Integracje / e-Nadawca Poczty Polskiej
Integracja AI z e-Nadawca Poczty Polskiej
Podłączamy API e-Nadawcy i czytamy statusy przesyłek, dane ZPO, wykazy nadawcze oraz historię opłat. Asystent odpowiada, czy pismo dotarło, kiedy wróciło ZPO i ile firma wydała na korespondencję w danym miesiącu.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod e-Nadawca Poczty Polskiej. Bez umowy i bez karty.
Czym jest e-Nadawca Poczty Polskiej
e-Nadawca to portal Poczty Polskiej dla firm, które nadają przesyłki hurtowo: kancelarie prawne, spółdzielnie mieszkaniowe, firmy windykacyjne, działy prawne i handlowe rozsyłające korespondencję urzędową. Praca na co dzień polega na tworzeniu wykazów nadawczych, importowaniu adresatów z pliku CSV lub przez API i oddawaniu przesyłek do placówki z potwierdzeniem przyjęcia.
Portal dzieli się na kilka obszarów: zarządzanie przesyłkami z bieżącymi statusami, obsługa ZPO, tworzenie wykazów nadawczych, historia opłat i dane adresowe adresatów. Dane o przesyłkach, koszty i daty doręczeń trzymane są po stronie Poczty Polskiej i dostępne przez przeglądarkę portalu albo przez API w wersji SOAP/WSDL lub REST.
Co podłączamy w e-Nadawca Poczty Polskiej
- Statusy przesyłek: numer nadania, daty doręczenia i zwrotów
- ZPO: data powrotu i potwierdzenie odbioru przez adresata
- Wykaz nadawczy: lista przesyłek oddanych do placówki w danym dniu
- Historia opłat: koszt każdej przesyłki z konta firmy
- Dane adresowe i typ usługi: list polecony, paczka, Pocztex
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Czy wezwanie do Kowalskiego zostało odebrane i kiedy dokładnie?"
„Które ZPO z tego miesiąca jeszcze nie wróciły do biura?"
„Ile wydaliśmy na korespondencję poleconą w trzecim kwartale?"
„Czy wykaz nadawczy na jutro jest gotowy do zatwierdzenia?"
Co dokładnie podłączamy w e-Nadawca Poczty Polskiej
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyData wejścia do systemu, przejścia przez sortownię, prób doręczenia, zwrotu po awizacji, pole Status przesyłki
AsystentOdpowiada, w którym etapie jest konkretna przesyłka, i informuje wprost, gdy wróciła nieodebrana po dwukrotnej awizacji
CzytamyFlaga zamówienia ZPO, data nadania zwrotnego przez Pocztę, data potwierdzenia odbioru przez adresata
AsystentŚledzi powrót ZPO, szacuje dzień dotarcia na podstawie daty nadania i wysyła alert, gdy termin minął bez potwierdzenia
CzytamyLista przesyłek oddanych do placówki w danym dniu, data przyjęcia, potwierdzenie Poczty
AsystentPrzygotowuje podgląd wykazu do zatwierdzenia i wykrywa błędy w kodach pocztowych przed wczytaniem do e-Nadawcy
CzytamyKoszt każdej przesyłki, przypisana usługa, data transakcji, konto firmy
AsystentZestawia miesięczne wydatki na korespondencję i rozkłada koszty między typy usług lub konta różnych oddziałów
CzytamyWybrana usługa pocztowa, imię i nazwisko lub nazwa firmy, ulica, kod pocztowy, miejscowość, zamówione ZPO
AsystentWeryfikuje kompletność i format adresów przed importem, zgłasza literówki i brakujące cyfry w kodach pocztowych
CzytamyLista adresatów z Excela, CRM lub bazy klientów przygotowana w formacie zgodnym z e-Nadawcą
AsystentGeneruje gotowy plik CSV lub tworzy przesyłki przez API dopiero po tym, jak pracownik przejrzy i zatwierdzi podgląd
Co się zmienia
Sekretariat i dział prawny przestają ręcznie szukać statusów w portalu i nigdy nie przeoczają terminu ZPO.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z e-Nadawca Poczty Polskiej na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. e-Nadawca Poczty Polskiej zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z e-Nadawca Poczty Polskiej
Łączymy się z e-Nadawcą przez oficjalne API Poczty Polskiej, dostępne w dwóch wariantach: starszym SOAP/WSDL i nowszym REST. Asystent pracuje w trybie odczytu przy pobieraniu statusów i danych ZPO. Przy tworzeniu wykazów nadawczych lub nadawaniu przesyłek dane trafiają do e-Nadawcy dopiero po tym, jak pracownik zatwierdzi podgląd.
Asystent stoi na serwerze firmy albo w zamkniętym środowisku chmurowym objętym umową powierzenia danych. Dane adresowe kontrahentów i numery przesyłek nie wychodzą poza to środowisko. Połączenie z API e-Nadawcy odbywa się z użyciem danych dostępowych przyznanych przez Pocztę Polską firmie i przechowywanych po stronie integracji.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywny dostęp do API e-Nadawcy: osobna umowa z Pocztą Polską, niezależna od konta portalu
- Dane dostępowe do webservice: login i hasło lub token przyznany przez Pocztę Polską
- Wskazane źródło spraw: Excel, CRM lub rejestr umów do powiązania przesyłek ze sprawami
- Osoba po stronie firmy odpowiedzialna za zatwierdzanie wykazów i alerty ZPO
- Ustalone role: kto widzi zestawienie kosztów, kto dostaje alerty, kto zatwierdza wysyłkę
Gdzie to działa najlepiej
Radca prawny
Termin odpowiedzi na wezwanie do zapłaty upływa za cztery dni. Radca pyta, czy pismo do Kowalskiego dotarło i kiedy je odebrał. Do tej pory sekretariat szukał odpowiedzi w portalu przez kilkanaście minut.
Z asystentem: Asystent zwraca datę i godzinę doręczenia oraz status ZPO w kilka sekund. Radca ma pewny dowód bez otwierania portalu e-Nadawcy i może skupić się na treści sprawy.
Pracownik sekretariatu
Spółdzielnia rozsyła zawiadomienia o walnym zebraniu do stu kilkudziesięciu właścicieli. Ktoś musi przygotować adresy w formacie CSV z poprawnymi kodami pocztowymi i przypisanymi usługami do importu w e-Nadawcy.
Z asystentem: Asystent generuje podgląd wykazu z adresami z bazy, wyłapuje kody pocztowe bez myślnika lub z literówką i zgłasza je do korekty. Pracownik zatwierdza gotową listę zamiast ręcznie sprawdzać każdy wiersz.
Kierownik administracji
Na koniec miesiąca kierownik chce wiedzieć, ile firma wydała na korespondencję i jak koszty rozkładały się między listy polecone a Pocztex. Dane siedzą w historii opłat e-Nadawcy, ale ręczne sumowanie zajmuje czas.
Z asystentem: Asystent pobiera historię opłat, zestawia koszty według usług i okresu i spina dane ze wszystkich kont oddziałów w jeden raport gotowy do przekazania zarządowi.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z e-Nadawca Poczty Polskiej →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie księguje kosztów przesyłek: przenosi kwoty z historii opłat do zestawienia, ale nie wpisuje ich do systemu finansowego firmy
- Nie zmienia statusów ani danych przesyłek w e-Nadawcy bez wyraźnej akceptacji pracownika
- Nie przypisuje przesyłek do centrum kosztów bez logiki ustalonej przed integracją
- Nie zastępuje fizycznej kartki ZPO: potwierdza daty z API, ale oryginał jest po stronie Poczty
Pytania o integrację z e-Nadawca Poczty Polskiej
Mamy już konto w e-Nadawcy. Czy integracja wymaga czegoś więcej?
Tak. Konto na portalu e-Nadawcy i dostęp do API to dwa różne uprawnienia. Drugie trzeba osobno zamówić u Poczty Polskiej przez wniosek o dostęp do webservice. Bez aktywnych danych do API nie ma punktu startowego dla integracji, nawet jeśli firma aktywnie korzysta z portalu na co dzień.
Skąd asystent wie, że dane ZPO należą do konkretnej sprawy?
Asystent łączy numer przesyłki z danymi wewnętrznymi firmy: rejestrem spraw, CRM lub Excelem z korespondencją. Połączenie wymaga, żeby przy nadaniu każdej przesyłki firma zapisała, której sprawy dotyczy. Bez tego powiązania asystent widzi numer i status, ale nie wie, czego to pismo dotyczyło.
Czy obsługujecie kilka kont w e-Nadawcy naraz, dla różnych oddziałów?
Tak. Jeśli firma prowadzi osobne konta dla różnych oddziałów lub użytkowników, asystent pobiera dane ze wszystkich i spina je w zbiorczy raport kosztów albo listę przesyłek. Uprawnienia do każdego konta konfigurujemy osobno podczas wdrożenia.
Co się dzieje, gdy Poczta Polska wyłączy lub zmieni API?
Gdy API jest niedostępne, asystent nie pobierze nowych statusów ani opłat, ale dane pobrane wcześniej pozostają w historii. Po przywróceniu połączenia integracja wznawia pobieranie automatycznie. Planowe zmiany w API wymagają aktualizacji integracji po naszej stronie, żeby nie utracić ciągłości.
Piętnaście minut o e-Nadawca Poczty Polskiej
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod e-Nadawca Poczty Polskiej, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
e-Nadawca Poczty Polskiej jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.