Integracje / PUE ZUS
Integracja AI z PUE ZUS
Podłączamy skrzynkę korespondencji, zakładkę e-ZLA i konto płatnika w PUE ZUS przez RPA lub API. Asystent codziennie rano sprawdza nowe zwolnienia, saldo składek i pisma od ZUS, a wyniki przekazuje kadrowej, księgowej lub właścicielowi.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod PUE ZUS. Bez umowy i bez karty.
Czym jest PUE ZUS
PUE ZUS to platforma Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, na której każdy płatnik składek ma konto z dostępem do kilku obszarów jednocześnie: konta płatnika, skrzynki korespondencji, zakładki e-ZLA, wysłanych deklaracji i raportów imiennych. Korzystają z niej firmy każdej wielkości, od jednoosobowych działalności po zakłady produkcyjne, a także biura rachunkowe obsługujące wielu klientów na pełnomocnictwie UPL-1.
Na co dzień osoba obsługująca PUE ZUS loguje się przez przeglądarkę, sprawdza nowe pisma w skrzynce, weryfikuje status e-ZLA pracowników i kontroluje saldo składek na koncie płatnika. Dane są przechowywane po stronie ZUS, w jego infrastrukturze serwerowej. Firma nie trzyma ich lokalnie. Dostęp jest możliwy przez interfejs przeglądarki lub, w części obszarów, przez API ZUS.
Co podłączamy w PUE ZUS
- Skrzynka odbiorcza PUE ZUS: klasyfikacja pism, terminy i streszczenia
- Zakładka e-ZLA: nowe zwolnienia, kody trybu leczenia i daty nieobecności
- Konto płatnika: saldo rozrachunków, zaległości i historia wpłat
- Deklaracje DRA i raporty RCA/RSA: status wysyłki i potwierdzenia ZUS
- Terminy płatności składek: przypomnienia dopasowane do typu płatnika
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Czy przyszło dziś jakieś nowe pismo z ZUS i czego dotyczy?"
„Który pracownik ma aktualnie wystawione zwolnienie lekarskie?"
„Czy składki za ten miesiąc zostały już opłacone?"
„Do kiedy musimy odpowiedzieć na ostatnie wezwanie z ZUS?"
Co dokładnie podłączamy w PUE ZUS
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyDecyzje, wezwania, zawiadomienia o wszczęciu postępowania, odpowiedzi na wnioski, protokoły z kontroli ZUS
AsystentKlasyfikuje każde pismo według rodzaju, wyciąga termin odpowiedzi i streszcza je w kilku zdaniach, a następnie kieruje do właściwej osoby w firmie
CzytamyImię, nazwisko, PESEL pracownika, daty zwolnienia, kod trybu leczenia A lub B, informacja o opiece nad dzieckiem lub hospitalizacji
AsystentWykrywa nowe zwolnienie i wysyła powiadomienie do kadrowej i przełożonego z podsumowaniem: kto, kiedy, jak długo i jaki tryb leczenia
CzytamySaldo rozrachunków, historia wpłat, zaległości po terminie płatności składek
AsystentSygnalizuje pojawienie się zaległości natychmiast po jej wykryciu na koncie, zanim dotrze pisemne wezwanie do zapłaty
CzytamyStatus wysyłki pliku DRA, potwierdzenie przyjęcia przez ZUS, raporty imienne RCA i RSA
AsystentSprawdza, czy plik DRA został wysłany i potwierdzony przez ZUS, alarmuje przy braku potwierdzenia przed upływem terminu złożenia
CzytamyTyp płatnika i przypisany termin: 10., 15. lub 20. dzień miesiąca, historia poprzednich wpłat
AsystentWysyła przypomnienia tydzień i trzy dni przed terminem, eskaluje alarm do właściciela, gdy dzień po terminie brak potwierdzenia przelewu
CzytamyTreść protokołu, sprawa której dotyczy, 14-dniowy termin na złożenie zastrzeżeń
AsystentStreszcza protokół, tworzy zadanie z datą graniczną w kalendarzu i kieruje je do wskazanej osoby z przypomnieniem o ustawowym terminie odpowiedzi
Co się zmienia
Kadrowa i właściciel dostają poranne podsumowanie e-ZLA, składek i korespondencji zanim zacznie się dzień pracy, bez ręcznego logowania do PUE ZUS.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z PUE ZUS na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. PUE ZUS zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z PUE ZUS
Łączymy się z PUE ZUS na dwa sposoby. Tam, gdzie ZUS udostępnia dane przez API, integracja jest trwała i odporna na zmiany interfejsu platformy. W pozostałych obszarach stosujemy RPA: bot loguje się na konto firmy przez przeglądarkę i odczytuje dane z interfejsu. Oba tryby działają wyłącznie w trybie odczytu, żaden wpis w PUE ZUS nie zmienia się bez potwierdzenia przez człowieka.
Asystent działa na serwerze klienta lub w izolowanym środowisku chmurowym. Dane pracowników nie trafiają do zewnętrznych modeli językowych w pełnej formie: przed każdym zapytaniem stosujemy pseudonimizację, zamiast PESEL i nazwiska przekazujemy kod pracownika. Każdy dostęp jest logowany: kto zapytał, o co i kiedy. Umowa wdrożeniowa wskazuje nas jako procesora danych zgodnie z art. 28 RODO.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywne konto płatnika w PUE ZUS z dostępem przez przeglądarkę lub pełnomocnictwo UPL-1 dla biura rachunkowego
- Wskazana osoba kontaktowa po stronie firmy: kadrowa, księgowa lub właściciel odbierający powiadomienia asystenta
- Informacja o typie płatnika (jednoosobowa działalność, firma z pracownikami, jednostka budżetowa) pod właściwy termin składek
- Podpisana umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO przed uruchomieniem dostępu do PUE ZUS
- Opcjonalnie: dostęp do programu kadrowo-płacowego (Comarch Optima, Symfonia Kadry, Płatnik) do integracji z ewidencją nieobecności
Gdzie to działa najlepiej
Mistrz zmiany produkcyjnej
Zmiana startuje o 6:00 rano. Mistrz nie ma dostępu do PUE ZUS i dowiaduje się o zwolnieniu pracownika dopiero na hali, gdy brakuje kogoś do obsadzenia stanowiska.
Z asystentem: Asystent do 7:00 wysyła powiadomienie z informacją: kto, do kiedy i jaki tryb leczenia. Mistrz planuje obsadę zanim opuści dom.
Główna księgowa
Pod koniec miesiąca główna księgowa sprawdza, czy firma wysłała plik DRA i czy ZUS potwierdził jego przyjęcie. Bez tego grozi kara za spóźnioną deklarację.
Z asystentem: Asystent sprawdza status wysyłki w PUE ZUS i przy braku potwierdzenia alarmuje księgową z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem przed terminem.
Właściciel firmy
Właściciel otwiera poranną wiadomość od asystenta i widzi streszczenie nowego pisma z ZUS: zawiadomienie o wszczęciu postępowania wyjaśniającego z terminem odpowiedzi.
Z asystentem: Asystent podaje, czego ZUS oczekuje, do kiedy firma musi zareagować i do kogo pismo trafi dalej. W kalendarzu pojawia się zadanie z datą graniczną.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z PUE ZUS →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie składa deklaracji DRA ani żadnych dokumentów do ZUS. Weryfikuje wyłącznie, czy firma lub jej program to zrobiły.
- Nie wykonuje przelewów składek i nie autoryzuje żadnych płatności. Każda płatność leży po stronie firmy.
- Nie interpretuje prawnie decyzji ani protokołów ZUS. Streszcza pismo i wskazuje termin, ale nie ocenia zasadności i nie doradza w sprawie odwołania.
- Nie zmienia żadnych danych w PUE ZUS. Działa wyłącznie w trybie odczytu, a każda zmiana wymaga ręcznego potwierdzenia przez człowieka.
Pytania o integrację z PUE ZUS
Czy można uruchomić monitoring tylko e-ZLA, bez składek i korespondencji?
Tak. Wdrożenie można zacząć od minimalnego zakresu: same e-ZLA z powiadomieniami do kadrowej i przełożonego. Pozostałe obszary, czyli korespondencja ze skrzynki i pilnowanie terminów DRA, dołącza się etapami, gdy pierwsza część działa stabilnie.
Ile czasu zajmuje kadrowej lub właścicielowi obsługa asystenta każdego dnia?
Asystent sam sprawdza PUE ZUS rano i wysyła gotowe podsumowanie. Kadrowa i właściciel dostają wyniki, nie interfejs do klikania. Jedyna codzienna rola po stronie firmy to czytanie powiadomień i reagowanie na te, które wymagają decyzji.
Co jeśli zmienimy hasło do konta w PUE ZUS albo odnowimy pełnomocnictwo?
Nowe dane logowania lub odświeżone pełnomocnictwo trzeba przekazać nam, żebyśmy zaktualizowali dostęp po naszej stronie. Zajmuje to kilkanaście minut. Dlatego warto mieć wyznaczoną osobę kontaktową w firmie, która zgłosi zmianę od razu, a nie po kilku dniach przerwy w działaniu asystenta.
Czy asystent zadziała, gdy PUE ZUS ma przerwę techniczną w nocy?
Nie. Jeśli PUE ZUS jest niedostępny o porze codziennego sprawdzenia, asystent ponowi próbę po czasie i poinformuje o braku danych za ten dzień. Nie uzupełnia luk wstecz automatycznie ani nie generuje powiadomień na podstawie danych z poprzedniego cyklu, żeby nie wysyłać mylących informacji.
Piętnaście minut o PUE ZUS
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod PUE ZUS, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Urzędy, rejestry i zgodność
PUE ZUS jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.