Integracje / Estomed
Rezerwacje i wizyty
Integracja AI: Estomed
Podłączamy terminarz, plan leczenia (LP) i kosztorysy z Estomed oraz kartę pacjenta z historią wizyt i zgodami kontaktowymi. Asystent sprawdza wolne sloty, odpowiada na pytania o ceny z cennika gabinetu i wyłapuje pacjentów z niezrealizowanym planem leczenia.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Dane z Estomed w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Aktywne plany leczenia | Estomed. Moduł zbiera z Estomed wszystkich pacjentów z aktywnym planem leczenia i pokazuje, kto nie ma zaplanowanej kolejnej wizyty. Rejestratorka widzi w jednym miejscu, gdzie LP grozi porzuceniem, i wysyła przypomnienie jednym kliknięciem.
- Lista pacjentów z aktywnym LP i liczbą dni od ostatniej wizyty w Estomed
- Oznaczenie kosztorysów z niezaakceptowanymi pozycjami lub po terminie ważności
- Filtr: bez wizyty ponad 4 tygodnie i brak kolejnego terminu w kalendarzu
- Podgląd statusu każdej procedury LP: zaplanowana, wykonana, anulowana
- Gotowy SMS z prośbą o kontakt, wysyłka po zatwierdzeniu przez recepcję
Pytanie w czacie
Asystent sprawdza terminarz Estomed na żywo i proponuje konkretne sloty, zanim pacjent zdąży skończyć rozmowę z gabinetem.
Sprawdź w Estomed, czy fotel protetyczny ma wolne miejsca w przyszłym tygodniu na pierwszą konsultację. Pacjent pyta przez czat na stronie gabinetu.
Karta w narzędziu
Karta pacjenta z Estomed pokazuje pełną historię LP i kosztorysów, a asystent proponuje gotowy kontakt jednym kliknięciem recepcji.
Moduł w portalu redAi pobiera codziennie dane z Estomed i wskazuje, które plany leczenia grożą porzuceniem, zanim recepcja zdąży je sprawdzić ręcznie.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Estomed włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyWolne i zajęte sloty z przypisaniem do fotela i lekarza, typ wizyty i czas trwania zabiegu
AsystentSprawdza dostępność w czasie rzeczywistym, proponuje pacjentowi konkretne terminy i wpisuje wizytę do właściwego fotela
CzytamyData ostatniej wizyty, lekarz prowadzący, kanał kontaktu, zgody na marketing i kontakt SMS lub e-mail
AsystentTypuje pacjentów bez wizyty od ponad sześciu miesięcy i inicjuje kontakt przez właściwy kanał zgodnie z zapisaną zgodą
CzytamyLista zaplanowanych procedur, status każdej pozycji (zaplanowany, wykonany, anulowany) i termin ważności kosztorysu
AsystentWyłapuje pacjentów z aktywnym LP bez kolejnej wizyty i wysyła im przypomnienie o kontynuacji leczenia
CzytamyPozycje zaakceptowane i niezaakceptowane przez pacjenta, łączna kwota, data wystawienia
AsystentIdentyfikuje kosztorysy wystawione ponad 30 dni temu z pozycjami bez akceptacji i bez zaplanowanej wizyty, inicjuje kontakt
CzytamyNazwy procedur i aktualne ceny dla pacjentów prywatnych przypisane do kosztorysów w gabinecie
AsystentOdpowiada na pytania o ceny konkretnych zabiegów, podając wartości z aktualnej taryfy gabinetu, nie z pamięci asystenta
CzytamyWizyty opłacone i nieopłacone, zaległości na koncie pacjenta i daty rozliczenia
AsystentOznacza wizyty wykonane bez odnotowanej płatności i informuje recepcję o zaległościach wymagających kontaktu
CzytamyLista oczekujących pacjentów, miejsce na liście, dokumentacja sprawozdawcza dla kontraktu
AsystentOdpowiada pacjentom na pytanie o miejsce na liście oczekujących; decyzję o wpisie zawsze potwierdza recepcja
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Czy jest wolny termin do dr. Kowalskiego w przyszłym tygodniu?”
- „Ile kosztuje korona protetyczna albo wybielanie zębów?”
- „Kiedy mam zaplanowaną kolejną wizytę i do którego lekarza?”
- „Którzy pacjenci mają niezakończony plan leczenia od ponad miesiąca?”
Co się zmienia
Recepcja przestaje odbierać pytania o terminy i ceny, a pacjenci z niezakończonymi planami leczenia wracają dzięki automatycznym przypomnieniom.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Estomed to program do zarządzania gabinetem stomatologicznym od Kamsoft, skierowany do prywatnych gabinetów i placówek działających na kontrakcie z NFZ. Codzienna praca zaczyna się na terminarzu, gdzie każdy fotel i każdy lekarz ma osobny widok z dokładnością co do minuty. Rejestratorka otwiera kartę pacjenta, przypisuje wizytę do fotela i lekarza, ustawia typ zabiegu: konsultacja, kontrola, higienizacja albo konkretny zabieg.
Program obejmuje kilka wyraźnych obszarów: terminarz, kartoteka z historią i zgodami RODO, plan leczenia z kosztorysem powiązanym z cennikiem, moduł rozliczeń obsługujący wizyty prywatne i kontrakt z NFZ oraz kolejka oczekujących z dokumentacją sprawozdawczą. Dane trzymane są w relacyjnej bazie SQL Server na serwerze gabinetu. Wbudowany moduł SMS obsługuje standardowe powiadomienia o jutrzejszej wizycie.
Gdzie to działa najlepiej
Pracownica recepcji
Lekarz przy fotelu, pielęgniarka asystuje, recepcja odbiera czwarty telefon w kwadrans. Kolejny pacjent pyta przez czat na stronie gabinetu o cenę implantu i wolny termin na konsultację z dr. Kowalskim.
Z asystentem: Asystent sprawdza cennik i terminarz, podaje cenę z aktualnej taryfy, proponuje trzy wolne terminy w następnym tygodniu i wpisuje wybrany slot. Recepcja dostaje powiadomienie, nie ruszając słuchawki.
Właściciel gabinetu
W Estomed jest kilkuset pacjentów z planem leczenia ze statusem 'w trakcie'. Część nie wróciła od miesięcy, kosztorysy leżą z niezaakceptowanymi pozycjami. Nikt nie ma czasu przeglądać kilkuset kart co tydzień.
Z asystentem: Asystent co tydzień przegląda bazę, wyłapuje pacjentów z LP bez wizyty od ponad czterech tygodni i wysyła każdemu jeden SMS z prośbą o kontakt. Część wraca. Lista zawsze istnieje, bez ręcznej pracy recepcji.
Lekarz prowadzący
Środa rano, lekarz pyta recepcję, ile ma wolnych miejsc na piątek i czy jest ktoś z otwartym LP, kto nie zaplanował kolejnej wizyty. Recepcja nie ma czasu sprawdzać w Estomed przy pacjentach.
Z asystentem: Asystent wyciąga z terminarza wolne sloty na piątek i listę pacjentów z aktywnym LP bez kolejnej wizyty. Gotowe zestawienie w kilka sekund, bez angażowania rejestratorki.
Jak się łączymy
Estomed przechowuje dane w relacyjnej bazie SQL Server. Podłączamy się z uprawnieniami wyłącznie do odczytu, po uzgodnieniu z Kamsoft lub partnerem wdrożeniowym: połączenie przez sieć LAN gabinetu lub szyfrowany tunel VPN. Schemat tabel producent udostępnia partnerom na zapytanie. Portal i baza asystenta stoją na serwerze klienta, do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych gabinetu.
Gdy bezpośredni dostęp do bazy nie jest możliwy, używamy cyklicznego eksportu CSV lub XML przez Harmonogram zadań Windows. Plik ląduje w folderze, skrypt go odczytuje i aktualizuje bazę asystenta. Dane mają opóźnienie równe odstępowi eksportu, np. godzinę. Do przypomnień to wystarczy, do rezerwacji w czasie rzeczywistym potrzebny jest bezpośredni dostęp do bazy SQL.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp read-only do bazy SQL Server, uzgodniony z Kamsoft lub partnerem wdrożeniowym Estomed
- Schemat tabel bazy, który producent udostępnia partnerom integracyjnym na zapytanie
- Połączenie sieciowe do serwera SQL: ta sama sieć LAN gabinetu lub szyfrowany tunel VPN
- Osoba po stronie gabinetu do kontaktu z dostawcą i uzgodnienia zakresu dostępu
- Zgody pacjentów na kontakt SMS i e-mail w kartach, jeśli asystent ma wysyłać przypomnienia
Czego asystent nie robi
- Nie udziela porad medycznych: pytania diagnostyczne i wskazania do leczenia przekierowuje do lekarza
- Nie zmienia danych w bazie Estomed bez potwierdzenia: zapis wizyt odbywa się przez skrypt uzgodniony z dostawcą
- Nie ma dostępu do zdjęć RTG ani plików DICOM: te dane zostają w programie, poza zasięgiem asystenta
- Nie zastępuje lekarza przy kosztorysie: może go wyciągnąć z bazy i wysłać przypomnienie, ale treść tworzy lekarz w Estomed
Częste pytania
Jak długo trwa wdrożenie integracji z Estomed?
Zależy od drogi podłączenia. Eksport CSV lub XML można uruchomić w dni. Dostęp bezpośredni do bazy SQL Server wymaga uzgodnienia z Kamsoft i poznania schematu tabel: zazwyczaj od tygodnia do kilku tygodni, zależnie od czasu odpowiedzi producenta i konfiguracji po stronie IT gabinetu.
Co się stanie po aktualizacji Estomed, czy integracja przestanie działać?
Aktualizacja Estomed może zmienić strukturę bazy SQL Server. Dlatego schemat tabel potwierdzamy u producenta przed uruchomieniem. Po dużej aktualizacji sprawdzamy, czy odczytywane kolumny nie zmieniły nazwy. Zazwyczaj to kilkadziesiąt minut weryfikacji, nie pełne wdrożenie od nowa.
Czy integracja działa w gabinecie z kilkoma lekarzami i fotelami?
Tak. Terminarz Estomed trzyma fotele i lekarzy osobno, z dokładnością co do minuty. Asystent widzi dostępność każdego fotela i każdego lekarza niezależnie i umawia wizytę od razu do właściwego miejsca. Liczba foteli i lekarzy nie zmienia sposobu podłączenia, tylko zakres danych, do których dajemy dostęp.
Czy asystent może pisać do pacjentów w imieniu konkretnego lekarza?
Może. Wiadomości konfigurujemy przed uruchomieniem: możecie zdecydować, czy asystent pisze jako gabinet, czy powołuje się z imienia na lekarza prowadzącego z karty pacjenta. Podpisywanie się nazwiskiem konkretnej osoby wymaga wcześniejszego ustalenia treści wiadomości z zespołem.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: rezerwacje i wizyty
Estomed jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.