Integracje / Płatnik ZUS
Integracja AI z Płatnik ZUS
Podłączamy eksporty XML z Płatnika: zestawy DRA, RCA, RSA oraz historię formularzy zgłoszeniowych ZUA, ZWUA, ZZA i ZIUA. Asystent tłumaczy kody błędów weryfikacji po polsku, porównuje podstawy wymiaru składek z listą płac i wykrywa brakujące zgłoszenia przed terminem wysyłki.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Płatnik ZUS. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Płatnik ZUS
Płatnik ZUS to program desktopowy od ZUS, instalowany lokalnie na komputerze kadrowej lub w biurze rachunkowym. Służy do sporządzania i wysyłania deklaracji rozliczeniowych, raportów imiennych oraz formularzy zgłoszeniowych pracowników. Korzystają z niego firmy każdej wielkości zobowiązane do rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a obsługę prowadzi zwykle kadrowa lub zewnętrzne biuro rachunkowe.
Na co dzień kadrowa otwiera Płatnika raz w miesiącu: wypełnia lub importuje dane, uruchamia weryfikację zestawu dokumentów, poprawia błędy z listy komunikatów numerycznych, po czym wysyła zestaw z podpisem kwalifikowanym lub certyfikatem ZUS. Program przechowuje dane lokalnie na dysku albo na serwerze firmowym. Eksport zestawów dokumentów do pliku XML to standardowa, bezpłatna funkcja każdej aktualnej wersji programu.
Co podłączamy w Płatnik ZUS
- Deklaracja DRA: czytamy kwoty składek i porównujemy z sumą raportów imiennych
- Raporty RCA i RSA: podstawy wymiaru składek dla każdego ubezpieczonego
- Błędy weryfikacji: tłumaczymy kody numeryczne na konkretne czynności do wykonania
- Formularze ZUA, ZWUA, ZZA, ZIUA: śledzimy daty złożeń i wykrywamy braki
- Historia zestawów i UPO: sprawdzamy statusy wysyłek i potwierdzenia odbioru z ZUS
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Co oznacza kod błędu 0402 w weryfikacji deklaracji DRA?"
„Czy dla wszystkich nowych pracowników z tego miesiąca złożono ZUA na czas?"
„Gdzie podstawy chorobowego w RCA różnią się od listy płac?"
„Które zestawy czekają na UPO i czy nie wisi żaden niezamknięty zestaw?"
Co dokładnie podłączamy w Płatnik ZUS
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
Czytamykwoty składek społecznych i zdrowotnych w rozbiciu na poszczególne tytuły ubezpieczenia za dany miesiąc
AsystentPorównuje sumy z DRA z podstawami raportów imiennych RCA i sygnalizuje, gdy liczby się nie spinają przed wysyłką
Czytamykod tytułu ubezpieczenia i cztery podstawy wymiaru składek dla każdego ubezpieczonego w miesiącu
AsystentZestawia podstawy z RCA z wynagrodzeniami z listy płac wiersz po wierszu i wskazuje każdą rozbieżność z obiema kwotami obok siebie
Czytamyokresy wypłaconych świadczeń i przerwy w opłacaniu składek dla poszczególnych ubezpieczonych w zestawie
AsystentCzyta przerwy w składkach i zestawia je z podstawami z RCA, by wykryć luki i niespójności w zestawie dokumentów
Czytamylista błędów i ostrzeżeń z kodami numerycznymi, którą Płatnik generuje przed wysyłką zestawu
AsystentTłumaczy każdy kod na konkretne zdanie: czyje dane sprawdzić, który raport otworzyć i co dokładnie poprawić
Czytamyhistoria złożonych formularzy ZUA, ZWUA, ZZA, ZIUA, ZCNA z datami, typem zdarzenia kadrowego i danymi ubezpieczonych
AsystentPorównuje daty zdarzeń kadrowych z historią zestawów i wykrywa formularze, które nie zostały złożone w terminie
Czytamydaty wysyłek, statusy zwrotne i potwierdzenia odbioru UPO dla każdego zestawu dokumentów wysłanego do ZUS
AsystentSprawdza, czy wszystkie zestawy mają odebrane UPO, i sygnalizuje niezamknięte zestawy przed kolejną wysyłką
Co się zmienia
Kadrowa przed każdą wysyłką dostaje gotowe zestawienie błędów, rozbieżności i brakujących zgłoszeń zamiast spędzać godzinę na szukaniu w dokumentacji ZUS.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Płatnik ZUS na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Płatnik ZUS zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Płatnik ZUS
Płatnik nie ma API. Podłączamy się przez eksport XML: kadrowa lub skrypt uruchamia funkcję eksportu zestawów dokumentów z programu i zapisuje plik na dysku. Asystent czyta ten plik. Nie loguje się do Płatnika, nie dotyka lokalnej bazy programu i nie wymaga żadnych zmian w ustawieniach uprawnień ani hasłach.
Asystent działa na serwerze u klienta, więc dane kadrowe nie opuszczają infrastruktury firmy. Cała praca odbywa się w trybie odczytu pliku eksportu. Żaden zapis do Płatnika nie następuje. Wysyłkę deklaracji i korekty formularzy zatwierdza zawsze kadrowa z jej podpisem kwalifikowanym.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktualna instalacja programu Płatnik ZUS z włączoną funkcją eksportu zestawów dokumentów do pliku XML
- Dostęp do listy płac: eksport z systemu kadrowo-płacowego lub plik Excel z wynagrodzeniami i datami
- Kadrowa lub osoba z biura rachunkowego do weryfikacji zestawień i zatwierdzania każdej wysyłki
- Serwer lub komputer w firmie do uruchomienia asystenta, tak żeby dane nie opuszczały infrastruktury
- Jednorazowe ustalenie zakresu i formatu eksportów na początku wdrożenia
Gdzie to działa najlepiej
kadrowa w firmie produkcyjnej
Przed wysyłką deklaracji za październik Płatnik zgłasza siedem kodów błędów w RCA. Trzy dotyczą pracowników, którzy zmienili wymiar etatu w połowie miesiąca, reszta to umowy zlecenie z różnymi kodami tytułu ubezpieczenia.
Z asystentem: Asystent wyjaśnia każdy kod po polsku i podaje nazwisko pracownika oraz numer raportu do sprawdzenia. Kadrowa poprawia tylko te pozycje, które faktycznie wymagają korekty, bez szukania w dokumentacji ZUS.
właściciel małej firmy usługowej
Firma zatrudniła dwie osoby na początku miesiąca i jedną zwolniła. Właściciel prowadzi kadry samodzielnie i nie pamięta, czy ZUA dla nowych i ZWUA dla odchodzącej zostały złożone w terminie siedmiu dni.
Z asystentem: Asystent zestawia daty zatrudnienia i rozwiązania umów z historią zestawów w Płatniku i podaje, które formularze złożono, a których brakuje, razem z terminem złożenia.
księgowa w biurze rachunkowym
Przy jednej z obsługiwanych firm podstawy w RCA nie zgadzają się z listą płac. Pracownik wrócił z urlopu wychowawczego w środku miesiąca i jego podstawa jest proporcjonalna do przepracowanych dni.
Z asystentem: Asystent flaguje tę pozycję z obiema kwotami obok siebie i oznacza ją do ręcznej decyzji. Księgowa widzi od razu, że to proporcjonalna podstawa, a nie błąd danych, i potwierdza lub koryguje.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Płatnik ZUS →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Asystent nie wysyła deklaracji do ZUS ani nie loguje się do Płatnika w imieniu kadrowej.
- Asystent nie wypełnia ani nie koryguje formularzy ZUA, ZWUA, RCA ani DRA, wskazuje tylko, co i gdzie sprawdzić.
- Asystent nie decyduje, czy rozbieżność między listą płac a RCA jest błędem: tę ocenę zawsze podejmuje kadrowa.
- Asystent nie zastępuje weryfikacji wbudowanej w Płatniku, oba kroki działają niezależnie i uzupełniają się.
Pytania o integrację z Płatnik ZUS
Czy integracja działa, jeśli Płatnik stoi w biurze rachunkowym, a nie u nas?
Tak. Jeśli biuro rachunkowe obsługuje Wasze deklaracje we własnej instalacji Płatnika, eksport XML robimy po jego stronie. Asystent dostaje plik tak samo jak przy instalacji u klienta. Trzeba tylko ustalić z biurem, kto generuje eksport i w jakim trybie przekazuje plik.
Jak długo trwa wdrożenie i kiedy kadrowa zobaczy pierwsze zestawienie?
Pierwsze uruchomienie zależy od tego, jak szybko uda się zebrać plik eksportu z Płatnika i ustalić format listy płac. Większość czasu wchodzi w uzgodnienie zakresu, a nie w konfigurację techniczną. Przed pierwszym spotkaniem przyda się przykładowy eksport XML i plik z listą płac za ostatni miesiąc.
Co się stanie z integracją, jeśli zmienimy system kadrowo-płacowy?
Eksport z Płatnika pozostaje taki sam niezależnie od tego, czego używacie do kadr i płac, bo format XML określa ZUS. Jeśli zmienicie system płacowy, trzeba raz ponownie ustalić format eksportu z nowego programu. Część integracji po stronie Płatnika nie wymaga żadnych zmian.
Czy asystent poradzi sobie z firmą sezonową, gdzie liczba pracowników mocno się waha?
Tak. Asystent pracuje na danych z bieżącego eksportu, więc skok z kilku do kilkudziesięciu pracowników w sezonie nie wymaga zmian konfiguracji. Wzrośnie tylko liczba pozycji w zestawieniu. Pilnowanie terminów ZUA i ZWUA jest przy dużej rotacji szczególnie przydatne, bo wtedy najłatwiej coś przeoczyć.
Piętnaście minut o Płatnik ZUS
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Płatnik ZUS, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Urzędy, rejestry i zgodność
Płatnik ZUS jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.