Integracje / Podpis kwalifikowany
Urzędy, rejestry i zgodność
Integracja AI: Podpis kwalifikowany
Podłączamy REST API mSzafir i SimplySign, rejestr dokumentów czekających na podpis i bazę certyfikatów pracowników. Asystent zarządza kolejką podpisywania, waliduje przychodzące pliki PAdES i XAdES od kontrahentów i pilnuje dat ważności certyfikatów.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Podpis kwalifikowany włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
Czytamytyp dokumentu, wymagany rodzaj podpisu (kwalifikowany, profil zaufany, pieczęć elektroniczna), podstawa prawna lub procedura wewnętrzna
AsystentKlasyfikuje każdy przychodzący dokument i dobiera wymagany rodzaj podpisu według stałej tabeli reguł, zamiast polegać na pamięci działu prawnego
Czytamyzałączniki z maila z określonym tematem, zmiany statusu w ERP lub DMS, pliki w folderze sieciowym
AsystentWykrywa dokumenty wymagające podpisu w różnych źródłach i automatycznie tworzy wpis w rejestrze bez ręcznego przesyłania pliku
Czytamylista podpisujących z kolejnością, termin złożenia podpisu, status każdego kroku, znacznik czasu potwierdzenia
AsystentWysyła powiadomienie do kolejnej osoby dopiero po odebraniu podpisu poprzedniej i eskaluje do menedżera po przekroczeniu terminu
Czytamyznacznik czasu TSA wbudowany w podpis, status certyfikatu z OCSP lub listy CRL, obecność atrybutu długoterminowej ważności LTV
AsystentSprawdza, czy podpis zachowa weryfikowalność po wygaśnięciu certyfikatu, i ostrzega, gdy w pliku brakuje znacznika LTV
Czytamyimię i nazwisko podpisującego, organ certyfikujący, data i godzina podpisania, integralność pliku po złożeniu podpisu
AsystentFormułuje czytelny raport z jednoznacznym wnioskiem: podpis kwalifikowany, profil zaufany czy tylko grafika wklejona w PDF
Czytamydokumenty z ERP lub HR wskazane do seryjnego pieczętowania, wynik sesji API, numer partii dokumentów
AsystentInicjuje sesję pieczętowania przez API bez czekania na człowieka, przetwarza dokumenty seryjnie i zapisuje potwierdzenie dla każdego pliku
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Kto jeszcze nie podpisał tej umowy i kiedy mija termin?”
- „Czy PDF od kontrahenta ma naprawdę ważny podpis kwalifikowany?”
- „Które certyfikaty pracowników wygasają w ciągu najbliższych 30 dni?”
- „Które dokumenty wymagają podpisu kwalifikowanego, a którym wystarczy profil zaufany?”
Co się zmienia
Firma przestaje zgadywać, gdzie utknął dokument do podpisu, i waliduje każdy plik od kontrahenta automatycznie, zamiast przyjmować na wiarę adnotację o podpisie.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Podpis kwalifikowany w Polsce dostarczają trzej główni dostawcy: mSzafir (Krajowa Izba Rozliczeniowa), SimplySign i Certum (oba Asseco Data Systems). mSzafir i SimplySign mają REST API do tworzenia sesji podpisywania w chmurze. Narzędzie jest dla firm, które podpisują dokumenty kwalifikowanym podpisem: wnioski do KRS, oferty w przetargach publicznych przez Platformę e-Zamówień, pliki JPK i pisma z mocą prawną w e-Doręczeniach.
W codziennej pracy dokument trafia do kolejki automatycznie: z maila, z ERP lub DMS po zmianie statusu, albo z folderu sieciowego. Asystent klasyfikuje go według tabeli reguł ustawionej przez firmę, inicjuje sesję podpisywania przez API i wysyła powiadomienia w odpowiedniej kolejności. Obsługuje wielopodpisowość. Rejestr dokumentów, certyfikaty pracowników i reguły klasyfikacji leżą w bazie portalu, dokumenty w pamięci masowej serwera.
Gdzie to działa najlepiej
Prawnik w dziale umów
Przychodzi PDF od kontrahenta z adnotacją 'podpisano kwalifikowanym'. Prawnik nie ma czasu ręcznie sprawdzać każdego pliku w serwisie walidacyjnym dostawcy i przez rok przyjmuje dokumenty na wiarę.
Z asystentem: Asystent waliduje plik automatycznie po wpływie: sprawdza certyfikat, integralność i znacznik czasu TSA. Prawnik widzi jednoznaczny raport przy dokumencie bez logowania do żadnego serwisu.
Prokurent i prezes
Umowa wymaga dwóch podpisów w kolejności: prokurent samoistny podpisuje pierwszy, prezes zarządu drugi. Dotychczas oba podpisy pilnowali mailem, a dokument czekał po kilka dni na każdego z nich.
Z asystentem: Asystent inicjuje sesję dla prokurenta, a po jego podpisie automatycznie wysyła powiadomienie do prezesa. Status każdego kroku widoczny w rejestrze bez pytania mailem.
Specjalista ds. przetargów
Oferta do Platformy e-Zamówień musi być podpisana kwalifikowanym podpisem, termin za dwa dni. Plik czeka na podpis od wczoraj i nie wiadomo, czy menedżer w ogóle dostał powiadomienie.
Z asystentem: Asystent wykrywa przekroczony termin wewnętrzny, eskaluje do menedżera i wyświetla flagę w rejestrze. Każdy widzi, kto blokuje, i oferta zdąży na czas.
Jak się łączymy
Łączymy się z mSzafir i SimplySign przez REST API, korzystając z kluczy (client_id, client_secret) przechowywanych w ustawieniach narzędzia w postaci zaszyfrowanej. Dokumenty trafiają do sesji podpisywania przez API dostawcy: hash wyliczany jest po jego stronie, klucz prywatny zostaje na HSM dostawcy. Status sesji odbieramy przez webhook lub polling i zapisujemy w rejestrze portalu.
Portal stoi na serwerze klienta. Rejestr dokumentów, certyfikaty pracowników i reguły klasyfikacji leżą w bazie portalu, dokumenty w pamięci masowej serwera. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych firmy. Dane dostępowe do API przechowujemy zaszyfrowane kluczem APP_KEY przez Laravel Crypt.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywna umowa z mSzafir (KIR) lub SimplySign (Asseco) z dostępem do REST API i środowiskiem produkcyjnym
- Klucze API: client_id, client_secret i endpoint produkcyjny od wybranego dostawcy podpisu
- Lista pracowników z certyfikatami kwalifikowanymi: imię, nazwisko, organ wydający certyfikat
- Dostęp do źródła dokumentów: konto e-mail, webhook z ERP lub DMS, albo adres folderu sieciowego
- Osoba znająca przepisy dla swoich typów dokumentów, potrzebna do wstępnej konfiguracji tabeli klasyfikacji
Czego asystent nie robi
- Nie składa podpisu kwalifikowanego samodzielnie: nie ma dostępu do klucza prywatnego ani PIN-u właściciela certyfikatu.
- Nie ocenia, czy poziom podpisu jest wystarczający prawnie: stosuje regułę z tabeli ustawionej przez firmę.
- Nie podmienia osoby podpisującej w kolejce bez decyzji administratora lub menedżera portalu.
- Nie waliduje odręcznego skanu jako podpisu elektronicznego: walidacja dotyczy wyłącznie plików PAdES i XAdES.
Częste pytania
Czy mogę uruchomić integrację, jeśli firma ma tylko karty Certum z czytnikiem?
Tradycyjna karta Certum nie ma otwartego REST API i wymaga lokalnego oprogramowania proCertum CardManager. Do integracji z asystentem potrzebny jest wariant chmurowy Certum, SimplySign lub mSzafir. Firma musi zdecydować o przejściu na wariant chmurowy, zanim integracja ruszy.
Co podpisujący musi zrobić, gdy dostanie powiadomienie od asystenta?
Otwiera aplikację mSzafir albo SimplySign na telefonie, widzi hash dokumentu przygotowany przez API i wpisuje PIN. Podpisanie jednego dokumentu to kilkadziesiąt sekund. Fizyczny token ani komputer nie są potrzebne, podpis działa przez aplikację mobilną.
Co się dzieje, gdy pracownik z certyfikatem jest niedostępny lub nagle odchodzi?
Asystent widzi w rejestrze, że sesja nie została zamknięta, i po przekroczeniu terminu eskaluje do menedżera. Sam nie podmienia osoby podpisującej: decyzję o wyznaczeniu zastępcy podejmuje menedżer, który ręcznie aktualizuje kolejkę w portalu.
Czy rejestr dokumentów można eksportować dla audytu lub kontroli skarbowej?
Rejestr prowadzony w bazie portalu zawiera każdy dokument z datą wpływu, listą podpisujących, datą każdego podpisu i wynikiem walidacji. Eksport do CSV lub PDF można uruchomić ręcznie albo jako cykliczny raport. Wpisy historyczne pozostają w bazie bez usuwania po zamknięciu sprawy.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: urzędy, rejestry i zgodność
Podpis kwalifikowany jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.