Integracje / Versum
Integracja AI z Versum
Podłączamy karty klientów, historię zabiegów, magazyn kosmetyków i raporty kasowe z Versum. Asystent typuje klientki do kontaktu po serii zabiegów, pilnuje stanów magazynowych i składa codzienne podsumowanie zmiany.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Versum. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Versum
Versum to oprogramowanie do zarządzania salonem urody, gabinetem kosmetycznym lub spa. Działa dziś pod marką Fresha. Praca w nim kręci się wokół pięciu obszarów: karty klientów, historia wizyt, magazyn kosmetyków, grafik i raporty kasowe. Trafia do firm, gdzie recepcja obsługuje codzienne wizyty i prowadzi kartotekę stałych klientów.
Na co dzień recepcja wpisuje notatki po zabiegach, kosmetyczki rejestrują zużycie produktów, a system zapisuje każdą wizytę i transakcję przy kasie. Dane przechowywane są w chmurze Fresha i dostępne z przeglądarki bez instalowania oprogramowania na komputerach salonu. Stany magazynowe aktualizują się w czasie rzeczywistym: każde zużycie produktu przy zabiegu pomniejsza stan od razu.
Co podłączamy w Versum
- Karty klientów: notatki po zabiegach, alergie, historia zakupów przy kasie
- Historia wizyt: daty, rodzaje zabiegów, pracownik, zużyte produkty
- Magazyn: aktualne stany, progi alarmowe, przypisanie produktów do usług
- Grafik: zaplanowane wizyty i typy usług na kolejne dni
- Raporty kasowe: sprzedane usługi, paragony i produkty detaliczne
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Które klientki skończyły serię mezoterapii i nie mają nic zarezerwowanego?"
„Czy ampułki do mezoterapii wystarczą na przyszły tydzień przy tym grafiku?"
„Ile wizyt odbyło się dzisiaj i co sprzedano przy kasie?"
„Kto miał keratynę ponad 14 tygodni temu i nie wrócił?"
Co dokładnie podłączamy w Versum
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyImię, nazwisko, dane kontaktowe, alergie, przeciwwskazania wpisane przez kosmetyczkę, historia zakupów detalicznych przy kasie.
AsystentTypuje klientki do kontaktu i dołącza do każdej pozycji podpowiedź co poruszyć w rozmowie, uwzględniając alergie i notatki z karty.
CzytamyData, godzina, rodzaj usługi, pracownik wykonujący, produkty zużyte z magazynu, notatka kosmetyczki po zabiegu, czas trwania.
AsystentWylicza, które klientki nie wróciły po upływie progu czasowego dla danego zabiegu, i buduje cotygodniową listę do zadzwonienia z datą i kontekstem.
CzytamyNazwy produktów, aktualne ilości, progi alarmowe, normy zużycia przypisane do konkretnych usług.
AsystentOblicza, czy obecny stan produktu wystarczy na zaplanowane zabiegi przed kolejną dostawą, i wskazuje kiedy złożyć zamówienie.
CzytamyZaplanowane wizyty na kolejne dni: typ usługi, liczba wizyt, przypisany pracownik.
AsystentŁączy z danymi magazynowymi i prognozuje zużycie produktów przed dostawą, zanim alert stanu minimalnego w Versumie w ogóle się pojawi.
CzytamyUsługi sprzedane danego dnia, produkty detaliczne kupione przy kasie, paragony i faktury.
AsystentSkłada codzienne podsumowanie zmiany: liczba wizyt, odwołania, sprzedaż detaliczna, dominujące usługi i obserwacje o stanie magazynu.
CzytamyLista klientów z historią wizyt i notatkami jako baza do spersonalizowanych wiadomości.
AsystentPrzygotowuje projekt wiadomości dopasowany do historii każdej klientki. Recepcja zatwierdza wysyłkę przez moduł kampanii w Versumie.
CzytamyPorównanie zużycia produktów według wykonanych zabiegów z faktycznym ubytkiem zarejestrowanym w magazynie.
AsystentWykrywa regularną różnicę między zużyciem teoretycznym a rzeczywistym i sygnalizuje, że rejestracja zużycia przez pracowników wymaga sprawdzenia.
Co się zmienia
Recepcja co poniedziałek dostaje gotową listę klientek do zadzwonienia, a właścicielka zamiast przeklikiwać raporty w Versumie czyta jedno zdanie podsumowania dnia.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Versum na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Versum zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Versum
Łączymy się z Versum przez API partnerskie Fresha lub przez cykliczny eksport pliku danych, zależnie od konfiguracji waszego konta. Połączenie ustawia firma wdrożeniowa: po waszej stronie wystarczy dać zgodę i wskazać, jakich wyników oczekujecie. Pracujemy wyłącznie w trybie odczytu. Żaden wpis w Versumie nie zmienia się bez zatwierdzenia przez pracownika salonu.
Asystent działa na serwerze klienta lub we własnej instancji chmurowej skonfigurowanej zgodnie z RODO. Dane osobowe klientek nie trafiają do zewnętrznych usług bez właściwej konfiguracji i podpisanej umowy powierzenia. Przed uruchomieniem sprawdzamy wspólnie, gdzie dane są przetwarzane i czy wszystkie wymagane umowy są na miejscu.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywne konto Versum lub Fresha z dostępem do API partnerskiego albo możliwością eksportu danych.
- Zadbane karty klientów: uzupełnione notatki po zabiegach i aktualne stany magazynowe.
- Osoba kontaktowa po stronie salonu, która zatwierdza uruchomienie i testuje pierwsze scenariusze.
- Podpisana umowa powierzenia danych osobowych zgodna z RODO, przed pierwszym połączeniem.
- Adres e-mail lub kanał Teams, na który asystent dostarcza listy i podsumowania.
Gdzie to działa najlepiej
Recepcjonistka salonu
Poniedziałkowy poranek przed otwarciem. Recepcjonistka nie przegląda ręcznie kartoteki w Versumie. Zamiast tego otwiera skrzynkę i widzi gotową listę klientek z datą ostatniego zabiegu i podpowiedzią co powiedzieć przy telefonie.
Z asystentem: Dzwoni do klientek z konkretnymi informacjami już w pierwszej godzinie pracy. Recepcja nie traci czasu na ręczne filtrowanie kart.
Właścicielka salonu
Koniec dnia pracy. Właścicielka nie otwiera raportów kasowych ani magazynowych w Versumie. Czeka na e-mail z podsumowaniem: liczba wizyt, odwołania, sprzedaż detaliczna i obserwacje o stanie magazynu.
Z asystentem: Decyzje podejmuje na podstawie jednego krótkiego tekstu. Wie, że ampułki do mezoterapii wystarczą na cztery dni i trzeba złożyć zamówienie.
Kierowniczka gabinetu
Środa rano, kilka dni przed dużą liczbą zaplanowanych zabiegów. Kierowniczka nie wie, czy produkty w magazynie wystarczą na wszystkie wizyty. Ręczne liczenie zajmuje kilkanaście minut i jest podatne na błędy.
Z asystentem: Asystent łączy dane grafiku z normami zużycia z magazynu Versum i podaje konkretną odpowiedź: ile produktu zostało i czy wystarczy. Zamówienie idzie z wyprzedzeniem, bez dopłaty za ekspresową dostawę.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Versum →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie zmienia żadnych danych w Versumie bez wyraźnego potwierdzenia przez pracownika salonu.
- Nie wysyła wiadomości do klientek bez zatwierdzenia przez recepcję lub właścicielkę.
- Nie wystawia faktur, paragonów ani dokumentów kasowych w imieniu salonu.
- Nie zastępuje księgowej: odczytuje raporty kasowe, ale nie przetwarza ich do celów podatkowych.
Pytania o integrację z Versum
Czy integracja działa przy podstawowej wersji Versum, bez modułów premium?
Do uruchomienia podstawowych scenariuszy, takich jak lista klientek do kontaktu i podsumowanie dnia, wystarczy dostęp do historii wizyt, kart klientów i raportów kasowych. Scenariusze magazynowe i kampanie wymagają odpowiednich modułów aktywnych w waszym koncie. Sprawdzamy to na etapie audytu przed konfiguracją.
Co się stanie z historią klientek, którą mamy w Versumie od lat?
Historia klientek to podstawa, na której pracuje asystent. Im dłuższa, tym dokładniejsze typowanie do kontaktu i trafniejsze obserwacje o wzorcach powrotów. Stare dane nie są problemem: dają asystentowi więcej materiału od pierwszego dnia. Nie usuwamy ani nie przenosimy historii, tylko ją odczytujemy.
Czy asystent działa tylko w godzinach otwarcia salonu?
Asystent może generować listy i raporty o dowolnej porze, ale konfigurujemy go tak, żeby dostarczał wyniki w ustalonym momencie: lista klientek w poniedziałek rano, podsumowanie dnia wieczorem. Nie prowadzi nadzoru w czasie rzeczywistym przez całą dobę, chyba że taką potrzebę zdefiniujecie na etapie wdrożenia.
Czy możemy zacząć od jednego scenariusza i dokładać kolejne później?
Tak i właśnie tak zalecamy zaczynać. Jeden scenariusz, np. cotygodniowa lista klientek do zadzwonienia, uruchamiamy i testujemy przez miesiąc. Oceniacie, czy listy są trafne i czy recepcja z nich korzysta. Dopiero wtedy dochodzą kolejne: magazyn, podsumowanie dnia, kampanie SMS.
Piętnaście minut o Versum
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Versum, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Rezerwacje i wizyty
Versum jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.