Integracje / PUE ZUS
Urzędy, rejestry i zgodność
Integracja AI: PUE ZUS
Podłączamy skrzynkę korespondencji, zakładkę e-ZLA i konto płatnika w PUE ZUS przez RPA lub API. Asystent codziennie rano sprawdza nowe zwolnienia, saldo składek i pisma od ZUS, a wyniki przekazuje kadrowej, księgowej lub właścicielowi.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie PUE ZUS włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyDecyzje, wezwania, zawiadomienia o wszczęciu postępowania, odpowiedzi na wnioski, protokoły z kontroli ZUS
AsystentKlasyfikuje każde pismo według rodzaju, wyciąga termin odpowiedzi i streszcza je w kilku zdaniach, a następnie kieruje do właściwej osoby w firmie
CzytamyImię, nazwisko, PESEL pracownika, daty zwolnienia, kod trybu leczenia A lub B, informacja o opiece nad dzieckiem lub hospitalizacji
AsystentWykrywa nowe zwolnienie i wysyła powiadomienie do kadrowej i przełożonego z podsumowaniem: kto, kiedy, jak długo i jaki tryb leczenia
CzytamySaldo rozrachunków, historia wpłat, zaległości po terminie płatności składek
AsystentSygnalizuje pojawienie się zaległości natychmiast po jej wykryciu na koncie, zanim dotrze pisemne wezwanie do zapłaty
CzytamyStatus wysyłki pliku DRA, potwierdzenie przyjęcia przez ZUS, raporty imienne RCA i RSA
AsystentSprawdza, czy plik DRA został wysłany i potwierdzony przez ZUS, alarmuje przy braku potwierdzenia przed upływem terminu złożenia
CzytamyTyp płatnika i przypisany termin: 10., 15. lub 20. dzień miesiąca, historia poprzednich wpłat
AsystentWysyła przypomnienia tydzień i trzy dni przed terminem, eskaluje alarm do właściciela, gdy dzień po terminie brak potwierdzenia przelewu
CzytamyTreść protokołu, sprawa której dotyczy, 14-dniowy termin na złożenie zastrzeżeń
AsystentStreszcza protokół, tworzy zadanie z datą graniczną w kalendarzu i kieruje je do wskazanej osoby z przypomnieniem o ustawowym terminie odpowiedzi
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Czy przyszło dziś jakieś nowe pismo z ZUS i czego dotyczy?”
- „Który pracownik ma aktualnie wystawione zwolnienie lekarskie?”
- „Czy składki za ten miesiąc zostały już opłacone?”
- „Do kiedy musimy odpowiedzieć na ostatnie wezwanie z ZUS?”
Co się zmienia
Kadrowa i właściciel dostają poranne podsumowanie e-ZLA, składek i korespondencji zanim zacznie się dzień pracy, bez ręcznego logowania do PUE ZUS.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
PUE ZUS to platforma Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, na której każdy płatnik składek ma konto z dostępem do kilku obszarów jednocześnie: konta płatnika, skrzynki korespondencji, zakładki e-ZLA, wysłanych deklaracji i raportów imiennych. Korzystają z niej firmy każdej wielkości, od jednoosobowych działalności po zakłady produkcyjne, a także biura rachunkowe obsługujące wielu klientów na pełnomocnictwie UPL-1.
Na co dzień osoba obsługująca PUE ZUS loguje się przez przeglądarkę, sprawdza nowe pisma w skrzynce, weryfikuje status e-ZLA pracowników i kontroluje saldo składek na koncie płatnika. Dane są przechowywane po stronie ZUS, w jego infrastrukturze serwerowej. Firma nie trzyma ich lokalnie. Dostęp jest możliwy przez interfejs przeglądarki lub, w części obszarów, przez API ZUS.
Gdzie to działa najlepiej
Mistrz zmiany produkcyjnej
Zmiana startuje o 6:00 rano. Mistrz nie ma dostępu do PUE ZUS i dowiaduje się o zwolnieniu pracownika dopiero na hali, gdy brakuje kogoś do obsadzenia stanowiska.
Z asystentem: Asystent do 7:00 wysyła powiadomienie z informacją: kto, do kiedy i jaki tryb leczenia. Mistrz planuje obsadę zanim opuści dom.
Główna księgowa
Pod koniec miesiąca główna księgowa sprawdza, czy firma wysłała plik DRA i czy ZUS potwierdził jego przyjęcie. Bez tego grozi kara za spóźnioną deklarację.
Z asystentem: Asystent sprawdza status wysyłki w PUE ZUS i przy braku potwierdzenia alarmuje księgową z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem przed terminem.
Właściciel firmy
Właściciel otwiera poranną wiadomość od asystenta i widzi streszczenie nowego pisma z ZUS: zawiadomienie o wszczęciu postępowania wyjaśniającego z terminem odpowiedzi.
Z asystentem: Asystent podaje, czego ZUS oczekuje, do kiedy firma musi zareagować i do kogo pismo trafi dalej. W kalendarzu pojawia się zadanie z datą graniczną.
Jak się łączymy
Łączymy się z PUE ZUS na dwa sposoby. Tam, gdzie ZUS udostępnia dane przez API, integracja jest trwała i odporna na zmiany interfejsu platformy. W pozostałych obszarach stosujemy RPA: bot loguje się na konto firmy przez przeglądarkę i odczytuje dane z interfejsu. Oba tryby działają wyłącznie w trybie odczytu, żaden wpis w PUE ZUS nie zmienia się bez potwierdzenia przez człowieka.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze klienta, a do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi. Dane pracowników nie trafiają do zewnętrznych modeli językowych w pełnej formie: przed każdym zapytaniem stosujemy pseudonimizację, zamiast PESEL i nazwiska przekazujemy kod pracownika. Każdy dostęp jest logowany: kto zapytał, o co i kiedy. Umowa wdrożeniowa wskazuje nas jako procesora danych zgodnie z art. 28 RODO.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywne konto płatnika w PUE ZUS z dostępem przez przeglądarkę lub pełnomocnictwo UPL-1 dla biura rachunkowego
- Wskazana osoba kontaktowa po stronie firmy: kadrowa, księgowa lub właściciel odbierający powiadomienia asystenta
- Informacja o typie płatnika (jednoosobowa działalność, firma z pracownikami, jednostka budżetowa) pod właściwy termin składek
- Podpisana umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO przed uruchomieniem dostępu do PUE ZUS
- Opcjonalnie: dostęp do programu kadrowo-płacowego (Comarch Optima, Symfonia Kadry, Płatnik) do integracji z ewidencją nieobecności
Czego asystent nie robi
- Nie składa deklaracji DRA ani żadnych dokumentów do ZUS. Weryfikuje wyłącznie, czy firma lub jej program to zrobiły.
- Nie wykonuje przelewów składek i nie autoryzuje żadnych płatności. Każda płatność leży po stronie firmy.
- Nie interpretuje prawnie decyzji ani protokołów ZUS. Streszcza pismo i wskazuje termin, ale nie ocenia zasadności i nie doradza w sprawie odwołania.
- Nie zmienia żadnych danych w PUE ZUS. Działa wyłącznie w trybie odczytu, a każda zmiana wymaga ręcznego potwierdzenia przez człowieka.
Częste pytania
Czy można uruchomić monitoring tylko e-ZLA, bez składek i korespondencji?
Tak. Wdrożenie można zacząć od minimalnego zakresu: same e-ZLA z powiadomieniami do kadrowej i przełożonego. Pozostałe obszary, czyli korespondencja ze skrzynki i pilnowanie terminów DRA, dołącza się etapami, gdy pierwsza część działa stabilnie.
Ile czasu zajmuje kadrowej lub właścicielowi obsługa asystenta każdego dnia?
Asystent sam sprawdza PUE ZUS rano i wysyła gotowe podsumowanie. Kadrowa i właściciel dostają wyniki, nie interfejs do klikania. Jedyna codzienna rola po stronie firmy to czytanie powiadomień i reagowanie na te, które wymagają decyzji.
Co jeśli zmienimy hasło do konta w PUE ZUS albo odnowimy pełnomocnictwo?
Nowe dane logowania lub odświeżone pełnomocnictwo trzeba przekazać nam, żebyśmy zaktualizowali dostęp po naszej stronie. Zajmuje to kilkanaście minut. Dlatego warto mieć wyznaczoną osobę kontaktową w firmie, która zgłosi zmianę od razu, a nie po kilku dniach przerwy w działaniu asystenta.
Czy asystent zadziała, gdy PUE ZUS ma przerwę techniczną w nocy?
Nie. Jeśli PUE ZUS jest niedostępny o porze codziennego sprawdzenia, asystent ponowi próbę po czasie i poinformuje o braku danych za ten dzień. Nie uzupełnia luk wstecz automatycznie ani nie generuje powiadomień na podstawie danych z poprzedniego cyklu, żeby nie wysyłać mylących informacji.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: urzędy, rejestry i zgodność
PUE ZUS jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.