Jak AI filtruje przetargi z e-Zamówień, BZP i TED i co robi z SWZ, zanim handlowiec ją otworzy?

AI podłączone do e-Zamówień, BZP i TED codziennie przeszukuje nowe ogłoszenia, porównuje je z profilem firmy i odrzuca te, które nie mają szans. To, co przejdzie filtr, trafia do handlowca już z gotowym streszczeniem SWZ, listą wymaganych dokumentów i zaznaczonymi terminami. Handlowiec nie przegląda już setek ogłoszeń tygodniowo: dostaje kilka, które rzeczywiście warto sprawdzić.

Skąd AI bierze dane: e-Zamówienia, BZP i TED

Te trzy platformy to główne źródła ogłoszeń o przetargach publicznych w Polsce i Europie. Każda działa nieco inaczej i zawiera inne dokumenty.

e-Zamówienia to obowiązkowa platforma rządowa, na której od 2021 roku zamawiający publikują postępowania w trybie podstawowym i przetargu nieograniczonego. Platforma udostępnia otwarte API, z którego AI pobiera: numer referencyjny postępowania, ogłoszenie o zamówieniu, SWZ ze wszystkimi załącznikami, wyjaśnienia treści SWZ (odpowiedzi zamawiającego na pytania innych wykonawców), informację z otwarcia ofert oraz ogłoszenie o wynikach.

BZP (Biuletyn Zamówień Publicznych) obejmuje zamówienia poniżej progu unijnego. Ogłoszenia są dostępne przez RSS i wyszukiwarkę. AI pobiera je cyklicznie i sortuje według kodów CPV oraz wartości szacunkowej.

TED (Tenders Electronic Daily), suplement do Dziennika Urzędowego UE, zawiera postępowania powyżej progów unijnych z całej Europy. Jeśli firma chce startować nie tylko w Polsce, TED to obowiązkowe źródło. Tu pojawiają się też wymagania dotyczące JEDZ (Jednolity Europejski Dokument Zamówienia), co wpływa na listę dokumentów do złożenia.

Z każdego ogłoszenia AI wyciąga konkretne pola: kody CPV, wartość szacunkową (jeśli zamawiający ją podał), termin składania ofert, termin zadawania pytań, warunki udziału i kryteria oceny ofert z wagami punktowymi. To wystarcza, żeby podjąć wstępną decyzję: czytamy dalej czy pomijamy.

Jak AI decyduje, który przetarg warto w ogóle czytać

Zanim AI wyśle komukolwiek powiadomienie, przetarg musi przejść przez profil firmy. Profil definiujesz raz i aktualizujesz rzadko. Zawiera:

• Kody CPV odpowiadające Twoim usługom lub dostawom, np. 72000000 dla usług IT albo 45000000 dla robót budowlanych.
• Obszar geograficzny: jedno województwo, kilka albo cały kraj.
• Minimalną i maksymalną wartość szacunkową kontraktu, żeby nie tracić czasu na zlecenia zbyt małe lub za duże dla obecnych możliwości firmy.
• Wymagania, które firma spełnia lub nie: certyfikaty ISO 27001, ISO 9001, uprawnienia budowlane, autoryzacje producentów, minimalna liczba lat doświadczenia.
• Słowa dyskwalifikujące, np. "poświadczenie bezpieczeństwa" albo "licencja MSWiA", jeśli firma ich nie posiada.

Typowo wygląda to tak, że spośród kilkudziesięciu nowych ogłoszeń dziennie w danej branży AI przepuszcza dwa, może trzy. Reszta odpada na etapie kodu CPV, wartości albo jednego z warunków udziału. Handlowiec widzi tylko to, co przeszło przez sito.

Co AI robi z SWZ po przejściu przez filtr

SWZ (Specyfikacja Warunków Zamówienia) zastąpiła starą SIWZ. Potrafi liczyć od kilkudziesięciu do kilkuset stron, często z dziesiątkami załączników. Czytanie jej od pierwszej do ostatniej strony to kilka godzin pracy.

AI wyciąga z SWZ to, co zmienia decyzję o starcie:

• Warunki udziału w postępowaniu ze szczegółami, np. "wykonawca musi wykazać realizację co najmniej 2 umów w ciągu ostatnich 3 lat" z informacją, czy firma ma odpowiednie referencje w bazie.
• Kryteria oceny ofert z wagami, np. cena 60%, termin realizacji 20%, okres gwarancji 20%. To ma bezpośrednie przełożenie na strategię cenową.
• Termin składania ofert i termin zadawania pytań, często ukryty w §8 lub §11 SWZ.
• Wymagania dotyczące aktualności dokumentów, np. zaświadczenie z ZUS i zaświadczenie z US nie starsze niż 3 miesiące.
• Zapisy o podwykonawstwie, obowiązku zatrudnienia na umowę o pracę (art. 95 PZP) albo wymaganiach RODO wobec wykonawcy.

U jednego z naszych klientów, firmy serwisującej sprzęt medyczny, AI wychwyciło z §4 SWZ zapis o tym, że wykonawca musi posiadać autoryzację producenta dla konkretnego modelu respiratora. Firma takiej autoryzacji nie miała. Bez AI ktoś spędziłby kilka godzin na przygotowaniu wstępnych dokumentów, żeby potem dowiedzieć się, że startowanie nie miało sensu.

Terminy, których nikt nie pilnuje ręcznie

W przetargach publicznych są dwa terminy, które kosztują firmy odrzucenie oferty albo utratę szansy na wyjaśnienia. Pierwszy to termin zadawania pytań do SWZ. Zamawiający odpowiada na pytania zadane odpowiednio wcześnie (zwykle 4 lub 6 dni przed terminem składania, zależnie od trybu). Jeśli masz wątpliwości co do zapisów SWZ, pytasz teraz albo składasz ofertę w ciemno.

Drugi termin to oczywiście termin składania ofert. Platforma e-Zamówienia blokuje składanie po czasie automatycznie. Spóźnienie o minutę oznacza odrzucenie.

AI obsługuje oba terminy przez powiadomienia:

• 7 dni przed terminem składania: "Decyzja wymagana. Startujemy czy pomijamy to postępowanie?"
• 2 dni przed terminem pytań: "Ostatnia chwila na pytania do SWZ. Czy są niejasności?"
• Dzień przed terminem składania: "Jutro termin. Status dokumentów: brakuje polisy OC w aktualnej wersji."

Powiadomienia trafiają na e-mail, do Teams lub Slacka. AI śledzi terminy dla wszystkich aktywnych postępowań jednocześnie, bez ryzyka, że coś wpadnie w szczelinę między urlop a zastępstwo.

Ceny konkurencji z otwarć ofert: co zbieramy i jak to działa

Po upływie terminu składania ofert zamawiający publikuje na e-Zamówieniach "Informację z otwarcia ofert". To dokument zawierający nazwy wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty, i zaoferowane przez nich ceny. Często pojawia się tam też deklarowany termin realizacji lub okres gwarancji, jeśli były kryteriami oceny.

AI zbiera te dokumenty z postępowań podobnych do Twojego profilu. Informacja o tym, że konkretna firma regularnie startuje w przetargach na usługi IT w danym województwie i oferuje ceny zbliżone do wartości szacunkowej, jest warta więcej niż wiele godzin rozmów branżowych.

Co konkretnie trafia do bazy z każdego otwarcia ofert:

• Nazwa wykonawcy i NIP (jeśli dostępny w ogłoszeniu).
• Zaoferowana cena brutto i stosunek do wartości szacunkowej postępowania.
• Czy oferta wygrała, czy została odrzucona i z jakiego powodu: to z ogłoszenia o wynikach.
• Numer CPV i nazwa zamawiającego, żeby wiedzieć, w jakim segmencie dana firma faktycznie konkuruje.

Po kilku miesiącach zbierania danych widać, kto jest realnym rywalem, kto startuje dla zasady, a kto regularnie wygrywa przez agresywne ceny. To zmienia sposób wyceniania własnych ofert na konkretnych przetargach.

Lista dokumentów, którą AI przygotowuje przed terminem

Każde postępowanie wymaga nieco innego zestawu dokumentów, ale pewna część zawsze się powtarza. AI na podstawie SWZ generuje checklistę z wymaganiami i datami ważności:

• Formularz ofertowy, wstępnie wypełniony na podstawie danych z ogłoszenia i profilu firmy.
• JEDZ, tylko przy zamówieniach unijnych z TED.
• Wykaz usług lub dostaw z referencjami, według wzoru z załącznika do SWZ.
• Polisa OC z sumą ubezpieczenia zgodną z wymaganiami postępowania.
• Zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu ze składkami, nie starsze niż 3 miesiące.
• Zaświadczenie z US o niezaleganiu z podatkami, nie starsze niż 3 miesiące.
• Odpis z KRS lub wydruk z CEIDG, nie starsze niż 3 miesiące.
• Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, jeśli firma korzysta z doświadczenia lub personelu innej firmy.

AI porównuje tę listę z dokumentami, które firma ma już w bazie, i zaznacza, które wymagają odświeżenia lub których brakuje. Koniec z odkrywaniem w piątek po południu, że zaświadczenie z ZUS wygasło trzy tygodnie temu, a termin składania jest w poniedziałek.

Od czego zaczynamy wdrożenie

Pierwsze spotkanie to nie konfiguracja techniczna. To rozmowa o tym, jak firma do tej pory znajdowała przetargi, ile czasu na to szło i gdzie były największe straty. Potem definiujemy profil: kody CPV, obszar geograficzny, przedział wartości kontraktów i lista wymagań, które firma spełnia lub nie.

Następnie AI dostaje dostęp do API e-Zamówień i TED oraz kanałów RSS BZP. Pierwsze wyniki zazwyczaj pojawiają się już następnego dnia rano. Przez pierwsze kilka tygodni kalibrujemy profil: jeśli za dużo wpada, zawężamy kryteria; jeśli za mało, sprawdzamy, czy kody CPV są właściwe i czy filtry nie są zbyt restrykcyjne.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak taki system działałby w Twojej firmie, zacznijmy od bezpłatnego audytu. Przyjrzymy się, ile postępowań miesięcznie pomijasz i gdzie leżą największe luki w obecnym procesie. Możesz też zajrzeć na realne wdrożenia, żeby zobaczyć, jak to wygląda w firmach z podobnych branż.