Integracje / Fakturownia
Integracja AI z Fakturownia
Faktury, płatności i należności. Asystent sam sprawdza, kto nie zapłacił, i przygotowuje wezwanie do wysłania.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Fakturownia. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Fakturownia
Fakturownia to webowe narzędzie do fakturowania, z którego korzystają głównie małe i średnie firmy usługowe oraz handlowe. Praca w nim polega na wystawianiu faktur VAT, proform i korekt, śledzeniu statusów płatności oraz prowadzeniu kartoteki kontrahentów. Wszystko odbywa się przez przeglądarkę, dane są przechowywane w chmurze.
System obejmuje kilka obszarów: Dokumenty z fakturami VAT, korektami, paragonami i proformami, Kontrahentów z historią rozliczeń, Produkty i cenniki z kodami PKWiU, Płatności powiązane z konkretnymi dokumentami oraz Koszty. Każdy z tych obszarów jest dostępny przez REST API, co pozwala odczytywać aktualne dane bez eksportu plików i bez ręcznego kopiowania.
Co podłączamy w Fakturownia
- Faktury sprzedaży
- Płatności i statusy
- Kontrahenci
- Produkty i cenniki
- Koszty
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Za którą wykonaną robotę nikt nie wystawił faktury?"
„Kto nie zapłacił faktury po terminie?"
„Ile wystawiliśmy w tym miesiącu i ile z tego wpłynęło?"
„Przygotuj przypomnienia dla wszystkich zaległych."
„Który klient zarabia nam najwięcej w tym roku?"
Co dokładnie podłączamy w Fakturownia
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyNumer dokumentu, data wystawienia, termin płatności, status (paid/unpaid/partial), kwota netto i brutto, stawka VAT
AsystentFiltruje przeterminowane dokumenty i liczy liczbę dni po terminie na podstawie pola payment_to
CzytamyPole payment_to, status faktury (paid, unpaid, partial), powiązane wpłaty z datami i kwotami rozliczenia
AsystentGrupuje należności według przedziałów opóźnienia: do 14 dni, od 15 do 30 dni i powyżej 30 dni po terminie
CzytamyNazwa firmy, NIP, adres, dane kontaktowe, identyfikator powiązany z historią wystawionych dokumentów
AsystentSprawdza historię faktur i wpłat danego klienta, wykrywa wzorce opóźnień i przygotowuje kontekst do treści przypomnienia
CzytamyNazwy pozycji, ceny netto, stawki VAT, kody PKWiU z katalogu produktów i usług w systemie
AsystentMapuje słowny opis zlecenia na pola API (name, price_net, tax) przy wystawianiu faktury z opisu słownego
CzytamyData i kwota każdej wpłaty powiązanej z konkretną fakturą VAT w systemie
AsystentWeryfikuje, czy faktura jest rozliczona w całości czy częściowo, i uwzględnia to w raporcie należności
CzytamyProformy bez powiązanej faktury VAT, ich daty wystawienia i statusy w zakładce Dokumenty
AsystentWykrywa proformy, które nie przeszły w fakturę VAT, i sygnalizuje transakcje wiszące bez finalizacji
CzytamyDokumenty wystawione w danym miesiącu z podziałem na kontrahenta i rodzaj usługi lub produktu
AsystentSprawdza, czy wszystkie zaplanowane faktury cykliczne zostały wystawione i wskazuje ewentualne luki
Co się zmienia
Pilnowanie płatności przestaje być czyimś dodatkowym obowiązkiem na koniec tygodnia, a robota, za którą nikt nie wystawił faktury, przestaje przepadać bez śladu.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Fakturownia na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Fakturownia zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Fakturownia
Łączymy się z Fakturownia przez REST API. Klucz API pobieracie z ustawień konta, w zakładce Integracje lub API, bez potrzeby dodatkowych modułów. Połączenie pracuje w trybie odczytu: agent czyta dane bez ingerencji w istniejące dokumenty. Zapis, czyli wystawienie faktury lub założenie kontrahenta, następuje tylko po waszym potwierdzeniu lub według wcześniej ustalonych reguł.
Asystent działa na serwerze po naszej stronie lub na serwerze klienta, zależnie od ustaleń przy wdrożeniu. Dane z Fakturowni trafiają do agenta tylko na czas przetwarzania zapytania i nie są przez nas przechowywane długoterminowo. Klucz API pozostaje w waszej konfiguracji i możecie go odwołać w każdej chwili z panelu Fakturowni.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywne konto w Fakturowni z dostępem do zakładki Integracje lub API
- Klucz API wygenerowany przez osobę z uprawnieniami administratora konta
- Osoba po waszej stronie, która zatwierdza pierwsze scenariusze i weryfikuje wyniki na realnych danych
- Decyzja, jakie dane agent ma analizować przy starcie i za jaki okres historyczny
- Ustalony kanał powiadomień: mail, Slack, Teams lub okno czatu z agentem
Gdzie to działa najlepiej
Właściciel firmy usługowej
W poniedziałek rano właściciel pyta agenta, które faktury są powyżej 30 dni po terminie i jaka to łączna kwota. Nie otwiera Fakturowni, nie klika w zakładkę Dokumenty ani nie ustawia filtrów.
Z asystentem: Agent przegląda dokumenty, oblicza dni po terminie i podaje listę z nazwami kontrahentów i sumą należności. Właściciel ma pełny obraz sytuacji w kilkanaście sekund.
Pracownik wystawiający faktury
Po zakończeniu projektu pracownik pisze do agenta opis słowny: trzy pozycje z kwotami netto, nazwa kontrahenta, termin płatności. Nie otwiera panelu Fakturowni ani nie klika w przycisk Nowa faktura.
Z asystentem: Agent wyszukuje kontrahenta w kartotece po nazwie, mapuje pozycje na pola API i wystawia gotowy dokument. Pracownik dostaje potwierdzenie bez ręcznego uzupełniania formularza.
Właściciel lub zarząd
Pierwszego dnia miesiąca zarząd dostaje na maila automatyczne podsumowanie: przychód za poprzedni miesiąc, pięciu największych klientów według kwoty faktur, porównanie z poprzednim miesiącem.
Z asystentem: Agent pobrał faktury z Fakturowni za zadany okres, zestawił je według kontrahentów i wyliczył zmiany. Nikt nie robił Excela ani nie eksportował pliku do obróbki.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Fakturownia →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Asystent nie księguje dokumentów ani nie integruje się z systemami księgowymi
- Nie wysyła wiadomości do kontrahentów bez wcześniejszego ustalenia trybu i zakresu wysyłki
- Nie zmienia ani nie usuwa wystawionych faktur bez waszej akceptacji lub potwierdzenia
- Nie zastępuje decyzji o tym, czy i kiedy upominać konkretnego klienta
Pytania o integrację z Fakturownia
Czy agent działa tylko na fakturach sprzedażowych, czy też na kosztowych?
Przy standardowym wdrożeniu agent czyta przede wszystkim dokumenty sprzedażowe: faktury VAT, korekty i proformy. Moduł Koszty jest dostępny przez API, ale wymaga osobnego skonfigurowania scenariuszy. Jeśli chcecie analizować też koszty i zestawiać je z przychodami, ustalamy ten zakres na etapie wdrożenia.
Ile faktur miesięcznie to minimum, żeby integracja miała sens?
Nie ma twardej granicy. Nawet przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie zysk pojawia się wtedy, gdy agent sam wyłapuje przeterminowane płatności i przygotowuje przypomnienia. Firmy z mniejszym wolumenem korzystają, bo oszczędzają konkretne minuty tygodniowo na ręcznym sprawdzaniu statusów.
Czy integracja działa, gdy konto w Fakturowni prowadzi biuro rachunkowe?
Klucz API jest przypisany do konta w Fakturowni, nie do konkretnego użytkownika. Jeśli biuro rachunkowe zarządza waszym kontem, klucz może wygenerować osoba z uprawnieniami administratora. Warto ustalić z biurem, które operacje zapisu mają być aktywne, a które mają wymagać waszego zatwierdzenia.
Co się dzieje z danymi kontrahentów, kiedy agent je czyta?
Dane trafiają do agenta tylko na czas przetwarzania konkretnego zapytania. Nie budujemy osobnej kopii waszej bazy kontrahentów po naszej stronie. Klucz API macie w swojej konfiguracji i możecie go odwołać w dowolnym momencie z panelu Fakturowni, co natychmiast odcina agentowi dostęp.
Piętnaście minut o Fakturownia
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Fakturownia, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Fakturownia jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.