Integracje / Autenti
Integracja AI z Autenti
Podłączamy Autenti przez REST API i webhooki, dzięki czemu asystent śledzi statusy dokumentów (SENT, IN_PROGRESS, SIGNED, REJECTED, EXPIRED), pilnuje terminów ważności przesyłek i sprawdza kompletność załączników przed wysyłką do kontrahenta.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Autenti. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Autenti
Autenti to platforma do elektronicznego obiegu dokumentów i podpisów. Używają jej firmy, które regularnie wysyłają umowy, aneksy, NDA i zamówienia do podpisu kontrahentom lub pracownikom. W codziennej pracy pracownik wysyła dokument z panelu, wybiera sygnatariuszy, ustawia termin ważności i czeka, aż każda ze stron wykona przypisaną akcję.
Platforma obsługuje trzy typy podpisów: kwalifikowany, zaawansowany i zwykły. Dokumenty oraz zdarzenia są przechowywane w chmurze Autenti. Platforma udostępnia REST API oraz webhooki, przez które zewnętrzne systemy odbierają powiadomienia o zmianach statusów w czasie rzeczywistym, bez konieczności ręcznego sprawdzania panelu co godzinę.
Co podłączamy w Autenti
- Statusy dokumentów: monitorowanie kolejki czekającej na podpis
- Lista sygnatariuszy i ich ról: podpisujący, akceptujący, obserwator
- Terminy ważności przesyłek i poszczególnych kroków ścieżki
- Historia zdarzeń: otwarcia, podpisy, odrzucenia z komentarzem
- Lista załączników: weryfikacja kompletności przed wysyłką
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Które umowy handlowe czekają na podpis dłużej niż trzy dni?"
„Komu wysłać przypomnienie, bo termin dokumentu mija za dwa dni?"
„Czego brakuje w dokumentacji przed wysyłką tej umowy wdrożeniowej?"
„Co się zmieniło w tej wersji kontraktu względem poprzedniej?"
Co dokładnie podłączamy w Autenti
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyNazwa, tagi, data wysyłki, nadawca, typ podpisu (kwalifikowany, zaawansowany, zwykły)
AsystentFiltruje dokumenty według tagów i dopasowuje reguły automatyzacji do konkretnego typu umowy
CzytamyKolejność kroków, termin każdego kroku i bieżący status poszczególnych sygnatariuszy na ścieżce
AsystentWykrywa, który krok blokuje postęp, i informuje opiekuna umowy przed wygaśnięciem terminu kroku
CzytamyTreść komentarza sygnatariusza przy odrzuceniu dokumentu oraz znacznik czasu zdarzenia
AsystentNatychmiast przekazuje opiekunowi umowy powód odrzucenia bez konieczności logowania do panelu Autenti
CzytamyPełny tekst umowy odczytany przez OCR lub z wersji tekstowej pliku PDF dołączonego do przesyłki
AsystentGeneruje kartę z głównymi warunkami: strony, przedmiot, terminy, kary umowne i warunki wypowiedzenia
CzytamyTreść aktualnej wersji dokumentu zestawiona z poprzednią wersją lub wzorcem firmy
AsystentWskazuje paragrafy, w których zmieniły się zapisy, na przykład termin dostawy albo warunki odpowiedzialności
CzytamyKonfiguracja: tag dokumentu, liczba dni oczekiwania, rola sygnatariusza, zatwierdzona treść wiadomości
AsystentWysyła przypomnienia o podpisie według reguł firmy i powiadamia przełożonego przy zbliżającym się wygaśnięciu
Co się zmienia
Firma przestaje gubić dokumenty w kolejce: opiekun umowy dostaje rano gotową listę przesyłek wymagających uwagi, zanim termin ważności sam je zamknie.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Autenti na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Autenti zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Autenti
Łączymy się z Autenti przez REST API i webhooki. Webhook to aktywne powiadomienie: gdy status dokumentu zmienia się w platformie, Autenti wysyła sygnał bezpośrednio do naszego agenta w czasie rzeczywistym. Nie odpytujemy platformy co godzinę. Zdarzenie przychodzi samo, natychmiast po każdej zmianie w obiegu dokumentu.
Agent stoi po stronie serwera klienta. Statusy, metadane i treść dokumentów odczytujemy w trybie tylko do odczytu. Przypomnienia wysyłamy przez API Autenti wyłącznie według szablonów zatwierdzonych przez menedżera firmy. Dane dokumentów nie trafiają do zewnętrznych serwisów i nie opuszczają środowiska klienta poza tym, co firma już wybrała przetwarzać w Autenti.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywne konto Autenti z dostępem do REST API, zależnym od posiadanego planu
- Dostęp do ustawień konta w celu skonfigurowania adresu webhooka po stronie Autenti
- Lista typów dokumentów z powtarzalnymi procesami i wymaganymi załącznikami dla każdego typu
- Osoba po stronie firmy, która zatwierdza reguły przypomnień i szablony wiadomości do sygnatariuszy
- Wolumen przynajmniej kilkunastu dokumentów miesięcznie, żeby automatyzacja realnie odciążała zespół
Gdzie to działa najlepiej
opiekun umów handlowych
W poniedziałek rano firma ma dziesięć umów w obiegu. Dwie czekają na podpis prezesa kontrahenta od pięciu dni, jedna wygasa za 48 godzin, a NDA z nowym dostawcą od tygodnia ma status SENT i nikt tego na co dzień nie śledzi.
Z asystentem: Asystent generuje gotową listę z podziałem na dokumenty blokujące kontrakt i wymagające przypomnienia. Opiekun w kilka minut wie, gdzie skierować uwagę, zamiast przeglądać cały panel.
handlowiec przed podpisem
Handlowiec dostaje do podpisu trzydziestostronicowy kontrakt ramowy z nowym dostawcą. Poprzednia wersja była podpisana pół roku temu. Dostawca przysłał nową wersję z informacją, że zmiany są kosmetyczne.
Z asystentem: Asystent generuje kartę warunków i wskazuje, że zapis o karach umownych i termin dostawy zmieniły się w paragrafie dziesiątym. Handlowiec widzi różnicę przed podpisem, nie po.
asystent zarządu
Dwóch prokurentów firmy. Jeden na urlopie, drugi ma zaległe aneksy do podpisu, a termin ważności trzech przesyłek upływa jutro. Nikt w biurze nie ma na co dzień wglądu w kolejkę Autenti.
Z asystentem: Asystent wykrywa zbliżające się wygaśnięcia i powiadamia przełożonego prokurentów z wyprzedzeniem. Firma unika konieczności wysyłania dokumentów od nowa z nowym linkiem i nowym mailem do kontrahenta.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Autenti →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie podpisuje dokumentów: podpis elektroniczny w Autenti jest zawsze po stronie uwierzytelnionego człowieka.
- Nie wysyła dokumentu do kontrahenta: decyzja o wysyłce należy do pracownika lub menedżera firmy.
- Nie ocenia prawnych skutków zapisów: wskazuje zmiany w paragrafach, ale nie mówi, czy są korzystne dla firmy.
- Nie wysyła wiadomości poza zatwierdzonymi szablonami: treść przypomnień musi być wcześniej ustalona przez firmę.
Pytania o integrację z Autenti
Ile czasu zajmuje uruchomienie integracji z Autenti?
Pierwsze uruchomienie obejmuje monitoring statusów i alerty do opiekunów umów. Zazwyczaj zajmuje kilka dni roboczych. Automatyczne przypomnienia i streszczenia dokumentów dodajemy w kolejnym kroku, kiedy firma określi reguły, które chce egzekwować, i zatwierdzi szablony wiadomości do sygnatariuszy.
Czy asystent działa tylko z nowymi dokumentami, czy też z historycznymi?
Automatyczny monitoring dotyczy dokumentów, które wpłynęły lub zmieniły status po uruchomieniu webhooka. Historyczne dokumenty można przeanalizować jednorazowo przez odpytanie API, ale to osobna operacja, nie ciągły monitoring. Warto to uwzględnić przy planowaniu zakresu wdrożenia.
Co, jeśli mamy kilka typów umów i każdy wymaga innych reguł?
Reguły definiujemy osobno dla każdego tagu dokumentu w Autenti. Umowa wdrożeniowa może wymagać trzech konkretnych załączników i przypomnienia po dwóch dniach, a NDA innego zestawu warunków. Tagi przypisuje pracownik wysyłający dokument w panelu Autenti, asystent na ich podstawie dobiera właściwą regułę.
Czy możemy zmienić reguły przypomnień po uruchomieniu integracji?
Tak, reguły można zmieniać w dowolnym momencie. Menedżer określa, dla jakich tagów dokumentów, po ilu dniach i do kogo wysyłać przypomnienie lub alert. Zmiana reguły nie wymaga ingerencji w platformę Autenti ani kontaktu z kontrahentami, których dotyczą aktywne dokumenty.
Piętnaście minut o Autenti
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Autenti, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Autenti jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.