Integracje / Personio
Kadry, płace i rekrutacja
Integracja AI: Personio
Podłączamy Personio przez REST API i czytamy kartoteki pracowników, moduł Nieobecności z saldami urlopowymi oraz pola z datami ważności dokumentów. Asystent odpowiada pracownikom na pytania o urlop o każdej porze i codziennie sprawdza, komu zbliżają się terminy umów, orzeczeń lekarskich i okresu próbnego.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
W skrócie
Jak asystent AI łączy się z systemem Personio?
Łączymy się z Personio przez REST API pod adresem api.personio.de. Autoryzacja: wysyłamy Client ID i Client Secret na endpoint /auth i dostajemy token Bearer, który dołączamy jako nagłówek HTTP Authorization do każdego kolejnego zapytania.
- Na start potrzebujemy
- Plan Personio z dostępem do API: sprawdźcie to w Ustawieniach, bo zakresy różnią się między planami
- Czego asystent nie robi
- Nie zatwierdza wniosków urlopowych: decyzja zostaje po stronie menedżera bezpośrednio w Personio.
- Gdzie są dane
- Na Waszym serwerze. Zaczynamy od odczytu, zapis włączacie sami.
Dane z Personio w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Terminy kadrowe z Personio. W portalu budujemy moduł, który łączy dane z kartoteki pracownika, modułu Nieobecności i zakładki Dokumenty w Personio. Każdego dnia asystent sprawdza daty końca umów, okresów próbnych, orzeczeń medycznych i szkoleń obowiązkowych, układa je w jedną tabelę i oznacza rekordy wymagające natychmiastowej decyzji. HR widzi od razu, kto jest pilny, bez przekopywania systemu.
- Pobiera daty końca umów i okresów próbnych z kartoteki pracownika w Personio
- Wyświetla orzeczenia medyczne, szkolenia BHP i uprawnienia posortowane według terminu
- Oznacza czerwonym rekordy wymagające decyzji w ciągu 7 dni, żółtym do 30 dni
- Kliknięcie wiersza otwiera pełną kartotekę z historią zmian i sugestią asystenta
- Raport jednym kliknięciem: lista terminów w XLSX do przekazania kierownikom działów
Pytanie w czacie
Asystent przeszukuje moduł Nieobecności w Personio w kilka sekund i podaje gotową listę: kierownik widzi luki w obsadzie, zanim wyśle plan pracy do zespołu.
Kto z działu logistyki ma zatwierdzone nieobecności w przyszłym tygodniu? Sprawdzam obsadę, zanim wyślę plan pracy do zespołu.
Karta w narzędziu
Karta pracownika zbiera dane z kilku modułów Personio w jednym miejscu: HR widzi status terminu, historię zmian i gotową podpowiedź, co zrobić dalej.
Portal pobiera terminy z Personio co noc i układa je w jedną listę: HR widzi od razu, kto wymaga decyzji jeszcze w tym tygodniu, a kogo dołożyć do planu za miesiąc.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Personio włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyDział, stanowisko, data zatrudnienia, typ umowy (czas określony, nieokreślony, zlecenie), data zakończenia kontraktu i okresu próbnego
AsystentWyciąga daty końca umów i okresów próbnych, codziennie wyłapuje pracowników, którym termin zbliża się w ciągu 30, 60 lub 90 dni, i podaje konkretne imiona do działania.
CzytamySaldo urlopowe według typów nieobecności (wypoczynkowy, na żądanie, opieka), statusy wniosków: Oczekujący, Zatwierdzony, Odrzucony
AsystentOdpowiada pracownikowi, ile dni urlopu mu zostało, i sprawdza, czy złożony wniosek na konkretny termin koliduje z nieobecnościami innych osób z działu.
CzytamyZapisy wejść i wyjść z datą i godziną, rozliczenie godzin nadliczbowych dla każdego pracownika
AsystentPodaje menedżerowi zestawienie obecności zespołu na żądanie i informuje o nierozliczonych nadgodzinach.
CzytamyNazwy dokumentów, kategorie (umowa, orzeczenie lekarskie, PIT-2, BHP, świadectwo pracy), daty dodania i daty ważności
AsystentRaz w tygodniu sprawdza, które dokumenty mają przeterminowaną datę ważności lub których brakuje w kartotece, i podaje listę pracowników wymagających uzupełnienia.
CzytamyZadania wdrożeniowe z przypisaną osobą odpowiedzialną, terminem wykonania i statusem: Do zrobienia albo Zrobione
AsystentRaportuje zaległe zadania onboardingowe z imieniem osoby odpowiedzialnej, bez konieczności przeglądania każdego pracownika z osobna.
CzytamyPola dodane przez administratora: kategoria prawa jazdy, numer identyfikatora firmowego, daty szkoleń BHP i inne uprawnienia zawodowe
AsystentMonitoruje daty wygaśnięcia uprawnień i szkoleń obowiązkowych, np. BHP lub obsługi wózków widłowych, i ostrzega z wyprzedzeniem przed terminem ważności.
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Ile mam jeszcze urlopu do wykorzystania w tym roku?”
- „Kto z mojego działu jest nieobecny w przyszłym tygodniu?”
- „Kiedy kończy się okres próbny nowego pracownika z działu sprzedaży?”
- „Którym pracownikom wkrótce wygasa orzeczenie lekarskie?”
Co się zmienia
Dział kadr przestaje odpowiadać co tydzień na te same pytania o urlopy i nie przegapia dat końca umów ani przeterminowanych orzeczeń lekarskich.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Personio to system do zarządzania kadrami skierowany do średnich firm, które chcą trzymać dane pracownicze w jednym miejscu zamiast w osobnych arkuszach. Aplikacja działa w chmurze: zespół loguje się przez przeglądarkę, a dostęp jest możliwy z biura, domu i telefonu. Firma konfiguruje, które moduły i pola są aktywne, a wdrożenie nie wymaga żadnej infrastruktury po stronie klienta.
Codzienną pracę widać przez kilka ekranów: Kartoteka pracownika z danymi umów i datami zatrudnienia, Nieobecności z saldami i wnioskami, Obecność z rejestrem godzin, Dokumenty z datami ważności zaświadczeń oraz Onboarding z listą zadań wdrożeniowych. Do kartoteki można dopisywać pola niestandardowe, np. kategorię prawa jazdy albo daty szkoleń BHP. Dane trzyma baza chmurowa Personio, z której REST API je udostępnia.
Gdzie to działa najlepiej
Pracownik na zmianie
Pracownik kończy zmianę o 19:30 i pisze do firmowego czatu: ile mi zostało urlopu? Nie chce czekać do rana ani sam szukać w Personio, gdzie nie każdy wie, gdzie sprawdzić saldo.
Z asystentem: Asystent pobiera saldo z Personio w kilka sekund i odpowiada: ile dni pozostało, ile jest już zaplanowanych i do kiedy muszą być wykorzystane.
Specjalistka ds. kadr
Na początku tygodnia zamiast samodzielnie przeszukiwać kartoteki, dostaje od asystenta gotową listę: pracownicy, którym w ciągu 30 dni kończy się umowa, okres próbny lub orzeczenie lekarskie.
Z asystentem: Każda pozycja zawiera imię, stanowisko i konkretną datę. Kadrowa od razu wie, do kogo zadzwonić i jaką decyzję podjąć, bez przekopywania systemu.
Kierownik działu logistyki
Planuje obsadę na przyszły tydzień i pyta asystenta, kto z jego zespołu złożył wniosek urlopowy albo ma zatwierdzoną nieobecność od poniedziałku do piątku.
Z asystentem: Asystent wyciąga z modułu Nieobecności listę osób z działu zaplanowanych na ten tydzień, kierownik widzi luki w obsadzie i może zmienić plan przed jego ogłoszeniem.
Jak się łączymy
Łączymy się z Personio przez REST API pod adresem api.personio.de. Autoryzacja: wysyłamy Client ID i Client Secret na endpoint /auth i dostajemy token Bearer, który dołączamy jako nagłówek HTTP Authorization do każdego kolejnego zapytania. API zwraca dane w formacie JSON. Pobieramy kartoteki pracowników, salda urlopowe, listę nieobecności, zapisy obecności i metadane dokumentów.
Asystent pracuje w trybie odczytu, zmiany danych wymagają potwierdzenia po stronie Personio przez uprawnioną osobę. Webhooki Personio pozwalają odebrać powiadomienie o nowym wniosku urlopowym natychmiast, bez odpytywania API w pętli. Uprawnienia API działają na poziomie całego konta, więc warstwa aplikacyjna pilnuje, kto pyta i o kogo ma prawo pytać. Portal z danymi i historią rozmów stoi na serwerze klienta.
Czego potrzebujemy od Was
- Plan Personio z dostępem do API: sprawdźcie to w Ustawieniach, bo zakresy różnią się między planami
- Client ID i Client Secret wygenerowane w sekcji Ustawienia, następnie Integracje, następnie Dane API
- Skonfigurowane pola dat ważności dokumentów i pola niestandardowe wypełnione w kartotekach pracowników
- Osoba po stronie firmy (kadrowa lub administrator Personio) do ustalenia zakresu danych i testów
- Wpis integracji w rejestrze czynności przetwarzania i poinformowanie pracowników zgodnie z RODO
Czego asystent nie robi
- Nie zatwierdza wniosków urlopowych: decyzja zostaje po stronie menedżera bezpośrednio w Personio.
- Nie odczytuje treści plików PDF z zakładki Dokumenty: ma dostęp wyłącznie do metadanych, czyli nazwy, kategorii i daty ważności.
- Nie modyfikuje danych pracowników w Personio bez wyraźnego potwierdzenia przez uprawnionego użytkownika.
- Nie sięga do modułu płac bez osobnego zakresu API, dostępnego w wyższych planach Personio.
Częste pytania
Co się stanie, gdy dane w Personio są nieaktualne lub niekompletne?
Asystent odpowiada na podstawie tego, co jest w systemie. Gdy pole jest puste albo data nie została wpisana, mówi o tym wprost zamiast domyślać się wartości. Integracja przy okazji pokazuje, gdzie w kartotekach są luki, które warto wypełnić.
Czy asystent może sam wysyłać powiadomienia o kończących się umowach?
Tak, asystent może codziennie generować zestawienie terminów i wysyłać je na wybrany adres e-mail lub kanał zespołu. Zakres odbiorców i horyzont czasowy, np. 30, 60 lub 90 dni do terminu, ustawiacie przy wdrożeniu razem z nami.
Czy możemy ograniczyć, do danych których pracowników asystent ma dostęp?
Uprawnienia API Personio działają na poziomie całego konta, nie konkretnego pracownika. Ograniczenie zakresu odbywa się w warstwie aplikacyjnej narzędzia: można wyłączyć dostęp do wybranych działów albo pól wrażliwych. Zakres ustalamy przy wdrożeniu.
Jak długo trwa wdrożenie integracji z Personio?
Samo połączenie przez API jest gotowe szybko, bo Personio ma dobrze udokumentowane endpointy. Większość czasu zajmuje ustalenie zakresu danych, konfiguracja pól niestandardowych w Personio i testy na rzeczywistych kartotekach z kadrową. Gotowość to kwestia dni, nie tygodni.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: kadry, płace i rekrutacja
Personio jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.