Jak AI czyta akty notarialne i repertorium z programu Kancelaria Notarialna i co zyska Wasza kancelaria?

Tak, AI można podłączyć do pracy z programem Kancelaria Notarialna od Wolters Kluwer, choć nie przez gotowe, publiczne API producenta. Asystent czyta akty z folderu Word, eksportowane dane repertorium i pliki e-wniosków, a potem odpowiada na pytania o brakujące dokumenty, oblicza taksę notarialną albo sprawdza, do których aktów nie wysłano jeszcze wniosku do ksiąg wieczystych. Wszystko, co wymaga podpisu notariusza lub oceny prawnej, zostaje przy człowieku.

Gdzie w kancelarii notarialnej ucieka czas, zanim klient podpisze akt?

Zanim strony usiądą przy stole i akt zostanie odczytany, aplikant wykonuje kilkanaście czynności, które na papierze wyglądają prosto, ale w praktyce zjadają dużo czasu. Typowy dzień zaczyna się od przejrzenia, co jest zaplanowane: umowa sprzedaży nieruchomości o 10:00, testament o 12:30, pełnomocnictwo do zbycia udziałów o 15:00. Każda czynność wymaga osobnego zestawu dokumentów.

Przy umowie sprzedaży nieruchomości trzeba sprawdzić, czy klient przyniósł aktualny odpis z księgi wieczystej, zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej o braku zaległości w opłatach, zaświadczenie z urzędu gminy o przeznaczeniu działki w MPZP, zaświadczenie o zameldowaniu (jeśli lokal pochodzi ze spółdzielni), a nierzadko też oświadczenie banku o saldzie kredytu hipotecznego. Gdy czegoś brakuje, aplikant dzwoni. Albo pisze. Albo klient dzwoni z pytaniem, co właściwie ma przynieść i czy zdąży.

Repertorium wypełnia się z każdą czynnością: numer aktu, data sporządzenia, rodzaj czynności, dane stron, wartość przedmiotu, pobrana taksa, podatek PCC lub podatek od spadków i darowizn. Program Kancelaria Notarialna automatyzuje sporą część wpisów, ale zebranie danych wejściowych i tak leży po stronie człowieka.

E-wnioski wieczystoksięgowe to osobny temat. Po każdej czynności przenoszącej własność nieruchomości notariusz przesyła wniosek do systemu EKW przez zintegrowaną funkcję programu. Potem klienci pytają, czy wniosek przeszedł i kiedy wpis będzie widoczny w księdze. Odpowiedź za każdym razem zajmuje kilka minut sprawdzania.

Do tego dochodzi obliczanie opłat. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej daje widełki zależne od wartości przedmiotu czynności. Do taksy dochodzi podatek PCC (2% wartości rynkowej przy sprzedaży nieruchomości), opłata sądowa za wpis do księgi wieczystej i nierzadko podatek od spadków i darowizn. Każdy składnik wymaga skupienia. Błąd w opłatach to kłopot dla całej kancelarii.

Jakie moduły i dane z programu Kancelaria Notarialna czyta asystent AI?

Program Kancelaria Notarialna od Wolters Kluwer działa w kilku obszarach, z których część udostępnia dane w formach możliwych do odczytu przez zewnętrzny system. Poniżej to, z czym AI realnie pracuje.

Repertorium: centralny rejestr czynności notarialnych. Program prowadzi Repertorium A (akty notarialne) i Repertorium B (poświadczenia i inne czynności). Każdy wpis zawiera numer kolejny, datę sporządzenia, rodzaj czynności, dane stron (imiona, nazwiska, PESEL lub NIP), wartość przedmiotu i pobrane opłaty. Program generuje eksporty i zestawienia z repertorium: te pliki czyta asystent.

Akty i dokumenty w formacie Word: program ma dodatek do Microsoft Word, przez który tworzy się drafty i finalne wersje aktów notarialnych. Pliki .docx leżą lokalnie w folderach kancelarii. Asystent, który ma dostęp do tego folderu (tylko odczyt), może przeszukać treść aktów, sprawdzić daty, nazwy stron, numery działek ewidencyjnych albo adresy nieruchomości. Szybciej niż ręczne otwieranie kolejnych plików.

Dane o opłatach: informacje o pobranych opłatach trafiają do repertorium i do dokumentów finansowych kancelarii. Asystent może przejrzeć zestawienie taksy z danego okresu albo sprawdzić, jak obliczona była opłata przy konkretnym akcie.

E-wnioski wieczystoksięgowe: funkcja wysyłania wniosków do systemu EKW (Elektroniczne Księgi Wieczyste Ministerstwa Sprawiedliwości) generuje dane o wysłanych wnioskach: numer KW, typ wniosku (wpis własności, wpis hipoteki, wykreślenie), datę wysłania. Asystent może monitorować te dane i podpowiadać, do których aktów wniosek już poszedł, a do których nie.

Dane osobowe klientów (PESEL, adresy, dokumenty tożsamości) przechowywane są w programie. Do asystenta trafiają tylko w zakresie niezbędnym do konkretnego zadania i wyłącznie na wewnętrznym serwerze kancelarii, z zachowaniem wymogów RODO i tajemnicy notarialnej.

Jak fizycznie podłączamy AI: bez publicznego API, ale z legalnymi drogami

Wolters Kluwer nie opisuje publicznie żadnego otwartego API dla programu Kancelaria Notarialna. Nie ma dokumentacji REST ani SOAP, nie ma gotowych webhooków. To nie jest wyjątek: wiele specjalistycznych programów dla kancelarii i biur prawnych w Polsce działa podobnie. Nie oznacza to jednak, że integracja jest niemożliwa.

Mamy kilka legalnych dróg:

• Eksport danych z repertorium: program pozwala generować zestawienia i eksporty (zazwyczaj do pliku Excel lub PDF). Asystent może odczytywać te pliki regularnie: automatycznie o ustalonej porze albo na żądanie. To najprostsza droga na start, bez ingerencji w strukturę programu.
• Dostęp do lokalnej bazy danych: program przechowuje dane w lokalnej bazie na serwerze kancelarii. Przy odpowiednich uprawnieniach można udzielić asystentowi dostępu tylko do odczytu (SELECT), bez możliwości modyfikowania czegokolwiek. Ta droga daje więcej danych i szybszy dostęp, ale wymaga pracy IT: trzeba znać strukturę bazy i uzgodnić zasady dostępu, najlepiej po konsultacji z dostawcą programu albo własnym administratorem IT.
• Monitorowanie folderu z aktami Word: gdy pliki .docx aktów trafiają do określonego katalogu na serwerze kancelarii, asystent może monitorować ten folder i indeksować nowe dokumenty. Ten sposób sprawdza się przy wyszukiwaniu w treści aktów i przy przeszukiwaniu historii czynności.
• Pliki e-wniosków: wnioski do EKW generowane przez program mają ustrukturyzowany format z danymi o numerze KW, typie wniosku i dacie wysłania. Asystent może je czytać i zestawiać z wpisami w repertorium.

Wszystko działa na serwerze kancelarii, nie w zewnętrznej chmurze. Kancelaria notarialna pracuje z danymi objętymi tajemnicą notarialną, więc infrastruktura zostaje wewnątrz. Asystent dostaje dostęp tylko do odczytu, do konkretnych folderów i tabel. Żadnych uprawnień do zapisu i żadnych połączeń z zewnętrznymi serwisami bez wyraźnej zgody kancelarii.

Zanim cokolwiek podłączymy, sprawdzamy razem, co producent i umowa licencyjna mówią o dostępie do bazy danych. W praktyce czytanie lokalnej bazy na własnym serwerze kancelarii nie narusza licencji, ale dobrze mieć to potwierdzone przed pierwszym połączeniem.

Sześć sytuacji z kancelarii, w których AI przejmuje powtarzalną robotę

Poniżej konkretne przykłady, oparte na tym, co kancelarie notarialne robią co tydzień. Nie teoria: to pytania, z którymi aplikanci faktycznie tracą czas.

1. Sprawdzanie listy dokumentów przed aktem

Aplikant wpisuje do asystenta: "Jakich dokumentów brakuje do aktu sprzedaży nieruchomości w środę o 11:00?" Asystent przegląda folder klienta, sprawdza, co już zostało przysłane, i porównuje z checklistą dla danego rodzaju czynności. Odpowiedź: "Brakuje zaświadczenia ze spółdzielni mieszkaniowej i zaświadczenia o zameldowaniu. Wyciąg z KW mamy, umowa deweloperska jest." Aplikant dzwoni tylko po te dwie rzeczy. Nie po wszystkie.

2. Odpowiedź klientowi o status e-wniosku

Klient pisze lub dzwoni: "Czy mój wniosek do ksiąg wieczystych po umowie sprzedaży z 5 listopada już przeszedł?" Asystent sprawdza dane e-wniosków powiązanych z tym klientem i datą, podaje numer wniosku i odsyła do portalu EKW, gdzie klient może sprawdzić bieżący status. Bez przekopywania się przez foldery ręcznie. Bez "zadzwonię i sprawdzę, oddzwonię za chwilę".

3. Obliczanie opłat do planowanej czynności

Notariusz pyta: "Ile wyniesie taksa i jakie będą łączne opłaty przy umowie darowizny mieszkania wartego 600 000 zł od matki dla córki?" Asystent oblicza taksę według rozporządzenia o maksymalnych stawkach, zerową stawkę podatku od spadków i darowizn w I grupie podatkowej przy złożeniu formularza SD-Z2 w terminie, opłatę sądową za wpis własności i sumuje całość. Wynik do sprawdzenia przez notariusza. Zawsze.

4. Szkic aktu na podstawie zebranych dokumentów

Aplikant wgrywa skany dokumentów klienta: odpis z KW, dowody tożsamości stron, umowę przedwstępną. Prosi asystenta o przygotowanie pierwszego szkicu aktu sprzedaży. Asystent wyciąga z dokumentów numery działek ewidencyjnych, adresy, dane stron, cenę i warunki zapłaty, a potem generuje wersję roboczą w formacie Word, do której notariusz dopisuje klauzule wymagające oceny prawnej. U jednego klienta ten etap skrócił się o dobrą godzinę przy każdym bardziej złożonym akcie ze zmianą warunków finansowania.

5. Zestawienie z repertorium za miesiąc

Koniec miesiąca. Pytanie do asystenta: "Podsumuj czynności z października: ile aktów, jakie rodzaje, łączna wartość przedmiotów, łączna pobrana taksa." Asystent czyta eksport z repertorium i przygotowuje zestawienie tabelaryczne. Zamiast ręcznego zliczania wierszy w arkuszu kalkulacyjnym.

6. Kontrola przed zamknięciem miesiąca

Na początku każdego miesiąca asystent przegląda wpisy repertorium z poprzedniego miesiąca i identyfikuje czynności, do których nie odnotowano wysłania e-wniosku do EKW albo gdzie brakuje skanu podpisanego wypisu. Lista do sprawdzenia dla aplikanta, zanim miesiąc zostanie zamknięty. Typowo to jeden lub dwa przypadki, ale bez kontroli mogą przejść niezauważone aż do pytania klienta.

Co zawsze zostaje przy notariuszu: granice, których AI nie przekracza

Kancelaria notarialna jest miejscem, gdzie forma prawna i obecność urzędnika mają znaczenie konstytutywne. Żaden system tego nie zmienia.

• Każdy akt musi być odczytany stronom przez notariusza i przez nie podpisany w jego obecności. To wymóg ustawowy, nie kwestia wygody ani organizacji pracy.
• Weryfikacja tożsamości stron i ocena zdolności do czynności prawnych leży wyłącznie po stronie notariusza. Asystent może wyciągnąć dane z dokumentów, ale nie oceni, czy osoba ma pełną zdolność do czynności prawnych w danej chwili.
• Obliczenia opłat zawsze do akceptacji: asystent oblicza, notariusz zatwierdza. Błąd w taksie lub podatku to odpowiedzialność kancelarii, nie systemu.
• Treść aktów wymaga korekty prawnej: szkic z AI to punkt wyjścia, nie gotowy akt. Każde zdanie weryfikuje notariusz lub aplikant pod kątem zgodności z prawem i stanem faktycznym przekazanym przez strony.
• Dane klientów zostają na serwerze kancelarii: asystent nie wysyła treści aktów ani danych osobowych poza wewnętrzną infrastrukturę. Praca z zewnętrznymi chatbotami bez kontroli nad przepływem danych to realne ryzyko naruszenia tajemnicy notarialnej i przepisów RODO.

Granica jest prosta: AI zbiera, porównuje i formatuje. Człowiek ocenia, weryfikuje i odpowiada za efekt.

Od czego zaczynamy: wdrożenie krok po kroku

Nie zaczynamy od podłączenia do bazy danych. Zaczynamy od tego, co boli najbardziej.

Krok 1: Ustalamy, gdzie gubi się czas. W większości kancelarii to albo zbieranie dokumentów od klientów przed aktem, albo odpowiadanie na pytania o status e-wniosku. Jedno z tych dwóch wybieramy jako pierwszy scenariusz do uruchomienia.

Krok 2: Eksport testowy z repertorium. Prosimy, żeby kancelaria wyeksportowała repertorium za ostatni miesiąc do pliku. Sprawdzamy razem, jakie kolumny są dostępne i w jakim formacie dane wychodzą. To nic nie kosztuje i od razu pokazuje, z jakimi danymi pracujemy.

Krok 3: Folder z aktami. Ustalamy, gdzie na serwerze kancelarii leżą pliki .docx z aktami. Dajemy asystentowi dostęp do tego folderu: tylko odczyt. Testujemy wyszukiwanie po numerze aktu, dacie i imieniu strony.

Krok 4: Pierwsze dwa scenariusze w pracy. Przez dwa tygodnie aplikanci testują asystenta przy sprawdzaniu dokumentów i obliczaniu opłat. Zbieramy uwagi: co działa, czego brakuje, gdzie wynik trzeba poprawić. Zmieniamy i testujemy ponownie.

Krok 5: Rozszerzenie. Gdy pierwsze scenariusze chodzą sprawnie, dopinamy obsługę e-wniosków i automatyczne zestawienia z repertorium. W tym momencie kancelaria ma asystenta, który naprawdę zdejmuje z aplikanta powtarzalne zadania i daje notariuszowi lepszy przegląd tego, co zostało do zamknięcia.

Całe wdrożenie w kancelarii z jednym lub dwoma aplikantami zwykle zamykamy w kilku sesjach roboczych. Nie potrzeba zewnętrznego programisty ani ingerencji w licencję producenta. Chcecie zobaczyć, jak wyglądałoby to u Was? Umówcie się na 15 minut rozmowy. Jeśli chcecie zobaczyć, jak podobne wdrożenia wyglądają w praktyce, zajrzyjcie do realnych wdrożeń.