Integracje / Motoryzacja / Autostacja / Integra / Autoline DMS
Programy branżowe
Integracja AI: Autostacja / Integra / Autoline DMS
Podłączamy się do Zleceń Serwisowych, kartoteki pojazdu i modułu Parts, żeby asystent widział historię aut i stany magazynowe. Doradca pyta o VIN, kierownik dostaje alert o otwartych ZS, a przypomnienia o przeglądach wychodzą do klientów bez udziału recepcji.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
W skrócie
Jak asystent AI łączy się z systemem Autostacja / Integra / Autoline DMS?
Łączymy się z Autostacją i Integra Car przez bazę SQL lub API, w zależności od wersji i umowy z dostawcą systemu. Autoline ma własny interfejs API.
- Na start potrzebujemy
- Dostęp do bazy SQL lub dokumentacja API DMS z danymi logowania do środowiska testowego
- Czego asystent nie robi
- Nie zmienia statusów zleceń ani żadnych danych w DMS bez wyraźnego potwierdzenia przez pracownika serwisu.
- Gdzie są dane
- Na Waszym serwerze. Zaczynamy od odczytu, zapis włączacie sami.
Dane z Autostacja / Integra / Autoline DMS w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Zlecenia Serwisowe z Autoline. W portalu redAi budujemy ekran, który łączy się z Autoline DMS i wyświetla wszystkie otwarte Zlecenia Serwisowe w jednym miejscu. Widzicie od razu, które ZS przekroczyły próg dni roboczych, kto jest odpowiedzialny i gdzie brakuje części do jutrzejszych wizyt. Bez logowania do DMS: Wasza zmiana zaczyna się od gotowej listy, nie od ręcznego filtrowania.
- Widzicie wszystkie otwarte ZS z Autoline posortowane według statusu i liczby dni
- Zlecenia bez ruchu powyżej progu roboczego wyróżnione są osobną odznaką
- Sprawdzacie braki Parts dla jutrzejszych ZS bez ręcznego przeszukiwania DMS
- Przy wejściu w kartę pojazdu widzicie uwagi mechanika z ostatniej wizyty
- Lista zamówień z numerami OEM czeka na Wasze zatwierdzenie, nie na ręczne wpisywanie
Pytanie w czacie
Asystent porównał zapotrzebowanie z jutrzejszych ZS ze stanami Parts w Autoline i wskazał braki z numerami OEM. Lista do zamówienia gotowa do Waszego zatwierdzenia.
Sprawdź w Autoline, które części do jutrzejszych zleceń nie są na stanie. Muszę złożyć zamówienie przed południem.
Karta w narzędziu
Karta zlecenia w portalu redAi łączy dane z Autoline: historię pojazdu, pozycje robocizny i stan rezerwacji części w jednym ekranie. Asystent wskazuje, co blokuje zamknięcie ZS i co możecie zrobić dalej.
Ekran w portalu redAi pobiera stan zleceń bezpośrednio z Autoline: Wasz zespół widzi opóźnienia i braki bez logowania do DMS. Jedno kliknięcie otwiera kartę zlecenia z historią pojazdu i podpowiedzią asystenta.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Autostacja / Integra / Autoline DMS włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyPrzebieg przy przyjęciu, daty otwarcia i zamknięcia, status (Otwarte, W realizacji, Do wydania, Zamknięte), pozycje robocizny i części
AsystentWychwytuje zlecenia otwarte dłużej niż ustalony próg i codziennie wysyła kierownikowi listę z datą otwarcia i przypisaną osobą odpowiedzialną
CzytamyNumer VIN, przebiegi przy kolejnych wizytach, lista trzech do pięciu ostatnich zamkniętych ZS z zakresem prac i datami
AsystentPodaje doradcy historię auta w kilka sekund po wpisaniu numeru rejestracyjnego lub VIN, bez szukania przez kolejne ekrany w systemie
CzytamyStany magazynowe części, rezerwacje pod bieżące zlecenia, dostępność u dystrybutora i w innych lokalizacjach serwisu
AsystentZestawia braki dla ZS zaplanowanych na jutro i przygotowuje listę zamówień z numerami katalogowymi, żeby części były na stanowisku rano
CzytamyNumer telefonu i adres e-mail przypisane do klienta lub pojazdu, zgody na komunikację
AsystentWysyła przypomnienia przez SMS lub e-mail i obsługuje odpowiedzi klientów bez udziału recepcji, eskalując niestandardowe wiadomości do człowieka
CzytamyPole z datą przeglądu w kartotece pojazdu lub na ostatnim zamkniętym ZS, odczytywane każdej nocy
AsystentSprawdza horyzonty 14, 30 i 60 dni i inicjuje wysyłkę do klientów, których termin wypada w tym oknie, według ustalonego przez serwis standardu
CzytamyZalecenia do kolejnej wizyty i numery OEM zużytych części wpisane przez mechanika przy zamknięciu ZS
AsystentPodpowiada doradcy przy przyjęciu pojazdu, co mechanik zalecił poprzednio, żeby ta informacja nie przepadła między wizytami
CzytamyLista zleceń z datą wykonania na następny dzień z pozycjami części i numerami katalogowymi
AsystentPorównuje zapotrzebowanie z aktualnym stanem magazynu i wskazuje, co zamówić do południa, żeby nic nie blokowało realizacji następnego ranka
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Co było robione w tym aucie przy ostatnich trzech wizytach?”
- „Które zlecenia są otwarte od ponad pięciu dni roboczych?”
- „Jakich części brakuje do zleceń zaplanowanych na jutro?”
- „Kiedy temu klientowi wypada następny przegląd i czy już dostał przypomnienie?”
Co się zmienia
Recepcja przestaje ręcznie dzwonić z przypomnieniami, a kierownik serwisu każdego ranka wie, które zlecenia stoją i których części brakuje na dziś.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Autostacja, Integra Car i Autoline to systemy klasy DMS przeznaczone dla autoryzowanych serwisów samochodowych i większych warsztatów. Każdy z nich obsługuje pełny cykl wizyty: od przyjęcia pojazdu, przez zlecenie serwisowe z pozycjami robocizny i części, aż po historię kolejnych napraw i rozliczenie z klientem. Trafiają do nich dealerzy i serwisy obsługujące dziesiątki lub setki pojazdów miesięcznie.
W codziennej pracy doradca otwiera Zlecenie Serwisowe po przyjęciu pojazdu, mechanik wpisuje wykonane prace, zużyte części z numerami OEM i zalecenia do kolejnej wizyty, a kierownik monitoruje statusy i stany magazynowe. Autostacja i Integra Car przechowują dane w relacyjnej bazie SQL na serwerze serwisu lub dealera. Autoline ma własny interfejs API i osobny moduł Parts z dostępnością w magazynie lokalnym i u dystrybutora.
Gdzie to działa najlepiej
Doradca serwisowy
Klient wchodzi bez zapowiedzi i pyta, co było robione przy ostatniej wizycie. Doradca wpisuje numer rejestracyjny na tablecie albo w oknie czatu na stanowisku, zamiast klikać przez kilka ekranów DMS.
Z asystentem: Asystent odpytuje DMS i zwraca ostatnie trzy do pięciu ZS z datami, przebiegami i listą prac w kilka sekund. Doradca odpowiada klientowi bez przerwy i nie traci kilku minut na szukanie.
Kierownik serwisu
Rano, przed odprawą z mechanikami, sprawdza, które zlecenia stoją od ponad pięciu dni roboczych ze statusem Otwarte lub W realizacji i kto jest za nie odpowiedzialny.
Z asystentem: Asystent wysyła gotową listę: które ZS stoją, od kiedy i czyje są. Kierownik wchodzi na odprawę z konkretnymi pytaniami, bez potrzeby ręcznego filtrowania systemu.
Pracownik działu części
Popołudniu musi zestawić, które części będą potrzebne do jutrzejszych zleceń, których nie ma na stanie i które nie są jeszcze zarezerwowane pod inne ZS.
Z asystentem: Asystent porównuje pozycje z jutrzejszych ZS ze stanami w module Parts i zwraca listę braków z numerami katalogowymi. Zamówienie można złożyć od razu, bez ręcznego przeliczania każdego zlecenia.
Jak się łączymy
Łączymy się z Autostacją i Integra Car przez bazę SQL lub API, w zależności od wersji i umowy z dostawcą systemu. Autoline ma własny interfejs API. Asystent stoi na serwerze serwisu lub dealera: pliki i bazy zostają na serwerze firmy, a do modelu trafia tylko to, co potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych klienta. Na zewnątrz trafia też gotowa treść wiadomości, na przykład SMS do klienta przez bramkę operatora.
Pracujemy wyłącznie w trybie odczytu. Zapis w DMS, na przykład zmiana statusu zlecenia, wymaga potwierdzenia przez pracownika i jest osobnym, niedomyślnym krokiem. Na starcie ustalamy z dostawcą systemu dostępne endpointy lub widoki bazy SQL, środowisko testowe i konto z uprawnieniami do odczytu danych produkcyjnych.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do bazy SQL lub dokumentacja API DMS z danymi logowania do środowiska testowego
- Kontakt z dostawcą DMS, który potwierdzi dostępne widoki lub endpointy i ograniczenia licencyjne
- Konto w systemie z uprawnieniami odczytu, wskazane przez administratora serwisu lub dealera
- Weryfikacja, czy zgody RODO klientów obejmują automatyczne SMS i e-mail operacyjny przed pierwszą wysyłką
- Wyznaczona osoba w serwisie znająca procesy, która zdecyduje, które funkcje uruchomić jako pierwsze
Czego asystent nie robi
- Nie zmienia statusów zleceń ani żadnych danych w DMS bez wyraźnego potwierdzenia przez pracownika serwisu.
- Nie wystawia dokumentów finansowych: faktur, not kredytowych ani rozliczeń z klientami.
- Nie zamawia części samodzielnie: przygotowuje listę braków z numerami katalogowymi, ale decyzja i zamówienie należą do człowieka.
- Nie obsługuje rozmów telefonicznych z klientami: działa przez SMS i e-mail, a gdy klient chce porozmawiać, eskaluje do pracownika recepcji.
Częste pytania
Czy klienci będą wiedzieć, że SMS wysyła automat, a nie pracownik?
Treść wiadomości ustalamy z serwisem przed wdrożeniem. Można pisać w imieniu serwisu bez oznaczeń albo dodać stopkę informacyjną. Ważne, żeby ton był spójny z przyjętą komunikacją z klientami. Wiadomości marketingowe muszą spełniać wymogi prawa pocztowego i ustawy o usługach elektronicznych.
Czy asystent uczy się na danych naszych klientów i czy ta wiedza trafia do innych firm?
Nie. Dane klientów i zleceń są używane wyłącznie do wykonania konkretnego zadania: odczytu, porównania i wysyłki. Model nie jest doszkalany na danych serwisu i nie przekazuje tych danych innym instalacjom. Każda wdrożona instancja działa niezależnie i ma dostęp wyłącznie do danych jednej firmy.
Co się dzieje z wysyłkami, gdy DMS jest niedostępny lub serwer ma przerwę?
Asystent sprawdza dostępność DMS przed każdym cyklem odczytu. Jeśli bazy nie ma, czeka na kolejny zaplanowany cykl zamiast wysyłać na podstawie starych danych. Przerwa jest logowana, a wyznaczona osoba dostaje informację. Krótki przestój nocny zazwyczaj nie opóźnia wysyłki o więcej niż jeden dzień.
Czy po wdrożeniu serwis może samodzielnie zmieniać reguły, np. horyzonty przypomnień?
Tak. Horyzonty przypomnień, progi dla otwartych zleceń, treści wiadomości i godziny wysyłek to parametry konfiguracyjne zmieniane bez ingerencji w kod. Część ustawień jest dostępna przez panel dla wyznaczonej osoby w serwisie, część wymaga kontaktu z nami przy istotniejszych zmianach logiki.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: programy branżowe
Autostacja / Integra / Autoline DMS jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.