Jak AI obsługuje zapytania z Fixly i Oferteo i przygotowuje wycenę, zanim klient wybierze konkurencję?

Tak, AI można podłączyć do obsługi zapytań z Fixly i Oferteo. Żadna z tych platform nie udostępnia otwartego API dla wykonawców, więc droga wejścia prowadzi przez skrzynkę mailową i automatyczne logowanie na konto. Efekt jest konkretny: nowe zapytanie trafia do AI, która w ciągu minut ocenia, czy zlecenie pasuje do Waszej firmy, składa wstępną odpowiedź i przygotowuje orientacyjną wycenę do Waszego zatwierdzenia, nie czekając, aż ktoś siądzie przy biurku.

Dlaczego na Fixly i Oferteo liczy się każda minuta odpowiedzi

Klient, który wchodzi na Fixly i opisuje, że chce przemalować mieszkanie albo wymienić instalację elektryczną w biurze, zazwyczaj wysyła zapytanie do kilku wykonawców jednocześnie. Platforma pokazuje mu oferty w kolejności nadesłania. Wykonawca, który odpowie po godzinie, często w ogóle nie jest brany pod uwagę, bo klient już umówił się z kimś innym.

To nie jest hipoteza. U jednego z klientów zajmujących się klimatyzacją i wentylacją okazało się, że ponad połowa zapytań z Fixly zostawała bez odpowiedzi przez pierwsze cztery godziny po wpłynięciu, bo trafiały w godziny, gdy ekipy były w terenie. Automat zmienił to od razu: każde nowe zapytanie dostawało wstępną odpowiedź w ciągu kilku minut, a pracownik zatwierdzał lub korygował wycenę na telefonie między zleceniami.

Oferteo działa podobnie, choć profil zapytań bywa inny. Obok zleceń remontowych pojawiają się tam zapytania o transport, usługi porządkowe dla firm, ochronę, montaże i wiele innych kategorii. Zasada jest ta sama: im szybsza i bardziej konkretna odpowiedź, tym większe szanse, że klient wybierze właśnie Waszą firmę.

Jak fizycznie wygląda podłączenie, skoro nie ma otwartego API

Ani Fixly, ani Oferteo nie udostępniają publicznego REST API dla wykonawców. Żadna z platform nie oferuje też eksportu danych w formacie CSV ani pliku wymiany do pobrania z panelu. To trzeba powiedzieć wprost, żeby nie szukać czegoś, czego nie ma.

Są za to dwie legalne drogi, z których korzystamy razem:

• Powiadomienia mailowe. Fixly wysyła na adres konta wykonawcy maila przy każdym nowym zapytaniu pasującym do Waszej kategorii usług. Oferteo robi to samo. Treść maila zawiera: kategorię usługi (np. Hydraulik, Usługi elektryczne, Malarz), miejscowość i niekiedy dzielnicę, skrócony opis zlecenia, termin realizacji podany przez klienta oraz link do pełnego zapytania na platformie. AI podpięta pod tę skrzynkę czyta maila w chwili doręczenia, bez czekania na ręczne sprawdzenie.
• Automatyczne logowanie na konto wykonawcy. Uzupełnieniem jest skrypt, który regularnie loguje się na konto Fixly lub Oferteo przez przeglądarkę (narzędziem takim jak Playwright) i odczytuje panel: listę aktywnych zapytań z zakładki Nowe zlecenia, historię wysłanych ofert, status każdej oferty (odczytana, odrzucona, w toku) oraz nowe wiadomości od klientów w wątkach. To pozwala wyłapać zapytania, o których mail z jakiegoś powodu nie dotarł, i śledzić rozmowy po wysłaniu oferty.

Do podłączenia potrzebujecie: konta wykonawcy na Fixly lub Oferteo z aktywnym abonamentem lub pakietem kontaktów, danych do logowania i dostępu do skrzynki mailowej na serwerze. Więcej konfiguracji z Waszej strony nie jest wymagane.

Pełna historia ofert i opinii sprzed kilku miesięcy jest widoczna w panelu, ale jej jednorazowe zebranie wymaga przejrzenia kilku stron wyników przez skrypt. Robimy to raz na początku, żeby AI miała kontekst, z jakimi zleceniami Wasza firma wygrywała, a z jakimi nie.

Co AI wyciąga z zapytania i jak je ocenia

Każde zapytanie AI rozkłada na kilka wymiarów przed podjęciem jakiejkolwiek akcji.

• Lokalizacja. Czy miejscowość lub dzielnica mieści się w obszarze, w którym Wasza firma pracuje? To filtr podstawowy. Zapytanie o malowanie mieszkania z Trójmiasta odpada od razu, jeśli firma działa wyłącznie w Warszawie i okolicach.
• Zakres pracy. AI czyta opis i wyciąga, co konkretnie klient chce zrobić: czy to wymiana grzejników w całym mieszkaniu, drobna naprawa jednego zaworu czy może projekt instalacji od zera. Zakres przekłada się na oszacowanie czasu pracy i materiałów.
• Termin realizacji. Pole Kiedy chcesz wykonać usługę na Fixly przyjmuje wartości takie jak Jak najszybciej, W ciągu tygodnia, W ciągu miesiąca lub konkretna data. AI sprawdza, czy ten termin jest dla Was do zrealizowania przy bieżącym obłożeniu, o ile zespół ma wspólny kalendarz dostępny z portalu.
• Pasowanie do profilu firmy. Na podstawie historii wygranych i przegranych zapytań AI ocenia, czy to zlecenie leży w obszarze, gdzie firma ma dobrą cenę i referencje, czy raczej na obrzeżach specjalności. Zapytania z kategorii, gdzie firma rzadko wygrywała, dostają niższy priorytet, nie są odrzucane automatycznie.
• Konkurencja na zapytaniu. Na Fixly widać, ile ofert już wpłynęło na dane zapytanie. Pięć ofert w pierwszej godzinie to inne pole gry niż jedno. AI bierze to pod uwagę przy pilności przygotowania draftu.

Zapytania, które nie pasują do firmy ze względu na zły obszar, zły zakres lub niemożliwy termin, AI odkłada z adnotacją i informuje Was jednozdaniowym komunikatem: co i dlaczego pominęła. Nie odpowiada na nie samodzielnie i nie wysyła odmowy bez Waszej wiedzy.

Jak AI przygotowuje wstępną wycenę, nie zamiast właściciela

To jest ta część, którą trzeba dobrze zrozumieć: AI nie wysyła wyceny samodzielnie. Przygotowuje projekt do Waszego zatwierdzenia.

Skąd AI bierze dane do wyceny? Z trzech źródeł, które konfigurujemy na początku:

• Cennik usług firmy. Tabela z typowymi stawkami za roboczogodzinę, stawkami za konkretne prace (montaż grzejnika, wymiana podłogi, instalacja gniazda elektrycznego) i standardowymi kosztami dojazdu według stref geograficznych.
• Historia wycen. Poprzednie oferty wysłane z konta na Fixly i Oferteo, z informacją, które wygrały, a które nie. To pozwala kalibrować poziom ceny pod konkretną kategorię usług.
• Dane z opisu zapytania. Metraż, liczba pomieszczeń, rodzaj materiału, specyficzne wymogi: to AI odczytuje bezpośrednio z treści zapytania klienta i z odpowiedzi na pytania szczegółowe wbudowane w formularz Oferteo.

Efektem jest draft odpowiedzi z trzema elementami: powitanie z nawiązaniem do konkretnego zlecenia (nie szablon "Dzień dobry, interesuje nas Wasze zapytanie"), orientacyjna widełka cenowa z wyjaśnieniem, od czego zależy ostateczna kwota, oraz propozycja terminu oględzin lub rozmowy telefonicznej. Wszystko w jednej wiadomości, gotowe do wysyłki.

Wy dostajecie powiadomienie z treścią draftu: możecie go zatwierdzić jednym kliknięciem, edytować albo odrzucić. Zatwierdzenie powoduje, że wiadomość idzie przez panel Fixly albo Oferteo jako oficjalna odpowiedź z Waszego konta wykonawcy.

Jeśli przez ustalony czas nikt nie zatwierdzi draftu, AI wysyła przypomnienie. Jeśli przez następną godzinę nadal cisza, wysyła drugie, z adnotacją, że zapytanie czeka i do kiedy ma sens odpowiedź, patrząc na to, ile ofert już złożono na tym zleceniu.

Pilnowanie wątków, nowych wiadomości i zbieranie opinii po robocie

Odpowiedź wysłana to nie koniec pracy automatu. Klient często odpisuje z pytaniem doprecyzowującym: czy cena obejmuje materiały, czy firma zna konkretny produkt albo technologię, kiedy może przyjechać na pomiar. Te wiadomości w wątku na Fixly i Oferteo są widoczne przez skrypt logujący się na konto.

AI czyta nowe wiadomości w wątku, klasyfikuje je (pytanie o cenę, pytanie o termin, pytanie o materiał, prośba o kontakt telefoniczny) i przygotowuje kolejny draft odpowiedzi. Jeśli wiadomość wymaga potwierdzenia konkretnego terminu z kalendarza, AI flaguje ją do ręcznego sprawdzenia, zamiast zgadywać dostępność.

Opinie po zakończeniu zlecenia to osobny temat. Fixly prosi klientów o ocenę po zamknięciu zlecenia, ale nie każdy klient to robi sam z siebie. Automat śledzi status zlecenia: gdy Wasza firma oznaczy je jako wykonane, skrypt wykrywa zmianę statusu. Po ustalonym czasie, typowo 48 godzin od zamknięcia, AI wysyła przez wątek na platformie krótką, ludzką wiadomość z podziękowaniem i prośbą o ocenę. Bez korporacyjnego szablonu, z nawiązaniem do konkretnej pracy, którą wykonaliście.

Opinie wpływają bezpośrednio na pozycję w wynikach obu platform. Jedno lub dwa zapomniane zapytania o ocenę miesięcznie to kilka opinii rocznie, których nie ma w profilu. Automat tego nie pomija.

Co robi AI z historią ofert, zanim ruszy na bieżące zapytania

Zanim automat zacznie działać na bieżących zapytaniach, robimy jednorazowe zebranie historii: ostatnich kilkudziesięciu lub kilkuset ofert z panelu Fixly i Oferteo, wraz z informacją, które zakończyły się zleceniem, a które nie. To jest baza, na której AI się uczy.

Z tej historii wyciągamy konkretne wnioski: w jakich kategoriach i lokalizacjach firma wygrywa najczęściej, przy jakich zakresach prac cena jest za wysoka albo za niska, jak długo trwa od wysłania oferty do zamknięcia zlecenia. AI nie przedstawia tych wniosków jako raportu do szuflady. Przekłada je na działanie: wie, że zapytania o malowanie klatek schodowych w Waszym mieście wygrywacie prawie zawsze, więc tam reaguje błyskawicznie. Wie też, że przy dużych zleceniach budowlanych powyżej określonego zakresu firma nie wygrywa, więc nie blokuje odpowiedzi, ale zmniejsza priorytet i informuje Was o tym fakcie.

Od czego zaczynamy

Zanim cokolwiek zostanie uruchomione, robimy trzy rzeczy razem:

• Zbieramy historię ofert z obu kont i omawiamy, które kategorie i lokalizacje są priorytetem, a które firma chce świadomie pomijać.
• Budujemy tabelę cenową: nie musi być perfekcyjna, wystarczy 20-30 typowych zakresów prac z orientacyjną stawką roboczogodziny i kosztami dojazdu według stref.
• Ustalamy granicę autonomii AI: jakie zapytania może przygotować do wysyłki samodzielnie, a jakie zawsze wymagają ręcznego przejrzenia, np. zlecenia o niestandarowym zakresie albo klienci, którzy podają bardzo ogólny opis bez metrażu czy konkretnej lokalizacji.

Pierwsze dni działają w trybie podglądu: AI przygotowuje drafty, ale Wy zatwierdzacie każdy z nich i sprawdzacie, czy trafnie ocenia zapytania. Po kilku dniach widać, gdzie dobrze ocenia, a gdzie wymaga korekty profilu lub cennika. Potem można poluzować kontrolę przy prostszych zleceniach i zostawić ręczne zatwierdzenie tylko dla tych bardziej złożonych.

Jeśli firma działa na obu platformach jednocześnie, automat obsługuje je równolegle z jednego miejsca. Jedno zatwierdzenie, jeden panel do śledzenia, jedna historia, z której AI się uczy. Chcecie sprawdzić, jak to wyglądałoby w Waszej firmie? 15 minut rozmowy wystarczy, żeby ocenić, ile zapytań mijacie teraz i co da się usprawnić. Możecie też przejrzeć realne wdrożenia u firm, które obsługują podobne platformy usługowe.