Integracje / Biała lista VAT i VIES
Integracja AI z Biała lista VAT i VIES
Podłączamy API Białej listy VAT Ministerstwa Finansów i VIES Komisji Europejskiej, żeby asystent sprawdzał każdego kontrahenta przed płatnością. Weryfikuje numer rachunku bankowego z faktury, status VAT podatnika i ważność numeru VAT UE, a wynik zapisuje jako załącznik do dokumentu zakupowego.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Biała lista VAT i VIES. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Biała lista VAT i VIES
Biała lista VAT to publiczny rejestr podatników VAT prowadzony przez Ministerstwo Finansów. Zawiera status VAT każdego krajowego podatnika (czynny, zwolniony, wykreślony, niezarejestrowany), numery rachunków bankowych powiązane z NIP-em, daty rejestracji i wykreślenia oraz pełną nazwę firmy. Dane są przechowywane w bazie Ministerstwa Finansów i dostępne przez przeglądarkę lub API.
VIES, czyli VAT Information Exchange System, to baza Komisji Europejskiej. Korzystają z niej firmy rozliczające transakcje z kontrahentami z Niemiec, Czech, Holandii i innych krajów UE, gdy chcą zastosować stawkę 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów lub rozliczyć wewnątrzwspólnotowe nabycie. Pozwala sprawdzić, czy numer VAT UE kontrahenta jest aktywny na dzień transakcji i do jakiej firmy jest przypisany. Baza jest zasilana przez rejestry podatkowe krajów członkowskich i odpytywana przez API.
Co podłączamy w Biała lista VAT i VIES
- Biała lista VAT: status VAT i rachunki bankowe powiązane z NIP-em
- VIES: ważność numeru VAT UE i przypisanie do firmy z faktury
- Dokument zakupowy: zapis wyniku weryfikacji z datą i godziną
- Kartoteka kontrahenta: historia wszystkich weryfikacji przy kolejnych fakturach
- Alert płatniczy: blokada przelewu i powiadomienie przy wykryciu niezgodności
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Czy rachunek na tej fakturze jest na Białej liście VAT tego dostawcy?"
„Numer VAT UE z faktury z Niemiec jest ważny i przypisany do tej firmy?"
„Kiedy ostatnio sprawdzaliśmy tego kontrahenta i jaki był wynik?"
„Które faktury z tego miesiąca mają wstrzymaną płatność i dlaczego?"
Co dokładnie podłączamy w Biała lista VAT i VIES
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyStatus VAT podatnika (czynny, zwolniony, wykreślony, niezarejestrowany), numery rachunków bankowych powiązane z NIP-em, daty rejestracji.
AsystentOdpytuje rejestr po NIP-ie lub numerze rachunku i porównuje konto z faktury z listą rachunków zarejestrowanych przez podatnika w urzędzie skarbowym.
CzytamyWażność numeru VAT UE na dzień transakcji, kraj rejestracji oraz nazwa firmy przypisanej do tego numeru w bazie Komisji Europejskiej.
AsystentSprawdza, czy zagraniczny numer VAT UE z faktury jest aktywny i czy nazwa firmy z bazy zgadza się z wystawcą widniejącym na dokumencie.
CzytamyNIP wystawcy, numer rachunku bankowego, kwota, data wystawienia, numer VAT UE przy fakturach od kontrahentów unijnych.
AsystentWyciąga pola potrzebne do weryfikacji i uruchamia zapytania do Białej listy VAT oraz VIES bez udziału pracownika.
CzytamyPole lub załącznik z wynikiem weryfikacji: status, data i godzina zapytania, rodzaj wykrytego problemu, decyzja o dopuszczeniu do płatności.
AsystentZapisuje protokół weryfikacji jako załącznik do dokumentu, tworząc dowód należytej staranności dla każdej transakcji osobno.
CzytamyHistoria weryfikacji tego samego dostawcy przy kolejnych fakturach, z datami, wynikami i decyzjami.
AsystentUzupełnia kartotekę przy każdej fakturze, dzięki czemu widać, kiedy status VAT kontrahenta lub jego numer rachunku się zmienił.
CzytamyRodzaj wykrytej niezgodności: rachunek spoza rejestru, nieważny numer VAT UE, rozbieżność nazwy firmy z faktury i bazy.
AsystentBlokuje zlecenie przelewu i wysyła powiadomienie do osoby odpowiedzialnej za płatności przez Teams, e-mail lub komunikat w systemie.
CzytamyStatus zlecenia: oczekuje na weryfikację, dopuszczone do realizacji lub wstrzymane do ręcznego potwierdzenia.
AsystentPrzepuszcza przelew do kolejki płatności dopiero po pozytywnej weryfikacji albo świadomym potwierdzeniu przez uprawnioną osobę.
Co się zmienia
Firma ma pełną historię weryfikacji każdego kontrahenta gotową na kontrolę skarbową i żadna płatność nie trafia na niezarejestrowany rachunek bez świadomej decyzji człowieka.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Biała lista VAT i VIES na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Biała lista VAT i VIES zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Biała lista VAT i VIES
Oba interfejsy, API Białej listy VAT Ministerstwa Finansów i API VIES Komisji Europejskiej, są bezpłatne i dostępne publicznie. Asystent odpytuje je w trybie odczytu przy każdej fakturze zakupowej. Nie modyfikuje danych w rejestrach. Wyniki zapisuje wyłącznie w Waszym systemie księgowym jako pole lub załącznik do dokumentu zakupowego.
Asystent łączy się z Waszym oprogramowaniem przez API lub integrator i działa na serwerze klienta lub w chmurze zarządzanej przez nas. Dane z faktur nie wychodzą poza Waszą infrastrukturę. Zapytania do rejestrów zawierają tylko NIP lub numer rachunku, bez innych danych handlowych. Integracja obsługuje Comarch ERP Optima, Enova365, Symfonię, Sage Symfonię i Wapro Fakir.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do systemu księgowego: Comarch ERP Optima, Enova365, Symfonia, Wapro Fakir lub inny z dostępnym API.
- Opis obecnego procesu wpływu faktur: e-mail, OCR, EDI, obieg dokumentów lub inna droga.
- Osoba odpowiedzialna za płatności, do której trafi alert przy wykrytej niezgodności.
- Żadnych dodatkowych licencji: oba API (Biała lista VAT i VIES) są bezpłatne i publiczne.
- Dane konfiguracyjne do integracji po stronie systemu księgowego lub obiegu dokumentów.
Gdzie to działa najlepiej
Pracownik działu zakupów
Skanuje fakturę od nowego dostawcy i wrzuca ją do obiegu dokumentów. Faktura opiewa na kilkadziesiąt tysięcy złotych, a numer konta jest inny niż przy poprzedniej fakturze od tego samego dostawcy.
Z asystentem: AI porównuje konto z Białą listą VAT, wykrywa, że numer nie figuruje w rejestrze, i blokuje płatność. Alert trafia do osoby odpowiedzialnej za przelewy, zanim faktura trafi do kolejki.
Główna księgowa
Rozlicza fakturę od dostawcy z Niemiec, na której widnieje numer DE... jako podstawa do zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów. Potrzebuje potwierdzenia ważności numeru VAT UE na dzień transakcji.
Z asystentem: AI odpytuje VIES, potwierdza ważność numeru i zgodność nazwy firmy, a wynik z datą i godziną ląduje jako załącznik do dokumentu. Księgowa ma gotowy dowód bez wchodzenia na stronę VIES.
Właściciel firmy
Inspektor urzędu skarbowego pyta o dokumentację weryfikacji kontrahentów z ostatnich dwóch lat. Firma realizowała w tym czasie kilkaset faktur zakupowych od kilkudziesięciu dostawców.
Z asystentem: Właściciel wyciąga z systemu pełną historię weryfikacji każdego kontrahenta z datami, wynikami i decyzjami w kilka minut, bez szukania print screenów ani e-maili sprzed miesięcy.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Biała lista VAT i VIES →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- AI nie księguje faktur samodzielnie ani nie zatwierdza dokumentów bez udziału człowieka.
- AI nie zmienia danych w rejestrach Ministerstwa Finansów ani w bazie VIES.
- Przy wykrytej niezgodności AI nie podejmuje decyzji o płatności: czeka na ręczne potwierdzenie przez uprawnioną osobę.
- AI nie weryfikuje treści merytorycznej faktury: nie sprawdza cen, ilości ani zgodności z zamówieniem.
Pytania o integrację z Biała lista VAT i VIES
Czy AI sprawdza kontrahenta tylko przy pierwszej fakturze czy przy każdej kolejnej?
Przy każdej fakturze osobno. Kontrahent, który był czynnym podatnikiem VAT w lutym, mógł zostać wykreślony z rejestru w lipcu. Ręcznie nikt tego nie śledzi przy kilkuset transakcjach rocznie. AI weryfikuje status i numery rachunków za każdym razem, więc nawet zmiana banku przez dostawcę pojawi się jako niezgodność.
Ile czasu zajmuje wdrożenie integracji z Białą listą VAT i VIES?
W firmie z jednym systemem księgowym i uregulowanym procesem fakturowania mówimy o tygodniach, nie miesiącach. Zaczynamy od inwentaryzacji przepływu faktur i sprawdzenia, jak wygląda obecny proces akceptacji przelewów. Nie trzeba zmieniać systemu ani przenosić danych.
Co się dzieje, gdy dostawca zmienił bank, ale zapomniał zaktualizować konta w urzędzie skarbowym?
AI wstrzymuje płatność i wysyła alert. Pracownik kontaktuje się z dostawcą, który składa korektę w swoim urzędzie skarbowym. Gdy nowy rachunek pojawi się na Białej liście, uprawniona osoba potwierdza przelew ręcznie. Cała sytuacja zostaje udokumentowana w systemie z datą i opisem problemu.
Czy AI może sam wygenerować wiadomość do kontrahenta, gdy numer rachunku nie zgadza się z rejestrem?
Tak. Przy wykrytej niezgodności AI może przygotować gotową wiadomość do kontrahenta z opisem problemu, na przykład informacją, że numer rachunku z faktury nie figuruje w rejestrze Ministerstwa Finansów. Pracownik decyduje, czy wysłać wiadomość i jak poprowadzić dalszą korespondencję.
Piętnaście minut o Biała lista VAT i VIES
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Biała lista VAT i VIES, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Urzędy, rejestry i zgodność
Biała lista VAT i VIES jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.