Integracje / e-Nadawca Poczty Polskiej
Dokumenty i dane firmy
Integracja AI: e-Nadawca Poczty Polskiej
Podłączamy API e-Nadawcy i czytamy statusy przesyłek, dane ZPO, wykazy nadawcze oraz historię opłat. Asystent odpowiada, czy pismo dotarło, kiedy wróciło ZPO i ile firma wydała na korespondencję w danym miesiącu.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
W skrócie
Jak asystent AI łączy się z systemem e-Nadawca Poczty Polskiej?
Łączymy się z e-Nadawcą przez oficjalne API Poczty Polskiej, dostępne w dwóch wariantach: starszym SOAP/WSDL i nowszym REST. Asystent pracuje w trybie odczytu przy pobieraniu statusów i danych ZPO.
- Na start potrzebujemy
- Aktywny dostęp do API e-Nadawcy: osobna umowa z Pocztą Polską, niezależna od konta portalu
- Czego asystent nie robi
- Nie księguje kosztów przesyłek: przenosi kwoty z historii opłat do zestawienia, ale nie wpisuje ich do systemu finansowego firmy
- Gdzie są dane
- Na Waszym serwerze. Zaczynamy od odczytu, zapis włączacie sami.
Dane z e-Nadawca Poczty Polskiej w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Przesyłki z ZPO: e-Nadawca. Moduł zbiera z konta e-Nadawcy wszystkie przesyłki polecone z zamówionym ZPO i pokazuje na bieżąco, które potwierdzenia wróciły, które są w drodze, a które przekroczyły termin oczekiwania. Sekretariat i radcowie widzą status każdego dowodu doręczenia bez logowania do portalu Poczty Polskiej.
- Wyświetla aktualny status ZPO bezpośrednio z konta e-Nadawcy
- Oznacza ZPO, które nie wróciły po upływie 14 dni od nadania
- Wykrywa przesyłki zwrócone po dwukrotnej awizacji bez odbioru
- Filtruje według konta nadawczego i etapu doręczenia
- Eksportuje zestawienie ZPO do XLSX dla archiwum kancelarii
Pytanie w czacie
Asystent wyłapuje błędy w kodach i adresach zanim trafią do e-Nadawcy: pracownik poprawia tylko te cztery wiersze zamiast sprawdzać sto kilkadziesiąt rekordów ręcznie.
Mam 127 adresatów do zawiadomień o walnym zgromadzeniu SM Zielone Wzgórze. Sprawdź listę przed importem do e-Nadawcy i wskaż, które kody pocztowe albo adresy wyglądają niepoprawnie.
Karta w narzędziu
Karta przesyłki zbiera pełną historię z e-Nadawcy w jednym miejscu: radca albo sekretariat widzi od razu, że ZPO nie wróciło i może podjąć decyzję bez szukania w portalu Poczty.
Moduł zastępuje ręczne przeglądanie portalu e-Nadawcy: status każdego ZPO jest widoczny od razu, a przeterminowane potwierdzenia są wyróżnione, zanim radca albo sekretariat zacznie szukać.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie e-Nadawca Poczty Polskiej włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyData wejścia do systemu, przejścia przez sortownię, prób doręczenia, zwrotu po awizacji, pole Status przesyłki
AsystentOdpowiada, w którym etapie jest konkretna przesyłka, i informuje wprost, gdy wróciła nieodebrana po dwukrotnej awizacji
CzytamyFlaga zamówienia ZPO, data nadania zwrotnego przez Pocztę, data potwierdzenia odbioru przez adresata
AsystentŚledzi powrót ZPO, szacuje dzień dotarcia na podstawie daty nadania i wysyła alert, gdy termin minął bez potwierdzenia
CzytamyLista przesyłek oddanych do placówki w danym dniu, data przyjęcia, potwierdzenie Poczty
AsystentPrzygotowuje podgląd wykazu do zatwierdzenia i wykrywa błędy w kodach pocztowych przed wczytaniem do e-Nadawcy
CzytamyKoszt każdej przesyłki, przypisana usługa, data transakcji, konto firmy
AsystentZestawia miesięczne wydatki na korespondencję i rozkłada koszty między typy usług lub konta różnych oddziałów
CzytamyWybrana usługa pocztowa, imię i nazwisko lub nazwa firmy, ulica, kod pocztowy, miejscowość, zamówione ZPO
AsystentWeryfikuje kompletność i format adresów przed importem, zgłasza literówki i brakujące cyfry w kodach pocztowych
CzytamyLista adresatów z Excela, CRM lub bazy klientów przygotowana w formacie zgodnym z e-Nadawcą
AsystentGeneruje gotowy plik CSV lub tworzy przesyłki przez API dopiero po tym, jak pracownik przejrzy i zatwierdzi podgląd
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Czy wezwanie do Kowalskiego zostało odebrane i kiedy dokładnie?”
- „Które ZPO z tego miesiąca jeszcze nie wróciły do biura?”
- „Ile wydaliśmy na korespondencję poleconą w trzecim kwartale?”
- „Czy wykaz nadawczy na jutro jest gotowy do zatwierdzenia?”
Co się zmienia
Sekretariat i dział prawny przestają ręcznie szukać statusów w portalu i nigdy nie przeoczają terminu ZPO.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
e-Nadawca to portal Poczty Polskiej dla firm, które nadają przesyłki hurtowo: kancelarie prawne, spółdzielnie mieszkaniowe, firmy windykacyjne, działy prawne i handlowe rozsyłające korespondencję urzędową. Praca na co dzień polega na tworzeniu wykazów nadawczych, importowaniu adresatów z pliku CSV lub przez API i oddawaniu przesyłek do placówki z potwierdzeniem przyjęcia.
Portal dzieli się na kilka obszarów: zarządzanie przesyłkami z bieżącymi statusami, obsługa ZPO, tworzenie wykazów nadawczych, historia opłat i dane adresowe adresatów. Dane o przesyłkach, koszty i daty doręczeń trzymane są po stronie Poczty Polskiej i dostępne przez przeglądarkę portalu albo przez API w wersji SOAP/WSDL lub REST.
Gdzie to działa najlepiej
Radca prawny
Termin odpowiedzi na wezwanie do zapłaty upływa za cztery dni. Radca pyta, czy pismo do Kowalskiego dotarło i kiedy je odebrał. Do tej pory sekretariat szukał odpowiedzi w portalu przez kilkanaście minut.
Z asystentem: Asystent zwraca datę i godzinę doręczenia oraz status ZPO w kilka sekund. Radca ma pewny dowód bez otwierania portalu e-Nadawcy i może skupić się na treści sprawy.
Pracownik sekretariatu
Spółdzielnia rozsyła zawiadomienia o walnym zebraniu do stu kilkudziesięciu właścicieli. Ktoś musi przygotować adresy w formacie CSV z poprawnymi kodami pocztowymi i przypisanymi usługami do importu w e-Nadawcy.
Z asystentem: Asystent generuje podgląd wykazu z adresami z bazy, wyłapuje kody pocztowe bez myślnika lub z literówką i zgłasza je do korekty. Pracownik zatwierdza gotową listę zamiast ręcznie sprawdzać każdy wiersz.
Kierownik administracji
Na koniec miesiąca kierownik chce wiedzieć, ile firma wydała na korespondencję i jak koszty rozkładały się między listy polecone a Pocztex. Dane siedzą w historii opłat e-Nadawcy, ale ręczne sumowanie zajmuje czas.
Z asystentem: Asystent pobiera historię opłat, zestawia koszty według usług i okresu i spina dane ze wszystkich kont oddziałów w jeden raport gotowy do przekazania zarządowi.
Jak się łączymy
Łączymy się z e-Nadawcą przez oficjalne API Poczty Polskiej, dostępne w dwóch wariantach: starszym SOAP/WSDL i nowszym REST. Asystent pracuje w trybie odczytu przy pobieraniu statusów i danych ZPO. Przy tworzeniu wykazów nadawczych lub nadawaniu przesyłek dane trafiają do e-Nadawcy dopiero po tym, jak pracownik zatwierdzi podgląd.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze firmy. Do modelu trafia tylko polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych klienta. Połączenie z API e-Nadawcy odbywa się z użyciem danych dostępowych przyznanych przez Pocztę Polską firmie i przechowywanych po stronie integracji.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywny dostęp do API e-Nadawcy: osobna umowa z Pocztą Polską, niezależna od konta portalu
- Dane dostępowe do webservice: login i hasło lub token przyznany przez Pocztę Polską
- Wskazane źródło spraw: Excel, CRM lub rejestr umów do powiązania przesyłek ze sprawami
- Osoba po stronie firmy odpowiedzialna za zatwierdzanie wykazów i alerty ZPO
- Ustalone role: kto widzi zestawienie kosztów, kto dostaje alerty, kto zatwierdza wysyłkę
Czego asystent nie robi
- Nie księguje kosztów przesyłek: przenosi kwoty z historii opłat do zestawienia, ale nie wpisuje ich do systemu finansowego firmy
- Nie zmienia statusów ani danych przesyłek w e-Nadawcy bez wyraźnej akceptacji pracownika
- Nie przypisuje przesyłek do centrum kosztów bez logiki ustalonej przed integracją
- Nie zastępuje fizycznej kartki ZPO: potwierdza daty z API, ale oryginał jest po stronie Poczty
Częste pytania
Mamy już konto w e-Nadawcy. Czy integracja wymaga czegoś więcej?
Tak. Konto na portalu e-Nadawcy i dostęp do API to dwa różne uprawnienia. Drugie trzeba osobno zamówić u Poczty Polskiej przez wniosek o dostęp do webservice. Bez aktywnych danych do API nie ma punktu startowego dla integracji, nawet jeśli firma aktywnie korzysta z portalu na co dzień.
Skąd asystent wie, że dane ZPO należą do konkretnej sprawy?
Asystent łączy numer przesyłki z danymi wewnętrznymi firmy: rejestrem spraw, CRM lub Excelem z korespondencją. Połączenie wymaga, żeby przy nadaniu każdej przesyłki firma zapisała, której sprawy dotyczy. Bez tego powiązania asystent widzi numer i status, ale nie wie, czego to pismo dotyczyło.
Czy obsługujecie kilka kont w e-Nadawcy naraz, dla różnych oddziałów?
Tak. Jeśli firma prowadzi osobne konta dla różnych oddziałów lub użytkowników, asystent pobiera dane ze wszystkich i spina je w zbiorczy raport kosztów albo listę przesyłek. Uprawnienia do każdego konta konfigurujemy osobno podczas wdrożenia.
Co się dzieje, gdy Poczta Polska wyłączy lub zmieni API?
Gdy API jest niedostępne, asystent nie pobierze nowych statusów ani opłat, ale dane pobrane wcześniej pozostają w historii. Po przywróceniu połączenia integracja wznawia pobieranie automatycznie. Planowe zmiany w API wymagają aktualizacji integracji po naszej stronie, żeby nie utracić ciągłości.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: dokumenty i dane firmy
e-Nadawca Poczty Polskiej jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.