Integracje / BUR
Integracja AI z BUR
Podłączamy API BUR i portale operatorów PSF, skąd czytamy karty usług, statusy zapisów uczestników i wezwania do uzupełnienia wniosków. Asystent pilnuje terminów ankiet, kompletuje formularze PEFS i przypomina właściwym osobom o brakujących dokumentach rozliczeniowych.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod BUR. Bez umowy i bez karty.
Czym jest BUR
BUR, czyli Baza Usług Rozwojowych, to publiczny rejestr szkoleń i usług doradczych finansowanych ze środków unijnych. Korzystają z niego firmy kierujące pracowników na szkolenia dofinansowane przez operatorów PSF. System grupuje usługi według branż i form wsparcia, a każda karta usługi zawiera program, warunki udziału, termin realizacji i cenę.
Na co dzień praca z BUR to: zapis uczestnika przez portal operatora PSF, śledzenie statusu wniosku, wypełnianie formularza PEFS i kompletowanie dokumentów rozliczeniowych. Dane trzymane są w trzech miejscach: w bazie BUR dostępnej przez API, na portalu wybranego operatora PSF i w wewnętrznym systemie kadrowym firmy. Każde z nich ma inne wymagania i osobne terminy.
Co podłączamy w BUR
- Karta usługi w BUR: nazwa, termin, cena, warunki uczestnictwa
- Status zapisu uczestnika: zgłoszony, zakwalifikowany, odrzucony
- Ankieta oceny usługi: status wypełnienia po szkoleniu
- Formularz PEFS: dane uczestnika, kod wykształcenia, status EFS
- Portal operatora PSF: status wniosku, wzory dokumentów, wezwania
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Które szkolenia mają niezłożone dokumenty rozliczeniowe?"
„Czy ankiety uczestników po ostatnich szkoleniach są wypełnione?"
„Ile refundacji wpłynęło od operatorów PSF w tym roku?"
„Który pracownik ma niekompletny formularz PEFS przed terminem złożenia?"
Co dokładnie podłączamy w BUR
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyID usługi, nazwa, program, termin realizacji, miejsce, cena brutto i netto, wymagane warunki udziału po stronie firmy
AsystentPobiera kartę przed złożeniem wniosku i sprawdza, czy usługodawca jest aktywny w rejestrze BUR i ma ważny certyfikat jakości wymagany przez operatora.
CzytamyData zamknięcia zapisów na platformie operatora PSF, odrębna od daty startu szkolenia i często wcześniejsza o kilka tygodni
AsystentCodziennie porównuje z datą bieżącą i oznacza szkolenia zbliżające się do limitu z wyprzedzeniem dobranym do regulaminu danego operatora.
CzytamyZgłoszony, zakwalifikowany albo odrzucony na platformie PSF, razem z datą ostatniej zmiany statusu
AsystentWykrywa odrzucenie i alertuje HR, zanim minie okno na ponowne zgłoszenie lub zmianę uczestnika przed startem szkolenia.
CzytamyStatus wypełnienia ankiety na koncie uczestnika w BUR po zakończeniu szkolenia, z dokładną datą i godziną
AsystentWysyła uczestnikowi przypomnienie pierwszego dnia roboczego po szkoleniu i powtarza je codziennie, dopóki status nie zmieni się na wypełniona.
CzytamyPESEL, poziom wykształcenia wg klasyfikacji EFS, status na rynku pracy, płeć uczestnika na wzorze operatora
AsystentWstępnie wypełnia formularz danymi z karty pracownika, mapuje kody wykształcenia na słownik danego operatora i przekazuje HR do weryfikacji przed wysyłką.
CzytamyFormularz zgłoszenia, oświadczenia uczestnika i pracodawcy, zaświadczenie ukończenia, faktura VAT, potwierdzenie zapłaty, oświadczenie de minimis
AsystentSprawdza obecność każdego dokumentu z listy operatora, weryfikuje spójność imienia, nazwiska i NIP we wszystkich plikach i zgłasza braki przed terminem rozliczenia.
CzytamyAktualna wersja szablonów formularzy zgłoszeniowych i oświadczeń na portalu operatora, data publikacji każdej wersji
AsystentWykrywa zmianę wersji szablonu i informuje HR: który formularz się zmienił, od kiedy obowiązuje nowa wersja i czym różni się od poprzedniej.
Co się zmienia
Firma przestaje tracić refundacje z powodów administracyjnych: terminy, braki dokumentów i rozbieżności w formularzach PEFS są widoczne z wyprzedzeniem.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z BUR na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. BUR zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z BUR
Z BUR łączymy się przez publiczne API do odczytu danych o usługach i statusach uczestników. To połączenie działa wyłącznie w trybie odczytu i nie wymaga zgody operatora PSF. Asystent odpytuje API cyklicznie ze strony serwera firmy, bez trwałego gromadzenia danych osobowych uczestników poza systemem kadrowym klienta.
Portale poszczególnych operatorów PSF wymagają osobnej konfiguracji: część ma własne API, część wymaga logowania przez przeglądarkę. Każda akcja zapisująca dane u operatora, na przykład złożenie dokumentów albo zgłoszenie uczestnika, czeka na potwierdzenie przez HR. Dane logowania do portali operatorów przechowujemy zaszyfrowane po stronie portalu firmy.
Czego potrzebujemy od Was
- Konto firmowe w BUR i dostęp do profilu przedsiębiorcy na platformie PSF operatora
- Dane logowania do portalu przynajmniej jednego operatora PSF, z którym firma aktywnie współpracuje
- Dostęp do systemu kadrowego z danymi pracowników: PESEL, wykształcenie, status zatrudnienia
- Wyznaczona osoba (HR albo koordynator szkoleń) do weryfikacji dokumentów przed każdą wysyłką do operatora
- Aktywna rejestracja usługodawcy w BUR dla szkoleń planowanych w ramach integracji
Gdzie to działa najlepiej
Specjalista HR
Szkolenie zakończyło się w piątek. We wtorek rano HR otwiera komputer i widzi, że troje uczestników nie wypełniło ankiety w BUR, a termin upływa dziś o północy. Dotąd sprawdzało się to ręcznie, logując się na każde konto z osobna.
Z asystentem: Asystent wysłał przypomnienia do każdego uczestnika już w poniedziałek rano. HR dostaje raport: kto wypełnił, kto czeka. Jedno spojrzenie zamiast trzech logowań i kilku maili w panice.
Właściciel firmy
Operator PSF z Łodzi odesłał wniosek rozliczeniowy z adnotacją o niezgodności danych w formularzu PEFS. Refundacja za odbyte szkolenie jest zablokowana, a termin na korektę biegnie.
Z asystentem: Asystent wskazuje konkretne pole: kod wykształcenia w PEFS nie zgadza się z danymi w oświadczeniu uczestnika. Przygotowuje korektę i przypomina o terminie odpowiedzi na wezwanie operatora.
Koordynator szkoleń
W tym samym miesiącu firma ma cztery szkolenia u trzech różnych operatorów PSF. Każdy ma inny termin na złożenie wniosku, inny wzór oświadczenia pracodawcy i inny słownik kodów w formularzu PEFS. Koordynator nie nadąża pilnować tego ręcznie.
Z asystentem: Asystent prowadzi osobny harmonogram dla każdego szkolenia, pobiera aktualne wzory dokumentów z portali operatorów i wstępnie wypełnia formularze PEFS danymi z kart pracowników. Koordynator zatwierdza gotowy komplet.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z BUR →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie składa dokumentów do operatora PSF bez potwierdzenia przez HR albo koordynatora szkoleń.
- Nie decyduje, kogo wysłać na szkolenie: wybór pracownika i zatwierdzenie uczestnictwa należą do firmy.
- Nie przechowuje danych osobowych uczestników poza systemem kadrowym wskazanym przez firmę.
- Nie pobiera refundacji ani nie inicjuje żadnych płatności, śledzi wyłącznie status wniosku w portalu operatora.
Pytania o integrację z BUR
Ile czasu zajmuje wdrożenie integracji z BUR i portalami operatorów PSF?
Czas zależy od struktury technicznej portalu operatora. Przy operatorach z własnym API uruchomienie monitoringu to kilka dni konfiguracji. Bez API, przez logowanie w przeglądarce, trwa to dłużej i wymaga testów na realnych danych. Możemy zacząć od jednego operatora i dokładać kolejnych stopniowo.
Czy asystent działa, gdy firma korzysta z kilku operatorów PSF z różnych województw?
Tak. Każdy operator dostaje osobną konfigurację w portalu: swój szablon dokumentów, swoje terminy i swój słownik kodów PEFS. Asystent zarządza nimi równolegle i pilnuje terminów dla każdego szkolenia niezależnie od tego, przez którego operatora idzie dofinansowanie.
Co się dzieje z danymi osobowymi pracowników potrzebnymi do formularza PEFS?
Dane do PEFS pobieramy z systemu kadrowego firmy w momencie wypełniania formularza. Nie przechowujemy ich osobno poza systemem wskazanym przez firmę. PESEL i pozostałe dane osobowe trafiają do formularza PEFS, który przed wysyłką do operatora weryfikuje i zatwierdza HR. Asystent nie wysyła danych pracowników do żadnej zewnętrznej bazy.
Czy asystent wykryje, gdy usługodawca straci certyfikat jakości przed szkoleniem?
Tak. Przed złożeniem wniosku asystent sprawdza w BUR, czy usługodawca jest aktywny i ma ważny certyfikat jakości wymagany przez operatora. Jeśli status zmienił się od momentu wyboru usługi, asystent alarmuje HR z wyprzedzeniem, zanim wniosek zostanie złożony i odrzucony przez operatora.
Piętnaście minut o BUR
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod BUR, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Urzędy, rejestry i zgodność
BUR jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.