Integracje / SAP Ariba
Portale i marketplace
Integracja AI: SAP Ariba
Podłączamy Ariba Network przez REST API i cXML, żeby wyciągać zamówienia PO, statusy faktur i przyczyny odrzuceń bez codziennego logowania do portalu. Asystent przenosi nowe PO do Waszego ERP, sprawdza fakturę pod reguły tego klienta i wyłapuje każde Rejected z polem Comments jeszcze tego samego dnia.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Dane z SAP Ariba w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Kolejka potwierdzeń PO Ariba. Moduł zbiera wszystkie zamówienia zakupu z Ariba Network i pokazuje kolejkę potwierdzeń z czasem pozostałym na odpowiedź dla każdego kupującego. Widzicie na jednym ekranie, co jest po terminie, co musi wyjść dziś i co można zaplanować na jutro.
- Każde nowe PO z Ariba trafia do Waszej kolejki bez logowania do portalu
- Okno odpowiedzi wymagane przez kupującego widoczne osobno dla każdego PO
- PO przenoszone do Waszego ERP z terminem i adresem dostawy z dokumentu
- Wykrywanie rozbieżności między adresem dostawy a Waszym standardem dla klienta
- Potwierdzenie PO wysyłane po Waszym zatwierdzeniu lub automatycznie dla wybranych indeksów
Pytanie w czacie
Asystent wyciąga przyczynę odrzucenia z pola Comments w Ariba Network i pokazuje dokładnie, które pole faktury trzeba poprawić według reguł walidacji danego klienta. Walidujecie fakturę przed wysyłką, nie po odrzuceniu.
Dlaczego faktura INV-8842901 wysłana do Caldera Systems ma w Ariba Network status Rejected? Co konkretnie trzeba poprawić, żeby ją zaakceptowali?
Karta w narzędziu
Karta PO zestawia każdy szczegół z Ariba Network z historią działań w portalu. Widzicie rozbieżność adresu dostawy i przekroczony termin, zanim ktokolwiek z Waszego zespołu sprawdził dokument w Aribie.
Moduł zbiera nowe PO z Ariba Network i pokazuje na jednym ekranie, ile czasu zostało na odpowiedź dla każdego kupującego. Widzicie od razu, co jest po terminie, i możecie zatwierdzić potwierdzenie bez logowania do Ariby.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie SAP Ariba włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
Czytamytytuł i termin odpowiedzi, lista zamówionych indeksów materiałów z ilościami, warunki brzegowe i wymagania techniczne
AsystentCzyta całość specyfikacji, porównuje zamawiane indeksy z katalogiem produkcji firmy i daje streszczenie na jednej stronie zamiast godziny przeglądania załączników
Czytamyuzgodnione ceny na indeks materiału, daty ważności kontraktu, numer kontraktu nadrzędnego przypisanego do PO
AsystentWeryfikuje przy każdym zamówieniu i fakturze, czy cena jednostkowa zgadza się z aktywną umową, i zgłasza rozbieżność co do grosza przed wysłaniem dokumentu
CzytamyIncoterms, data z pola DeliveryDate, adres miejsca dostawy, numer kontraktu nadrzędnego PO
AsystentPrzenosi termin dostawy do ERP jako datę realizacji w produkcji i oznacza rozbieżność między adresem dostawy a standardowym adresem tego klienta
Czytamywymagane pole DocumentReference, format daty faktury, obecność ShipNoticeID, dopuszczalna rozbieżność ceny
AsystentSprawdza fakturę pod reguły konkretnego klienta zanim trafi do Ariby: pole DocumentReference, format daty i obecność wymaganych pól, zanim dokument wyjdzie z firmy
Czytamydata planowanej płatności podana przez klienta przy statusie Approved lub Paid
AsystentOdpowiada na pytania działu finansowego o termin konkretnej faktury bez konieczności logowania do portalu i czekania na powrót osoby od portali
Czytamylista PO bez potwierdzenia, czas od wysłania przez klienta, wymagany termin odpowiedzi osobno dla każdego kupującego
AsystentPilnuje każdego terminu z osobna i wysyła przypomnienie przed upłynięciem okna albo samo wystawia potwierdzenie, jeśli firma ustawiła taką regułę dla danego indeksu
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Czy dziś przyszły nowe zamówienia z Ariby i czy trafiły już do ERP?”
- „Czemu faktura u tego klienta ma status Rejected i co trzeba poprawić?”
- „Kiedy klient zatwierdzi fakturę i jaką datę płatności podał w portalu?”
- „Czy wszystkie PO zostały potwierdzone przed terminem wymaganym przez klienta?”
Co się zmienia
Jeden człowiek obsługuje kilkanaście portali zakupowych bez porannego obchodu: nowe PO i każde odrzucenie z przyczyną trafiają jako zestawienie zaraz po zmianie statusu.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
SAP Ariba to platforma zakupowa w chmurze SAP, przez którą korporacje prowadzą cały cykl zaopatrzenia: od zapytań ofertowych i przetargów, przez kontrakty i zamówienia, aż po faktury i rozliczenia z dostawcami. Producenci i dystrybutorzy rejestrują się w Ariba Network i przez jedną sieć obsługują zamówienia od wszystkich swoich klientów korporacyjnych korzystających z tej platformy.
Codzienną pracę dostawcy tworzy potwierdzanie zamówień w wymaganym oknie czasowym, wysyłka faktur i śledzenie ich statusów. Dane trzyma chmura SAP: umowy ramowe z uzgodnionymi cenami, zamówienia z pozycjami i warunkami dostawy, faktury z pełną historią stanów oraz zapytania ofertowe od klientów. Każdy klient korporacyjny ma własne reguły walidacji i osobne terminy, do których dostawca musi się dostosować.
Gdzie to działa najlepiej
handlowiec w sprzedaży
Klient korporacyjny publikuje w Ariba Network zapytanie ofertowe z 40-stronicową specyfikacją techniczną i terminem odpowiedzi za 5 dni. Handlowiec dowiaduje się o tym od razu, nie z piątkowego maila.
Z asystentem: Asystent czyta specyfikację i daje streszczenie: czego klient szuka, do kiedy, jakie warunki i które zamawiane indeksy pokrywają się z katalogiem produkcji firmy. Handlowiec decyduje w godzinę, nie w dwa dni.
księgowa w finansach
Na koniec miesiąca księgowa zamknęła rejestr należności i potrzebuje wiedzieć, kiedy wpłynie płatność za fakturę od klienta C. Jedyna osoba od portali jest na urlopie, a faktura czeka w Ariba Network.
Z asystentem: Asystent sprawdza status faktury i datę planowanej płatności w Ariba Network bez logowania do portalu. Księgowa dostaje odpowiedź w minutę, bez czekania na powrót Marty.
koordynator dostaw
Przychodzi PO z Ariby z terminem DeliveryDate za 8 dni, Incoterms DAP i adresem odbiorcy końcowego innym niż standardowy adres tego klienta. Nikt w firmie nie miałby szans tego wyłapać przy ręcznym przepisywaniu.
Z asystentem: Asystent przenosi PO do ERP z terminem i adresem z dokumentu Ariba i oznacza rozbieżność między adresem dostawy a standardowym adresem klienta. Koordynator reaguje od razu, nie po realizacji.
Jak się łączymy
Łączymy się z Ariba Network przez dwa kanały: REST API z uwierzytelnianiem OAuth2 albo cXML przesyłany przez HTTPS, standard EDI używany od lat w integracjach między systemami. Do uruchomienia potrzebujemy ANID Waszej firmy, danych uwierzytelniających od klienta korporacyjnego (Shared Secret albo certyfikat cyfrowy) i aktywacji integracji po stronie kupującego w ustawieniach Ariba Network.
Asystent działa na Waszym serwerze i co godzinę pobiera nowe dokumenty w trybie odczytu. Zapis do Ariba, czyli wysyłka faktur lub potwierdzeń zamówień, uruchamia się po Waszej akceptacji reguły albo ręcznym potwierdzeniu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty danych potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na Waszych dokumentach.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywne konto dostawcy w Ariba Network z Waszym identyfikatorem ANID
- Zgoda klienta korporacyjnego na włączenie dostępu API po jego stronie w Ariba Network
- Shared Secret albo certyfikat cyfrowy od klienta do uwierzytelnienia połączenia
- Osoba znająca mapowanie: indeksy materiałów w Waszym ERP vs. indeksy klienta w PO
- Dostęp do Waszego ERP z uprawnieniami do tworzenia zamówień, jeśli chcecie automatyczne przenoszenie PO
Czego asystent nie robi
- Nie wysyła faktur do Ariba Network bez Waszego potwierdzenia, chyba że sami ustawicie regułę automatyczną
- Nie zmienia danych w zamówieniach ani w Ariba Network: odczytuje dokumenty, nie edytuje ich po stronie kupującego
- Nie decyduje o odpowiedzi na zapytanie ofertowe ani nie wysyła oferty bez zatwierdzenia przez dział sprzedaży
- Nie zastępuje aktywacji API przez klienta korporacyjnego: to krok administracyjny po jego stronie w Ariba Network
Częste pytania
Czy asystent może sam wysłać Order Confirmation, czy tylko przypomina?
Możliwe oba tryby, zależnie od ustawień. Przy prostych zamówieniach z indeksami zawsze dostępnymi asystent wystawia potwierdzenie automatycznie. Przy zamówieniach wymagających oceny, na przykład nowe indeksy lub niestandardowe warunki, wysyła przypomnienie przed upłynięciem okna czasowego, żebyście sami zatwierdzili.
Co się dzieje, gdy klient zaktualizuje ceny w umowie ramowej w Ariba?
Asystent przy kolejnej synchronizacji pobiera nową wersję kontraktu i od razu waliduje faktury i zamówienia pod zaktualizowane ceny. Zamówienia wystawione przed zmianą porównuje z wersją kontraktu aktywną w dniu wystawienia PO, jeśli Ariba udostępnia tę historię przez API.
Mamy dwie spółki z osobnymi kontami ANID w Ariba. Czy AI obsłuży obie jednocześnie?
Tak, każde konto ANID to osobne połączenie z osobnym uwierzytelnianiem. Asystent obsługuje obie spółki równolegle i daje jedno zestawienie dla osoby zarządzającej portale w całej grupie. Przy każdym dokumencie wiadomo, do której spółki należy.
Ile czasu zajmuje pierwsze podłączenie do Ariba Network jednego klienta?
Technicznie kilka dni od momentu, gdy klient korporacyjny aktywuje dostęp API po swojej stronie. Większość czasu zajmuje krok administracyjny po stronie klienta: mail do opiekuna zakupów i oczekiwanie na włączenie integracji. Sam proces mapowania pól i testowania połączenia to sprawa dni, nie tygodni.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: portale i marketplace
SAP Ariba jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.