Integracje / JPK i e-Urząd Skarbowy
Urzędy, rejestry i zgodność
Integracja AI: JPK i e-Urząd Skarbowy
Podłączamy pliki JPK_V7, JPK_KR oraz konto organizacji w e-Urzędzie Skarbowym. Asystent sprawdza plik przed wysyłką, pilnuje UPO po złożeniu i streszcza pisma przychodzącej korespondencji z urzędu.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
W skrócie
Jak asystent AI łączy się z systemem JPK i e-Urząd Skarbowy?
Pliki JPK_V7 i JPK_KR pobieramy z folderu sieciowego lub przez eksport z programu księgowego. Jeśli program udostępnia API, łączymy się bezpośrednio.
- Na start potrzebujemy
- Dostęp do konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym z pełnomocnictwem UPL-1 lub przez pełnomocnika głównego.
- Czego asystent nie robi
- Nie wysyła pliku JPK do urzędu samodzielnie. Każda wysyłka wymaga decyzji osoby z pełnomocnictwem UPL-1 lub pełnomocnika głównego.
- Gdzie są dane
- Na Waszym serwerze. Zaczynamy od odczytu, zapis włączacie sami.
Dane z JPK i e-Urząd Skarbowy w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: JPK i UPO z e-Urzędu Skarbowego. Moduł zbiera statusy złożonych plików JPK_V7M i JPK_KR z konta e-Urzędu Skarbowego i zestawia je z pobranymi UPO. Zespół widzi w jednym miejscu, które okresy są potwierdzone, które czekają na potwierdzenie i czy wpłynęła korespondencja wymagająca odpowiedzi.
- Wyświetla złożone JPK z numerem referencyjnym i statusem przetwarzania z e-US
- Sygnalizuje brakujące UPO, zanim wyjdzie to przy kontroli lub zmianie biura
- Rozróżnia korekty złożone z własnej inicjatywy od tych po wezwaniu urzędu
- Pokazuje nową korespondencję przy złożeniu, którego dotyczy
- Przypomina o zbliżających się terminach złożeń i płatności z konta e-US
Pytanie w czacie
Właściciel dostaje treść wezwania w dwóch zdaniach, bez czytania czterostronicowego PDF-a. Sprawa trafia do odpowiedniej osoby z już wskazaną fakturą i terminem.
W e-Urzędzie Skarbowym jest nowe pismo. Możesz streścić, czego żąda urząd i ile mamy czasu na odpowiedź?
Karta w narzędziu
Karta jednego złożenia pokazuje komplet: co wysłano, kto to zrobił, co asystent wykrył i co zostało do zrobienia. Pobranie UPO wymaga jednego kliknięcia.
Jeden ekran zastępuje ręczne logowanie do e-Urzędu Skarbowego przy każdym sprawdzeniu. Zespół widzi od razu, co ma UPO, co czeka i co wpłynęło z urzędu.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie JPK i e-Urząd Skarbowy włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyNagłówek podatnika, rejestr sprzedaży, rejestr zakupu i część deklaracyjna w jednym pliku XML.
AsystentSprawdza NIP-y kontrahentów, daty wystawienia i sprzedaży, kody GTU oraz zgodność sum kontrolnych z częścią deklaracyjną przed wysyłką.
CzytamyOznaczenia GTU_01 do GTU_13 na fakturach sprzedaży oraz kody procedur MPP i TP w rejestrze sprzedaży.
AsystentWykrywa brakujące kody GTU i weryfikuje, czy faktury objęte MPP i TP mają właściwe oznaczenia zgodnie z listą towarów i podmiotów firmy.
CzytamyEksport rejestru sprzedaży i zakupu z programu księgowego po numerze faktury i NIP-ie kontrahenta.
AsystentPorównuje rejestr z plikiem JPK_V7 parami i wskazuje faktury obecne w jednym zestawie, których nie ma w drugim.
CzytamyNumer referencyjny, data i godzina przyjęcia oraz status przetwarzania dla każdego złożonego okresu na koncie w e-Urzędzie Skarbowym.
AsystentPilnuje, czy każde złożone JPK ma sparowane UPO w archiwum, i sygnalizuje brakujące potwierdzenia zanim wyjdzie to przy kontroli lub zmianie biura.
CzytamyTerminy płatności i złożeń widoczne na koncie organizacji w e-Urzędzie Skarbowym.
AsystentWysyła przypomnienia przed terminem złożenia JPK_V7 albo płatności zaliczkowej, żeby osoba odpowiedzialna zdążyła zareagować bez pośpiechu ostatniej chwili.
CzytamyWezwania do wyjaśnień, zawiadomienia o czynnościach sprawdzających i decyzje podatkowe w skrzynce e-Urzędu Skarbowego.
AsystentCzyta pismo i streszcza: czego urząd żąda, jaki termin odpowiedzi podano i jakiej faktury lub okresu sprawa dotyczy.
CzytamyKorekty złożone za poprzednie okresy w e-Urzędzie Skarbowym z datami i oznaczeniem, czy wynikały z wezwania.
AsystentZestawia korekty chronologicznie i rozróżnia złożone z inicjatywy firmy od tych wynikających z wezwania urzędu skarbowego.
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Czy w tym pliku JPK_V7 są brakujące kody GTU przed wysyłką?”
- „Czy mamy pobrane UPO dla wszystkich złożonych okresów?”
- „Co urząd żąda w tym wezwaniu i jaki mamy termin na odpowiedź?”
- „Które faktury są w rejestrze VAT, ale nie trafiły do pliku JPK?”
Co się zmienia
Firma nie wysyła JPK z brakami GTU ani niezgodnymi sumami kontrolnymi, a każde pismo z urzędu trafia do księgowej i właściciela z krótkim streszczeniem jeszcze następnego ranka.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
JPK (Jednolity Plik Kontrolny) to standard pliku XML wymaganego przez Ministerstwo Finansów od podatników VAT. Firmy generują go w programie księgowym: miesięcznie jako JPK_V7M albo kwartalnie jako JPK_V7K. Przy pełnej księgowości dochodzi JPK_KR, czyli plik z księgami rachunkowymi. E-Urząd Skarbowy to portal, gdzie trafiają złożone pliki, UPO i korespondencja przychodząca z urzędu skarbowego.
Na co dzień firma generuje plik w swoim programie: Optimie, enova365, Symfonii lub innym, przegląda go i wysyła przez e-Deklaracje. UPO pobiera ręcznie po wysyłce i archiwizuje osobno. Pisma z urzędu czekają jako PDF w skrzynce e-Urzędu Skarbowego. Dane JPK leżą w plikach XML lokalnie lub na serwerze firmowym, a historia złożeń, UPO i korespondencja trzymane są w chmurze ministerstwa.
Gdzie to działa najlepiej
Główna księgowa
Przygotowuje plik JPK_V7M za poprzedni miesiąc w Optimie. Przed kliknięciem wysyłki sprawdza raport asystenta i widzi, że sześć faktur sprzedażowych ma brakujący kod GTU_12 dla usług doradczych.
Z asystentem: Poprawia oznaczenia w systemie, generuje plik ponownie i wysyła czysty JPK. Wezwanie do korekty z urzędu nie przychodzi.
Właściciel firmy
Dostaje rano powiadomienie z krótkim opisem: w skrzynce e-Urzędu Skarbowego czeka wezwanie do wyjaśnień dotyczące jednej faktury z rejestru zakupu za marzec. Termin odpowiedzi upływa za dwa tygodnie.
Z asystentem: Przekazuje sprawę głównej księgowej z już wskazaną pozycją w historii JPK. Termin nie mija bez reakcji, a właściciel nie musi samodzielnie czytać czterostronicowego pisma.
Doradca podatkowy
Przejmuje obsługę firmy, która zmieniła biuro rachunkowe. Potrzebuje zestawienia złożonych JPK i UPO za ostatnie dwa lata oraz historii korekt, żeby ocenić stan rozliczeń na wejście.
Z asystentem: Asystent zestawia dane z konta e-Urzędu Skarbowego: które okresy mają UPO, kiedy były składane korekty i czy wynikały z własnej inicjatywy, czy z wezwania urzędu.
Jak się łączymy
Pliki JPK_V7 i JPK_KR pobieramy z folderu sieciowego lub przez eksport z programu księgowego. Jeśli program udostępnia API, łączymy się bezpośrednio. Dostęp do e-Urzędu Skarbowego konfigurujemy przez konto organizacji z pełnomocnictwem UPL-1 lub przez uprawnionego pełnomocnika głównego. Asystent pracuje wyłącznie w trybie odczytu i nie wysyła niczego bez decyzji osoby z odpowiednim pełnomocnictwem.
Asystent stoi na serwerze klienta albo w kontrolowanej infrastrukturze uzgodnionej przy wdrożeniu. Pliki i bazy zostają na serwerze firmy, a do modelu trafia tylko to, co potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych klienta. Wszelkie czynności z konsekwencjami formalnymi, czyli wysyłka pliku lub odpowiedź na pismo, wymagają potwierdzenia przez uprawnioną osobę.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym z pełnomocnictwem UPL-1 lub przez pełnomocnika głównego.
- Eksport plików JPK_V7 z programu księgowego lub dostęp do folderu sieciowego, gdzie są zapisywane.
- Eksport rejestru VAT z programu księgowego do porównania z plikiem: format ustalamy przy audycie wstępnym.
- Lista podmiotów powiązanych i stosowanych kodów GTU, jeśli firma chce sprawdzać oznaczenia TP i GTU.
- Jedna osoba po stronie firmy znająca obieg JPK i UPO: najczęściej główna księgowa lub właściciel.
Czego asystent nie robi
- Nie wysyła pliku JPK do urzędu samodzielnie. Każda wysyłka wymaga decyzji osoby z pełnomocnictwem UPL-1 lub pełnomocnika głównego.
- Nie odpowiada na wezwania ani pisma z urzędu skarbowego. Streszcza pismo, ale treść odpowiedzi formułuje doradca podatkowy lub właściciel.
- Nie robi pełnej walidacji technicznej pliku JPK. To zadanie bramki ministerialnej i programu księgowego, nie asystenta.
- Nie zmienia danych w pliku JPK ani w programie księgowym. Wskazuje pozycje do poprawki, ale edycja należy do osoby prowadzącej księgowość.
Częste pytania
Co się stanie z integracją, jeśli zmienimy biuro rachunkowe?
Integracja nie jest przypisana do biura rachunkowego, tylko do konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym i źródła plików JPK. Zmiana biura wymaga aktualizacji dostępów, ale nie przebudowy całości. Nowe biuro przejmuje obsługę z gotową historią UPO i korekt w zasięgu ręki.
Czy integracja działa z każdym programem księgowym?
JPK_V7 i JPK_KR to standardowy format XML narzucony przez Ministerstwo Finansów. Każdy program, który generuje te pliki poprawnie, wystarczy jako źródło. Rejestr VAT potrzebujemy w formie eksportu. Konkretny format, na przykład CSV lub XML, ustalamy podczas wstępnego audytu.
Jak długo trwa wdrożenie i co zabrać na pierwsze spotkanie?
Pierwsze spotkanie zajmuje około godziny. Wystarczy wiedzieć, z jakiego programu księgowego korzysta firma, kto ma dostęp do e-Urzędu Skarbowego i jak wygląda aktualny obieg UPO. Samo podłączenie i konfiguracja zakresów sprawdzeń trwa kilka dni roboczych po ustaleniu dostępów.
Czy asystent widzi dane naszych kontrahentów i kwoty faktur?
Tak, asystent czyta NIP-y, numery faktur i wartości z pliku JPK_V7 oraz rejestru VAT. Pliki i bazy zostają na serwerze firmy, a do modelu trafia tylko to, co potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych klienta.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: urzędy, rejestry i zgodność
JPK i e-Urząd Skarbowy jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.