Integracje / Teamtailor
Kadry, płace i rekrutacja
Integracja AI: Teamtailor
Podłączamy kandydatów, aplikacje i etapy pipeline'u z Teamtailor przez REST API, razem z notatkami rekruterów i dziennikiem aktywności. Asystent streszcza CV pod wymagania z pola description ogłoszenia, wskazuje aplikacje bez odpowiedzi i przygotowuje projekty wiadomości do kandydatów.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
W skrócie
Jak asystent AI łączy się z systemem Teamtailor?
Łączymy się z Teamtailor przez REST API v1 opisane w dokumentacji na developers.teamtailor.com. Format wymiany danych to JSON:API.
- Na start potrzebujemy
- Konto z uprawnieniami administracyjnymi w Teamtailor do wygenerowania klucza API
- Czego asystent nie robi
- Nie zmienia etapu kandydata w Teamtailor bez potwierdzenia rekrutera; każda zmiana przechodzi przez człowieka
- Gdzie są dane
- Na Waszym serwerze. Zaczynamy od odczytu, zapis włączacie sami.
Dane z Teamtailor w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Rekrutacje z Teamtailor. Moduł zbiera wszystkie aktywne ogłoszenia i ich pipeline'y z Teamtailor w jednym widoku. Rekruter widzi od razu, gdzie leży korek i które aplikacje czekają ponad ustalony próg bez odpowiedzi, bez klikania po każdym stanowisku osobno.
- Wyświetla etap z najdłuższym postojem dla każdego ogłoszenia
- Liczy aplikacje bez ruchu powyżej 7 dni roboczych i oznacza kolorem
- Pokazuje ostatnią notatkę rekrutera przy każdym stanowisku
- Sygnalizuje ogłoszenia bez przypisanego rekrutera lub bez aktywności pipeline'u
- Po kliknięciu otwiera kartę z historią etapów i sugestią asystenta
Pytanie w czacie
Zamiast otwierać kolejno aplikacje w Teamtailor, rekruterka pyta asystenta i w chwilę wie, co stoi.
Którzy kandydaci na stanowisko magazyniera czekają ponad tydzień na odpowiedź na etapie Screening w Teamtailor?
Karta w narzędziu
Karta stanowiska zbiera historię etapów, notatki rekrutera i podpowiedź asystenta w jednym miejscu, bez otwierania Teamtailor.
Jeden ekran zamiast kilkunastu zakładek: rekruter widzi, gdzie pipeline stoi, i przechodzi od razu do działania.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Teamtailor włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyURL do pliku PDF z relacji obiektu candidate; dokument pobierany jako osobny zasób w dwóch krokach przez API
AsystentCzyta treść CV i zestawia kwalifikacje z wymaganiami z pola description ogłoszenia; przy braku wymaganej cechy zaznacza to wprost zamiast pomijać
CzytamyNazwy i kolejność etapów zdefiniowanych przez firmę, widoczne na każdej aplikacji w Teamtailor
AsystentRozpoznaje znaczenie etapu z jego nazwy i wskazuje aplikacje bez ruchu powyżej ustalonego progu dni roboczych, grupując je w dziennej liście dla rekrutera
CzytamyTekstowe wpisy dopisane przez rekruterów do poszczególnych aplikacji z datą i autorem, osobno od dziennika aktywności
AsystentWłącza skrótowe notatki do karty kandydata wyświetlanej rekruterowi bez konieczności otwierania każdej aplikacji z osobna
CzytamyPrzypisane do stanowiska lokalizacje geograficzne dostępne obok tytułu i opisu w obiekcie ogłoszenia
AsystentUzupełnia kontekst analizy CV kandydatów, gdy lokalizacja jest warunkiem formalnym wpisanym w wymagania stanowiska
CzytamyData publikacji ogłoszenia oraz liczba dni bez aktywności w pipeline, obok statusu published, draft lub archived
AsystentWykrywa ogłoszenia z nieaktywnym pipeline'em i sygnalizuje rekruterowi, czy rekrutacja nie utknęła bez przypisanego właściciela procesu
CzytamyPełna historia wymiany wiadomości z kandydatem przez wbudowany moduł Teamtailor, dostępna przez API
AsystentPrzygotowuje projekt kolejnej wiadomości, łącząc treść CV, historię korespondencji i aktualny etap; rekruter przegląda i wysyła, nie tworzy od zera
CzytamyOpis z pola description ogłoszenia zestawiony z CV kandydata zaproszonego na rozmowę kwalifikacyjną
AsystentGeneruje listę pytań skrojonych pod konkretną osobę: opartych na tym, co napisała o sobie, a nie na ogólnym szablonie stosowanym dla każdego kandydata tak samo
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Którzy kandydaci czekają ponad tydzień na odpowiedź na etapie Screening?”
- „Streść mi CV tej osoby pod wymagania z ogłoszenia na magazyniera”
- „Jakie pytania przygotować na jutrzejszą rozmowę z tym kandydatem?”
- „Które ogłoszenia nie mają żadnej aktywności od ponad dziesięciu dni?”
Co się zmienia
Rekruter otwiera system i widzi gotowe streszczenia CV oraz listę zaległych aplikacji, zamiast przekopywać się przez dziesiątki pozycji przed każdą rozmową.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Teamtailor to system do zarządzania rekrutacją działający w chmurze. Obsługuje cały cykl: od opublikowania ogłoszenia, przez zbieranie aplikacji i komunikację z kandydatami, aż po notatki rekruterów i ostateczną decyzję. Sprawdza się w firmach prowadzących kilka rekrutacji równolegle, które chcą mieć historię wszystkich kandydatów i aplikacji w jednym miejscu, zamiast w arkuszach i skrzynce pocztowej.
Na co dzień rekruter widzi w systemie listę stanowisk, kandydatów przypisanych do każdego z nich i etap, na którym każda aplikacja aktualnie stoi. Własne nazwy etapów, takie jak Screening, Rozmowa telefoniczna czy Oferta, firma definiuje samodzielnie. Każda notatka, przesunięcie etapu i wiadomość zapisywana jest z datą w systemie. Dane trzymane są w chmurze producenta.
Gdzie to działa najlepiej
Rekruterka HR
Przed sesją rozmów telefonicznych otwiera Teamtailor i widzi kilkanaście aplikacji na stanowisko magazyniera. Zamiast ściągać kolejno pliki PDF, przegląda gotowe podsumowania pod profilem każdego kandydata.
Z asystentem: Dobiera kandydatów do dalszego etapu w kilkanaście minut. Przy każdej aplikacji widzi flagę, gdy CV nie wspomina o wymaganym prawie jazdy kategorii C, zamiast przekopywać się przez treść dokumentu.
Właściciel firmy
Wraca po tygodniu urlopu i chce sprawdzić, czy rekrutacja na kierownika działu postępuje. Pyta asystenta o status pipeline'u bez zaglądania do Teamtailor.
Z asystentem: Dostaje zwięzłą listę: kilka osób czeka ponad osiem dni na etapie Screening bez odpowiedzi, dwie aplikacje w etapie Oferta bez ruchu od dziesięciu dni. Wie, gdzie jest korek, zanim zadzwoni do rekruterki.
Menedżer operacyjny
Godzinę przed rozmową z kandydatką na koordynatora logistyki prosi asystenta o pytania. Kandydatka wspomniała w CV o wdrożeniu systemu WMS w poprzedniej firmie.
Z asystentem: Dostaje listę pytań skrojonych pod tę konkretną osobę, między innymi o liczbę użytkowników WMS i rolę przy szkoleniu. Nie traci czasu na szukanie CV w Teamtailor ani na wymyślanie pytań od zera.
Jak się łączymy
Łączymy się z Teamtailor przez REST API v1 opisane w dokumentacji na developers.teamtailor.com. Format wymiany danych to JSON:API. Klucz generujecie w panelu Teamtailor: Settings > API Keys, opcja Company API key; trafia do nagłówka Authorization: Bearer przy każdym zapytaniu. Producent stosuje limity liczby zapytań na minutę, które sprawdzamy przed uruchomieniem przy dużej liczbie aplikacji.
Asystent stoi na serwerze klienta i pracuje domyślnie w trybie odczytu: pobiera dane, przetwarza CV i generuje zestawienia. Zapis, czyli dopisanie notatki do aplikacji, wymaga włączenia dostępu write w ustawieniach klucza API. CV pobierane jest w dwóch krokach: najpierw URL z relacji obiektu candidate, potem plik PDF. Żadna zmiana etapu ani wiadomość do kandydata nie wychodzi bez potwierdzenia.
Czego potrzebujemy od Was
- Konto z uprawnieniami administracyjnymi w Teamtailor do wygenerowania klucza API
- Klucz API z sekcji Settings > API Keys, opcja Company API key, z wybranym zakresem uprawnień
- Decyzja, czy integracja ma tylko czytać dane, czy też dopisywać notatki do aplikacji w Teamtailor
- Opisy stanowisk w polu description wystarczająco szczegółowe, żeby AI miało czego szukać w CV
- Sensowne nazwy etapów pipeline: nazwy takie jak Etap 2 albo Nowy nie dają AI informacji o kontekście etapu
Czego asystent nie robi
- Nie zmienia etapu kandydata w Teamtailor bez potwierdzenia rekrutera; każda zmiana przechodzi przez człowieka
- Nie wysyła wiadomości do kandydatów samodzielnie: przygotowuje projekt, rekruter zatwierdza i wysyła
- Nie ocenia kandydatów ani nie porównuje ich między sobą w sposób prowadzący do automatycznego wyboru
- Nie odczytuje nagrań z Teamtailor Video ani wyników zewnętrznych narzędzi testowych, np. Alva Labs: te zasoby nie wychodzą przez API Teamtailor
Częste pytania
Co AI robi z aplikacją, gdy kandydat nie dołączył CV?
Asystent odnotowuje brak pliku przy danej aplikacji i zaznacza to na liście zamiast pomijać kandydata w zestawieniu. Rekruter widzi, że ta pozycja wymaga ręcznego sprawdzenia lub dopytania kandydata o dokument.
Czy możemy sami ustalić, po ilu dniach aplikacja trafia na listę zaległych?
Tak, próg czasu dla każdego etapu ustawiacie przy konfiguracji integracji. Screening może mieć inny limit niż Rozmowa telefoniczna czy Oferta, bo naturalny czas trwania każdego etapu jest inny i zależy od Waszego procesu.
Czy integracja działa, gdy prowadzimy kilka rekrutacji równolegle?
Tak, asystent przetwarza aplikacje na każde aktywne ogłoszenie osobno, zestawiając CV kandydata z opisem tego konkretnego stanowiska. Podsumowania i listy zaległych grupowane są według ogłoszenia, żeby rekruter nie mieszał kontekstów.
Co się dzieje, gdy kandydat zaktualizuje CV po pierwszej analizie?
Jeśli kandydat prześle nowy plik CV w Teamtailor, asystent przy kolejnym uruchomieniu pobierze aktualną wersję dokumentu. Poprzednia notatka w systemie zostaje; nowa jest dopisywana obok z datą, żeby rekruter widział obie wersje.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: kadry, płace i rekrutacja
Teamtailor jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.