Integracje / Autostacja / Integra / Autoline DMS
Integracja AI z Autostacja / Integra / Autoline DMS
Podłączamy się do Zleceń Serwisowych, kartoteki pojazdu i modułu Parts, żeby asystent widział historię aut i stany magazynowe. Doradca pyta o VIN, kierownik dostaje alert o otwartych ZS, a przypomnienia o przeglądach wychodzą do klientów bez udziału recepcji.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Autostacja / Integra / Autoline DMS. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Autostacja / Integra / Autoline DMS
Autostacja, Integra Car i Autoline to systemy klasy DMS przeznaczone dla autoryzowanych serwisów samochodowych i większych warsztatów. Każdy z nich obsługuje pełny cykl wizyty: od przyjęcia pojazdu, przez zlecenie serwisowe z pozycjami robocizny i części, aż po historię kolejnych napraw i rozliczenie z klientem. Trafiają do nich dealerzy i serwisy obsługujące dziesiątki lub setki pojazdów miesięcznie.
W codziennej pracy doradca otwiera Zlecenie Serwisowe po przyjęciu pojazdu, mechanik wpisuje wykonane prace, zużyte części z numerami OEM i zalecenia do kolejnej wizyty, a kierownik monitoruje statusy i stany magazynowe. Autostacja i Integra Car przechowują dane w relacyjnej bazie SQL na serwerze serwisu lub dealera. Autoline ma własny interfejs API i osobny moduł Parts z dostępnością w magazynie lokalnym i u dystrybutora.
Co podłączamy w Autostacja / Integra / Autoline DMS
- Zlecenie Serwisowe (ZS): status, daty otwarcia i zamknięcia, pozycje robocizny i części
- Karta pojazdu z numerem VIN i historią poprzednich wizyt serwisowych
- Moduł Parts (Autoline): dostępność części w magazynie lokalnym i u dystrybutora
- Kartoteka klienta: dane kontaktowe, numer telefonu, adres e-mail do wysyłek
- Pole daty następnego przeglądu: czytamy je co noc i sprawdzamy horyzonty 14, 30, 60 dni
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Co było robione w tym aucie przy ostatnich trzech wizytach?"
„Które zlecenia są otwarte od ponad pięciu dni roboczych?"
„Jakich części brakuje do zleceń zaplanowanych na jutro?"
„Kiedy temu klientowi wypada następny przegląd i czy już dostał przypomnienie?"
Co dokładnie podłączamy w Autostacja / Integra / Autoline DMS
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyPrzebieg przy przyjęciu, daty otwarcia i zamknięcia, status (Otwarte, W realizacji, Do wydania, Zamknięte), pozycje robocizny i części
AsystentWychwytuje zlecenia otwarte dłużej niż ustalony próg i codziennie wysyła kierownikowi listę z datą otwarcia i przypisaną osobą odpowiedzialną
CzytamyNumer VIN, przebiegi przy kolejnych wizytach, lista trzech do pięciu ostatnich zamkniętych ZS z zakresem prac i datami
AsystentPodaje doradcy historię auta w kilka sekund po wpisaniu numeru rejestracyjnego lub VIN, bez szukania przez kolejne ekrany w systemie
CzytamyStany magazynowe części, rezerwacje pod bieżące zlecenia, dostępność u dystrybutora i w innych lokalizacjach serwisu
AsystentZestawia braki dla ZS zaplanowanych na jutro i przygotowuje listę zamówień z numerami katalogowymi, żeby części były na stanowisku rano
CzytamyNumer telefonu i adres e-mail przypisane do klienta lub pojazdu, zgody na komunikację
AsystentWysyła przypomnienia przez SMS lub e-mail i obsługuje odpowiedzi klientów bez udziału recepcji, eskalując niestandardowe wiadomości do człowieka
CzytamyPole z datą przeglądu w kartotece pojazdu lub na ostatnim zamkniętym ZS, odczytywane każdej nocy
AsystentSprawdza horyzonty 14, 30 i 60 dni i inicjuje wysyłkę do klientów, których termin wypada w tym oknie, według ustalonego przez serwis standardu
CzytamyZalecenia do kolejnej wizyty i numery OEM zużytych części wpisane przez mechanika przy zamknięciu ZS
AsystentPodpowiada doradcy przy przyjęciu pojazdu, co mechanik zalecił poprzednio, żeby ta informacja nie przepadła między wizytami
CzytamyLista zleceń z datą wykonania na następny dzień z pozycjami części i numerami katalogowymi
AsystentPorównuje zapotrzebowanie z aktualnym stanem magazynu i wskazuje, co zamówić do południa, żeby nic nie blokowało realizacji następnego ranka
Co się zmienia
Recepcja przestaje ręcznie dzwonić z przypomnieniami, a kierownik serwisu każdego ranka wie, które zlecenia stoją i których części brakuje na dziś.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Autostacja / Integra / Autoline DMS na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Autostacja / Integra / Autoline DMS zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Autostacja / Integra / Autoline DMS
Łączymy się z Autostacją i Integra Car przez bazę SQL lub API, w zależności od wersji i umowy z dostawcą systemu. Autoline ma własny interfejs API. Asystent stoi na serwerze serwisu lub dealera: dane z DMS nie opuszczają sieci firmy, a na zewnątrz trafia tylko gotowa treść wiadomości, na przykład SMS do klienta przez bramkę operatora.
Pracujemy wyłącznie w trybie odczytu. Zapis w DMS, na przykład zmiana statusu zlecenia, wymaga potwierdzenia przez pracownika i jest osobnym, niedomyślnym krokiem. Na starcie ustalamy z dostawcą systemu dostępne endpointy lub widoki bazy SQL, środowisko testowe i konto z uprawnieniami do odczytu danych produkcyjnych.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do bazy SQL lub dokumentacja API DMS z danymi logowania do środowiska testowego
- Kontakt z dostawcą DMS, który potwierdzi dostępne widoki lub endpointy i ograniczenia licencyjne
- Konto w systemie z uprawnieniami odczytu, wskazane przez administratora serwisu lub dealera
- Weryfikacja, czy zgody RODO klientów obejmują automatyczne SMS i e-mail operacyjny przed pierwszą wysyłką
- Wyznaczona osoba w serwisie znająca procesy, która zdecyduje, które funkcje uruchomić jako pierwsze
Gdzie to działa najlepiej
Doradca serwisowy
Klient wchodzi bez zapowiedzi i pyta, co było robione przy ostatniej wizycie. Doradca wpisuje numer rejestracyjny na tablecie albo w oknie czatu na stanowisku, zamiast klikać przez kilka ekranów DMS.
Z asystentem: Asystent odpytuje DMS i zwraca ostatnie trzy do pięciu ZS z datami, przebiegami i listą prac w kilka sekund. Doradca odpowiada klientowi bez przerwy i nie traci kilku minut na szukanie.
Kierownik serwisu
Rano, przed odprawą z mechanikami, sprawdza, które zlecenia stoją od ponad pięciu dni roboczych ze statusem Otwarte lub W realizacji i kto jest za nie odpowiedzialny.
Z asystentem: Asystent wysyła gotową listę: które ZS stoją, od kiedy i czyje są. Kierownik wchodzi na odprawę z konkretnymi pytaniami, bez potrzeby ręcznego filtrowania systemu.
Pracownik działu części
Popołudniu musi zestawić, które części będą potrzebne do jutrzejszych zleceń, których nie ma na stanie i które nie są jeszcze zarezerwowane pod inne ZS.
Z asystentem: Asystent porównuje pozycje z jutrzejszych ZS ze stanami w module Parts i zwraca listę braków z numerami katalogowymi. Zamówienie można złożyć od razu, bez ręcznego przeliczania każdego zlecenia.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Autostacja / Integra / Autoline DMS →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie zmienia statusów zleceń ani żadnych danych w DMS bez wyraźnego potwierdzenia przez pracownika serwisu.
- Nie wystawia dokumentów finansowych: faktur, not kredytowych ani rozliczeń z klientami.
- Nie zamawia części samodzielnie: przygotowuje listę braków z numerami katalogowymi, ale decyzja i zamówienie należą do człowieka.
- Nie obsługuje rozmów telefonicznych z klientami: działa przez SMS i e-mail, a gdy klient chce porozmawiać, eskaluje do pracownika recepcji.
Pytania o integrację z Autostacja / Integra / Autoline DMS
Czy klienci będą wiedzieć, że SMS wysyła automat, a nie pracownik?
Treść wiadomości ustalamy z serwisem przed wdrożeniem. Można pisać w imieniu serwisu bez oznaczeń albo dodać stopkę informacyjną. Ważne, żeby ton był spójny z przyjętą komunikacją z klientami. Wiadomości marketingowe muszą spełniać wymogi prawa pocztowego i ustawy o usługach elektronicznych.
Czy asystent uczy się na danych naszych klientów i czy ta wiedza trafia do innych firm?
Nie. Dane klientów i zleceń są używane wyłącznie do wykonania konkretnego zadania: odczytu, porównania i wysyłki. Model nie jest doszkalany na danych serwisu i nie przekazuje tych danych innym instalacjom. Każda wdrożona instancja działa niezależnie i ma dostęp wyłącznie do danych jednej firmy.
Co się dzieje z wysyłkami, gdy DMS jest niedostępny lub serwer ma przerwę?
Asystent sprawdza dostępność DMS przed każdym cyklem odczytu. Jeśli bazy nie ma, czeka na kolejny zaplanowany cykl zamiast wysyłać na podstawie starych danych. Przerwa jest logowana, a wyznaczona osoba dostaje informację. Krótki przestój nocny zazwyczaj nie opóźnia wysyłki o więcej niż jeden dzień.
Czy po wdrożeniu serwis może samodzielnie zmieniać reguły, np. horyzonty przypomnień?
Tak. Horyzonty przypomnień, progi dla otwartych zleceń, treści wiadomości i godziny wysyłek to parametry konfiguracyjne zmieniane bez ingerencji w kod. Część ustawień jest dostępna przez panel dla wyznaczonej osoby w serwisie, część wymaga kontaktu z nami przy istotniejszych zmianach logiki.
Piętnaście minut o Autostacja / Integra / Autoline DMS
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Autostacja / Integra / Autoline DMS, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Autostacja / Integra / Autoline DMS jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.