Integracje / KWHotel
Integracja AI z KWHotel
Podłączamy KWHotel przez API lub codzienny eksport CSV i czytamy rezerwacje, karty gości oraz kalendarz dostępności. Asystent generuje poranny briefing dla recepcji, odpowiada gościom przed przyjazdem i sygnalizuje terminy z lukami w obłożeniu.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod KWHotel. Bez umowy i bez karty.
Czym jest KWHotel
KWHotel to system klasy PMS służący do zarządzania rezerwacjami i gośćmi w obiektach noclegowych. Obsługuje rezerwacje napływające z wielu kanałów jednocześnie: platform OTA takich jak Booking.com i Airbnb, strony własnej obiektu oraz rezerwacji telefonicznych. Może pracować jako instalacja lokalna i udostępniać dane przez sieć wewnętrzną lub VPN.
Na co dzień personel uzupełnia karty rezerwacji i karty gości. Oprócz daty przyjazdu, typu pokoju i statusu płatności karta rezerwacji zawiera też datę wyjazdu, liczbę osób i źródło rezerwacji. W karcie gościa obok adresu e-mail widnieje numer telefonu i historia poprzednich pobytów. Zakres dostępnego API zależy od wersji licencji.
Co podłączamy w KWHotel
- Karta rezerwacji: data przyjazdu, typ pokoju, plan cenowy i status płatności
- Karta gościa: imię, e-mail, język korespondencji i historia pobytów
- Pole Uwagi i Życzenia specjalne: alergie, prośby o łóżeczko, preferowane piętro
- Kalendarz dostępności: wolne pokoje i terminy z niskim obłożeniem
- Plan cenowy: stawki przypisane do konkretnych dat i typów pokoi
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Kto przyjeżdża dziś i czy ktoś ma wpisane specjalne życzenia?"
„Które terminy w przyszłym miesiącu mają wyraźnie niższe obłożenie?"
„Czy gość z tej rezerwacji pytał już o parking lub godzinę przyjazdu?"
„Czy cena na naszej stronie nie jest wyższa niż na Booking.com?"
Co dokładnie podłączamy w KWHotel
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyKanał sprzedaży przypisany do każdej rezerwacji: Booking.com, Airbnb, strona własna obiektu lub rezerwacja telefoniczna
AsystentRozpoznaje kanał i kieruje komunikację z gościem przez właściwy interfejs: API platformy OTA albo e-mail bezpośredni
CzytamyData wymeldowania i liczba osób w rezerwacji, uzupełniające datę przyjazdu i typ pokoju
AsystentUwzględnia czas trwania pobytu i liczbę gości przy budowaniu listy przyjazdów i wymeldowań w porannym briefingu
CzytamyNumer telefonu kontaktowego z karty gościa, obok adresu e-mail i języka korespondencji
AsystentDobiera kanał kontaktu stosownie do dostępnych danych i personalizuje wiadomość, jeśli gość ma historię pobytów w systemie
CzytamyLista wymeldowań na dany dzień z oznaczeniem, czy gość zgłosił prośbę o późne opuszczenie pokoju
AsystentWyróżnia w briefingu pokoje z late checkout, żeby recepcja od razu wiedziała, które będą gotowe o standardowej godzinie
CzytamyAdresy e-mail z rezerwacji OTA, w tym aliasy generowane przez Booking.com zamiast prawdziwego adresu gościa
AsystentObsługuje korespondencję przez osobny kanał każdej platformy: API Bookinga, API Airbnb lub e-mail bezpośredni, bez mieszania wątków
CzytamyPoziom obłożenia w danym terminie zestawiony z wynikiem w analogicznym terminie z poprzedniego roku i aktualną stawką cennika
AsystentSygnalizuje właścicielowi terminy, w których wolne pokoje stoją przy stawce, która historycznie nie zapełniła kalendarza bez zmiany cennika
Co się zmienia
Recepcja zaczyna dzień od gotowego briefingu zamiast logowania do systemu, a właściciel dostaje alert o lukach w kalendarzu, zanim termin przepadnie.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z KWHotel na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. KWHotel zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z KWHotel
Łączymy się z KWHotel przez API odczytu rezerwacji i dostępności pokoi, jeśli Wasza wersja licencji je udostępnia. Asystent pobiera dane w trybie odczytu. Zapis do karty rezerwacji, na przykład wpisanie godziny szacowanego przyjazdu podanej przez gościa, następuje wyłącznie po potwierdzeniu przez recepcję. Asystent stoi na serwerze w Polsce lub UE.
Jeśli API nie jest dostępne w Waszej wersji licencji, KWHotel generuje raport CSV raz dziennie i asystent go odczytuje. Do porannego briefingu i analizy obłożenia taki tryb w zupełności wystarcza. Dane gości nie opuszczają kontrolowanego środowiska. Przy korzystaniu z zewnętrznego modelu w chmurze wymagana jest umowa powierzenia przetwarzania danych zgodna z RODO.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do API KWHotel lub możliwość codziennego eksportu raportu CSV z systemu
- Informacja o wersji licencji KWHotel, od której zależy zakres dostępnego API
- Osoba po stronie klienta uprawniona do zmiany ustawień eksportu lub nadania uprawnień w PMS
- Weryfikacja, które pola w kartach rezerwacji i gości są faktycznie wypełniane przez personel
- Dane historyczne z ostatnich 30 dni do testu przed uruchomieniem na żywych rezerwacjach
Gdzie to działa najlepiej
Recepcjonistka na porannej zmianie
O 7:45 przed zmianą recepcjonistka odbiera na telefonie wiadomość z zestawieniem przyjazdów. Widzi wyróżniony wpis 'alergia na sierść zwierząt' przy jednej rezerwacji i wpis 'bezglutenowe śniadanie' przy innej.
Z asystentem: Wchodzi na zmianę przygotowana bez logowania do KWHotel. Wie od razu, które pokoje wymagają sprawdzenia i które śniadania trzeba oznaczyć w kuchni.
Właściciel obiektu agroturystycznego
Właściciel jest poza obiektem. Asystent wykrywa, że na 14-15 marca trzy pokoje standardowe stoją wolne przy obecnej stawce, a rok temu ten termin zapełnił się dopiero po obniżce ceny.
Z asystentem: Dostaje wiadomość z gotowym zestawieniem i pytaniem, czy przejrzeć cennik. Podejmuje decyzję w kilka minut, bez otwierania systemu na komputerze.
Recepcja obsługująca korespondencję
Gość rezerwujący przez Booking.com pisze przed przyjazdem: o której można przyjechać, czy jest parking i czy można zabrać psa. Asystent ma dostęp do karty rezerwacji tej osoby i odpowiada konkretnie.
Z asystentem: Recepcja nie powtarza tych samych odpowiedzi kilkanaście razy w tygodniu. Godzinę przyjazdu podaną przez gościa asystent wpisuje od razu do karty rezerwacji.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z KWHotel →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie zmienia cen w cenniku ani w kanałach OTA samodzielnie. Sugeruje i czeka na decyzję właściciela.
- Nie obsługuje reklamacji dotyczących poprzednich pobytów ani negocjacji o konkretny pokój. Te sprawy trafiają do człowieka.
- Nie ma informacji, których nie ma w PMS. Puste pole Uwagi w karcie rezerwacji oznacza brak danych dla asystenta.
- Nie weryfikuje parytetu cenowego między kanałami w czasie rzeczywistym. Może sprawdzić rozbieżność raz dziennie i zgłosić ją właścicielowi.
Pytania o integrację z KWHotel
Ile czasu zajmuje uruchomienie integracji z KWHotel?
Prosta integracja obejmująca poranny briefing i automatyczne odpowiedzi na pytania przed przyjazdem to kilka dni pracy. Pełne połączenie z analizą obłożenia i sugestiami cenowymi to kilka tygodni. Zalecamy zacząć od jednej funkcji i dokładać kolejne po sprawdzeniu, czy recepcja faktycznie korzysta.
Czy asystent odpowiada gościom, którzy rezerwują przez Booking.com lub Airbnb?
Tak, ale każdy kanał konfiguruje się osobno. Booking.com ma własne API wiadomości, Airbnb również. Booking.com często ukrywa prawdziwy adres e-mail gościa za wygenerowanym aliasem. Asystent obsługuje każdą platformę przez jej własny kanał i nie miesza korespondencji między platformami.
Co jeśli personel od lat nie wypełnia pola Uwagi w rezerwacjach?
Przed wdrożeniem sprawdzamy, które pola w Waszym KWHotel są faktycznie uzupełniane przez personel. Puste pole Uwagi przez lata oznacza, że asystent nie ma skąd wziąć informacji o preferencjach gościa. Jeśli tak jest, ustalamy razem, co zmienić w procesie przyjmowania rezerwacji, zanim asystent ruszy na żywych danych.
Czy możemy sprawdzić, jak to działa, na danych historycznych przed startem?
Tak, to jest standardowy krok każdego wdrożenia. Testujemy na danych z ostatnich 30 dni, żeby sprawdzić, czy briefingi wyglądają tak jak powinny i czy asystent poprawnie odczytuje pola rezerwacji z Waszego systemu. Na żywe rezerwacje przechodzimy dopiero po zatwierdzeniu wyników testu przez właściciela lub recepcję.
Piętnaście minut o KWHotel
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod KWHotel, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Rezerwacje i wizyty
KWHotel jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.