Integracje / Nextcloud i NAS
Dokumenty i dane firmy
Integracja AI: Nextcloud i NAS
Podłączamy zasoby plików przez WebDAV, REST API Nextcloud lub DSM API na Synology i QNAP. Asystent przeszukuje treść umów, ofert, projektów i procedur wewnętrznych oraz odpowiada na pytania o konkretne zapisy, daty i warunki bez otwierania folderów.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
W skrócie
Jak asystent AI łączy się z systemem Nextcloud i NAS?
Do Nextcloud łączymy się przez API WebDAV lub REST. Na Synology DiskStation Manager używamy DSM API albo standardowego udziału SMB lub NFS.
- Na start potrzebujemy
- Dostęp przez WebDAV, REST API Nextcloud lub DSM API na Synology albo QNAP
- Czego asystent nie robi
- Nie przenosi ani nie usuwa plików samodzielnie. Wskazuje, co wygląda nie na miejscu, decyzję podejmuje człowiek.
- Gdzie są dane
- Na Waszym serwerze. Zaczynamy od odczytu, zapis włączacie sami.
Dane z Nextcloud i NAS w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Dokumenty i umowy Nextcloud. W portalu mamy ekran, który pokazuje stan wszystkich monitorowanych dokumentów z Nextcloud i NAS: umów, ofert, NDA i procedur w jednej tabeli. Zespół widzi od razu, co wygasa, co ma duplikat i co czeka na podpis, bez otwierania folderów.
- Pokazuje stan każdego monitorowanego dokumentu: wygasający, duplikat, brak podpisu
- Wyświetla historię wersji z Nextcloud i wskazuje, co zmieniło się między wersjami
- Wykrywa pliki leżące poza właściwą strukturą katalogów i prawdopodobne duplikaty
- Sprawdza, czy firma ma NDA z danym kontrahentem i jaki jest jego zakres
- Otwiera kartę dokumentu z treścią zapisów i możliwością dopytania asystenta
Pytanie w czacie
Asystent przeszukał treść umów serwisowych zaindeksowanych w Nextcloud i zestawił zapisy gwarancyjne z numerami stron. Handlowiec dostał gotowe dane przed negocjacją, bez otwierania żadnego pliku.
Sprawdź w Nextcloud, czy w umowach serwisowych mamy zapisane warunki gwarancji i jaki jest standardowy czas reakcji na zgłoszenie.
Karta w narzędziu
Karta dokumentu zbiera metadane pliku z Nextcloud, historię wersji i treść istotnych zapisów. Asystent sam zauważył zbliżający się termin i wskazał rozbieżność między wersjami.
Moduł pobiera listę monitorowanych dokumentów z Nextcloud i pokazuje ich stan w jednym widoku. Kliknięcie wiersza otwiera kartę z treścią i historią wersji.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Nextcloud i NAS włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
Czytamydaty obowiązywania, terminy wypowiedzenia, kary umowne i strony kontraktu z plików PDF i DOCX
AsystentWskazuje konkretną klauzulę i numer strony w pliku źródłowym, bez potrzeby otwierania dokumentu
Czytamytreść oferty, klient, zakres, cena i wersja pliku w XLSX i PDF tworzonych przez handlowców
AsystentIdentyfikuje właściwą ofertę po nazwie klienta i zakresie, nawet gdy plik nosi przypadkową nazwę z przyrostkiem v3 lub final
Czytamybriefy, specyfikacje, protokoły odbioru i korespondencja z klientem zakopana w podfolderach
AsystentWydobywa ustalenia z konkretnego etapu projektu bez przeglądania całej struktury katalogów
Czytamytreść kroków proceduralnych, wzory pism, szablony i regulaminy wewnętrzne w różnych formatach
AsystentOdpowiada na pytania o sposób wykonania czynności bezpośrednio z treści pliku, nie tylko podaje link do otwarcia
Czytamydata, autor i treść każdej zapisanej wersji pliku przechowywanej przez Nextcloud
AsystentPorównuje dwie wersje dokumentu i wskazuje, co dokładnie zmieniono i kto to zrobił, bez otwierania obu plików
Czytamypliki o zbliżonej treści w różnych folderach i dokumenty leżące poza właściwą strukturą katalogów
AsystentGeneruje listę prawdopodobnych duplikatów i plików leżących nie tam, gdzie powinny. Decyzję, co usunąć, podejmuje człowiek
Czytamyzakres umów NDA z kontrahentami i zestawy dokumentów wysłanych do konkretnych postępowań przetargowych
AsystentOdpowiada, czy firma ma podpisane NDA z danym klientem i jakie dokumenty trafiły do konkretnego przetargu
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Czy mamy podpisane NDA z tym kontrahentem i co dokładnie obejmuje?”
- „Jakie były warunki płatności w umowie z firmą ABC z zeszłego roku?”
- „Kto ostatnio modyfikował plik z cennikiem i kiedy to było?”
- „Czy gdzieś mamy wzór protokołu odbioru dla umów serwisowych?”
Co się zmienia
Pracownicy znajdują treść umów, ofert i procedur w kilka sekund, bez przekopywania folderów i bez pytania kolegów, gdzie leży dany plik.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Nextcloud to platforma do zarządzania plikami, którą firmy instalują na własnym serwerze lub urządzeniu NAS, takim jak Synology czy QNAP. Korzystają z niej biura projektowe, kancelarie i firmy handlowe, czyli wszyscy, którzy trzymają dokumenty lokalnie zamiast w publicznej chmurze. Pracownicy mają dostęp przez przeglądarkę lub klienta desktopowego, a pliki zostają w infrastrukturze firmy.
Na co dzień w Nextcloud i NAS lądują umowy, oferty handlowe, briefy projektowe, procedury, instrukcje i korespondencja z klientami. Struktura folderów rośnie latami, pliki dostają kolejne przyrostki typu "v2", "final" i "ostateczna", a szukanie konkretnego dokumentu zajmuje kilka minut. AI indeksuje treść tych plików i odpowiada na pytania o konkretne zapisy, daty i warunki bez otwierania folderów.
Gdzie to działa najlepiej
pracownik działu sprzedaży
Przed spotkaniem z klientem chce sprawdzić warunki płatności i termin gwarancji z ubiegłorocznej umowy. Folder Umowy 2023 ma kilkadziesiąt plików, a on nie pamięta dokładnej nazwy dokumentu.
Z asystentem: Wpisuje nazwę firmy i rok. Asystent podaje konkretny zapis z numerem strony i linkiem do pliku. Handlowiec zaczyna spotkanie z gotowymi danymi.
prezes zarządu
Prawnik pyta o zapisy dotyczące odpowiedzialności za opóźnienia w umowie sprzed trzech lat. Prezes nie pamięta nazwy pliku ani w którym folderze leży ten 40-stronicowy PDF.
Z asystentem: Pyta asystenta o streszczenie ze szczególnym uwzględnieniem sekcji o odpowiedzialności. Dostaje zwięzły skrót z możliwością dopytania o szczegółowe zapisy, bez otwierania dokumentu.
asystent prawny
Przy negocjacji nowego kontraktu chce sprawdzić, czy firma ma już podpisane NDA z tym kontrahentem i co dokładnie ono obejmuje. Nie wie, gdzie szukać ani jak nazywał się plik.
Z asystentem: Asystent sprawdza treść wszystkich zaindeksowanych dokumentów i odpowiada, czy NDA istnieje, podaje jego zakres i lokalizację w strukturze folderów.
Jak się łączymy
Do Nextcloud łączymy się przez API WebDAV lub REST. Na Synology DiskStation Manager używamy DSM API albo standardowego udziału SMB lub NFS. Na QNAP połączenie idzie przez QTS lub protokół SMB, bez modyfikacji oryginalnej konfiguracji serwera NAS. Wskazujemy foldery do indeksowania i typy plików do czytania. Asystent działa wyłącznie w trybie odczytu.
Asystent stoi na serwerze klienta. Pliki i bazy zostają na serwerze firmy, a do modelu trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych klienta. W wariancie pod klucz dane, które nie mogą wyjść z firmy, obsługuje model na serwerze klienta. Uprawnienia dziedziczone są z Nextcloud i reguł ACL na NAS: pracownik bez dostępu do folderu nie zobaczy jego zawartości przez asystenta.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp przez WebDAV, REST API Nextcloud lub DSM API na Synology albo QNAP
- Lista folderów do indeksowania z informacją, kto ma do nich dostęp
- Osoba do kontaktu po stronie klienta do konfiguracji uprawnień i pierwszego testu jakości
- Serwer z GPU i wystarczającą ilością pamięci VRAM w wariancie pod klucz, gdy dane mają być obsługiwane przez model na serwerze klienta.
- Pliki w formatach PDF, DOCX lub XLSX. Skany bez warstwy tekstowej OCR wymagają dodatkowego kroku przed indeksowaniem
Czego asystent nie robi
- Nie przenosi ani nie usuwa plików samodzielnie. Wskazuje, co wygląda nie na miejscu, decyzję podejmuje człowiek.
- Nie edytuje treści dokumentów. Działa wyłącznie w trybie odczytu, chyba że zapis po potwierdzeniu jest osobno skonfigurowany.
- Nie zastępuje weryfikacji prawnej. Podaje treść zapisu, ale nie ocenia, czy umowa jest korzystna dla firmy.
- Nie indeksuje skanów bez warstwy tekstowej. Pliki będące wyłącznie obrazem są pomijane do czasu osobnego przetworzenia OCR.
Częste pytania
Ile plików można zaindeksować i jak długo trwa pierwsze uruchomienie?
Pierwsze indeksowanie dużego zasobu, kilkadziesiąt tysięcy dokumentów, zajmuje od kilku godzin do doby. Zależy to od formatu plików i mocy obliczeniowej serwera. Zaczynamy od jednego działu, sprawdzamy jakość odpowiedzi i dopiero potem rozszerzamy zakres na kolejnych użytkowników.
Jak wygląda wdrożenie, gdy nasze foldery są nieuporządkowane i pełne duplikatów?
Nieuporządkowana struktura nie blokuje wdrożenia. Pierwsze indeksowanie zazwyczaj samo ujawnia duplikaty, pliki leżące poza właściwymi folderami i dokumenty bez aktywnego właściciela. Asystent działa od razu, a raport o problemach służy jako punkt wyjścia do porządków, nie jako warunek startu.
Czy możemy zacząć od jednego działu zamiast wdrażać to dla całej firmy naraz?
Tak, to jest nasze domyślne podejście. Zaczynamy od jednego działu, najczęściej handlowego lub prawnego, zbieramy pierwsze pytania, sprawdzamy jakość odpowiedzi i dostosowujemy konfigurację. Dopiero potem rozszerzamy dostęp na kolejne osoby. Firma nie musi decydować o pełnym zasięgu od pierwszego dnia.
Co jeśli część naszych umów to skany papierowych dokumentów bez tekstu?
Skany w formacie obrazu, czyli pliki PDF bez warstwy tekstowej, wymagają osobnego etapu OCR zanim trafią do indeksu. Możemy to skonfigurować jako część integracji. Standardowe pliki DOCX i PDF tworzone bezpośrednio w edytorach działają od razu, bez dodatkowych kroków.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: dokumenty i dane firmy
Nextcloud i NAS jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.