do głównego przepływu. Treść kart i komentarzy nie opuszcza infrastruktury Trello i Waszego serwera asystenta.
Czego potrzebujemy od Was
- Konto Trello z wygenerowanym kluczem API i tokenem dostępu do wskazanych tablic
- Lista tablic, które mają wejść w zakres integracji, z podziałem na aktywne i zakończone
- Osoba po stronie firmy odpowiedzialna za codzienne zatwierdzanie kart na liście Do zatwierdzenia
- Uzupełnione terminy i przypisania na kartach, bo bez nich raport będzie niepełny
- Dostęp do skrzynki e-mail, jeśli chcecie uruchomić zakładanie kart z przychodzących wiadomości
Gdzie to działa najlepiej
Kierownik projektu
Rano przed standup-em otwiera raport na telefonie. Widzi, że karta Przygotowanie umowy z klientem X siedzi w liście W toku od jedenastu dni bez żadnego komentarza i że termin mija pojutrze.
Z asystentem: Asystent podaje kto jest przypisany i kiedy była ostatnia aktywność. Kierownik pisze do konkretnej osoby z konkretnym pytaniem, zamiast pytać całego zespołu co słychać.
Właściciel firmy
W trakcie spotkania z klientem pada pytanie, na jakim etapie jest wdrożenie. Właściciel nie wchodzi na co dzień do Trello i nie pamięta szczegółów z tablicy.
Z asystentem: Pyta asystenta ile kart jest w poszczególnych listach, czy są przekroczenia terminów i kto prowadzi otwarte zadania. Odpowiedź pojawia się w kilkanaście sekund, bez otwierania tablicy.
Asystent lub koordynator
Klient przesyła maila z nową prośbą o zmianę zakresu projektu. W treści padają imię wykonawcy i termin na koniec tygodnia.
Z asystentem: Asystent przygotowuje szkic karty z tytułem, opisem i sugerowanym przypisaniem i wrzuca ją na listę Do zatwierdzenia. Koordynator zatwierdza, zamiast ręcznie przepisywać maila do Trello.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Trello →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie przesuwa kart między listami bez potwierdzenia przez uprawnioną osobę
- Nie usuwa kart, tablic ani etykiet, nawet jeśli poprosi o to użytkownik
- Nie przypisuje nowych członków do kart bez zgody menedżera
- Nie odczytuje tablic prywatnych i kont spoza zakresu skonfigurowanego w ustawieniach integracji
Pytania o integrację z Trello
Czy asystent widzi też zarchiwizowane karty?
Domyślnie sprawdzamy tylko listy aktywne, czyli wszystko poza archiwum i listą Gotowe. Zarchiwizowane karty można włączyć w zakres na życzenie, ale zazwyczaj nie ma sensu uwzględniać ich w raportach blokad.
Co się stanie, jeśli zmienimy nazwy list po wdrożeniu?
Asystent czyta aktualne nazwy list z API przy każdym odpytaniu, więc zmiana nazwy listy od razu wpływa na raporty. Warto nas o tym poinformować, żebyśmy zaktualizowali konfigurację filtrów, na przykład które listy są aktywne, a które kończą przepływ.
Ile tablic można podłączyć jednocześnie?
Technicznie bez górnego limitu ze strony API Trello. W praktyce zaczynamy od jednej lub dwóch tablic, sprawdzamy jakość danych i dopiero rozszerzamy zakres. Wdrożenie kilku tablic na raz bez audytu struktury kart rzadko daje dobre wyniki od pierwszego dnia.
Jak długo trwa uruchomienie integracji z naszymi tablicami?
Samo połączenie przez API zajmuje jeden dzień. Większość czasu wdrożenia poświęcamy na audyt struktury tablic, ujednolicenie etykiet i ustalenie przepływu zatwierdzania kart z maili. Przy jednej tablicy z uporządkowaną strukturą pierwsze raporty działają w ciągu tygodnia od startu.
Piętnaście minut o Trello
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Trello, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Komunikacja, projekty i biuro
Trello jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.