Jak AI połączone z HRappka i tomHRM pilnuje terminów dokumentów cudzoziemców i odpowiada pracownikom na pytania kadrowe?

AI połączone z HRappka lub tomHRM może na co dzień pilnować terminów ważności dokumentów pracowników, odpowiadać na pytania o urlop i delegację bez angażowania kadrowej oraz zestawiać dane do listy płac dla biura rachunkowego. Oba systemy mają REST API, z którego AI wyciąga dane o pracownikach, umowach, grafikach i dokumentach. Największą wartość widać w firmach zatrudniających cudzoziemców, gdzie przeoczenie daty ważności oświadczenia o powierzeniu pracy albo karty pobytu może skończyć się kontrolą PIP i mandatem dla pracodawcy.

Co realnie trzyma HRappka i jakich danych szuka AI

HRappka to jeden z niewielu polskich systemów, który w jednym miejscu obsługuje rekrutację, kadry, grafiki i legalizację pobytu cudzoziemców. W module pracowniczym siedzą dane osobowe, numery PESEL i paszportów, rodzaje i daty umów (umowa o pracę, zlecenie, B2B), stanowiska i stawki. To podstawa. AI interesuje go jednak bardziej to, co ma datę ważności.

W module legalizacji każdy cudzoziemiec ma przypisany typ dokumentu uprawniającego do pracy i pobytu. To może być oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy rejestrowane w powiatowym urzędzie pracy, zezwolenie na pracę typu A (lub B, C, D, E w zależności od sytuacji pracownika), karta pobytu czasowego lub stałego albo wiza z adnotacją uprawniającą do pracy. Do każdego rekordu idzie data wystawienia, data ważności i status złożonego wniosku o przedłużenie. Dokładnie te pola wyciąga AI przez API i porównuje z bieżącą datą.

W module grafików mamy harmonogram zmian: kto, kiedy, na której zmianie. To przydaje się przy planowaniu, ale też przy odpowiedzi na pytanie pracownika, kiedy ma dyżur za tydzień. Rekrutacja trzyma kandydatów podzielonych na etapy: nowe zgłoszenie, weryfikacja CV, rozmowa telefoniczna, spotkanie, oferta. AI może streszczać teczki kandydatów przed rozmową zamiast zmuszać rekrutera do przeglądania kilkudziesięciu formularzy z rzędu.

tomHRM: urlopy, delegacje i szkolenia w jednym widoku

tomHRM koncentruje się na tym, co w HRappce jest słabsze: wnioski urlopowe, delegacje, oceny pracownicze, szkolenia i onboarding. Dla firmy z 30 do 150 pracownikami to często jedyne narzędzie, które standaryzuje te procesy i daje widok na to, co dzieje się z całym zespołem.

W module urlopowym każdy pracownik ma saldo urlopowe podzielone na urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie i urlop okolicznościowy. System rejestruje złożone wnioski, kto je zatwierdził i kiedy. AI wyciąga te dane przez API i odpowiada pracownikom: ile dni urlopu zostało, kiedy wniosek czeka na zatwierdzenie, kto z działu jest już w tym terminie nieobecny.

Delegacje to kolejne miejsce, gdzie AI rzeczywiście robi różnicę. W systemie mamy datę wyjazdu i powrotu, cel delegacji, środek transportu i informację, czy pracownik brał zaliczkę. Po podłączeniu AI pracownik może zapytać przez Teams albo aplikację firmową: jakie dokumenty muszę złożyć po powrocie z delegacji zagranicznej. Dostaje konkretną odpowiedź, bo AI zna regulamin delegacji załadowany do bazy wiedzy i widzi też, czy pracownik ma aktywną, niezamkniętą delegację w systemie.

Szkolenia i badania to w tomHRM osobny rejestr. Każdy pracownik ma przypisane daty: szkolenia BHP wstępnego, następnego szkolenia BHP okresowego, badania lekarskiego wstępnego i kolejnego badania lekarskiego okresowego. Stanowiska mają różne okresy ważności i częstotliwości badań, co AI uwzględnia przy sprawdzaniu, komu coś mija w ciągu najbliższego miesiąca. Jedno zapytanie przez API i mamy pełną listę zbliżających się terminów dla całej firmy.

Onboarding to jeszcze jeden moduł, przy którym AI pomaga. Nowy pracownik dostaje w tomHRM listę zadań do wykonania: podpisanie umowy, szkolenie BHP wstępne, odbiór sprzętu, założenie konta w systemach firmy. AI może sprawdzić, na jakim etapie jest nowy pracownik i przypomnieć osobom odpowiedzialnym, że jakieś zadanie z listy wciąż czeka.

Jak wygląda fizyczne podłączenie do HRappka i tomHRM

To pytanie, od którego zaczyna się każda rozmowa techniczna. Oba systemy mają REST API i to jest główna droga do danych.

W HRappka dostęp przez API wymaga klucza API generowanego w ustawieniach konta. Klucz ma przypisane uprawnienia do konkretnych modułów: można go skonfigurować tak, żeby AI widział tylko moduł legalizacji i grafiki, a nie miał dostępu do danych płacowych. To ważne z punktu widzenia bezpieczeństwa, gdy AI ma konkretne zadanie do wykonania, a nie pełny dostęp do systemu. Endpoint zwraca dane w formacie JSON: lista pracowników z polami identyfikacyjnymi, dokumenty cudzoziemców z polami data_waznosci, typ_dokumentu, status_wniosku, grafiki z przypisanymi zmianami, kandydaci z etapami rekrutacji. Szczegółowa dokumentacja API jest dostępna w panelu HRappka dla klientów, nie jest publiczna.

Ważna sprawa: API HRappka nie daje dostępu do wszystkich danych niezależnie od posiadanej licencji. Jeśli firma ma tylko moduł kadrowy bez modułu legalizacji, przez API legalizacji nie wyciągniemy nic. Przed wdrożeniem sprawdzamy, które moduły firma ma aktywne i czy licencja obejmuje dostęp do API.

tomHRM działa podobnie: REST API, klucz z panelu administracyjnego, dane w JSON. Przez API dostajemy salda urlopowe, wnioski z ich statusem (oczekujący, zatwierdzony, odrzucony), rejestr delegacji, listę szkoleń i badań z datami. tomHRM ma też webhooki, czyli system może wysłać powiadomienie do AI w momencie, gdy pracownik złoży nowy wniosek urlopowy. Zamiast odpytywać system co godzinę, AI reaguje od razu po zdarzeniu.

Czego producenci nie udostępniają przez API: pełnych danych płacowych do zewnętrznych integracji. Zestawienie do biura rachunkowego robimy inaczej. AI zbiera z obu systemów dane do naliczenia: przepracowane godziny, nieobecności z podziałem na typy (urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie, opieka nad dzieckiem na podstawie art. 188 KP, urlop bezpłatny), nadgodziny, wypłacone zaliczki na delegacje. Składa z tego zestawienie w formacie uzgodnionym z biurem, które pracuje na Optimie albo innym programie. To nie jest eksport paska wynagrodzeń, tylko dane wejściowe do naliczenia. Stawki i składki ZUS zostają w systemie biura.

Gdy firma ma starszą licencję bez dostępu do API, jest też droga przez eksport: oba systemy obsługują eksport do CSV albo XLSX. AI może pracować na plikach zamiast na API na żywo. Przy pilnowaniu terminów to jednak gorsze wyjście, bo dane są stare o tyle, o ile stary jest plik. Dla firm zatrudniających cudzoziemców zalecamy sprawdzenie licencji i ewentualny upgrade przed wdrożeniem.

Firma produkcyjna z 40 pracownikami z zagranicy: jeden przeoczony termin i wchodzi PIP

Ten scenariusz pojawia się w firmach produkcyjnych, logistycznych i budowlanych w całej Polsce. Kilkadziesiąt osób z Ukrainy, Białorusi albo Gruzji, każda z innym typem dokumentu i inną datą ważności. Jedna kadrowa, której biurko wygląda jak małe archiwum.

Typowo wygląda to tak: na początku miesiąca kadrowa sprawdza w Excelu, komu za miesiąc wygasa karta pobytu. Excel jest z zeszłego miesiąca, bo bieżący jeszcze nie był aktualizowany. Jeden wpis się nie zgadza, bo pracownik złożył wniosek o przedłużenie, ale nie powiedział o tym kadrowej. Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy przychodzi w środku miesiąca i stwierdza, że pan Ihor ma kartę pobytu ważną do wtorku, a dzisiaj jest czwartek. Mandat idzie do pracodawcy.

Po podłączeniu AI do HRappka ten scenariusz wygląda inaczej. AI codziennie rano pobiera z API listę dokumentów cudzoziemców z polami data_waznosci i status_wniosku. Dla każdego sprawdza, ile dni zostało do wygaśnięcia. Gdy termin jest za 30 dni: powiadomienie do kadrowej i kierownika zmiany, żeby zainicjowali procedurę przedłużenia albo potwierdzili, że wniosek jest już złożony. Za 14 dni: eskalacja z przypomnieniem, że samo złożenie wniosku nie wystarczy, dokument musi wrócić z urzędu. Za 7 dni: alert bezpośrednio do właściciela lub dyrektora operacyjnego.

Gdy kadrowa zaktualizuje status w HRappka po złożeniu dokumentów w urzędzie pracy albo urzędzie wojewódzkim, powiadomienia milkną automatycznie. Nikt nie musi niczego odznaczać w Excelu ani szukać, kto do kogo wysłał maila z informacją o złożeniu wniosku.

U jednego z klientów z Dolnego Śląska, firmy produkcyjnej z 60 pracownikami z Ukrainy i Gruzji, kadrowa mówiła, że ręczne sprawdzanie terminów zajmowało jej pół dnia co dwa tygodnie. Nie dlatego, że było dużo dokumentów, ale dlatego, że musiała zestawić dane z HRappka, Excela i własnych notatek. Po uruchomieniu AI sprawdzanie skurczyło się do zera: kadrowa tylko reaguje na alerty, zamiast je ręcznie generować.

Co AI robi z danymi z obu systemów każdego dnia

Po podłączeniu do HRappka i tomHRM firma zyskuje kilka konkretnych rzeczy, które działają bez udziału kadrowej:

• Pytania pracowników o urlop i delegacje. Zamiast pisać do kadrowej, pracownik pisze do asystenta AI przez Teams, firmową aplikację albo panel portalu. Pyta: ile mam urlopu wypoczynkowego, czy mogę wziąć urlop na żądanie w piątek, co muszę złożyć po powrocie z delegacji do Niemiec. AI sprawdza dane z API w czasie rzeczywistym i odpowiada. Kadrowa dostaje pytanie dopiero wtedy, gdy AI uzna, że sprawa wymaga decyzji człowieka, na przykład gdy pracownik prosi o urlop bezpłatny albo o zmianę grafiku.
• Terminy badań lekarskich i szkoleń BHP. Z tomHRM AI wyciąga datę następnego badania okresowego każdego pracownika. Na miesiąc przed terminem wysyła pracownikowi przypomnienie i przełożonemu informację o planowanej nieobecności na wizycie lekarskiej. To samo ze szkoleniami BHP: AI wie, że operator wózka widłowego ma szkolenie okresowe co trzy lata, sprawdza datę ostatniego szkolenia i wystawia alert z odpowiednim wyprzedzeniem.
• Dokumenty cudzoziemców. Codzienny monitoring terminów z polami typ_dokumentu, data_waznosci i status_wniosku dla wszystkich pracowników z zagranicy. System alertów z eskalacją do różnych osób w zależności od tego, ile dni zostało do wygaśnięcia. Kadrowa widzi jeden spójny widok zamiast kilku różnych Exceli.
• Wsparcie przy planowaniu grafiku. AI nie ułoży grafiku od zera, bo zasady planowania zmian zwykle są w głowie kierownika, a nie w systemie. Gdy kierownik opisze te zasady w normalnym języku, AI może zaproponować wersję harmonogramu na następny tydzień i pokazać konflikty: kto ma zbyt krótki odpoczynek między zmianami, kto jest zaplanowany na dzień oznaczony jako urlop zatwierdzonego wniosku. Kierownik zatwierdza, poprawia i wgrywa gotowe do HRappka.
• Streszczenia kandydatów przed rozmową rekrutacyjną. Rekruter w HRappka ma przed rozmową kilkanaście lub kilkadziesiąt teczek. AI dostaje przez API dane z formularzy aplikacyjnych, wyniki testów i notatki z poprzednich etapów. Generuje krótkie streszczenie: co pasuje do wymagań stanowiska, co budzi wątpliwości, jakie pytanie warto zadać podczas spotkania. Rekruter idzie na rozmowę przygotowany, a nie z dziesiątkami zakładek otwartymi w przeglądarce.
• Zestawienie do biura rachunkowego. Raz w miesiącu AI zbiera z obu systemów przepracowane godziny, typy nieobecności, nadgodziny i zaliczki na delegacje, a następnie składa zestawienie w formacie uzgodnionym z biurem rachunkowym. Biuro dostaje gotowy arkusz zamiast maila z pytaniem, co się w tym miesiącu działo i dlaczego coś się nie zgadza z zeszłym miesiącem.

Od czego zacząć integrację

Zanim wejdziemy w integrację, sprawdzamy trzy rzeczy: czy firma ma aktywne API w HRappka lub tomHRM (nie każda licencja je zawiera), kto będzie administratorem klucza API i jakie uprawnienia mu nadać, i który problem boli najbardziej. Zwykle to albo terminy dokumentów cudzoziemców, albo potok pytań pracowników o urlop, który blokuje kadrową przez pół dnia tygodniowo.

Pierwsze uruchomienie to jeden przypadek użycia, nie pięć naraz. Dwa tygodnie pracy z jedną funkcją pokazują, czy dane w systemie są dobrej jakości. AI jest wierny temu, co wyciąga z API. Jeśli kadrowa od roku aktualizuje Excel zamiast HRappka, AI dostanie stare dane i zacznie alertować o rzeczach, które dawno się zmieniły. Jakość danych w systemie wychodzi na jaw szybciej, niż ktokolwiek się spodziewa.

Dlatego przed uruchomieniem przeprowadzamy krótki audyt: ile rekordów cudzoziemców ma uzupełnione daty ważności wszystkich dokumentów, ile szkoleń BHP ma daty w systemie, ile wniosków urlopowych jest poprawnie zamkniętych. Zwykle jeden dzień wystarczy, żeby zobaczyć luki. Kadrowa uzupełnia braki, a AI startuje na czystych danych.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak to działa na danych z Twojej firmy, umów 15 minut rozmowy. Wdrożenia podobnych integracji w firmach produkcyjnych i usługowych opisujemy w realnych case studies.