Integracje / HRappka
Kadry, płace i rekrutacja
Integracja AI: HRappka
Podłączamy moduł legalizacji cudzoziemców, moduł grafików i dane rekrutacyjne z HRappka przez REST API. Asystent pilnuje terminów ważności kart pobytu i oświadczeń o powierzeniu pracy, odpowiada na pytania o grafik zmian i streszcza teczki kandydatów przed rozmowami kwalifikacyjnymi.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie HRappka włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
Czytamypole typ_dokumentu: oświadczenie o powierzeniu pracy, zezwolenie typ A-E, karta pobytu czasowego lub stałego, wiza z adnotacją
AsystentDobiera komunikat i właściwy urząd do danego typu: oświadczenie trafia do powiatowego urzędu pracy, zezwolenie na pracę do urzędu wojewódzkiego.
Czytamydata wystawienia i data ważności przy każdym rekordzie modułu legalizacji, obok pola status_wniosku
AsystentPlanuje eskalację powiadomień na 30, 14 i 7 dni przed wygaśnięciem, biorąc pod uwagę oba pola dat naraz.
Czytamyimię i nazwisko pracownika, data i godzina każdej zmiany, przypisanie do stanowiska lub linii
AsystentOdpowiada pracownikowi, kiedy ma dyżur w następnym tygodniu, bez angażowania kadrowej lub brygadzisty.
Czytamyetap rekrutacji, wypełnione formularze zgłoszeniowe i odpowiedzi na pytania przesiewowe
AsystentStreszcza teczkę przed rozmową kwalifikacyjną, żeby rekruter nie przeglądał kilkudziesięciu formularzy z rzędu.
Czytamyrodzaj umowy (o pracę, zlecenie, B2B), daty zawarcia i zakończenia, numer PESEL lub paszportu, stanowisko
AsystentSprawdza, czy umowa jest aktywna w danym dniu, i łączy ten fakt z dokumentem pobytu w jednym zestawieniu podczas kontroli.
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Komu z cudzoziemców wygasa dokument w ciągu najbliższych 30 dni?”
- „Kiedy pan Ihor ma zaplanowane zmiany w przyszłym tygodniu?”
- „Które wnioski o przedłużenie karty pobytu są złożone, a które jeszcze nie?”
- „Ile kandydatów czeka na etapie rozmowy telefonicznej w rekrutacji na magazyniera?”
Co się zmienia
Kadrowa przestaje ręcznie zestawiać terminy ważności dokumentów cudzoziemców i reaguje tylko na alerty, zamiast samodzielnie co dwa tygodnie je generować.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
HRappka to polskie oprogramowanie kadrowe, które w jednym miejscu obsługuje rekrutację, kadry, grafiki zmian i legalizację pobytu cudzoziemców. Trafia głównie do firm produkcyjnych, logistycznych i budowlanych, gdzie w jednej bazie pracują osoby z kilku krajów, z różnymi typami umów i dokumentami o różnych terminach ważności.
Na co dzień kadrowa pracuje przez przeglądarkę: otwiera moduł pracowniczy, sprawdza umowy i stanowiska, a obok pilnuje modułu legalizacji z typami i datami dokumentów pobytu. Grafiki zmian i rekrutacja to osobne widoki z własnymi rekordami. System trzyma dane po swojej stronie, a zewnętrzne narzędzia dostają się do nich przez REST API z kluczem generowanym w ustawieniach konta.
Gdzie to działa najlepiej
Kadrowa w firmie produkcyjnej
W zakładzie pracuje kilkudziesięciu cudzoziemców z Ukrainy i Gruzji, każdy z innym dokumentem i inną datą ważności. Co dwa tygodnie kadrowa spędza pół dnia na zestawianiu danych z HRappka i Excela, żeby sprawdzić, komu co wygasa.
Z asystentem: Asystent codziennie rano odpytuje API i wysyła alerty z listą zbliżających się terminów. Kadrowa tylko reaguje na powiadomienie i inicjuje procedurę przedłużenia.
Rekruter przed rozmową
W kalendarzu jest pięć rozmów kwalifikacyjnych pod rząd. Rekruter otwiera HRappka, żeby przejrzeć teczki, ale każda ma kilkanaście pól z odpowiedziami i załączone CV. Na dokładne czytanie nie ma czasu między spotkaniami.
Z asystentem: Asystent pobiera dane kandydata z API i zwraca streszczenie teczki: doświadczenie, kluczowe odpowiedzi i etap rekrutacji. Rekruter wchodzi na spotkanie przygotowany w dwie minuty.
Dyrektor operacyjny
Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy zapowiada się na przyszły tydzień. Dyrektor chce wiedzieć, czy któryś z cudzoziemców ma dokument wygasający w ciągu 30 dni, zanim inspektor przekroczy próg zakładu.
Z asystentem: Asystent daje pełną listę dokumentów z datami ważności i statusem wniosku o przedłużenie. Widać od razu, które sprawy są zamknięte, a które wymagają pilnego działania.
Jak się łączymy
Łączymy się z HRappka przez REST API z kluczem generowanym w ustawieniach konta. Klucz konfigurujemy pod konkretne zadanie: asystent może widzieć tylko legalizację i grafiki, bez dostępu do danych płacowych. API zwraca dane w JSON. Asystent pracuje w trybie odczytu: pyta system, porównuje terminy i wysyła powiadomienia. Aktualizacja statusu wniosku wraca do HRappka przez kadrową po jej potwierdzeniu.
Asystent działa na serwerze portalu, klucz API jest zaszyfrowany i nie wychodzi poza środowisko portalu. Gdy firma ma starszą licencję bez dostępu do API, możemy pracować na plikach CSV lub XLSX eksportowanych z HRappka. Przy pilnowaniu terminów dokumentów cudzoziemców to gorsze wyjście, bo dane są starsze o czas od ostatniego eksportu. Zalecamy sprawdzenie licencji przed wdrożeniem.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywna licencja HRappka z dostępem do REST API (nie każdy plan go obejmuje, warto potwierdzić z producentem przed wdrożeniem).
- Klucz API z uprawnieniami do modułów, które mają być podłączone: legalizacja, grafiki, rekrutacja lub kadrowy.
- Aktywne moduły po stronie HRappka: jeśli firma nie ma modułu legalizacji, przez API legalizacji nie wyciągniemy żadnych danych.
- Osoba po stronie firmy odpowiedzialna za aktualność rekordów w module legalizacji, bo alerty są tak dobre, jak dane w systemie.
- Jednorazowy audyt danych w module legalizacji przed uruchomieniem, żeby wyeliminować nieaktualne wpisy.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie składa dokumentów w urzędach ani nie wypełnia wniosków o przedłużenie za kadrową.
- Danych w HRappka nie zmienia samodzielnie: aktualizacja statusu wniosku wraca do systemu przez kadrową po jej potwierdzeniu.
- Nie wylicza wynagrodzeń, składek ZUS ani zaliczek podatkowych: dane płacowe zostają w systemie biura rachunkowego.
- Nie zatwierdza wniosków urlopowych ani nie podejmuje decyzji kadrowych wymagających oceny sytuacji w dziale.
Częste pytania
Czy można uruchomić pilnowanie terminów tylko dla wybranych pracowników, np. samych cudzoziemców?
Tak. Asystent filtruje rekordy według pola typ_dokumentu, więc od początku pracuje wyłącznie na rekordach z modułu legalizacji. Pracownicy bez dokumentów do pilnowania nie trafiają do codziennego przeglądu. Zakres powiadomień i grupę pracowników ustawiamy przy wdrożeniu.
Czy asystent działa, gdy kadrowa jest nieobecna i nikt nie sprawdza powiadomień?
Alerty trafiają do wskazanych osób według ustalonej eskalacji: kadrowa, kierownik i właściciel. Gdy kadrowa jest nieobecna, powiadomienie na 14 lub 7 dni idzie do kierownika i dyrektora niezależnie od tego, czy ktokolwiek wcześniej zareagował. Łańcuch powiadomień ustala firma przy wdrożeniu.
Czy AI widzi stawki wynagrodzeń i inne dane płacowe pracowników?
Nie, jeśli tak skonfigurujemy klucz API. W HRappka uprawnienia klucza można ograniczyć do konkretnych modułów: asystent dostaje dostęp tylko do legalizacji, grafików i rekrutacji, bez wglądu w stawki i dane płacowe. Takie ustawienie jest standardem przy wdrożeniu.
Ile czasu zajmuje wdrożenie i kto po stronie firmy musi być zaangażowany?
Przed uruchomieniem robimy krótki audyt rekordów w module legalizacji, żeby wyeliminować nieaktualne wpisy i ustalić, kto odpowiada za ich aktualizację. Po stronie firmy wystarczy administrator konta HRappka, który wygeneruje klucz API i potwierdzi, które moduły są aktywne w licencji.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: kadry, płace i rekrutacja
HRappka jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.