Integracje / Profitroom
Integracja AI z Profitroom
Podłączamy się do API Profitrooma i czytamy kalendarz dostępności, plany cenowe, pakiety oraz statusy rezerwacji. Asystent odpowiada gościom na pytania o wolne pokoje i ceny, a recepcji raportuje luki w obłożeniu i rezerwacje bez opłaconej zaliczki.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Profitroom. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Profitroom
Profitroom to system zarządzania sprzedażą i rezerwacjami dla hoteli, pensjonatów i obiektów SPA. Recepcja i revenue manager pracują w nim każdego dnia: przyjmują rezerwacje, zarządzają cennikami, obsługują pakiety pobytowe i śledzą statusy wpłat. System obsługuje sprzedaż bezpośrednią przez stronę hotelu i kanały zewnętrzne jednocześnie.
Profitroom grupuje dane w kilku obszarach: kalendarz dostępności pokoi, rate plany z politykami anulacji i przedpłaty, pakiety pobytowe z ich składowymi, statusy rezerwacji (confirmed, pending, cancelled, no-show) oraz zapytania grupowe. Moduł CRM opcjonalnie przechowuje profile gości z historią pobytów i preferencjami pokojowymi. Dane trzymane są w chmurze Profitrooma i dostępne przez API.
Co podłączamy w Profitroom
- Kalendarz dostępności: wolne pokoje, minimalne pobyty, zamknięte daty
- Plany cenowe (rate plany): daty, warunki anulacji, wymogi przedpłaty
- Pakiety i ich składowe: noclegi, wyżywienie, SPA, ceny jednostkowe
- Statusy rezerwacji i pola deposit_due oraz deposit_paid
- Zapytania grupowe (group inquiry): daty, liczba pokoi, catering, sale
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Czy mamy wolny pokój z widokiem na morze w weekend 12-13 września?"
„Które rezerwacje nie zapłaciły zaliczki i termin już minął?"
„Jakie pakiety grupowe mamy aktywne na przyszły miesiąc?"
„W które terminy obłożenie suite i apartamentów spada poniżej normy?"
Co dokładnie podłączamy w Profitroom
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyWolne pokoje w terminie, typy pokoi (np. widok na morze, ogród), minimalny pobyt przy rate planie, zamknięte daty
AsystentPodaje gościowi aktualną dostępność i proponuje alternatywny typ pokoju lub inny termin, gdy wybrany jest zajęty
CzytamyNazwa planu, daty obowiązywania, warunki anulacji, wymóg płatności z góry i termin tej płatności
AsystentInformuje gościa o cenie i warunkach przy zapytaniu oraz natychmiast sygnalizuje wymóg przedpłaty, zanim gość przejdzie do finalizacji
CzytamyElementy pakietu (noclegi, wyżywienie, SPA), ceny jednostkowe każdego składnika, aktywne terminy pakietu
AsystentOpisuje gościowi zawartość pakietu i zestawia kilka wariantów przy zapytaniu o wyjazd dla pary lub grupy
CzytamyTyp statusu (confirmed, pending, cancelled, no-show), data zmiany statusu, numer rezerwacji
AsystentMonitoruje statusy i sygnalizuje recepcji rezerwacje no-show oraz anulacje wymagające działania po stronie hotelu
CzytamyTermin wymaganej zaliczki i kwota faktycznej wpłaty przy rezerwacjach ze statusem confirmed
AsystentCodziennie zestawia rezerwacje z przeterminowaną zaliczką i przekazuje listę recepcji do weryfikacji przed wysłaniem przypomnienia
CzytamyDaty przyjazdu i wyjazdu, liczba uczestników i pokoi, potrzeby cateringowe, wymagania co do sal konferencyjnych
AsystentPrzygotowuje w kilkanaście minut wstępny projekt oferty grupowej z układem pokoi, pakietem wyżywienia i warunkami rezerwacji
CzytamyHistoria poprzednich pobytów, preferencje pokojowe (typ pokoju, piętro), notatki recepcji z wcześniejszych wizyt
AsystentPersonalizuje odpowiedź dla powracającego gościa, uwzględniając jego preferencje i historię pobytów zapisane w Profitroom
Co się zmienia
Recepcja przestaje ręcznie przeglądać raporty i odpowiadać na wieczorne zapytania, bo asystent obsługuje pytania gości w czasie rzeczywistym i dostarcza codzienne zestawienie sytuacji wymagających działania.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Profitroom na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Profitroom zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Profitroom
Łączymy się z Profitroom przez oficjalne API. Dostęp trzeba aktywować po stronie Profitrooma: kontaktujecie się z ich supportem lub account managerem, a aktywacja zajmuje zazwyczaj kilka dni roboczych. Domyślnie pracujemy w trybie tylko do odczytu: asystent pobiera dane z Profitrooma, ale nie modyfikuje żadnych rekordów bez wcześniejszego zatwierdzenia przez pracownika hotelu.
Asystent działa po Waszej stronie lub w naszym środowisku chmurowym. Konfigurujemy dwa tryby pobierania danych: cykliczny (np. co godzinę, do monitorowania luk w obłożeniu i nowych zapytań grupowych) oraz na żądanie, gdy gość zadaje pytanie przez czat. Dane z Profitrooma nie są przechowywane poza sesją zapytania.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywny dostęp do API Profitrooma, uruchomiony przez support lub account managera hotelu
- Dane logowania do API przekazane przez osobę odpowiedzialną za IT lub zarządzanie systemem
- Uzupełnione rate plany i pakiety w Profitroom: bez nich asystent nie ma co czytać
- Wasza osoba kontaktowa do ustalenia zakresu i tonu komunikacji asystenta z gośćmi
- Zgoda na testy z rzeczywistymi danymi Profitrooma przed uruchomieniem produkcyjnym
Gdzie to działa najlepiej
Recepcjonistka wieczornej zmiany
22:30, jedna osoba obsługuje gości wymeldowujących. Na czacie hotelu wpływa kilka pytań o wolne pokoje na weekend, ceny pakietów i warunki anulacji. Bez asystenta każde z nich wymagałoby sprawdzenia w Profitroom i ręcznej odpowiedzi.
Z asystentem: Asystent odpowiada każdemu gościowi w czasie rzeczywistym, podając aktualną cenę i warunki z Profitrooma. Recepcjonistka dostaje do weryfikacji tylko wątek z niestandardowym wymaganiem.
Revenue manager rano
Poniedziałek rano. Revenue manager zamiast przeglądać raporty w Profitroom dostaje od asystenta zestawienie: które daty mają luki w apartamentach i pokojach rodzinnych i czy jest na nie aktywna oferta last-minute.
Z asystentem: Nie musi samodzielnie otwierać raportów. Dostaje sygnał tylko tam, gdzie coś wymaga decyzji: uruchomienie oferty na lukę lub kontakt z organizatorem grupy.
Pracownik obsługi grup
Organizator konferencji przesyła formularz z zapytaniem grupowym: kilkadziesiąt uczestników, kilka dni, pokoje różnych typów, catering i sala konferencyjna. Zapytanie wpływa w środę po południu, gdy recepcja jest zajęta bieżącymi gośćmi.
Z asystentem: Asystent w kilkanaście minut sprawdza dostępność w Profitroom i składa projekt oferty z układem pokoi, pakietem wyżywienia i warunkami zaliczki. Pracownik przegląda draft i wysyła go do organizatora.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Profitroom →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie tworzy nowych rezerwacji w Profitroom ani nie modyfikuje istniejących bez zatwierdzenia przez pracownika hotelu
- Nie wysyła przypomnień o zaliczce do gości automatycznie: każda wiadomość wymaga zatwierdzenia przez recepcję
- Nie ustala cen ani warunków anulacji: odczytuje dane z Profitrooma, a zmiany stawek należą do revenue managera
- Nie wysyła oferty grupowej do klienta: przygotowuje draft do przejrzenia, a finalne negocjacje i wysyłka należą do hotelu
Pytania o integrację z Profitroom
Co się stanie, gdy gość zada pytanie, z którym asystent nie poradzi sobie sam?
Takie wątki trafiają do recepcji według reguł eskalacji ustalanych przy wdrożeniu. Określamy razem, przy jakich warunkach, np. reklamacja, życzenie specjalne lub brak pokoi w całym terminie, sprawa wymaga człowieka. Recepcja dostaje powiadomienie z kontekstem rozmowy, nie zaczyna od zera.
Czy gość będzie wiedział, że rozmawia z asystentem AI, a nie z recepcją?
To ustalamy z Wami przed wdrożeniem. Część klientów ustawia asystenta jako widocznego pomocnika na stronie z własną nazwą, inni wplatają go w istniejący formularz kontaktowy. Przepisy o transparentności AI wymagają, żeby gość mógł się dowiedzieć, że rozmawia z automatem, i respektujemy to w każdej konfiguracji.
Czy asystent działa tylko na stronie hotelu, czy można go uruchomić też przez WhatsApp?
Można go podłączyć do kilku kanałów jednocześnie: czat na stronie, WhatsApp, Facebook Messenger. Wszystkie korzystają z tych samych danych z Profitrooma, więc gość dostaje spójną odpowiedź niezależnie od kanału, przez który napisał. Konfigurację kanałów ustalamy przy wdrożeniu.
Co się stanie z integracją, jeśli Profitroom zaktualizuje swoje API?
Monitorujemy komunikaty Profitrooma o zmianach w API i aktualizujemy łącznik po naszej stronie. Nie musicie tego pilnować samodzielnie. Profitroom powiadamia klientów z wyprzedzeniem przed istotnymi zmianami, więc jest czas na dostosowanie bez przerwy w działaniu asystenta.
Piętnaście minut o Profitroom
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Profitroom, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Profitroom jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.