Integracje / KS-APTEKA
Integracja AI z KS-APTEKA
Podłączamy się do bazy SQL KS-APTEKA przez widok bazodanowy bez danych pacjentów i odczytujemy kartotekę leków, bieżące stany magazynowe, historię sprzedaży oraz rejestr defektów. Asystent codziennie typuje leki z niewystarczającym stanem na kolejne dni rotacji i przygotowuje propozycję zamówienia do KS-AOW.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod KS-APTEKA. Bez umowy i bez karty.
Czym jest KS-APTEKA
KS-APTEKA to system KAMSOFT przeznaczony dla aptek jednolokalowych i małych sieci. Obsługuje sprzedaż przy ladzie, realizację recept papierowych i e-recept przez platformę P1, rozliczenia z NFZ oraz zamawianie leków przez moduł KS-AOW. Na każdym stanowisku kasowym farmaceuta pracuje w nim przez cały dzień: od pierwszego paragonu po zamknięcie raportu zmiany.
Wszystkie dane trzyma w lokalnej bazie SQL na serwerze w aptece. Baza zawiera kartotekę leków z kodami i cenami, kompletną historię transakcji, dokumenty przyjęć od hurtowni, rejestr defektów i listę rezerwacji klientowskich. Przy typowej aptece jednolokalowej cała historia sprzedaży z kilku lat mieści się na tym samym serwerze, bez połączenia z zewnętrzną chmurą.
Co podłączamy w KS-APTEKA
- Kartoteka leków: kody BLOZ, EAN, grupy terapeutyczne, ceny zakupu i sprzedaży
- Stany magazynowe bieżące: ilość każdego indeksu w danej chwili
- Historia sprzedaży: pozycje paragonów i faktur z podziałem na daty i formy sprzedaży (OTC, NFZ)
- Rejestr defektów: leki, o które klienci pytali przy ladzie, a których nie było w aptece
- Zamówienia KS-AOW i dokumenty PZ: historia dostaw od Neuca, Farmacol, PGF i innych hurtowni
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Których leków wystarczy na mniej niż 3 dni przy obecnym tempie sprzedaży?"
„Co warto domówić przed długim weekendem, żeby nie zostać z pustą półką?"
„Które indeksy zalegają ponad 60 dni i mają bliski termin ważności?"
„Przy których rezerwacjach mamy za mało towaru, żeby zrealizować wszystkie pozycje?"
Co dokładnie podłączamy w KS-APTEKA
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyNazwy handlowe, kody BLOZ i EAN, dawki, postacie farmaceutyczne, grupy terapeutyczne, ceny zakupu i detaliczne
AsystentŁączy indeksy z historią sprzedaży i defektami, żeby wskazać, które leki rotują szybko, a które od tygodni stoją na półce
CzytamyAktualna ilość każdego indeksu w magazynie, dostępna w czasie zbliżonym do rzeczywistego po każdej transakcji
AsystentZestawia stan z dzienną rotacją z ostatnich 30 dni i wylicza, przy których lekach zapas wystarczy na mniej niż dwa dni
CzytamyPozycje paragonów i faktur z datą, stanowiskiem kasowym i formą sprzedaży: OTC, recepta pełnopłatna, refundacja NFZ
AsystentWykrywa sezonowość i skoki popytu, np. wzrost sprzedaży leków przeciwgorączkowych przed długim weekendem lub końcem miesiąca
CzytamyLeki wpisane przez farmaceutę jako brak w chwili pytania klienta przy ladzie, z datą i orientacyjną ilością pytaną
AsystentZestawia powtarzające się defekty z poziomem minimum magazynowego i wskazuje, gdzie parametr w KS-APTEKA wymaga korekty
CzytamyLista zarezerwowanych leków z datą złożenia, statusem realizacji i przewidywanym terminem dostawy od hurtowni
AsystentCodziennie sprawdza, które rezerwacje czekają na odbiór ponad siedem dni, i czy bieżący stan pokrywa wszystkie oczekujące pozycje
CzytamyDaty i ilości przyjęć od hurtowni: Neuca, Farmacol, Pelion, PGF, z ceną zakupu i numerem dostawy
AsystentAnalizuje rytm i wartości dostaw, pilnuje minimów zamówienia poszczególnych hurtowni i flaguje propozycje, które nie spełniają warunków handlowych
Co się zmienia
Kierownik apteki zamiast ręcznie przeglądać kartotekę każdego ranka dostaje gotową listę braków i propozycję zamówienia do zatwierdzenia.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z KS-APTEKA na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. KS-APTEKA zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z KS-APTEKA
Podłączamy się do bazy SQL KS-APTEKA przez konto techniczne z uprawnieniami wyłącznie do odczytu. Na poziomie bazy tworzymy widok bazodanowy, który zawiera tylko kolumny potrzebne do analizy: kody leków, ilości, daty transakcji, stany magazynowe. Żadna kolumna z danymi pacjenta ani treścią recepty nie wchodzi w zakres tego widoku.
Asystent działa na serwerze po Waszej stronie lub w sieci VPN i odpytuje bazę cyklicznie: najczęściej raz na dobę, przed otwarciem apteki. Pracuje wyłącznie w trybie odczytu. Propozycja zamówień trafia na maila lub do kanału Teams i czeka na zatwierdzenie przez kierownika. Nic nie zapisuje do KS-APTEKA i nie wysyła zamówień bez akceptacji człowieka.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do bazy SQL KS-APTEKA przez konto techniczne z uprawnieniami do odczytu
- Serwer lub maszyna wirtualna w sieci lokalnej apteki albo dostęp przez VPN
- Kierownik lub farmaceuta dostępny do weryfikacji wyników przez pierwsze dwa do trzech tygodni pilota
- Sprawdzenie warunków licencji KAMSOFT pod kątem dostępu zewnętrznych narzędzi do bazy danych
- Dokumentacja przetwarzania danych zaopiniowana przez IOD lub prawnika przed uruchomieniem
Gdzie to działa najlepiej
Kierownik apteki
Poniedziałkowy ranek, przed otwarciem. Kierownik sprawdza maila i widzi automatyczny briefing: cztery leki, przy których stan wystarczy na jeden do dwóch dni, z podaną średnią dzienną sprzedażą z ostatnich trzydziestu dni.
Z asystentem: Bez otwierania KS-APTEKA decyduje, co dorzucić do dzisiejszego zamówienia. Zamiast pół godziny przy kartotece zajmuje mu to pięć minut.
Farmaceuta ds. zamówień
Środa przed długim weekendem. Farmaceuta dostaje propozycję zamówienia podzieloną na hurtownie, z zaznaczeniem, które pozycje przekraczają minimalne wartości zamówień Neuca i Farmacol, a które nie.
Z asystentem: Usuwa dwie pozycje, które zna z lokalnych okoliczności, i zatwierdza resztę. Zamówienie wychodzi szybciej, a ryzyko braków przed weekendem spada.
Właściciel apteki
Koniec kwartału. Właściciel chce zobaczyć, które leki od miesięcy zalegają w magazynie przy sprzedaży poniżej dwóch opakowań miesięcznie. Dotąd wymagało to ręcznego przeglądania raportów w KS-APTEKA.
Z asystentem: Asystent generuje listę wolno rotujących indeksów z szacowaną wartością zamrożonego kapitału. Właściciel decyduje, co oddać do hurtowni, a co przecenić.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z KS-APTEKA →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie zapisuje danych do bazy KS-APTEKA i nie zmienia stanów magazynowych bez potwierdzenia przez człowieka
- Nie składa zamówień do hurtowni samodzielnie: propozycja zawsze czeka na zatwierdzenie przez uprawnioną osobę
- Nie przetwarza danych osobowych pacjentów, treści recept ani informacji z systemu eWUŚ
- Nie zastępuje kierownika przy decyzjach dotyczących obrotu lekami nadzorowanymi przez Państwową Inspekcję Farmaceutyczną
Pytania o integrację z KS-APTEKA
Czy asystent działa, gdy apteka ma dwa punkty w jednej bazie KS-APTEKA?
Tak. Jeśli oba punkty trzymają dane w jednej bazie, asystent analizuje stany i sprzedaż dla każdej lokalizacji osobno i zestawia je ze sobą. Przydaje się to przy ustalaniu, z którego punktu warto przesunąć towar, zanim złożycie zamówienie do hurtowni.
Co się dzieje, gdy KAMSOFT zmieni strukturę bazy po aktualizacji systemu?
Przy aktualizacji zmieniającej nazwy tabel lub kolumn mapowanie danych wymaga przeglądu z naszej strony. Przed uruchomieniem dokumentujemy dokładnie, z których kolumn korzystamy. Jeśli coś się zmieni, asystent sygnalizuje błąd przy odczycie zamiast milczeć i podawać błędne dane. Aktualizację mapowania robimy razem z Wami.
Czy można wdrożyć tylko analizę defektów i nie ruszać zamówień?
Tak, to jedna z częstszych ścieżek startowych. Zaczynamy od jednego zadania: codziennego podsumowania defektów z ostatniego tygodnia zestawionego z historią sprzedaży. Kiedy kierownik zobaczy, że lista jest trafna i warto jej ufać, rozszerzamy o propozycję zamówień. Nie ma potrzeby uruchamiać wszystkiego naraz.
Kto z apteki musi być zaangażowany, żeby wdrożenie ruszyło?
Wystarczy kierownik apteki lub osoba odpowiedzialna za zamówienia. Potrzebujemy kogoś, kto zna układ danych w KS-APTEKA i może ocenić, czy wyniki mają sens. Informatyk potrzebny jest tylko przy tworzeniu konta technicznego w bazie, co zajmuje zwykle godzinę. Potem pracujemy sami i raportujemy wyniki kierownikowi.
Piętnaście minut o KS-APTEKA
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod KS-APTEKA, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Programy branżowe
KS-APTEKA jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.