Integracje / Medidesk
Rezerwacje i wizyty
Integracja AI: Medidesk
Podłączamy webhooki Medidesk do zdarzeń połączeń i REST API do historii oraz statystyk kolejek. Asystent odbiera sygnał o nieodebranym, wysyła SMS z propozycją terminu i zestawia tygodniowy raport obciążenia rejestracji dla kierownika.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Dane z Medidesk w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Nieodebrane połączenia z Medidesk. W portalu budujemy moduł, który przez webhook Medidesk odbiera każde zdarzenie nieodebranego połączenia i pokazuje je z kolejką, czasem oczekiwania i statusem wysłanego SMS. Rejestratorka widzi w jednym miejscu, kto nie dodzwonił się do rejestracji, co zrobił asystent i czy pacjent odpowiedział. Kierownik ma w module tygodniowy odsetek odbioru i liczbę terminów odzyskanych przez SMS, bez ręcznego zbierania danych z panelu Medidesk.
- Odbiera każde zdarzenie nieodebranego przez webhook Medidesk w czasie rzeczywistym
- Pokazuje kolejkę i czas oczekiwania dla każdego nieodebranego połączenia
- Śledzi, czy SMS z propozycją terminu został wysłany i czy pacjent odpowiedział
- Liczy tygodniowy odsetek odbioru i skuteczność SMS w podziale na kolejki
- Powiadamia rejestratkę, gdy pacjent odpowie przez SMS i potwierdzi termin
Pytanie w czacie
Rejestratorka albo kierownik zadają pytanie po polsku, a asystent wyciąga dane z Medidesk i wskazuje, która kolejka wymaga działania.
Która kolejka w Medidesk miała w tym tygodniu najdłuższy czas oczekiwania? Chcę wiedzieć, gdzie mamy wąskie gardło w rejestracji.
Karta w narzędziu
Karta jednego nieodebranego połączenia: historia zdarzeń z Medidesk, status SMS i podpowiedź asystenta z gotowym przyciskiem do zatwierdzenia.
Moduł zbiera nieodebrane z Medidesk przez webhook i pokazuje je z czasem oczekiwania, statusem SMS i wynikiem rozmowy SMS w jednym ekranie portalu.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Medidesk włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
Czytamynumer telefonu dzwoniącego przypisany do konkretnego zdarzenia połączenia w systemie Medidesk
AsystentInicjuje wysyłkę SMS z propozycją terminu do pacjentów, którzy rozłączyli się przed odebraniem przez rejestratkę
Czytamypole call_end: dokładna godzina zakończenia połączenia, do wyliczenia czasu trwania każdej rozmowy
AsystentLiczy średnią długość rozmów w podziale na kolejki i rejestratorki, wskazuje, gdzie rozmowy trwają najdłużej i przez to rośnie kolejka
Czytamykilkutygodniowe archiwum połączeń: statusy, czasy, kolejki, ID agentów, pobierane z API Medidesk
AsystentWykrywa wzorce sezonowe, jak wzrost ruchu po wakacjach i świętach, i aktualizuje progi w raportach tygodniowych dla kierownika
Czytamywolne sloty lekarzy, typy wizyt, minimalny czas wizyty, wymagania wstępne (np. na czczo, z wynikami poprzedniego badania)
AsystentSprawdza dostępność przed wysłaniem propozycji pacjentowi i, po jego potwierdzeniu przez SMS lub czat, rezerwuje konkretny termin
Czytamypytania przez widget czatu: godziny otwarcia, przygotowanie do badań, cennik wizyt prywatnych, dostępność lekarzy
AsystentOdpowiada całą dobę na pytania organizacyjne, zdejmując część połączeń z telefonicznej kolejki w porannych godzinach szczytu
Czytamyodsetek połączeń odebranych w pierwszych 30 sekundach, liczba nieodebranych wg godzin i dni, liczba SMS zwrotnych i odpowiedzi pacjentów
AsystentZestawia raport z jednym wnioskiem o godzinach szczytu i szacunkiem wizyt utraconych przez brak odebrania, gotowy do ręki dla kierownika
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Ile nieodebranych połączeń mieliśmy w tym tygodniu i o której godzinie?”
- „Do ilu pacjentów z nieodebranych AI wysłał SMS i ilu się umówiło?”
- „W których godzinach kolejka czeka powyżej pięciu minut?”
- „Jakie wolne terminy mamy dziś u lekarza na wizyty prywatne?”
Co się zmienia
Przychodnia oddzwania do nieodebranych pacjentów automatycznie, zanim zdążą zarejestrować się w innym miejscu, a kierownik dostaje tygodniowy raport obciążenia rejestracji bez ręcznego liczenia.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Medidesk to system do obsługi telefonicznego ruchu pacjentów w przychodniach POZ, klinikach i centrach medycznych. Panel w czasie rzeczywistym pokazuje, ile połączeń czeka w kolejce, która linia jest zajęta i jak długo pacjent czeka na odebranie. Każde zdarzenie: odebranie, nieodebranie i oddzwonienie, jest logowane automatycznie, z godziną, numerem dzwoniącego i przypisaną kolejką.
Panel raportowy gromadzi statystyki połączeń: odsetek odebranych, średni czas oczekiwania, obłożenie rejestratorek, podział na kolejki. Dane leżą po stronie producenta (SaaS) i są dostępne przez REST API oraz webhooki. Sam Medidesk nie zarządza terminarzem pacjentów, ten leży w systemie gabinetowym przychodni. Integracja AI wymaga dwóch połączeń: Medidesk dostarcza dane telefoniczne, system gabinetowy dostarcza terminarz.
Gdzie to działa najlepiej
Kierownik rejestracji
W poniedziałek rano przychodzi do pracy i chce wiedzieć, ile nieodebranych połączeń było poprzedniego tygodnia i o której godzinie rejestracja nie nadążała z odbieraniem. Dotąd musiała zbierać te dane ręcznie z panelu Medidesk.
Z asystentem: Asystent przygotował raport z podziałem na godziny i dni, odsetek odebranych w 30 sekund i szacunek utraconych wizyt. Kierownik ma gotowe dane do decyzji o grafiku, bez liczenia w arkuszu.
Rejestratorka przy okienku
Środa, 8:30. Dwie linie zajęte, trzecia dzwoni bez odebrania. Pacjent rozłącza się po 4 minutach czekania. Rejestratorka obsługuje pacjenta przy okienku i nie może wziąć kolejnego telefonu.
Z asystentem: Asystent wychwycił zdarzenie nieodebrane przez webhook i wysłał SMS z propozycją dwóch wolnych terminów. Pacjent odpowiedział i wizyta została zarezerwowana bez angażowania rejestratorki.
Pacjent
Wieczorem, po godzinie 18:00, pacjent wchodzi na stronę przychodni, żeby sprawdzić, jak przygotować się do badania krwi i czy lekarz pierwszego kontaktu przyjmuje nazajutrz. Rejestracja jest nieczynna.
Z asystentem: Widget czatu odpowiada natychmiast z instrukcją przygotowania do badania i dostępnymi godzinami u lekarza następnego dnia. Pacjent nie musi dzwonić rano i zwiększać telefonicznej kolejki.
Jak się łączymy
Medidesk działa jako SaaS. Administrator konta generuje token API w panelu Medidesk, którym uwierzytelniamy kolejne wywołania. Webhooki konfiguruje się, wpisując adres URL serwera, na który Medidesk wysyła żądanie POST z danymi zdarzenia. Asystent odbiera sygnał natychmiast, nie co godzinę przy cyklicznym odpytywaniu, co ma decydujące znaczenie przy automatycznych SMS do pacjentów.
Dane z Medidesk pobieramy w trybie odczytu. Zapis terminu w systemie gabinetowym wymaga potwierdzenia przez pacjenta i następuje przez API tego systemu. Portal z asystentem stoi na serwerze klienta. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty danych potrzebne do konkretnej odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych przychodni.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywna subskrypcja Medidesk z dostępem do API i webhooków (nie każdy plan to zawiera)
- Token API wygenerowany przez administratora konta Medidesk w panelu producenta
- Adres URL serwera dostępny z zewnątrz, pod który Medidesk będzie wysyłał zdarzenia
- Potwierdzenie inspektora ochrony danych (DPO) przychodni przed uruchomieniem automatycznych SMS
- Dostęp do systemu gabinetowego (Medisoft, Gabinet.cloud, Comarch Optimed) przez API lub eksport CSV
Czego asystent nie robi
- Nie zapisuje wizyty bez potwierdzenia pacjenta przez SMS lub czat, nawet gdy terminarz jest wolny
- Nie kwalifikuje medycznie pytań pacjenta, odpowiada wyłącznie na pytania organizacyjne i logistyczne
- Nie zastępuje systemu gabinetowego, zmiany w terminarzu robi wyłącznie przez API tego systemu po potwierdzeniu
- Nie analizuje nagrań rozmów, korzysta wyłącznie z metadanych i danych tekstowych dostępnych przez Medidesk API
Częste pytania
Czy AI potrzebuje dostępu do kartotek i historii leczenia pacjentów?
Nie. Do umawiania wizyt wystarczą wolne sloty z terminarza, nie kartoteki. Asystent widzi, kiedy lekarz jest dostępny i jak długo trwa dany typ wizyty, ale nie czyta historii leczenia ani wyników badań. Jeśli system gabinetowy nie ma API, wystarczy codzienny eksport terminarza do pliku CSV.
Co się dzieje, gdy pacjent zignoruje SMS z propozycją terminu?
Asystent monitoruje odpowiedzi i numery bez reakcji po 24 godzinach trafiają do raportu tygodniowego jako szacunek utraconych wizyt. Kolejna próba kontaktu, jeśli ma nastąpić, jest decyzją przychodni i można ją skonfigurować z góry. Asystent sam nie wysyła kolejnych wiadomości bez takiego ustawienia.
Czy mogę ustawić godziny, w których AI wysyła SMS do pacjentów?
Tak. Konfigurujemy okna czasowe wysyłki, żeby nieodebrane z wczesnego rana nie trafiały do pacjentów o 6:30. Ustalamy też, ile prób może trafić na jeden numer w ciągu doby. Te parametry ustawiamy przy wdrożeniu i można je zmienić bez ingerencji w kod systemu.
Co jeśli mój system gabinetowy nie ma API do zapisu terminu?
Asystent przygotowuje wtedy gotowe dane wizyty do ręcznego zatwierdzenia: imię pacjenta, numer kontaktowy, lekarz, godzina i rodzaj wizyty. Rejestratorka klika zatwierdź zamiast prowadzić rozmowę od nowa. Równolegle działa codzienny eksport terminarza do pliku CSV, który wystarczy na start, choć nie daje danych w czasie rzeczywistym.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: rezerwacje i wizyty
Medidesk jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.