Integracje / Finanse, księgowość i prawo / Kancelaria Notarialna
Programy branżowe
Integracja AI: Kancelaria Notarialna
Podłączamy eksporty z Repertorium A i B, pliki Word z aktami oraz dane e-wniosków wieczystoksięgowych. Asystent sprawdza brakujące dokumenty przed czynnością, oblicza taksę i opłaty sądowe oraz śledzi, do których aktów wniosek do EKW już poszedł.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
W skrócie
Jak asystent AI łączy się z systemem Kancelaria Notarialna?
Wolters Kluwer nie udostępnia publicznego API dla tego programu. Korzystamy z trzech dróg: regularne odczytywanie eksportów z repertorium w pliku Excel lub PDF, dostęp tylko do odczytu do lokalnej bazy danych na serwerze kancelarii oraz monitorowanie folderu z plikami .docx aktów.
- Na start potrzebujemy
- Dostęp do folderu z plikami .docx aktów na serwerze kancelarii (tylko odczyt)
- Czego asystent nie robi
- Asystent nie modyfikuje danych w repertorium ani w bazie programu: ma wyłącznie dostęp do odczytu
- Gdzie są dane
- Na Waszym serwerze. Zaczynamy od odczytu, zapis włączacie sami.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Kancelaria Notarialna włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
Czytamynumer aktu, data sporządzenia, rodzaj czynności, imiona i nazwiska stron, PESEL lub NIP, wartość przedmiotu, pobrana taksa i podatki
AsystentPrzegląda wpisy, zestawia czynności z wybranego okresu i odpowiada na pytania o konkretne akty, strony lub sumy opłat
Czytamywpisy poświadczeń i czynności pozaaktowych z datami, danymi stron, rodzajem czynności i pobranymi opłatami
AsystentUzupełnia obraz pracy kancelarii przy zestawieniach i szukaniu historii czynności konkretnego klienta
Czytamytreść plików .docx: numery działek ewidencyjnych, adresy nieruchomości, dane stron, cena i warunki zapłaty
AsystentPrzeszukuje treść aktów po stronach, działkach i datach, szybciej niż ręczne otwieranie kolejnych plików
Czytamynumer KW, typ wniosku (wpis własności, wpis hipoteki, wykreślenie) i data wysłania z programu
AsystentSprawdza, do których aktów wniosek już poszedł, podaje numer i odsyła klienta do portalu EKW po bieżący status
CzytamyPESEL, adresy i dokumenty tożsamości przechowywane w programie, uzupełniane skanami przynoszonymi przed czynnością
AsystentWyciąga z dokumentów dane do szkicu aktu: numery działek, dane stron, cenę i warunki, generuje wersję roboczą .docx
Czytamypliki Excel lub PDF z wpisami repertorium za wybrany przedział: liczba czynności, rodzaje, wartości i sumy taksy
AsystentPodsumowuje miesiąc lub kwartał: ile aktów, jakie rodzaje czynności, łączna wartość przedmiotów i łączna pobrana taksa
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Jakich dokumentów brakuje do aktu sprzedaży nieruchomości w piątek o 10:00?”
- „Ile wyniesie taksa i łączne opłaty przy darowiźnie mieszkania wartego 450 000 zł?”
- „Czy wniosek do ksiąg wieczystych po umowie z 8 listopada już został wysłany?”
- „Ile aktów sporządziliśmy w październiku i jaka była łączna wartość przedmiotów czynności?”
Co się zmienia
Aplikant przestaje ręcznie sprawdzać foldery i liczyć opłaty, bo asystent robi to przed każdą czynnością i odpowiada klientom o status e-wniosków bez angażowania notariusza.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Kancelaria Notarialna od Wolters Kluwer to program do prowadzenia kancelarii notarialnej w Polsce. Obsługuje dwa repertoria: A dla aktów notarialnych i B dla poświadczeń i innych czynności. Przez dodatek do Microsoft Word wspiera tworzenie i przechowywanie aktów jako pliki .docx. Program ma wbudowaną funkcję wysyłania e-wniosków do systemu EKW Ministerstwa Sprawiedliwości. Dane repertorium i klientów trzyma w lokalnej bazie na serwerze kancelarii.
Na co dzień aplikant planuje czynności, kompletuje dokumenty dla każdego klienta z osobna, oblicza taksę i opłaty oraz wypełnia wpisy w repertorium. Po każdej czynności przenoszącej własność nieruchomości notariusz wysyła wniosek do EKW przez wbudowaną funkcję programu. Pliki .docx aktów leżą w folderach na serwerze kancelarii, a zestawienia z repertorium można eksportować do pliku Excel lub PDF.
Gdzie to działa najlepiej
Aplikant notarialny
Klient przysłał skany: odpis z KW, dowody tożsamości obojga stron i umowę przedwstępną. Aplikant prosi asystenta o przygotowanie pierwszego szkicu aktu sprzedaży nieruchomości na podstawie tych dokumentów.
Z asystentem: Asystent wyciąga z skanów numery działek, adresy, dane stron i warunki zapłaty, generuje wersję roboczą .docx. Notariusz dostaje punkt wyjścia i dopisuje klauzule wymagające oceny prawnej.
Notariusz w kancelarii
Przed czynnością notariusz pyta asystenta o łączne opłaty przy umowie darowizny mieszkania wartego 600 000 zł od matki dla córki, żeby poinformować klienta przez telefon przed wizytą.
Z asystentem: Asystent oblicza taksę według rozporządzenia o maksymalnych stawkach, zerową stawkę podatku od spadków w I grupie podatkowej (SD-Z2 w terminie) i opłatę sądową za wpis własności. Notariusz weryfikuje wynik i podaje kwotę.
Kierownik kancelarii
Na koniec miesiąca kierownik pyta asystenta o podsumowanie czynności z eksportów repertorium za październik: ile aktów, jakie rodzaje, łączna wartość przedmiotów i łączna pobrana taksa.
Z asystentem: Asystent przegląda plik eksportu i zwraca zestawienie z podziałem na rodzaje czynności i sumy opłat. Zamiast ręcznego liczenia w Excelu kierownik dostaje odpowiedź w kilka sekund.
Jak się łączymy
Wolters Kluwer nie udostępnia publicznego API dla tego programu. Korzystamy z trzech dróg: regularne odczytywanie eksportów z repertorium w pliku Excel lub PDF, dostęp tylko do odczytu do lokalnej bazy danych na serwerze kancelarii oraz monitorowanie folderu z plikami .docx aktów. Dostęp do bazy daje więcej danych i szybszy dostęp, ale wymaga wcześniejszego sprawdzenia umowy licencyjnej z Wolters Kluwer lub własnym IT kancelarii.
Portal z dokumentami i historią rozmów stoi na serwerze kancelarii. Asystent ma dostęp wyłącznie do odczytu do wskazanych folderów i tabel, bez uprawnień do modyfikowania czegokolwiek w programie. Do modelu AI trafiają polecenie i fragmenty potrzebne do konkretnej odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych klientów kancelarii.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do folderu z plikami .docx aktów na serwerze kancelarii (tylko odczyt)
- Eksporty repertorium w formacie Excel lub PDF albo dostęp do odczytu lokalnej bazy programu
- Potwierdzenie od IT lub dostawcy, że dostęp do bazy nie narusza umowy licencyjnej z Wolters Kluwer
- Osoba po stronie kancelarii do przeprowadzenia pierwszych sesji konfiguracyjnych i sprawdzenia checklisty
- Lista wymaganych dokumentów dla poszczególnych rodzajów czynności do zbudowania checklisty asystenta
Czego asystent nie robi
- Asystent nie modyfikuje danych w repertorium ani w bazie programu: ma wyłącznie dostęp do odczytu
- Szkic aktu z asystenta to wersja robocza do weryfikacji przez notariusza, nie dokument z mocą urzędową
- Asystent nie sprawdza statusu wpisu w księdze wieczystej bezpośrednio w EKW: odsyła do portalu EKW, gdzie klient sprawdza to samodzielnie
- Obliczone opłaty są propozycją do sprawdzenia przez notariusza, bo odpowiedzialność za prawidłowość opłat leży po stronie kancelarii
Częste pytania
Czy potrzebujemy zgody Wolters Kluwer przed podłączeniem asystenta?
Czytanie lokalnej bazy na własnym serwerze kancelarii zwykle nie narusza licencji, ale przed pierwszym połączeniem sprawdzamy razem, co mówi Wasza umowa licencyjna. Przy drodze przez eksporty plików Excel i folder z aktami Word ten krok jest prostszy, bo nie wchodzimy bezpośrednio do bazy programu.
Czy asystent poradzi sobie z archiwalnymi aktami sprzed kilku lat?
Tak, o ile pliki .docx aktów i eksporty repertorium z tamtego okresu są dostępne na serwerze kancelarii. Asystent indeksuje dokumenty z całego dostępnego archiwum, nie tylko z bieżącego roku, i przeszukuje je po stronach, działkach i datach czynności.
Czy asystent działa też przy czynnościach innych niż sprzedaż nieruchomości?
Tak. Asystent czyta repertorium i akty niezależnie od rodzaju czynności: testamenty, pełnomocnictwa, umowy spółek, podziały majątku. Sprawdzanie brakujących dokumentów i obliczanie opłat działają dla każdego rodzaju czynności, o ile skonfigurujemy odpowiednie checklisty.
Czy kilka osób w kancelarii może jednocześnie pytać asystenta o różne akty?
Tak. Asystent działa na serwerze kancelarii i obsługuje pytania wielu osób równocześnie, każdej o jej aktach i klientach. Aplikant i notariusz mogą korzystać z asystenta niezależnie, bez czekania w kolejce.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: programy branżowe
Kancelaria Notarialna jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.