Integracje / GUS REGON, CEIDG i KRS
Integracja AI z GUS REGON, CEIDG i KRS
Podłączamy API BIR (REGON), CEIDG i KRS, skąd asystent pobiera pełną nazwę, adres, kody PKD, formę prawną i pole sposób reprezentacji. Kartoteka kontrahenta wypełnia się po wpisaniu NIP-u, a status firmy jest odświeżany według ustalonego harmonogramu.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod GUS REGON, CEIDG i KRS. Bez umowy i bez karty.
Czym jest GUS REGON, CEIDG i KRS
GUS REGON, CEIDG i KRS to trzy oddzielne publiczne rejestry prowadzone przez różne instytucje państwowe. REGON, dostępny przez interfejs API BIR, obejmuje wszystkich przedsiębiorców: jednoosobowe działalności, spółki, stowarzyszenia i spółdzielnie. CEIDG dotyczy wyłącznie jednoosobowych działalności i wspólników spółek cywilnych. KRS rejestruje spółki z o.o., akcyjne, jawne, komandytowe i inne podmioty rejestrowe.
W codziennej pracy handlowiec lub pracownik działu zakupów wpisuje NIP nowego kontrahenta, a asystent odpytuje API wszystkich trzech rejestrów i wypełnia kartotekę. Dane trafiają wprost do systemu, który firma już używa: CRM, ERP lub obieg dokumentów. Asystent nie trzyma osobnej kopii rejestrów, pobiera je według harmonogramu: przy każdym otwarciu kartoteki, raz w tygodniu lub raz w miesiącu.
Co podłączamy w GUS REGON, CEIDG i KRS
- API BIR (REGON): pełna nazwa, adres, forma prawna, kody PKD
- CEIDG: status ACT, ZAWIESZONA lub WYKRESLONA dla JDG
- KRS: zarząd, prokurenci i pole sposób reprezentacji
- KRS: postępowania upadłościowe i status spółki
- Kartoteka kontrahenta w CRM lub ERP: automatyczne uzupełnianie pól
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Czy ta firma nadal działa, czy ma wykreśloną działalność?"
„Kto może podpisać umowę w imieniu tej spółki?"
„Czy nasz dostawca zmienił adres siedziby od ostatniej faktury?"
„Które firmy z naszej bazy zmieniły status w ostatnim miesiącu?"
Co dokładnie podłączamy w GUS REGON, CEIDG i KRS
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyPełna nazwa, NIP, REGON 9 i 14-cyfrowy, adres z podziałem na ulicę, numer, kod pocztowy i miejscowość
AsystentWypełnia pola identyfikacyjne w kartotece kontrahenta po wpisaniu NIP-u, bez ręcznego przepisywania z zewnętrznych stron
CzytamyForma prawna, data powstania, pełna lista kodów PKD z oznaczeniem przeważającego, data zawieszenia działalności
AsystentZapisuje formę prawną i kody PKD w kartotece, oznacza firmy zawieszone datą zawieszenia przy tworzeniu lub aktualizacji rekordu
CzytamyStatus działalności jako ACT, ZAWIESZONA lub WYKRESLONA, dostępny wyłącznie dla JDG i wspólników spółek cywilnych
AsystentUstawia flagę NIEAKTYWNA przy kontrahentach wykreślonych lub zawieszonych, widoczną na liście bez otwierania kartoteki
CzytamySkład zarządu, prokurenci i pole sposób reprezentacji z aktualnego wpisu rejestrowego w KRS
AsystentWyświetla zasady reprezentacji przy generowaniu umowy i zgłasza rozbieżność, gdy podpisujący nie figuruje w aktualnym wpisie
CzytamyStatus podmiotu: aktywna, w likwidacji lub wykreślona; informacje o otwartych postępowaniach upadłościowych
AsystentOznacza kontrahentów flagą W LIKWIDACJI w widoku listy i wyróżnia wpisy wymagające uwagi bez ręcznego szukania w rejestrze
CzytamyAktualny status, zmiany danych i postępowania rejestrowe dla wszystkich NIP-ów z listy kontrahentów firmy
AsystentOdpytuje API dla całej listy i tworzy raport: ile firm zmieniło status, kto zawiesił działalność lub ma otwarte postępowanie
Co się zmienia
Handlowcy przestają przepisywać dane z GUS ręcznie, a dział zakupów widzi flagi NIEAKTYWNA i W LIKWIDACJI przy kontrahentach bez szukania w rejestrach.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z GUS REGON, CEIDG i KRS na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. GUS REGON, CEIDG i KRS zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z GUS REGON, CEIDG i KRS
Łączymy się z CEIDG przez otwarte API bez rejestracji. Do API GUS BIR i API KRS potrzebny jest klucz dostępowy, który uzyskujecie bezpłatnie przez formularz na stronach tych instytucji. Wszystkie zapytania wysyłamy wyłącznie w trybie odczytu: asystent nie zapisuje nic w rejestrach i nie zmienia żadnych danych po stronie urzędów. Limity zapytań są wystarczające przy normalnej pracy operacyjnej firm MŚP.
Asystent działa po stronie serwera klienta lub w warstwie integracyjnej między API rejestrów a systemem docelowym. Dane pobrane z rejestrów trafiają bezpośrednio do pól w CRM, ERP lub obiegu dokumentów, nie tworzymy osobnej bazy z kopiami wpisów. Harmonogram odświeżania ustawiacie sami: przy każdym otwarciu kartoteki, raz w tygodniu lub raz w miesiącu.
Czego potrzebujemy od Was
- Bezpłatny klucz do API GUS BIR i API KRS, uzyskiwany przez formularz na stronach tych instytucji
- Aktywny CRM, ERP lub obieg dokumentów z możliwością integracji przez API lub webhooki
- Lista kontrahentów z numerami NIP, jeśli planujecie masową weryfikację istniejącej bazy
- Osoba po stronie firmy do zatwierdzenia zakresu: nowe kartoteki, monitoring statusu lub weryfikacja reprezentacji
Gdzie to działa najlepiej
handlowiec w sprzedaży
Zakłada kartotekę nowego klienta w CRM i wpisuje NIP. Do tej pory otwierał osobno stronę GUS, szukał po NIP-ie i przepisywał nazwę, adres i REGON do formularza. Zdarzały mu się literówki w nazwie firmy, które lądowały potem na fakturze.
Z asystentem: Asystent wypełnia wszystkie pola po wpisaniu NIP-u: nazwa, adres, forma prawna, REGON, kody PKD. Handlowiec nie przepisuje nic ręcznie i nie otwiera zewnętrznych stron.
kierownik działu zakupów
Przed nowym cyklem zamówień przegląda listę aktywnych dostawców. Część umów podpisali dwa lub trzy lata temu i nikt nie weryfikował statusu tych firm od tamtej pory. Chce sprawdzić, czy wszyscy dostawcy nadal prowadzą działalność.
Z asystentem: Asystent odpytuje CEIDG i KRS dla całej listy i generuje raport z flagami NIEAKTYWNA i W LIKWIDACJI. Kierownik dostaje zestawienie do weryfikacji bez ręcznego szukania w rejestrach.
prawnik firmy
Przygotowuje umowę z nowym dostawcą. Pełnomocnik po drugiej stronie twierdzi, że jest uprawniony do podpisu jednoosobowego. Prawnik chce sprawdzić, czy ta osoba figuruje w KRS i czy zasady reprezentacji spółki pozwalają na jeden podpis.
Z asystentem: Asystent pobiera z KRS skład zarządu i pole sposób reprezentacji, wyświetla je przy formularzu umowy. Prawnik widzi od razu, czy podpisujący jest w rejestrze i czy wymagany jest jeden czy dwa podpisy.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z GUS REGON, CEIDG i KRS →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie zmienia danych w CRM ani ERP bez zatwierdzenia przez użytkownika
- Nie zastępuje weryfikacji prawnej przy dużych kontraktach: wskazuje rozbieżności, ale nie ocenia ich skutków
- Nie sprawdza rachunku bankowego kontrahenta ani statusu na Białej liście VAT, to osobna integracja
- Nie pobiera danych z rejestrów, jeśli w kartotece brakuje numeru NIP
Pytania o integrację z GUS REGON, CEIDG i KRS
Czy integracja działa, gdy firma ma kilka oddziałów z odrębnymi NIP-ami?
Asystent odpytuje rejestry po NIP-ie z kartoteki. Jeśli firma ma kilka wpisów, np. oddziały z własnym REGON, możemy skonfigurować pobieranie danych dla każdego numeru osobno. Wymaga to wcześniejszego ustalenia, które pola mają być uzupełniane z którego wpisu.
Czy można uruchomić integrację tylko dla nowych kontrahentów?
Tak. Zakres jest konfigurowalny: można włączyć uzupełnianie wyłącznie przy zakładaniu nowych kartotek i nie ruszać istniejących danych. Masowa weryfikacja bazy to osobny krok, który uruchamiamy na wyraźne zlecenie po ustaleniu zakresu z waszej strony.
Co się dzieje, gdy rejestr jest chwilowo niedostępny lub zwróci błąd?
Asystent zapisuje informację o nieudanym pobraniu i nie nadpisuje danych w kartotece. Dane z poprzedniego poprawnego pobrania zostają bez zmian. Można skonfigurować automatyczne powiadomienie dla użytkownika albo ponowną próbę po określonym czasie.
Czy API KRS działa też dla oddziałów spółek zagranicznych w Polsce?
API KRS obejmuje podmioty wpisane do polskiego rejestru. Jeśli spółka zagraniczna prowadzi oddział zarejestrowany w KRS, dane tego oddziału są dostępne. Dla podmiotów działających w Polsce wyłącznie na podstawie rejestracji zagranicznej integracja z KRS nie zwróci wyników.
Piętnaście minut o GUS REGON, CEIDG i KRS
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod GUS REGON, CEIDG i KRS, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
GUS REGON, CEIDG i KRS jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.