Integracje / Płatnik ZUS
Urzędy, rejestry i zgodność
Integracja AI: Płatnik ZUS
Podłączamy eksporty XML z Płatnika: zestawy DRA, RCA, RSA oraz historię formularzy zgłoszeniowych ZUA, ZWUA, ZZA i ZIUA. Asystent tłumaczy kody błędów weryfikacji po polsku, porównuje podstawy wymiaru składek z listą płac i wykrywa brakujące zgłoszenia przed terminem wysyłki.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
W skrócie
Jak asystent AI łączy się z systemem Płatnik ZUS?
Płatnik nie ma API. Podłączamy się przez eksport XML: kadrowa lub skrypt uruchamia funkcję eksportu zestawów dokumentów z programu i zapisuje plik na dysku.
- Na start potrzebujemy
- Aktualna instalacja programu Płatnik ZUS z włączoną funkcją eksportu zestawów dokumentów do pliku XML
- Czego asystent nie robi
- Asystent nie wysyła deklaracji do ZUS ani nie loguje się do Płatnika w imieniu kadrowej.
- Gdzie są dane
- Na Waszym serwerze. Zaczynamy od odczytu, zapis włączacie sami.
Dane z Płatnik ZUS w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Zestawy DRA i UPO z Płatnika ZUS. Moduł zbiera zestawy dokumentów z Płatnika ZUS i pokazuje stan weryfikacji oraz potwierdzenia UPO w jednym miejscu. Widzicie od razu, które zestawy mają błędy do poprawki, a które czekają na odbiór UPO, bez otwierania programu.
- Wyświetla listę zestawów DRA z liczbą raportów RCA i RSA w każdym zestawie
- Pokazuje wynik weryfikacji Płatnika: liczbę błędów i ostrzeżeń na zestaw
- Śledzi status UPO: odebrane, oczekujące, brak potwierdzenia po 5 dniach
- Wykrywa brakujące formularze ZUA i ZWUA przed upływem 7-dniowego terminu
- Tłumaczy kody błędów weryfikacji na zdanie z numerem raportu do poprawki
Pytanie w czacie
Asystent zestawia podstawy z RCA z Waszą listą płac wiersz po wierszu i pokazuje każdą różnicę z obiema wartościami obok siebie.
W Płatniku mam gotowy zestaw z raportami RCA, ale kilka podstaw wygląda inaczej niż na liście płac. Możesz zestawić, gdzie są rozbieżności?
Karta w narzędziu
Karta zestawu zbiera wszystkie błędy z weryfikacji Płatnika i tłumaczy je na konkretne wskazówki: który raport otworzyć i co dokładnie sprawdzić.
Stan każdego zestawu i wynik weryfikacji widzicie od razu, bez otwierania Płatnika: błędy, ostrzeżenia i brakujące potwierdzenia w jednej tabeli.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Płatnik ZUS włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
Czytamykwoty składek społecznych i zdrowotnych w rozbiciu na poszczególne tytuły ubezpieczenia za dany miesiąc
AsystentPorównuje sumy z DRA z podstawami raportów imiennych RCA i sygnalizuje, gdy liczby się nie spinają przed wysyłką
Czytamykod tytułu ubezpieczenia i cztery podstawy wymiaru składek dla każdego ubezpieczonego w miesiącu
AsystentZestawia podstawy z RCA z wynagrodzeniami z listy płac wiersz po wierszu i wskazuje każdą rozbieżność z obiema kwotami obok siebie
Czytamyokresy wypłaconych świadczeń i przerwy w opłacaniu składek dla poszczególnych ubezpieczonych w zestawie
AsystentCzyta przerwy w składkach i zestawia je z podstawami z RCA, by wykryć luki i niespójności w zestawie dokumentów
Czytamylista błędów i ostrzeżeń z kodami numerycznymi, którą Płatnik generuje przed wysyłką zestawu
AsystentTłumaczy każdy kod na konkretne zdanie: czyje dane sprawdzić, który raport otworzyć i co dokładnie poprawić
Czytamyhistoria złożonych formularzy ZUA, ZWUA, ZZA, ZIUA, ZCNA z datami, typem zdarzenia kadrowego i danymi ubezpieczonych
AsystentPorównuje daty zdarzeń kadrowych z historią zestawów i wykrywa formularze, które nie zostały złożone w terminie
Czytamydaty wysyłek, statusy zwrotne i potwierdzenia odbioru UPO dla każdego zestawu dokumentów wysłanego do ZUS
AsystentSprawdza, czy wszystkie zestawy mają odebrane UPO, i sygnalizuje niezamknięte zestawy przed kolejną wysyłką
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Co oznacza kod błędu 0402 w weryfikacji deklaracji DRA?”
- „Czy dla wszystkich nowych pracowników z tego miesiąca złożono ZUA na czas?”
- „Gdzie podstawy chorobowego w RCA różnią się od listy płac?”
- „Które zestawy czekają na UPO i czy nie wisi żaden niezamknięty zestaw?”
Co się zmienia
Kadrowa przed każdą wysyłką dostaje gotowe zestawienie błędów, rozbieżności i brakujących zgłoszeń zamiast spędzać godzinę na szukaniu w dokumentacji ZUS.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Płatnik ZUS to program desktopowy od ZUS, instalowany lokalnie na komputerze kadrowej lub w biurze rachunkowym. Służy do sporządzania i wysyłania deklaracji rozliczeniowych, raportów imiennych oraz formularzy zgłoszeniowych pracowników. Korzystają z niego firmy każdej wielkości zobowiązane do rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a obsługę prowadzi zwykle kadrowa lub zewnętrzne biuro rachunkowe.
Na co dzień kadrowa otwiera Płatnika raz w miesiącu: wypełnia lub importuje dane, uruchamia weryfikację zestawu dokumentów, poprawia błędy z listy komunikatów numerycznych, po czym wysyła zestaw z podpisem kwalifikowanym lub certyfikatem ZUS. Program przechowuje dane lokalnie na dysku albo na serwerze firmowym. Eksport zestawów dokumentów do pliku XML to standardowa, bezpłatna funkcja każdej aktualnej wersji programu.
Gdzie to działa najlepiej
kadrowa w firmie produkcyjnej
Przed wysyłką deklaracji za październik Płatnik zgłasza siedem kodów błędów w RCA. Trzy dotyczą pracowników, którzy zmienili wymiar etatu w połowie miesiąca, reszta to umowy zlecenie z różnymi kodami tytułu ubezpieczenia.
Z asystentem: Asystent wyjaśnia każdy kod po polsku i podaje nazwisko pracownika oraz numer raportu do sprawdzenia. Kadrowa poprawia tylko te pozycje, które faktycznie wymagają korekty, bez szukania w dokumentacji ZUS.
właściciel małej firmy usługowej
Firma zatrudniła dwie osoby na początku miesiąca i jedną zwolniła. Właściciel prowadzi kadry samodzielnie i nie pamięta, czy ZUA dla nowych i ZWUA dla odchodzącej zostały złożone w terminie siedmiu dni.
Z asystentem: Asystent zestawia daty zatrudnienia i rozwiązania umów z historią zestawów w Płatniku i podaje, które formularze złożono, a których brakuje, razem z terminem złożenia.
księgowa w biurze rachunkowym
Przy jednej z obsługiwanych firm podstawy w RCA nie zgadzają się z listą płac. Pracownik wrócił z urlopu wychowawczego w środku miesiąca i jego podstawa jest proporcjonalna do przepracowanych dni.
Z asystentem: Asystent flaguje tę pozycję z obiema kwotami obok siebie i oznacza ją do ręcznej decyzji. Księgowa widzi od razu, że to proporcjonalna podstawa, a nie błąd danych, i potwierdza lub koryguje.
Jak się łączymy
Płatnik nie ma API. Podłączamy się przez eksport XML: kadrowa lub skrypt uruchamia funkcję eksportu zestawów dokumentów z programu i zapisuje plik na dysku. Asystent czyta ten plik. Nie loguje się do Płatnika, nie dotyka lokalnej bazy programu i nie wymaga żadnych zmian w ustawieniach uprawnień ani hasłach.
Pliki i bazy zostają na serwerze firmy, a do modelu trafia tylko to, co potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych klienta. Cała praca odbywa się w trybie odczytu pliku eksportu. Żaden zapis do Płatnika nie następuje. Wysyłkę deklaracji i korekty formularzy zatwierdza zawsze kadrowa z jej podpisem kwalifikowanym.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktualna instalacja programu Płatnik ZUS z włączoną funkcją eksportu zestawów dokumentów do pliku XML
- Dostęp do listy płac: eksport z systemu kadrowo-płacowego lub plik Excel z wynagrodzeniami i datami
- Kadrowa lub osoba z biura rachunkowego do weryfikacji zestawień i zatwierdzania każdej wysyłki
- Serwer lub komputer w firmie do uruchomienia portalu; do modelu trafia tylko to, co potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych klienta
- Jednorazowe ustalenie zakresu i formatu eksportów na początku wdrożenia
Czego asystent nie robi
- Asystent nie wysyła deklaracji do ZUS ani nie loguje się do Płatnika w imieniu kadrowej.
- Asystent nie wypełnia ani nie koryguje formularzy ZUA, ZWUA, RCA ani DRA, wskazuje tylko, co i gdzie sprawdzić.
- Asystent nie decyduje, czy rozbieżność między listą płac a RCA jest błędem: tę ocenę zawsze podejmuje kadrowa.
- Asystent nie zastępuje weryfikacji wbudowanej w Płatniku, oba kroki działają niezależnie i uzupełniają się.
Częste pytania
Czy integracja działa, jeśli Płatnik stoi w biurze rachunkowym, a nie u nas?
Tak. Jeśli biuro rachunkowe obsługuje Wasze deklaracje we własnej instalacji Płatnika, eksport XML robimy po jego stronie. Asystent dostaje plik tak samo jak przy instalacji u klienta. Trzeba tylko ustalić z biurem, kto generuje eksport i w jakim trybie przekazuje plik.
Jak długo trwa wdrożenie i kiedy kadrowa zobaczy pierwsze zestawienie?
Pierwsze uruchomienie zależy od tego, jak szybko uda się zebrać plik eksportu z Płatnika i ustalić format listy płac. Większość czasu wchodzi w uzgodnienie zakresu, a nie w konfigurację techniczną. Przed pierwszym spotkaniem przyda się przykładowy eksport XML i plik z listą płac za ostatni miesiąc.
Co się stanie z integracją, jeśli zmienimy system kadrowo-płacowy?
Eksport z Płatnika pozostaje taki sam niezależnie od tego, czego używacie do kadr i płac, bo format XML określa ZUS. Jeśli zmienicie system płacowy, trzeba raz ponownie ustalić format eksportu z nowego programu. Część integracji po stronie Płatnika nie wymaga żadnych zmian.
Czy asystent poradzi sobie z firmą sezonową, gdzie liczba pracowników mocno się waha?
Tak. Asystent pracuje na danych z bieżącego eksportu, więc skok z kilku do kilkudziesięciu pracowników w sezonie nie wymaga zmian konfiguracji. Wzrośnie tylko liczba pozycji w zestawieniu. Pilnowanie terminów ZUA i ZWUA jest przy dużej rotacji szczególnie przydatne, bo wtedy najłatwiej coś przeoczyć.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: urzędy, rejestry i zgodność
Płatnik ZUS jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.