Jak AI obsługuje rekrutację w Recruitee, Elevato i HRlink: co konkretnie zrobi za rekrutera?

AI podłączone do Recruitee, Elevato albo HRlink może każdego ranka podsumować nowych kandydatów pod wymagania konkretnego stanowiska, pokazać, kto utknął w etapie "Weryfikacja CV" od kilku dni bez żadnej akcji, i przygotować wersję roboczą maila do osób czekających na odpowiedź. Rekruter dostaje gotowy przegląd, zamiast przeklikiwać pięć zakładek z profilami. Decyzja, czy ktoś przechodzi dalej, zostaje przy człowieku.

Co konkretnie trzyma każdy z tych systemów i co z tego AI może dostać

Trzy różne systemy, trochę inaczej poukładane dane. Zanim zaczniemy planować integrację, dobrze jest wiedzieć, z czym AI będzie pracować.

Recruitee (od 2023 roku działający pod marką Tellent) przechowuje dane w przejrzystej strukturze. Każdy kandydat ma profil z polami: imię, nazwisko, e-mail, telefon, źródło aplikacji (source: "Pracuj.pl", "LinkedIn", "Polecenie", "Strona kariery" albo inne, które firma wpisała przy konfiguracji), aktualny etap w lejku (stage), data pierwszej aplikacji (created_at) i załączone pliki CV z listem motywacyjnym. Do profilu dochodzą notatki rekrutera (comments), oceny wystawione przez poszczególnych rekruterów i tagi. Każde ogłoszenie (offer) ma swój lejek z etapami: "Nowa aplikacja", "Weryfikacja telefoniczna", "Rozmowa HR", "Rozmowa z menedżerem", "Oferta". Nazwy etapów firma konfiguruje sama, więc bywają różne w każdej rekrutacji.

Elevato to polski ATS z podobną strukturą. Kandydat ma profil z etapem rekrutacji, datą aplikacji, źródłem (portal albo aplikacja bezpośrednia), notatkami i oceną rekrutera przypisaną do danego profilu. Ogłoszenia mają przypisane portale dystrybucji i liczniki: ile aplikacji przyszło przez każdy kanał. System integruje się z Pracuj.pl i innymi polskimi portalami, więc śledzenie źródła jest wbudowane. Moduł RODO zawiera pole zgody kandydata z datą wyrażenia i zakresem: bieżąca rekrutacja albo zgoda rozszerzona na przyszłe.

HRlink wyróżnia się przede wszystkim multipostingiem: jedno ogłoszenie trafia jednocześnie na dziesiątki portali pracy, a każda aplikacja jest precyzyjnie otagowana źródłem (który portal, kiedy). To sprawia, że dane o skuteczności kanałów rekrutacyjnych są tu bardziej szczegółowe niż w pozostałych systemach. HRlink ma też osobny moduł zgód RODO, gdzie kandydat przy składaniu aplikacji zaznacza zgodę na bieżącą rekrutację i osobno na przetwarzanie danych do przyszłych rekrutacji. Oba pola, z datami wyrażenia zgody, są dostępne przez API.

Jak fizycznie wygląda podłączenie AI do Recruitee, Elevato i HRlink

To pytanie pada na prawie każdym pierwszym spotkaniu z firmą, która chce AI w rekrutacji. Odpowiedź dla każdego systemu jest trochę inna.

Recruitee ma publiczne REST API w wersji 2. Dokumentacja jest dostępna w centrum pomocy Tellent. Do autoryzacji potrzebny jest Bearer token, który generuje się w panelu: Ustawienia, sekcja Apps, podzakładka API Tokens. Najlepiej stworzyć osobne konto techniczne z ograniczonymi uprawnieniami, zamiast używać tokenu konkretnego rekrutera. Dlaczego? Token przestaje działać, gdy konto użytkownika jest dezaktywowane, i wtedy integracja się sypie bez ostrzeżenia. Webhooki konfiguruje się w tym samym miejscu w panelu: podajesz adres URL i wybierasz zdarzenia do obserwowania: application.created (nowa aplikacja), application.stage_changed (zmiana etapu w lejku), candidate.deleted i kilka innych. Dostęp do API jest dostępny zazwyczaj od planu Business wzwyż. Czego API Recruitee nie daje: rozbudowanych raportów widocznych tylko w wewnętrznym dashboardzie i niektórych danych konfiguracyjnych lejka.

Elevato ma REST API, ale jego aktywacja wymaga kontaktu z supportem systemu. Nie jest domyślnie włączone dla każdego konta. Po aktywacji otrzymujesz klucz API, a dokumentacja jest dostępna w panelu klienckim po zalogowaniu. Zakres webhooków jest węższy niż w Recruitee. Jeśli firma korzysta z Elevato i chce tam podłączyć AI, pierwszym krokiem jest kontakt z opiekunem klienta Elevato w sprawie włączenia dostępu do API: bez tego ani rusz.

HRlink udostępnia REST API z dokumentacją dostępną przez ich panel klienta. Klucz API generujesz w ustawieniach konta. System obsługuje webhooki dla nowych aplikacji i zmian statusu kandydata. Moduł multipostingu ma osobne endpointy do pobierania wyników kampanii na poszczególnych portalach: liczba wyświetleń ogłoszenia, kliknięcia i złożone aplikacje per portal.

Do integracji z każdym z tych systemów potrzeba: konta z dostępem do API, wygenerowanego tokenu, adresu URL do odbioru webhooków i asystenta AI skonfigurowanego do pracy z tymi danymi. Samej konfiguracji nie robi rekruter. To praca techniczna osoby wdrażającej, która raz ustawia przepływ i potem działa w tle.

Co AI robi z kandydatami i ich CV: realne zadania

Typowa sytuacja z biura. Rekruter otwiera w poniedziałek Recruitee i widzi 34 nowe aplikacje na specjalistę ds. logistyki. Spotkanie za godzinę, notatki z piątku jeszcze nie przejrzane. Bez AI: otwiera każde CV, wraca do ogłoszenia, wraca do CV. Z AI podłączonym przez API: dostaje zbiorczy widok z krótkim opisem każdego kandydata, gdzie AI porównało plik CV z polami wymagań ze stanowiska i wypisało, co pasuje, a czego nie ma. Nie ocenę, nie punktację. Skrót do czytania.

Konkretne zadania, które AI wykonuje w połączeniu z tymi systemami:

• Streszczenie CV pod konkretną rekrutację. AI pobiera plik CV dołączony do profilu kandydata (PDF albo DOCX), czyta jego treść, porównuje z treścią ogłoszenia i wypisuje w kilku zdaniach: jakie doświadczenie ma kandydat, co pokrywa się z wymaganiami stanowiska i czego brakuje według opisu. Nie rankinguje, nie przypisuje punktów. Porządkuje informacje, żeby rekruter czytał szybciej.
• Lista kandydatów bez ruchu. AI odpytuje API: kto jest na etapie "Weryfikacja CV" albo "Oczekuje na kontakt" od ponad pięciu roboczych dni? Wynik to lista z imionami, stanowiskami i czasem oczekiwania. Rekruter widzi zaległości bez ręcznego przeglądania każdego profilu.
• Wersje robocze odpowiedzi do kandydatów. Na podstawie etapu kandydata i ewentualnych notatek rekrutera AI przygotowuje projekt maila: zaproszenie na rozmowę telefoniczną, prośba o uzupełnienie danych albo wiadomość o zakończeniu procesu. Rekruter poprawia treść i wysyła. AI sam nic nie wysyła.
• Zestawienie skuteczności źródeł. AI patrzy na pole source przy każdej aplikacji i zestawia: z którego portalu przyszli kandydaci, którzy dotarli do rozmowy z menedżerem? Który kanał przynosi dużo CV, ale kandydaci odpadają na pierwszym etapie? W HRlink te dane są szczególnie precyzyjne: widać nie tylko "Pracuj.pl", ale konkretną kampanię i liczbę wyświetleń, które przełożyły się na aplikacje.
• Przegląd aktywnych ogłoszeń. Raz w tygodniu AI zestawia, które rekrutacje są otwarte, ile nowych aplikacji wpłynęło w ostatnich siedmiu dniach i ile z nich przeszło dalej niż pierwszy etap. Menedżer widzi od razu, gdzie rekrutacja idzie sprawnie, a gdzie utknęła.

RODO, zgody i terminy usuwania danych: co ATS rejestruje, AI pilnuje

To jest obszar, w którym firmy regularnie mają zaległości. Nie z zaniedbania: w codziennej pracy po prostu nikt nie ma przypisanego zadania, żeby co tydzień sprawdzać, którym kandydatom wygasła zgoda na przetwarzanie danych.

Każdy z tych systemów przechowuje daty zgód. W Recruitee jest pole consent_date przy profilu kandydata, a część firm dokłada własne pola niestandardowe (custom fields) z terminem ważności zgody. W HRlink moduł zgód jest oddzielny i bardziej rozbudowany: kandydat przy aplikacji zaznacza zgodę na bieżącą rekrutację i osobną zgodę na przyszłe. Oba pola, razem z datami, są dostępne przez API. Elevato ma moduł RODO z datą wyrażenia zgody i możliwością ustawienia okresu retencji dla każdej rekrutacji.

AI podłączone do tych danych może codziennie sprawdzać, czyja zgoda wygasa w ciągu najbliższych 30 albo 60 dni, i generować listę do działania dla administratora danych osobowych w firmie. Może też oznaczać profile kwalifikujące się do usunięcia: rekrutacja zamknięta, termin zgody na bieżącą rekrutację minął, kandydat nie jest w talent poolu z aktywną zgodą na przyszłość.

U jednego klienta, który prowadził talent pool w Recruitee od kilku lat, po pierwszym przebiegu AI przez dane wyszło kilkadziesiąt profili z wygasłą zgodą. Nikt o tym nie wiedział, bo nikt tego nie sprawdzał. Żaden audit nie był zaplanowany. Po skonfigurowaniu codziennego przeglądu lista do weryfikacji pojawia się automatycznie każdego ranka, zamiast czekać aż problem urośnie do audytu.

Jedna zasada, której się trzymamy: AI przygotowuje, rekruter decyduje

To jest granica, którą ustalamy przed każdym wdrożeniem AI w rekrutacji. AI nie zmienia etapów kandydatów w systemie. Nie odrzuca aplikacji. Nie wysyła maili do kandydatów samodzielnie. Nie ocenia, czy ktoś jest odpowiedni na dane stanowisko.

Dlaczego ta granica jest ważna? Dwa powody. Pierwszy: prawo. Artykuł 22 RODO ogranicza zautomatyzowane podejmowanie decyzji wobec osób fizycznych w sprawach takich jak zatrudnienie. Decyzja o odrzuceniu kandydata nie może wynikać wyłącznie z automatycznego przetwarzania. Drugi: rekruter zna kontekst, którego AI nie widzi w żadnym pliku. Wie, że szef szuka kogoś z doświadczeniem w konkretnej niszy rynkowej, że kandydat był polecony przez partnera biznesowego, albo że na tym stanowisku poprzednio odchodziły osoby z długimi CV, a nie krótkimi.

AI w rekrutacji to asystent, który czyta i porządkuje. Skraca czas przygotowania, nie zastępuje oceny sytuacji przez człowieka.

Od czego zaczynamy, gdy firma chce AI w swoim systemie ATS

Nie od integracji. Od jednego pytania zadanego rekruterowi: co zajmuje Ci teraz najwięcej czasu w codziennej pracy z kandydatami?

Najczęstsze odpowiedzi, które słyszymy:

• Przeglądanie CV jedno po drugim bez kontekstu stanowiska: czytam każde od nowa, a ogłoszenie mam otwarte w osobnej zakładce.
• Odpowiedzi do kandydatów czekających na informację: wiem, że trzeba napisać, ale nie mam gotowej wiadomości i odkładam na następny dzień.
• Zgody RODO: gdzieś mamy plik albo kolumnę w Excelu, ale nikt jej regularnie nie aktualizuje.

Dobry punkt startowy to jeden z tych trzech problemów, jeden system ATS, jeden przepływ danych. Kiedy AI zaczyna realnie pomagać w jednym miejscu i rekruter faktycznie z tego korzysta w codziennej pracy, dokładamy kolejny element. Najgorsze podejście to próba zautomatyzowania wszystkiego naraz: wtedy konfiguracja trwa miesiącami i nic nie działa wystarczająco dobrze, żeby ktoś chciał tego używać.

Pierwszym krokiem technicznym jest zwykle sprawdzenie, czy firma ma aktywny dostęp do API w swoim systemie ATS i czy ma konto z uprawnieniami do generowania tokenów. W Recruitee robi się to samodzielnie w panelu. W Elevato trzeba napisać do supportu. W HRlink klucz API jest w ustawieniach konta. To zajmuje góra kilkanaście minut i od razu wiadomo, co jest dostępne.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak taka integracja wygląda na Twoich danych i w Twoim systemie, zapraszamy na 15 minut rozmowy. Możesz też zajrzeć na realne wdrożenia, żeby zobaczyć, jak inne firmy podeszły do podobnych problemów.