Integracje / Kanał sygnalistów
Integracja AI z Kanał sygnalistów
Podłączamy rejestr zgłoszeń sygnalistów i rejestr incydentów RODO, skąd asystent czyta numery spraw, daty wpływu i statusy. Z tych danych pilnuje terminów ustawowych, przygotowuje projekt potwierdzenia przyjęcia i układa raport dla audytora.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Kanał sygnalistów. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Kanał sygnalistów
Kanał sygnalistów to system przyjmowania i obsługi wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa, obowiązkowy od 25 września 2024 r. dla firm zatrudniających co najmniej 50 osób. Firmy wdrażają go jako formularz online, moduł w systemie kadrowym albo osobną aplikację webową. Każde z tych rozwiązań prowadzi podobną bazę: numer referencyjny sprawy, daty, forma zgłoszenia, kategoria naruszenia, status i historia korespondencji zwrotnej.
Na co dzień koordynator ds. zgłoszeń pilnuje dwóch twardych terminów ustawowych: 7 dni na wysłanie potwierdzenia przyjęcia i 3 miesięcy na informację zwrotną o działaniach następczych. Oba biegną niezależnie od urlopów i absencji. Wiele firm prowadzi obok niego osobny rejestr incydentów RODO z terminem 72 godzin na zgłoszenie naruszenia do UODO. Dane trzymane są w bazie SaaS dostawcy, module kadrowym lub pliku eksportowanym cyklicznie.
Co podłączamy w Kanał sygnalistów
- Rejestr zgłoszeń: numery spraw, daty wpływu, kategorie naruszeń i statusy
- Pola terminów: data potwierdzenia przyjęcia i termin informacji zwrotnej
- Historia korespondencji z kanału zwrotnego: co i kiedy odpisano zgłaszającemu
- Rejestr incydentów RODO: daty wykrycia, kategorie, terminy zgłoszenia do UODO
- Krąg upoważnionych i role dostępu do modułu obsługi zgłoszeń
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Które sprawy mają termin potwierdzenia w ciągu najbliższych 3 dni?"
„Przygotuj projekt potwierdzenia przyjęcia dla sprawy REF-2024-011"
„Ile zgłoszeń wpłynęło w tym roku i ile przekroczyło termin ustawowy?"
„Czy mamy aktywne incydenty RODO z terminem zgłoszenia do UODO?"
Co dokładnie podłączamy w Kanał sygnalistów
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
Czytamynumer referencyjny, data wpływu, forma zgłoszenia (pisemna/ustna/anonimowa), kategoria naruszenia, status sprawy
AsystentSprawdza każdego ranka daty graniczne i zestawia aktywne sprawy w jeden dzienny przegląd z numerami i terminami
Czytamydata potwierdzenia przyjęcia i data planowanej informacji zwrotnej dla każdej aktywnej sprawy w rejestrze
AsystentLiczy dni pozostałe do każdego terminu i wysyła alerty do osoby upoważnionej: 5, 3 i 1 dzień przed datą graniczną
Czytamynumer referencyjny, data wpływu i wyliczony termin informacji zwrotnej odczytane z rejestru zgłoszeń
AsystentWstawia dane do szablonu potwierdzenia i przygotowuje gotowy projekt do zatwierdzenia, zamiast blanku do ręcznego wypełnienia
Czytamydaty i fakty wysłanych odpowiedzi do zgłaszającego przez kanał zwrotny, bez treści samej korespondencji
AsystentWeryfikuje, czy odpowiedź w kanale zwrotnym została wysłana w terminie, i alarmuje, gdy brakuje wpisu w historii
Czytamydata wykrycia incydentu, kategoria, liczba i rodzaj naruszonych danych osobowych, termin zgłoszenia do UODO
AsystentPilnuje 72-godzinnego terminu zgłoszenia do UODO równolegle ze zgłoszeniami sygnalistów i daje jeden zbiorczy dzienny przegląd
Czytamylista osób upoważnionych do obsługi zgłoszeń wraz z zakresem przyznanego dostępu do poszczególnych pól rejestru
AsystentWeryfikuje przy każdym zapytaniu przynależność użytkownika do kręgu i blokuje wgląd w treść sprawy osobom spoza listy, zwracając czytelny komunikat
Czytamyliczba zgłoszeń w podziale na kategorie, daty kluczowych zdarzeń, wykaz spraw z przekroczonym terminem ustawowym
AsystentGeneruje na żądanie zestawienie za wybrany okres, pracując wyłącznie na anonimowych polach, bez opisu zdarzenia i danych zgłaszającego
Co się zmienia
Firma dotrzymuje terminów ustawowych bez ręcznego śledzenia dat, a audytor dostaje raport z całego rejestru za kilka sekund.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Kanał sygnalistów na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Kanał sygnalistów zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Kanał sygnalistów
Gdy system zgłoszeń to aplikacja SaaS, łączymy się bezpośrednio przez API dostawcy, dedykowanym kontem serwisowym z rolą tylko do odczytu, ograniczonym wyłącznie do tabeli zgłoszeń. Konto nie ma dostępu do modułów kadrowych ani dokumentów personalnych. Gdy rejestr to plik Excel lub moduł kadrowy bez interfejsu programistycznego, dane trafiają do asystenta przez cykliczny eksport do bazy lub plik strukturalny.
Asystent pracuje na serwerze klienta, dane nie opuszczają infrastruktury firmy. Każde zapytanie do rejestru jest logowane: kto pytał, kiedy i co dostał w odpowiedzi. Wysyłka pism do kanału zwrotnego wymaga zatwierdzenia przez osobę upoważnioną i przechodzi przez mechanizm samego systemu zgłoszeń, poza logami AI.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do API systemu zgłoszeń lub możliwość cyklicznego eksportu danych w ustrukturyzowanej formie
- Spisana lista kręgu upoważnionych z przypisanym zakresem dostępu do poszczególnych pól rejestru
- Wyznaczona osoba kontaktowa po stronie firmy do weryfikacji konfiguracji ról i testów przed uruchomieniem
- Informacja o dostawcy i wersji systemu zgłoszeń oraz warunki jego licencji dotyczące integracji przez API
- Zgoda na logowanie zapytań do rejestru, wymagana ustawą o ochronie sygnalistów
Gdzie to działa najlepiej
Koordynator ds. zgłoszeń
Koordynator wraca z tygodniowego urlopu i nie wie, że w piątek przed wyjazdem wpłynęło nowe zgłoszenie. Do ustawowego terminu wysłania potwierdzenia zostały dwa dni robocze.
Z asystentem: Asystent wysłał alert we wtorek rano z numerem sprawy i datą graniczną. Gotowy projekt potwierdzenia czekał w skrzynce, koordynator zatwierdził go bez ręcznego wypełniania.
Audytor wewnętrzny
Audytor przygotowuje roczny przegląd zgodności i potrzebuje zestawienia wszystkich zgłoszeń: liczba według kategorii, daty kluczowych zdarzeń i wykaz spraw, w których termin został przekroczony.
Z asystentem: Asystent generuje raport w kilka sekund, pracując na anonimowych polach rejestru. Audytor dostaje gotowy materiał bez ręcznego zbierania danych ze skrzynek i arkuszy.
Pracownik działu kadr
Pracownik kadr wpisuje do asystenta prośbę o pokazanie zgłoszeń sygnalistów, bo słyszał, że wpłynęło coś dotyczącego jego działu i chce wiedzieć, czy powinien podjąć działania.
Z asystentem: Asystent zwraca czytelny komunikat o braku dostępu i informuje, że moduł obsługi zgłoszeń jest dostępny tylko dla wyznaczonych osób. Żadna treść ani data sprawy nie jest ujawniana.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Kanał sygnalistów →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie wysyła potwierdzenia ani pisma do kanału zwrotnego bez zatwierdzenia przez osobę upoważnioną.
- Nie wpisuje merytorycznych wniosków z postępowania ani wyników dochodzenia do informacji zwrotnej: tę część wypełnia człowiek.
- Nie ma bezpośredniego dostępu do zaszyfrowanego kanału korespondencji z anonimowym zgłaszającym i nie loguje jej treści.
- Nie zmienia statusu sprawy ani żadnego innego pola w rejestrze bez wyraźnego potwierdzenia osoby upoważnionej.
Pytania o integrację z Kanał sygnalistów
Co się dzieje ze zgłoszeniem, gdy cały krąg upoważnionych jest niedostępny?
Asystent wysyła alerty do wszystkich osób z kręgu niezależnie od ich dostępności w danym dniu. Ustawa nie przewiduje przerwy w biegu terminów z powodu absencji, dlatego przy wdrożeniu warto wpisać do kręgu co najmniej dwie osoby, w tym zastępstwo. Brak reakcji nie zatrzymuje zegara ustawowego.
Czy pracownicy powinni wiedzieć, że w kanale zgłoszeń działa AI?
Ustawa wymaga podania zgłaszającemu informacji o sposobie obsługi zgłoszenia, w tym o narzędziach używanych w procesie. Jeśli asystent AI uczestniczy w pilnowaniu terminów i przygotowaniu pism, należy uwzględnić to w procedurze wewnętrznej i regulaminie kanału. Samo potwierdzenie wysyła zawsze osoba upoważniona po zatwierdzeniu.
Jak długo trzeba przechowywać wpisy w rejestrze zgłoszeń?
Ustawa nakłada obowiązek przechowywania rejestru zgłoszeń co najmniej 5 lat od daty przyjęcia zgłoszenia. Asystent uwzględnia ten termin przy oznaczaniu spraw jako zamknięte, ale decyzję o archiwizacji lub usunięciu danych zawsze podejmuje osoba upoważniona, nie AI.
Czy AI poradzi sobie ze zgłoszeniem dotyczącym osoby z zarządu?
Technicznie tak, ale wymaga starannego ustawienia kręgu dostępu. Ustawa zakłada, że osoby wymienione w zgłoszeniu nie powinny mieć wglądu w akta sprawy. Asystent egzekwuje tę zasadę przez role: osoba z zarządu, która należy do kręgu, nie dostanie żadnych danych ze sprawy, w której figuruje. Weryfikujemy to razem podczas konfiguracji.
Piętnaście minut o Kanał sygnalistów
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Kanał sygnalistów, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Urzędy, rejestry i zgodność
Kanał sygnalistów jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.