Integracje / Airtable
Komunikacja, projekty i biuro
Integracja AI: Airtable
Podłączamy tabele Airtable przez REST API i czytamy rekordy z tabel Briefy, Kampanie, Klienci i Zadania razem z polami Linked Record i Rollup. Asystent wyłapuje rekordy bez przypisanego opiekuna w polu Assignee, statusy utknięte bez ruchu i terminy Due Date minione bez aktualizacji.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Airtable włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
Czytamyimię i data ostatniej modyfikacji każdego rekordu, widoczne przez API w polu systemowym
AsystentWskazuje rekordy bez ruchu od kilku tygodni i mówi, kto ostatnio je modyfikował, żeby menedżer wiedział, do kogo dzwonić
Czytamyrekordy faktur bez NIP klienta, zlecenia bez wartości umowy netto, briefy bez daty Deadline
AsystentLiczy braki w wymaganych polach w całej tabeli i zwraca listę rekordów do uzupełnienia przed zamknięciem okresu
Czytamynazwy tabel, typy pól, identyfikatory pól i powiązania Linked Record między tabelami
AsystentMapuje strukturę bazy przy wdrożeniu i używa jej jako kontekstu, żeby wiedzieć, gdzie szukać danych bez zgadywania
Czytamyzdarzenia zmiany i dodania rekordów wysyłane przez Airtable bez odpytywania serwera
AsystentOdbiera powiadomienie o nowym rekordzie lub zmianie statusu i od razu sprawdza, czy wymaga uwagi opiekuna
Czytamynazwa pliku, typ i link do pobrania załącznika dołączonego do rekordu, bez treści pliku
AsystentInformuje, które rekordy mają brakujący dokument w polu Attachment, np. brief bez podpisanej umowy
Czytamylogin i data utworzenia rekordu, dostępne przez API jako pole systemowe
AsystentSprawdza, kto założył rekord i kiedy, przydatne przy audycie bazy lub wyłapywaniu duplikatów nowych zgłoszeń
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Które briefy czekają na decyzję dłużej niż dwa tygodnie?”
- „Ile aktywnych kampanii nie ma przypisanego opiekuna?”
- „Które rekordy faktur mają pusty NIP klienta?”
- „Kto ostatnio zmieniał rekord tego klienta i kiedy to było?”
Co się zmienia
Firma przestaje tracić zlecenia w tabeli bez opiekuna i dostaje codzienną listę zaległości przed startem dnia pracy.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Airtable to baza danych w chmurze zbudowana wokół tabel, które wyglądają jak arkusze kalkulacyjne, ale mają typy pól, powiązania między tabelami i widoki filtrujące dane. Używają go agencje marketingowe, firmy projektowe i organizacje, które potrzebują czegoś między Excelem a pełnym CRM: do zarządzania zleceniami, kampaniami, klientami i zadaniami w jednym miejscu.
W codziennej pracy każdy pracownik otwiera swój widok: handlowiec widzi swoje kampanie, project manager aktywne projekty z filtrem na termin. Baza rośnie przez lata do kilku tysięcy rekordów w kilku tabelach, zwykle Briefy, Kampanie, Klienci, Faktury i Zadania, powiązanych polami Linked Record. Dane leżą w chmurze Airtable, dostępne przez przeglądarkę, aplikację mobilną i REST API.
Gdzie to działa najlepiej
kierownik agencji marketingowej
W poniedziałek rano sprawdza, które briefy wpłynęły przez ostatnie 7 dni i nie mają uzupełnionego pola Assignee, bo formularz klientów tworzy rekordy automatycznie, ale nikt nie przydziela opiekuna.
Z asystentem: Asystent przechodzi przez tabelę Briefy, wyciąga rekordy z pustym Assignee i statusem innym niż Zamknięte, zwraca listę z datą wpłynięcia i liczbą dni bez ruchu.
project manager
W połowie miesiąca przegląda kampanie z terminem w przeszłości, które ciągle mają status W trakcie, bo baza nie wysyła przypomnień sama z siebie i zaległości kumulują się niezauważone przez tygodnie.
Z asystentem: Asystent filtruje tabelę Kampanie po polu Due Date i statusie, grupuje wyniki po opiekunie i podaje liczbę dni przekroczenia dla każdego rekordu.
właściciel firmy
Tuż przed rozmową z klientem chce wiedzieć, ile jego kampanii jest aktywnych, kto je prowadzi i kiedy ostatnio ktokolwiek ruszał którymkolwiek rekordem, nie otwierając bazy Airtable.
Z asystentem: Asystent przechodzi przez Linked Record z tabeli Klienci do Kampanie, filtruje po statusie Aktywna i zwraca listę z przypisanymi opiekunami i datą ostatniej modyfikacji z pola Last Modified By.
Jak się łączymy
Łączymy się z Airtable przez REST API na podstawie Personal Access Token wygenerowanego w ustawieniach konta, w sekcji Developer Hub. Token dostaje zakresy: data.records:read do odczytu rekordów, schema.bases:read do pobrania struktury tabel i opcjonalnie data.records:write, gdy asystent ma zapisywać zmiany po Waszym potwierdzeniu. Identyfikator bazy i nazwy tabel podajecie przy konfiguracji.
Asystent pracuje na serwerze klienta. Do Airtable wysyła zapytania HTTP w trybie odczytu przez cały czas. Zapis uruchamia się wyłącznie po jawnym potwierdzeniu z Waszej strony. Uprawnienia tokenu decydują, które tabele i pola są widoczne: token z konta z ograniczonym dostępem nie zobaczy tabel zablokowanych dla tego konta, więc przed startem wspólnie sprawdzamy, co token faktycznie widzi.
Czego potrzebujemy od Was
- Personal Access Token z sekcji Developer Hub z zakresami data.records:read i schema.bases:read
- Identyfikator bazy Airtable (ciąg znaków zaczynający się od 'app') i lista tabel do integracji
- Osoba znająca strukturę bazy, która potwierdzi mapowanie pól przy wdrożeniu
- Decyzja o trybie: sam odczyt czy odczyt z zapisem po Waszym potwierdzeniu
- Konto z dostępem do wszystkich tabel przeznaczonych do integracji
Czego asystent nie robi
- Nie czyta treści plików dołączonych do rekordów: widzi tylko metadane załącznika i link do pobrania.
- Nie pokazuje pełnej historii zmian konkretnego pola: Airtable REST API tego nie udostępnia.
- Nie zapisuje zmian w bazie bez Waszego potwierdzenia, każda propozycja aktualizacji czeka na jawną zgodę.
- Nie tworzy tabel, nie zmienia struktury pól ani typów danych: to pozostaje w rękach administratora bazy.
Częste pytania
Czy asystent widzi zmiany w bazie na bieżąco, czy musi czekać na ręczne odświeżenie?
Domyślnie asystent odpytuje API na żądanie, gdy zadacie pytanie. Gdy macie skonfigurowane webhooki API v0.2 Airtable, może odbierać powiadomienia o zmianach bez czekania na zapytanie. Tryb aktywny z webhookami ustawia się przy wdrożeniu i zależy od Waszych wymagań.
Co się stanie z integracją, gdy ktoś doda nową tabelę albo zmieni nazwę pola?
Przy wdrożeniu pobieramy i zapisujemy schemat bazy. Jeśli potem pojawi się nowa tabela albo zmieniecie typ lub nazwę pola, schemat traci aktualność i asystent może nie trafić w odpowiednie miejsce. Nową tabelę albo zmienione pole dodajecie przez aktualizację konfiguracji, co zajmuje kilka minut.
Czy asystent rozumie polskie pytania o angielskie nazwy pól w bazie?
Tak. Schemat bazy, który pobieramy przy wdrożeniu, zawiera techniczne nazwy pól, często angielskie. Asystent rozumie, że pytanie 'kto prowadzi te kampanie' odnosi się do pola Assignee, a 'czy mamy zaległe zlecenia' do pola Due Date ze statusem W trakcie. Mapowanie działa bez Waszego udziału.
Czy możemy podłączyć kilka baz Airtable naraz, bo mamy osobną bazę na każdy dział?
Tak, każda baza dostaje własny identyfikator i token. Przy wdrożeniu mapujemy strukturę każdej bazy osobno. Gdy zapytacie asystenta o dane z kilku baz naraz, może zebrać wyniki ze wszystkich i złożyć jedno podsumowanie, o ile token ma dostęp do każdej z nich.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: komunikacja, projekty i biuro
Airtable jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.