Integracje / Nextcloud i NAS
Integracja AI z Nextcloud i NAS
Podłączamy zasoby plików przez WebDAV, REST API Nextcloud lub DSM API na Synology i QNAP. Asystent przeszukuje treść umów, ofert, projektów i procedur wewnętrznych oraz odpowiada na pytania o konkretne zapisy, daty i warunki bez otwierania folderów.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Nextcloud i NAS. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Nextcloud i NAS
Nextcloud to platforma do zarządzania plikami, którą firmy instalują na własnym serwerze lub urządzeniu NAS, takim jak Synology czy QNAP. Korzystają z niej biura projektowe, kancelarie i firmy handlowe, czyli wszyscy, którzy trzymają dokumenty lokalnie zamiast w publicznej chmurze. Pracownicy mają dostęp przez przeglądarkę lub klienta desktopowego, a pliki zostają w infrastrukturze firmy.
Na co dzień w Nextcloud i NAS lądują umowy, oferty handlowe, briefy projektowe, procedury, instrukcje i korespondencja z klientami. Struktura folderów rośnie latami, pliki dostają kolejne przyrostki typu "v2", "final" i "ostateczna", a szukanie konkretnego dokumentu zajmuje kilka minut. AI indeksuje treść tych plików i odpowiada na pytania o konkretne zapisy, daty i warunki bez otwierania folderów.
Co podłączamy w Nextcloud i NAS
- Umowy (PDF, DOCX): strony kontraktu, daty obowiązywania, warunki płatności
- Oferty i wyceny (XLSX, PDF): treść oferty, klient, zakres i cena
- Projekty: briefy, specyfikacje, protokoły odbioru i korespondencja z klientem
- Dokumenty operacyjne: instrukcje, procedury wewnętrzne, szablony
- Historia wersji Nextcloud: data i autor każdej zmiany w pliku
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Czy mamy podpisane NDA z tym kontrahentem i co dokładnie obejmuje?"
„Jakie były warunki płatności w umowie z firmą ABC z zeszłego roku?"
„Kto ostatnio modyfikował plik z cennikiem i kiedy to było?"
„Czy gdzieś mamy wzór protokołu odbioru dla umów serwisowych?"
Co dokładnie podłączamy w Nextcloud i NAS
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
Czytamydaty obowiązywania, terminy wypowiedzenia, kary umowne i strony kontraktu z plików PDF i DOCX
AsystentWskazuje konkretną klauzulę i numer strony w pliku źródłowym, bez potrzeby otwierania dokumentu
Czytamytreść oferty, klient, zakres, cena i wersja pliku w XLSX i PDF tworzonych przez handlowców
AsystentIdentyfikuje właściwą ofertę po nazwie klienta i zakresie, nawet gdy plik nosi przypadkową nazwę z przyrostkiem v3 lub final
Czytamybriefy, specyfikacje, protokoły odbioru i korespondencja z klientem zakopana w podfolderach
AsystentWydobywa ustalenia z konkretnego etapu projektu bez przeglądania całej struktury katalogów
Czytamytreść kroków proceduralnych, wzory pism, szablony i regulaminy wewnętrzne w różnych formatach
AsystentOdpowiada na pytania o sposób wykonania czynności bezpośrednio z treści pliku, nie tylko podaje link do otwarcia
Czytamydata, autor i treść każdej zapisanej wersji pliku przechowywanej przez Nextcloud
AsystentPorównuje dwie wersje dokumentu i wskazuje, co dokładnie zmieniono i kto to zrobił, bez otwierania obu plików
Czytamypliki o zbliżonej treści w różnych folderach i dokumenty leżące poza właściwą strukturą katalogów
AsystentGeneruje listę prawdopodobnych duplikatów i plików leżących nie tam, gdzie powinny. Decyzję, co usunąć, podejmuje człowiek
Czytamyzakres umów NDA z kontrahentami i zestawy dokumentów wysłanych do konkretnych postępowań przetargowych
AsystentOdpowiada, czy firma ma podpisane NDA z danym klientem i jakie dokumenty trafiły do konkretnego przetargu
Co się zmienia
Pracownicy znajdują treść umów, ofert i procedur w kilka sekund, bez przekopywania folderów i bez pytania kolegów, gdzie leży dany plik.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Nextcloud i NAS na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Nextcloud i NAS zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Nextcloud i NAS
Do Nextcloud łączymy się przez API WebDAV lub REST. Na Synology DiskStation Manager używamy DSM API albo standardowego udziału SMB lub NFS. Na QNAP połączenie idzie przez QTS lub protokół SMB, bez modyfikacji oryginalnej konfiguracji serwera NAS. Wskazujemy foldery do indeksowania i typy plików do czytania. Asystent działa wyłącznie w trybie odczytu.
Asystent stoi na serwerze klienta. W modelu w pełni lokalnym pliki nigdy nie opuszczają infrastruktury firmy. W modelu hybrydowym do zewnętrznego modelu trafiają zaszyfrowane fragmenty tekstu, nie całe pliki. Uprawnienia dziedziczone są z Nextcloud i reguł ACL na NAS: pracownik bez dostępu do folderu nie zobaczy jego zawartości przez asystenta.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp przez WebDAV, REST API Nextcloud lub DSM API na Synology albo QNAP
- Lista folderów do indeksowania z informacją, kto ma do nich dostęp
- Osoba do kontaktu po stronie klienta do konfiguracji uprawnień i pierwszego testu jakości
- Serwer z GPU i wystarczającą ilością pamięci VRAM, jeśli model ma działać lokalnie bez wysyłania danych na zewnątrz
- Pliki w formatach PDF, DOCX lub XLSX. Skany bez warstwy tekstowej OCR wymagają dodatkowego kroku przed indeksowaniem
Gdzie to działa najlepiej
pracownik działu sprzedaży
Przed spotkaniem z klientem chce sprawdzić warunki płatności i termin gwarancji z ubiegłorocznej umowy. Folder Umowy 2023 ma kilkadziesiąt plików, a on nie pamięta dokładnej nazwy dokumentu.
Z asystentem: Wpisuje nazwę firmy i rok. Asystent podaje konkretny zapis z numerem strony i linkiem do pliku. Handlowiec zaczyna spotkanie z gotowymi danymi.
prezes zarządu
Prawnik pyta o zapisy dotyczące odpowiedzialności za opóźnienia w umowie sprzed trzech lat. Prezes nie pamięta nazwy pliku ani w którym folderze leży ten 40-stronicowy PDF.
Z asystentem: Pyta asystenta o streszczenie ze szczególnym uwzględnieniem sekcji o odpowiedzialności. Dostaje zwięzły skrót z możliwością dopytania o szczegółowe zapisy, bez otwierania dokumentu.
asystent prawny
Przy negocjacji nowego kontraktu chce sprawdzić, czy firma ma już podpisane NDA z tym kontrahentem i co dokładnie ono obejmuje. Nie wie, gdzie szukać ani jak nazywał się plik.
Z asystentem: Asystent sprawdza treść wszystkich zaindeksowanych dokumentów i odpowiada, czy NDA istnieje, podaje jego zakres i lokalizację w strukturze folderów.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Nextcloud i NAS →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie przenosi ani nie usuwa plików samodzielnie. Wskazuje, co wygląda nie na miejscu, decyzję podejmuje człowiek.
- Nie edytuje treści dokumentów. Działa wyłącznie w trybie odczytu, chyba że zapis po potwierdzeniu jest osobno skonfigurowany.
- Nie zastępuje weryfikacji prawnej. Podaje treść zapisu, ale nie ocenia, czy umowa jest korzystna dla firmy.
- Nie indeksuje skanów bez warstwy tekstowej. Pliki będące wyłącznie obrazem są pomijane do czasu osobnego przetworzenia OCR.
Pytania o integrację z Nextcloud i NAS
Ile plików można zaindeksować i jak długo trwa pierwsze uruchomienie?
Pierwsze indeksowanie dużego zasobu, kilkadziesiąt tysięcy dokumentów, zajmuje od kilku godzin do doby. Zależy to od formatu plików i mocy obliczeniowej serwera. Zaczynamy od jednego działu, sprawdzamy jakość odpowiedzi i dopiero potem rozszerzamy zakres na kolejnych użytkowników.
Jak wygląda wdrożenie, gdy nasze foldery są nieuporządkowane i pełne duplikatów?
Nieuporządkowana struktura nie blokuje wdrożenia. Pierwsze indeksowanie zazwyczaj samo ujawnia duplikaty, pliki leżące poza właściwymi folderami i dokumenty bez aktywnego właściciela. Asystent działa od razu, a raport o problemach służy jako punkt wyjścia do porządków, nie jako warunek startu.
Czy możemy zacząć od jednego działu zamiast wdrażać to dla całej firmy naraz?
Tak, to jest nasze domyślne podejście. Zaczynamy od jednego działu, najczęściej handlowego lub prawnego, zbieramy pierwsze pytania, sprawdzamy jakość odpowiedzi i dostosowujemy konfigurację. Dopiero potem rozszerzamy dostęp na kolejne osoby. Firma nie musi decydować o pełnym zasięgu od pierwszego dnia.
Co jeśli część naszych umów to skany papierowych dokumentów bez tekstu?
Skany w formacie obrazu, czyli pliki PDF bez warstwy tekstowej, wymagają osobnego etapu OCR zanim trafią do indeksu. Możemy to skonfigurować jako część integracji. Standardowe pliki DOCX i PDF tworzone bezpośrednio w edytorach działają od razu, bez dodatkowych kroków.
Piętnaście minut o Nextcloud i NAS
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Nextcloud i NAS, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Nextcloud i NAS jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.