Integracje / Dropbox Business
Dokumenty i dane firmy
Integracja AI: Dropbox Business
Podłączamy Dropbox Business przez REST API OAuth 2.0, dając dostęp do metadanych plików, historii wersji i listy publicznych linków udostępnionych na zewnątrz. Asystent przeszukuje foldery zespołowe, wyciąga daty ważności umów i wskazuje dokumenty z dostępem PUBLIC, które powinny być chronione.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
W skrócie
Jak asystent AI łączy się z systemem Dropbox Business?
Łączymy się przez REST API Dropboxa z tokenem OAuth 2.0. Rejestrujemy aplikację w Dropbox App Console, ustawiamy zakres uprawnień files.metadata.read i files.content.read, a administrator firmy autoryzuje dostęp jednym kliknięciem.
- Na start potrzebujemy
- Konto Dropbox Business (plan Business lub wyższy, dla historii wersji 180 dni)
- Czego asystent nie robi
- Nie zmienia ani nie kasuje plików w Dropboxie, nawet gdy wykryje publiczny link do wrażliwego dokumentu.
- Gdzie są dane
- Na Waszym serwerze. Zaczynamy od odczytu, zapis włączacie sami.
Dane z Dropbox Business w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Publiczne linki Dropbox Business. Moduł zbiera wszystkie aktywne udostępnienia zewnętrzne z Dropbox Business i pokazuje je w jednej tabeli z oceną ryzyka. Zespół widzi od razu, które pliki są dostępne publicznie bez hasła i bez daty wygaśnięcia, zanim trafi to na audyt. Kliknięcie wiersza otwiera kartę dokumentu z historią wersji i opcją zmiany dostępu.
- Lista aktywnych linków zewnętrznych: widoczność PUBLIC lub TEAM, hasło, termin ważności
- Wykrywanie udostępnień bez hasła i bez terminu w folderach wrażliwych (HR, Prawne)
- Historia wersji każdego pliku: rola edytora, liczba zmian, ostatni kontakt
- Filtrowanie po folderze zespołowym i typie pliku (PDF, DOCX, XLSX, PPTX)
- Podgląd treści i streszczenie AI po kliknięciu Pokaż zawartość
Pytanie w czacie
Asystent przeszukał metadane folderów w Dropbox Business i wskazał pliki do archiwizacji, zanim team log trafi do zewnętrznego audytora.
Które pliki w folderze Sprzedaż w Dropboxie nie były ruszane od ponad roku? Chcemy zrobić porządek przed audytem.
Karta w narzędziu
Karta pokazuje pełną historię pliku z Dropbox Business: kto edytował, ile razy pobrano przez link i jak długo dokument jest otwarty na zewnątrz.
Moduł zastępuje ręczne przeglądanie folderów: wszystkie zewnętrzne udostępnienia Dropbox Business w jednej tabeli z oceną ryzyka.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Dropbox Business włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyTreść dokumentów w całym koncie zespołu przeszukiwana po frazie lub nazwie kontrahenta przez endpoint files/search_v2
AsystentZnajduje umowy, NDA i oferty według treści, a nie tylko nazwy pliku, nawet gdy plik ma mylącą lub nieaktualną nazwę
CzytamyŚcieżki plików za linkami PUBLIC sprawdzane pod kątem fraz: umowa, cennik, RODO, wynagrodzenie, KRS, NDA, poufne
AsystentWyłapuje publiczne linki do dokumentów o wrażliwej nazwie ścieżki i układa raport ryzyka z listą linków bez daty wygaśnięcia
CzytamyNazwy i ścieżki plików kończących się na v2, final, OSTATECZNA rozsianych po różnych folderach w koncie
AsystentWskazuje, ile wersji danego dokumentu istnieje, która ma najnowszą datę modyfikacji i gdzie każda leży w strukturze folderów
CzytamyTreść DOCX i PDF z folderów umów: daty obowiązywania, okresy wypowiedzenia i daty końca obowiązywania NDA
AsystentZestawia daty końca każdego dokumentu z bieżącą datą i wskazuje przeterminowane umowy oraz NDA, zamiast czekać na ręczne sprawdzenie
CzytamyLista członków każdego folderu zespołowego z przypisanymi rolami viewer, editor i owner
AsystentWykrywa konta z aktywnymi uprawnieniami edytorskimi w folderach z dokumentami wrażliwymi, w tym konta byłych pracowników
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Które umowy w folderze mają termin wypowiedzenia w tym kwartale?”
- „Czy mamy publiczne linki do plików z cennikami albo wynagrodzeniami?”
- „Kto ostatnio edytował ofertę przed wysłaniem jej do klienta?”
- „Które pliki w folderze sprzedażowym nie były ruszane od ponad roku?”
Co się zmienia
Firma wie dokładnie, które dokumenty są publicznie dostępne w Dropboxie, kto je ostatnio zmieniał i czy ich daty ważności nie minęły.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Dropbox Business to chmurowy magazyn plików dla zespołów, z którego firmy korzystają na co dzień do wspólnej pracy nad dokumentami, ofertami, umowami i materiałami sprzedażowymi. Każdy plik ma przypisaną rolę: viewer (tylko odczyt), editor (edycja) albo owner, a foldery zespołowe grupują dokumenty według projektów, działów i klientów.
Wszystkie dane siedzą w chmurze Dropboxa. System trzyma historię wersji każdego pliku z datami i autorami przez 180 dni na planach Business i dłużej na wyższych. Obok metadanych, takich jak modified_by i server_modified, Dropbox przechowuje pełny log zdarzeń zespołu i listę wszystkich linków udostępnionych na zewnątrz wraz z typem dostępu i datą wygaśnięcia.
Gdzie to działa najlepiej
Dyrektor handlowy
Przed ważnym przetargiem chce wiedzieć, czy cenniki i szablony ofert w folderze sprzedażowym są aktualne i czy żaden z nich nie trafił przez publiczny link do kogoś spoza firmy.
Z asystentem: Asystent sprawdza daty modyfikacji plików XLSX w folderach sprzedażowych i wyciąga listę aktywnych linków PUBLIC do plików z frazą 'cennik'. Dyrektor dostaje raport w kilka minut.
Specjalista ds. RODO
Po odejściu kilku pracowników z działu HR prezes pyta, czy żaden z nich nie zostawił aktywnego publicznego linku do dokumentów kadrowych w firmowym Dropboxie.
Z asystentem: Asystent przechodzi przez sharing/list_shared_links, filtruje linki z visibility PUBLIC i ścieżką zawierającą 'HR', 'wynagrodzenie' lub 'RODO' i wskazuje te założone przez konta tych pracowników.
Kierownik projektów
Trzy tygodnie przed prawdopodobnym końcem umowy z podwykonawcą nikt w zespole nie pamięta dokładnej daty zakończenia ani kto jako ostatni wprowadzał zmiany w dokumencie.
Z asystentem: Asystent pobiera plik z folderu, wyciąga datę końca i okres wypowiedzenia, a przez list_revisions pokazuje, kto i kiedy edytował umowę przed jej wysłaniem do kontrahenta.
Jak się łączymy
Łączymy się przez REST API Dropboxa z tokenem OAuth 2.0. Rejestrujemy aplikację w Dropbox App Console, ustawiamy zakres uprawnień files.metadata.read i files.content.read, a administrator firmy autoryzuje dostęp jednym kliknięciem. Do przeglądania folderów wszystkich użytkowników potrzebny jest token zespołowy (Team access token) albo konto z uprawnieniami admina.
Asystent pracuje w trybie tylko do odczytu: pobiera metadane, treść plików do 150 MB i logi zdarzeń, ale niczego nie zmienia ani nie kasuje bez osobnej zgody. Portal wraz z historią rozmów stoi na serwerze klienta. Do modelu trafiają polecenie i fragmenty dokumentów potrzebne do odpowiedzi.
Czego potrzebujemy od Was
- Konto Dropbox Business (plan Business lub wyższy, dla historii wersji 180 dni)
- Dostęp administratora do Dropbox App Console do rejestracji aplikacji OAuth
- Token zespołowy (Team access token) albo uprawnienia admina w koncie Dropbox
- Osoba po stronie firmy do jednorazowego zatwierdzenia zakresu uprawnień OAuth
- Uzgodniony zakres folderów objętych audytem przed pierwszym uruchomieniem
Czego asystent nie robi
- Nie zmienia ani nie kasuje plików w Dropboxie, nawet gdy wykryje publiczny link do wrażliwego dokumentu.
- Nie czyta treści plików PDF zeskanowanych bez warstwy OCR, bo dla asystenta to czysta grafika bez tekstu.
- Nie cofa ani nie dezaktywuje publicznych linków samodzielnie, wskazuje je do decyzji i działania administratora.
- Nie pobiera plików powyżej 150 MB w jednym żądaniu API, dzieli je na części i informuje o tym przed analizą.
Częste pytania
Jak długo trwa uruchomienie integracji z Dropbox Business?
Rejestracja aplikacji w Dropbox App Console i nadanie zakresu uprawnień zajmuje kilkanaście minut. Podłączenie asystenta i pierwsze uruchomienie audytu folderów to kilka godzin roboczych, zależnie od liczby folderów objętych skanowaniem i tego, czy od razu uruchamiamy też analizę treści plików.
Czy asystent będzie skanował wszystkie foldery, czy tylko wybrane?
Zakres skanowania ustawiamy podczas wdrożenia. Można ograniczyć audyt do konkretnych folderów zespołowych, na przykład tylko 'Umowy', 'Oferty' i 'HR', pomijając foldery osobiste pracowników. Asystent przechodzi wtedy wyłącznie przez wskazane ścieżki i nie zagląda do reszty konta.
Co jeśli mamy dziesiątki tysięcy plików w Dropboxie?
Asystent przetwarza zasoby partiami: wylistowuje drzewo folderów przez API, zbiera metadane wszystkich plików, a treść pobiera tylko dla tych, które pasują do kryteriów wyszukiwania. Czas zależy od liczby dokumentów objętych analizą treści, nie od całkowitej liczby plików na koncie.
Czy pracownicy dowiedzą się, że asystent czyta ich pliki?
Dropbox Business nie wysyła powiadomień do użytkowników przy odczycie pliku przez API z tokenem zespołowym. Decyzja o tym, czy i jak poinformować zespół, należy do firmy. Warto uprzedzić pracowników przed pierwszym uruchomieniem, szczególnie gdy audyt obejmuje historię edycji dokumentów.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: dokumenty i dane firmy
Dropbox Business jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.