Integracje / SharePoint
Integracja AI ze SharePoint
Podłączamy biblioteki dokumentów SharePoint: regulaminy pracy, procedury działowe z numerami (P-ONB-01, PRK-02) i wzory wniosków. Asystent wskazuje pracownikom właściwy formularz, właściciela dokumentu i termin zatwierdzenia, cytując konkretny punkt pliku.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod SharePoint. Bez umowy i bez karty.
Czym jest SharePoint
SharePoint to platforma zarządzania dokumentami wbudowana w Microsoft 365. Korzystają z niej firmy, które przechowują regulaminy, procedury i wzory wniosków w bibliotekach dokumentów dostępnych dla wielu działów jednocześnie. Każda biblioteka ma historię wersji i metadane na poziomie pliku: datę obowiązywania, właściciela, status. Pliki trzymane są w chmurze Microsoft i dostępne przez przeglądarkę oraz Teams.
W codziennej pracy pracownicy przeglądają dokumenty w bibliotekach przypisanych do działów lub procesów. Administrator nadaje uprawnienia do poszczególnych bibliotek, dzięki czemu dokumenty poufne są oddzielone od ogólnodostępnych. Każda zmiana pliku trafia do wersjonowanej historii, a powiadomienia o aktualizacjach można ustawić na poziomie biblioteki lub folderu.
Co podłączamy w SharePoint
- Regulamin Pracy: urlopy, nadgodziny i tryb zgłaszania nieobecności
- Wzory wniosków: urlop (WU-01, WU-02), delegacja (WD-01, WD-02), praca zdalna (WZ-01)
- Procedury działowe: obieg faktur (P-OBF-02) i procedura zakupowa (P-ZAK-01)
- Regulamin ZFŚS z formularzami świadczeń i terminami składania wniosków
- Komunikaty zarządu i aktualizacje regulaminów z datą obowiązywania
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Jaki formularz złożyć na pracę zdalną i kto to zatwierdza?"
„Ile dni urlopu na żądanie mi przysługuje i jak go zgłosić?"
„Do kiedy składam wniosek o świadczenie z ZFŚS na wczasy w tym roku?"
„Kto zatwierdza delegację zagraniczną, gdy kierownik jest na urlopie?"
Co dokładnie podłączamy w SharePoint
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyProcedura P-ONB-01: osoba wydająca sprzęt, kolejność aktywacji kont, termin odbioru karty dostępu, formularz BHP.
AsystentProwadzi nowego pracownika przez kolejne kroki pierwszego tygodnia: co zrobić, do kogo się zgłosić i kiedy, bez angażowania osoby wdrażającej.
CzytamyProcedura PPZ-01 z datą obowiązywania, formularz WZ-01, ścieżka zatwierdzenia i termin decyzji.
AsystentPodaje kompletną instrukcję wniosku o stałą pracę zdalną: właściwy druk, kto zatwierdza i ile dni trwa akceptacja przez kierownika i HR.
CzytamyWzór wniosku o zaliczkę i druk rozliczenia kosztów podróży służbowej z wymaganiami dotyczącymi dokumentowania wydatków.
AsystentWskazuje właściwy druk do zaliczki lub rozliczenia delegacji i informuje, jakie dokumenty trzeba dołączyć, by uzyskać refundację.
CzytamyProcedura PRK-02: etapy rozliczenia, wymagane załączniki i ścieżka akceptacji z osobami odpowiedzialnymi na każdym etapie.
AsystentOdpowiada, jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia i kto akceptuje wniosek, gdy standardowa osoba zatwierdzająca jest nieobecna.
CzytamyPola każdego pliku: data ostatniej aktualizacji, data następnego obowiązkowego przeglądu i adres e-mail właściciela dokumentu.
AsystentInformuje przy odpowiedzi, czy dokument jest aktualny, i wskazuje właściciela do kontaktu, gdy plik oczekuje na weryfikację.
CzytamyTabela zaszeregowań i zasady przyznawania składników wynagrodzenia, gdy dokument jest jawny w firmie.
AsystentWyjaśnia zasady składników wynagrodzenia na podstawie aktualnej wersji regulaminu, cytując konkretny punkt.
Co się zmienia
HR przestaje odpowiadać na powtarzalne pytania o procedury, a każdy pracownik sam trafia do właściwego formularza i osoby zatwierdzającej.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z SharePoint na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. SharePoint zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z SharePoint
Podłączamy się do SharePoint przez Microsoft Graph API i synchronizujemy wybrane biblioteki dokumentów do wektorowej bazy wiedzy. Baza odświeża się przy każdej zmianie pliku w bibliotece. Asystent pracuje w trybie odczytu: nie modyfikuje plików na SharePoint i nie tworzy nowych dokumentów. Ewentualny zapis wymaga jawnego potwierdzenia użytkownika i dotyczy wyłącznie pól określonych w konfiguracji.
Asystent działa na serwerze firmy, więc dokumenty nie opuszczają Waszej infrastruktury. Uprawnienia dziedziczone są z bibliotek SharePoint: pracownik widzi przez asystenta tylko te pliki, do których ma dostęp w SharePoint. Połączenie wymaga konta serwisowego z uprawnieniami do odczytu wybranych bibliotek, bez konieczności nadawania uprawnień administratora globalnego.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywne środowisko SharePoint w Microsoft 365 z wypełnionymi bibliotekami dokumentów.
- Konto serwisowe z uprawnieniami do odczytu wybranych bibliotek, bez uprawnień admina globalnego.
- Dokumenty z wypełnionymi polami: data obowiązywania, właściciel i data następnego przeglądu.
- Osoba wskazana przez Was odpowiedzialna za aktualizację treści w poszczególnych bibliotekach.
- Pliki w formacie tekstowym: Word, PDF z warstwą tekstu lub strony SharePoint, bez skanów bez OCR.
Gdzie to działa najlepiej
Nowy pracownik zdalny
Pierwszego dnia pracy zdalnej, gdy osoba wdrażająca jest na urlopie, pracownik pyta asystenta: kto wydaje sprzęt, jak aktywować konto w systemach, kiedy i do kogo się zgłosić po kartę dostępu i co zrobić z formularzem BHP w pierwszym tygodniu.
Z asystentem: Asystent przechodzi przez kolejne kroki Procedury P-ONB-01 i wskazuje, kto i kiedy zajmie się każdą sprawą. Pracownik zaczyna dzień bez czekania na wiadomość od przełożonego.
Pracownik przed delegacją zagraniczną
Dzień przed wyjazdem pracownik pyta, jaki druk wypełnić, jakie dokumenty zbierać do rozliczenia i kto zatwierdza wniosek, gdy kierownik jest nieobecny.
Z asystentem: Asystent wskazuje formularz WD-02, wymienia wymagane dokumenty z konkretnego punktu procedury i podaje osobę zastępującą kierownika przy zatwierdzaniu.
Pracownik administracyjny
Pracownik chce przejść na stałą pracę zdalną i nie wie, który druk wybrać spośród kilku dostępnych w intranecie ani jak długo czeka się na decyzję.
Z asystentem: Asystent wskazuje formularz WZ-01, informuje o 5-dniowym terminie akceptacji przez kierownika i HR, z odwołaniem do aktualnej Procedury PPZ-01.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z SharePoint →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie sprawdza indywidualnego salda urlopowego: te dane są w systemie kadrowym, nie w SharePoint.
- Nie zatwierdza wniosków ani nie podejmuje decyzji personalnych za przełożonego.
- Nie śledzi zmian w przepisach zewnętrznych: aktualność procedur zależy od Waszych właścicieli dokumentów.
- Nie modyfikuje plików ani metadanych na SharePoint bez jawnego potwierdzenia użytkownika.
Pytania o integrację z SharePoint
Co się stanie z odpowiedziami asystenta, gdy zaktualizujemy dokument na SharePoint?
Przy każdej zmianie pliku w bibliotece synchronizujemy bazę wiedzy na nowo. Po aktualizacji asystent korzysta już z nowej wersji dokumentu. Stare odpowiedzi w historii czatu zostają bez zmian, więc warto uprzedzić pracowników, żeby w ważnych sprawach sprawdzali bieżącą datę obowiązywania dokumentu.
Czy asystent zobaczy dokumenty poufne, do których nie wszyscy mają dostęp?
Nie. Uprawnienia dziedziczone są z bibliotek SharePoint: asystent pokazuje pracownikowi tylko te pliki, do których ma on dostęp w SharePoint. Dokumenty z ograniczonym dostępem widzi wyłącznie osoba, której biblioteka jest udostępniona w Waszym środowisku.
Ile dokumentów musimy przygotować, żeby w ogóle zacząć?
Wystarczy kilka dokumentów, z których pracownicy pytają najczęściej. Zaczynamy od małego zestawu, sprawdzamy, czy odpowiedzi są trafne, i rozszerzamy bazę stopniowo. Kilka zadbanych plików z aktualnymi datami daje więcej wartości niż sto zapomnianych.
Co jeśli pracownicy zaczną traktować odpowiedzi asystenta jak ostateczne decyzje?
Asystent zawsze podaje, z którego punktu dokumentu korzystał i jaka jest data obowiązywania. Przy plikach oznaczonych do weryfikacji dodaje adnotację z prośbą o potwierdzenie w HR. Przy pierwszym udostępnieniu warto napisać pracownikom krótką informację, czym asystent jest, a gdzie kończy się jego rola.
Piętnaście minut o SharePoint
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod SharePoint, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Komunikacja, projekty i biuro
SharePoint jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.