Integracje / DocuSign
Dokumenty i dane firmy
Integracja AI: DocuSign
Podłączamy koperty DocuSign przez eSignature REST API: statusy odbiorców, zdarzenia z Connect i gotowe PDF-y z certyfikatem zakończenia. Asystent wykrywa umowy utknięte u kontrahenta, generuje raporty oczekujących podpisów i wyciąga terminy z podpisanych kontraktów do kalendarza.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
W skrócie
Jak asystent AI łączy się z systemem DocuSign?
Łączymy się z DocuSign przez eSignature REST API na koncie produkcyjnym. Uwierzytelnianie realizujemy przez JWT Grant: asystent działa w tle bez potrzeby ręcznego logowania ani cyklicznego odświeżania tokenów przez operatora.
- Na start potrzebujemy
- Konto produkcyjne DocuSign z dostępem do API (plan Business Pro lub wyższy)
- Czego asystent nie robi
- Nie podpisuje kopert w imieniu użytkownika ani nie dodaje odbiorców bez wyraźnego potwierdzenia
- Gdzie są dane
- Na Waszym serwerze. Zaczynamy od odczytu, zapis włączacie sami.
Dane z DocuSign w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Koperty DocuSign. Moduł zbiera aktywne koperty DocuSign firmy i pokazuje status każdego odbiorcy: czy dokument dotarł, czy został otwarty i kto wstrzymuje podpis. Zespół handlowy i prawny widzi całość w jednym miejscu bez logowania do panelu eSignature.
- Wyświetla aktywne koperty z czasem oczekiwania każdego odbiorcy
- Wykrywa koperty po terminie i bez otwarcia przez sygnatariusza
- Rejestruje zdarzenia Connect: sent, delivered, completed, declined
- Wysyła ponowne powiadomienie e-mail przez API DocuSign po zatwierdzeniu
- Porównuje podpisany PDF z wersją referencyjną zatwierdzoną przez prawnika
Pytanie w czacie
Asystent wyciąga z DocuSign listę odbiorców, którzy otworzyli dokument i nie podpisali, z propozycją przypomnienia po Waszym zatwierdzeniu.
Kto z kontrahentów otworzył dokumenty w DocuSign, ale nadal nie podpisał? Sprawdź aktualne koperty, musimy wysłać przypomnienia.
Karta w narzędziu
Pełna historia zdarzeń koperty, od wysłania po ostatnie otwarcie, z podpowiedzią asystenta i jednym kliknięciem do wysłania przypomnienia.
Przegląd aktywnych kopert i statusów odbiorców DocuSign bez logowania do panelu eSignature.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie DocuSign włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
Czytamyprzypisane role (Signer, Approver, Carbon Copy) i ich kolejność zdefiniowana w każdej kopercie
Asystentsprawdza, czy właściwe osoby mają właściwe role i wykrywa niezgodności między zaplanowaną a faktyczną kolejnością podpisów wewnętrznych i zewnętrznych
Czytamypełny tekst PDF pobranego z koperty po przejściu w status completed przez eSignature REST API
Asystentporównuje z wersją referencyjną zatwierdzoną przez prawnika i sygnalizuje każdą zmianę treści wprowadzoną przed wysłaniem do podpisu
Czytamypodpisane koperty dostępne przez API, identyfikowane unikalnym EnvelopeId niezależnie od nazwy dokumentu, przechowywane przez 7 lat
Asystentprzeszukuje archiwum po kontrahencie, nazwie lub frazie i zwraca właściwe PDF-y z datami i stronami bez ręcznego szukania w interfejsie
CzytamyEnvelopeId, aktualny status, pełna lista odbiorców i znaczniki czasu zawarte w każdym zdarzeniu HTTP POST z Connect
Asystentprzetwarza zdarzenia na bieżąco bez cyklicznego odpytywania i natychmiast reaguje na declined, eskalując sprawę do wskazanej osoby w firmie
Czytamystatus oczekujących odbiorców i endpoint PUT resend=true do wywołania ponownego maila bez ingerencji w treść koperty
Asystentwywołuje ponowne powiadomienie e-mail do niezalogowanych odbiorców po upływie zdefiniowanej liczby dni roboczych bez ruchu na kopercie
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Które umowy czekają na podpis kontrahenta dłużej niż tydzień?”
- „Kto z klientów otworzył dokument, ale jeszcze go nie podpisał?”
- „Jakie terminy i kary umowne są w umowie podpisanej wczoraj?”
- „Czy do kontrahenta, który nie reaguje, poszło ponowne przypomnienie?”
Co się zmienia
Handlowcy przestają ręcznie śledzić koperty, bo asystent sam wykrywa utknięte umowy i uruchamia przypomnienia zanim ktoś zapyta.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
DocuSign to platforma do elektronicznego obiegu dokumentów, z której korzystają działy sprzedaży, prawnicy i firmy zawierające dużo umów handlowych. Podstawową jednostką jest koperta: wkładacie do niej dokumenty PDF, przypisujecie odbiorców z rolami (Signer podpisuje, Approver zatwierdza bez złożenia podpisu, Carbon Copy dostaje kopię do wiadomości) i zaznaczacie pola podpisu na stronach. Każda koperta ma unikalny EnvelopeId, po którym asystent zawsze ją znajdzie.
Dane trzymane są w chmurze DocuSign. Na kontach biznesowych podpisane koperty dostępne są przez API przez 7 lat. Platforma stosuje się głównie do umów handlowych i zamówień, gdzie wystarczy podpis elektroniczny zwykły albo zaawansowany w rozumieniu eIDAS: przetargi publiczne wymagające podpisu kwalifikowanego obsługuje osobna platforma. Firmy z dużą liczbą kontraktów B2B często spinają DocuSign z systemem CRM albo ERP, żeby obieg dokumentów nie żył osobno od reszty danych.
Gdzie to działa najlepiej
Radca prawny firmy
Prawnik zatwierdził projekt umowy. Handlowiec podmienił plik w kopercie przed wysłaniem, nie informując prawnika. Nowa wersja poszła do kontrahenta i wróciła podpisana z innym zapisem o odpowiedzialności niż wersja zatwierdzona.
Z asystentem: Asystent po zamknięciu koperty pobiera podpisany PDF i porównuje z wersją referencyjną. Wykrywa różnicę w paragrafie i natychmiast powiadamia prawnika z zaznaczonym fragmentem, zanim umowa trafi do realizacji.
Dyrektor handlowy
W sierpniu wysłano kilkanaście umów do różnych kontrahentów. Część wróciła podpisana, reszta stoi. Dyrektor nie wie, które czekają na zewnętrznego sygnatariusza, a które utknęły u wewnętrznych osób firmy.
Z asystentem: Asystent codziennie rano generuje zestawienie: które koperty czekają na zewnętrznych odbiorców ponad 5 dni roboczych, kto konkretnie nie podpisał i czy w ogóle otworzył dokument. Dyrektor widzi całość w jednym widoku.
Account manager
Kontrakt z nowym klientem wysłano do trzech osób po stronie kontrahenta. Główny decydent jest na urlopie, dokument leży od 7 dni bez ruchu. Nikt w firmie nie wie, że zastępca nie ma uprawnień do podpisu w systemie kontrahenta.
Z asystentem: Asystent po 7 dniach bez statusu delivered ani signed wysyła handlowcowi powiadomienie z datą ostatniego otwarcia i listą oczekujących odbiorców. Handlowiec dzwoni, wyjaśnia problem z uprawnieniami i kontrakt wraca do obiegu.
Jak się łączymy
Łączymy się z DocuSign przez eSignature REST API na koncie produkcyjnym. Uwierzytelnianie realizujemy przez JWT Grant: asystent działa w tle bez potrzeby ręcznego logowania ani cyklicznego odświeżania tokenów przez operatora. Dane czytamy z API, a operacje zapisu (ponowne wysłanie powiadomienia do odbiorcy) wykonywane są po potwierdzeniu przez użytkownika lub według reguły zdefiniowanej wcześniej przez firmę. Zdarzenia Connect odbiera endpoint skonfigurowany po stronie serwera klienta.
Portal z plikami i historią rozmów stoi na serwerze klienta. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty danych potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych firmy. Klucze dostępu przechowywane są w zaszyfrowanej konfiguracji portalu: nie w kodzie, nie w plikach tekstowych ani notatkach. Integration Key tworzony jest raz w ustawieniach konta DocuSign przez administratora i nie wymaga późniejszych zmian przy zwykłej pracy.
Czego potrzebujemy od Was
- Konto produkcyjne DocuSign z dostępem do API (plan Business Pro lub wyższy)
- Integration Key wygenerowany w Settings > Apps and Keys na koncie DocuSign
- Wybrany tryb uwierzytelniania: JWT Grant (zalecany dla automatów) lub Authorization Code Grant
- Adres URL do odbierania zdarzeń Connect po stronie serwera firmy
- Osoba z prawami administratora konta DocuSign, która skonfiguruje dostęp i włączy Connect
Czego asystent nie robi
- Nie podpisuje kopert w imieniu użytkownika ani nie dodaje odbiorców bez wyraźnego potwierdzenia
- Nie usuwa kopert z archiwum ani nie modyfikuje treści dokumentu po wysłaniu
- Nie widzi historii zmian treści dokumentu przed wysłaniem: API DocuSign tego nie udostępnia
- Nie wysyła przypomnień do kontrahenta automatycznie bez wcześniej zdefiniowanej i zatwierdzonej przez operatora reguły
Częste pytania
Czy AI może analizować koperty sprzed wdrożenia, nie tylko nowe?
Tak. Przez API mamy dostęp do całego archiwum konta, aż do 7 lat wstecz na planach biznesowych. Możemy przejrzeć historyczne kontrakty: wyciągnąć zapomniane terminy, zidentyfikować koperty zamknięte bez podpisu wszystkich stron albo sprawdzić, u których kontrahentów obiegi najczęściej zamieniają się w zwłokę.
Co się dzieje, gdy kontrahent odrzuci dokument?
Zdarzenie declined trafia do asystenta natychmiast przez Connect, bez czekania na kolejne odpytywanie API. Asystent powiadamia wskazaną osobę z informacją, kto odrzucił i kiedy. Możecie ustawić osobny scenariusz: np. przesłanie sprawy do działu prawnego albo do managera konta, bez ręcznego śledzenia statusów.
Jak sprawdzić przed wdrożeniem, czy nasz plan DocuSign obejmuje API?
W ustawieniach konta DocuSign szukacie sekcji Apps and Keys. Jeśli tej sekcji nie ma, plan nie obejmuje dostępu do API i trzeba go zmienić przed podłączeniem asystenta. Plany Business Pro i wyższe zazwyczaj to obejmują, niższe mogą wymagać dopłaty.
Czy możemy ograniczyć, które koperty asystent widzi?
Tak. Zakres filtrujemy po folderach, szablonach, tagach, polach niestandardowych albo po kopertach tworzonych przez wybranych użytkowników konta. Asystent pracuje tylko na tym wycinku, który określicie przy konfiguracji, bez dostępu do kopert pozostałych działów czy projektów.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: dokumenty i dane firmy
DocuSign jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.