Integracje / Oracle NetSuite
Programy księgowe i ERP
Integracja AI: Oracle NetSuite
Podłączamy NetSuite przez API SuiteTalk i SuiteQL, czytając rekordy Invoice, Vendor Bill, Sales Order, Journal Entry, Budgets oraz raporty Income Statement i Balance Sheet. Asystent odpowiada po polsku na pytania o rozrachunki, marżę i odchylenia od budżetu dla całej grupy spółek.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Dane z Oracle NetSuite w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Rachunki dostawców z NetSuite. Moduł zbiera otwarte Vendor Bille z NetSuite dla wszystkich spółek Waszej grupy i układa je w jednym widoku: stan zatwierdzenia, niezgodności z Purchase Order i zbliżające się terminy płatności. Wasz zespół księgowy widzi od razu, co czeka na decyzję, bez przełączania między spółkami w NetSuite.
- Daje widok otwartych rachunków dostawców z podziałem na spółkę i status zatwierdzenia
- Oznacza pozycje niezgodne z powiązanym Purchase Order bezpośrednio z NetSuite
- Wyświetla rachunki po terminie z liczbą dni opóźnienia i danymi dostawcy
- Filtrowanie po spółce, dostawcy i statusie jednym kliknięciem
- Przekazuje Waszą decyzję o zatwierdzeniu do NetSuite bez ręcznego logowania
Pytanie w czacie
Asystent porównuje Wasze dane z tabeli Budgets i Journal Entry w NetSuite i wskazuje konta wymagające uwagi, zanim CFO zada pytanie na spotkaniu.
Które konta kosztowe Stelix Polska przekroczyły plan w tym miesiącu według NetSuite? Zależy mi na kontach z największym odchyleniem.
Karta w narzędziu
Karta rachunku pokazuje dane z NetSuite, historię zmian i podpowiada Wam następny krok, bez logowania do systemu i szukania dokumentu w kilku zakładkach.
Jeden ekran zamiast osobnego logowania do NetSuite dla każdej spółki: rachunki dostawców z całej grupy, z niezgodnościami i terminami, gotowe do Waszego zatwierdzenia.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Oracle NetSuite włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyPola tranDate, entity, amountRemaining, dueDate, status i subsidiary z każdej faktury sprzedaży
AsystentOblicza dni przeterminowania na dzień zapytania i zestawia zaległe należności w rozbiciu na spółkę i kontrahenta
CzytamyTerminy płatności, kwoty pozostałe do rozliczenia i dane dostawcy z każdej faktury zakupowej
AsystentSprawdza otwarte zobowiązania wobec dostawców i wskazuje płatności zbliżające się do terminu lub już po terminie
CzytamyStatus realizacji, shipDate, pole estGrossProfit i koszt towaru z karty Item dla każdego zamówienia
AsystentWskazuje zamówienia opóźnione w dostawie i porównuje marżę jednostkową z progiem ustalonym przez zarząd
CzytamyStatus, termin dostawy i kwota zamówienia per dostawca i spółka
AsystentOdpowiada na pytania o otwarte zamówienia do dostawców i niezrealizowane dostawy w danym okresie
CzytamyPlanowane kwoty per konto GL i miesiąc, porównywane z sumą obrotów z Journal Entry dla tego samego okresu
AsystentWysyła automatyczny alert przez Teams lub mailem, gdy wykonanie przekroczy plan o ustalony próg, z podaniem kont i kwot różnicy
CzytamyZestawienie obrotów i sald na kontach GL za wybrany okres i spółkę
AsystentOdpowiada na pytania o bieżące saldo wybranego konta lub grupy kont bez potrzeby wchodzenia do systemu
CzytamyPrzeliczone wartości transakcji do waluty bazowej grupy, zapisane przy każdym rekordzie w NetSuite
AsystentZestawia przychody i koszty wielu spółek w jednej walucie bez dodatkowego przeliczania po stronie modelu
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Ile mamy przeterminowanych należności w spółkach polskiej i niemieckiej łącznie?”
- „Które kategorie produktowe miały marżę poniżej progu w tym kwartale?”
- „Które otwarte zamówienia czekają na potwierdzenie dostawy dłużej niż dwa tygodnie?”
- „O ile koszty usług zewnętrznych przekraczają plan budżetowy w tym miesiącu?”
Co się zmienia
Zarząd i kontroler dostają odpowiedzi o marży, rozrachunkach i realizacji budżetu w kilkanaście sekund, bez ręcznego sklejania raportów z kilku spółek.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Oracle NetSuite to system ERP działający w chmurze, który obsługuje finanse, sprzedaż i magazyn całej grupy spółek w jednej bazie. Firmy z kilkoma podmiotami w różnych krajach używają go jako centralnego miejsca do zarządzania fakturami, zamówieniami, rozrachunkami i budżetem, bez spinania danych z osobnych systemów krajowych.
System organizuje dane w typy rekordów: Invoice, Vendor Bill, Sales Order, Purchase Order, Journal Entry, GL Account, Budgets. Nad nimi stoją raporty finansowe: Income Statement, Balance Sheet i Trial Balance. Każdy rekord nosi pole Subsidiary, które przypisuje go do konkretnej spółki w grupie. Całość działa w chmurze Oracle i jest dostępna przez przeglądarkę lub API.
Gdzie to działa najlepiej
Dyrektor finansowy (CFO)
Koniec miesiąca. CFO pyta o przeterminowane należności w trzech spółkach grupy łącznie. Bez asystenta kontroler otwierał NetSuite dla każdej spółki osobno, eksportował do Excela i składał ręcznie. Pół godziny pracy.
Z asystentem: Asystent wywołuje SuiteQL z filtrem po wszystkich trzech Subsidiary, oblicza dni opóźnienia i zwraca zestawienie per spółka w kilkanaście sekund.
Kontroler finansowy
Poniedziałek rano przed tygodniowym spotkaniem z CFO. Kontroler chce wiedzieć, które konta kosztowe spółki PL Holdings przekroczyły plan w bieżącym miesiącu, zanim CFO zada pytanie.
Z asystentem: Asystent porównuje kwoty z tabeli Budgets z sumą obrotów z Journal Entry dla tego samego okresu i konta, podaje różnicę i wskazuje konta z największym odchyleniem.
Dyrektor handlowy
Koniec kwartału. Dyrektor chce wiedzieć, które kategorie asortymentowe generowały marżę poniżej progu ustalonego przez zarząd w ostatnich trzech miesiącach, bez czekania na raport od analityka.
Z asystentem: Asystent łączy dane z Sales Order (pole estGrossProfit) i Income Statement, segmentuje według Custom Segment 'Linia biznesowa' i zwraca zestawienie z nazwami kategorii i marżą procentową.
Jak się łączymy
Łączymy się z NetSuite przez SuiteTalk API w wariancie REST lub SOAP, wysyłając zapytania językiem SuiteQL, który składnią przypomina SQL. Administrator systemu zakłada konto integracyjne, nadaje mu rolę z uprawnieniami do odczytu wybranych typów rekordów i generuje tokeny OAuth 2.0. Asystent nie pobiera całej bazy jednorazowo: wysyła zapytanie i odbiera dokładnie te rekordy, o które pyta.
Asystent pracuje wyłącznie w trybie odczytu. Żaden zapis nie trafia do NetSuite bez wyraźnego potwierdzenia użytkownika. Pliki, bazy i historia rozmów zostają na serwerze klienta, a do modelu trafia tylko to, co potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych klienta. Przy wyborze infrastruktury uwzględniamy wymogi RODO i konieczność podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych.
Czego potrzebujemy od Was
- Konto integracyjne w NetSuite z rolą do odczytu rekordów finansowych i raportów
- Tokeny OAuth 2.0 wygenerowane przez administratora systemu NetSuite
- Lista spółek (Subsidiary) w strukturze grupy z walutami bazowymi każdej z nich
- Administrator NetSuite po stronie klienta do konfiguracji uprawnień i wsparcia przy testach
- Decyzja, które pytania i dla których użytkowników obsługuje asystent: zarząd, kontroler, handlowiec
Czego asystent nie robi
- Nie księguje samodzielnie: żaden zapis Journal Entry nie powstaje bez decyzji użytkownika
- Nie zmienia danych w NetSuite: pracuje wyłącznie w trybie odczytu przez API
- Nie zastępuje kontrolera ani księgowej: podaje liczby, interpretację i decyzje należą do człowieka
- Nie uzupełnia brakujących danych: jeśli rekordu nie ma w NetSuite, asystent go nie szacuje ani nie wymyśla
Częste pytania
Czy asystent działa z niestandardowymi polami (Custom Fields) dodanymi w naszym NetSuite?
Tak, ale wymagają osobnej konfiguracji. Na początku projektu mapujemy Wasze Custom Fields i Custom Segments do zapytań SuiteQL. To część przeglądu struktury danych, który robimy przed wdrożeniem, bo każda firma konfiguruje NetSuite inaczej.
Czy można ustawić automatyczne alerty o odchyleniach bez pytania asystenta?
Tak. Asystent może działać cyklicznie: raz dziennie lub raz w tygodniu pobiera dane z Budgets i Journal Entry, porównuje je i wysyła alert przez Teams lub mailem, gdy odchylenie przekroczy ustalony próg. Częstotliwość i progi ustawiamy razem na etapie wdrożenia.
Jak asystent radzi sobie z transakcjami intercompany między spółkami grupy?
NetSuite oznacza transakcje intercompany w rekordach. Asystent może je wydzielić lub pominąć przy konsolidacji, zależnie od potrzeb. Eliminacje intercompany wymagają osobnej konfiguracji zapytań, którą ustalamy na etapie wdrożenia razem z Waszym administratorem systemu.
Czy potrzebujemy dodatkowej licencji NetSuite do podłączenia asystenta AI?
Dostęp przez SuiteTalk API jest wliczony w standardowy abonament NetSuite. Administrator musi tylko sprawdzić, czy integracje API są włączone w Waszym koncie, i założyć konto integracyjne z odpowiednią rolą. Nie dokupujecie osobnego modułu ani dodatku.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: programy księgowe i erp
Oracle NetSuite jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.