Integracje / Booksy
Integracja AI z Booksy
Czytamy rezerwacje, usługi i obłożenie grafiku kluczem wyłącznie do odczytu. Widzicie, które usługi trwają dłużej, niż mają wpisane w cenniku, o ile przez to obsuwa się dzień i które wolne okna da się jeszcze sprzedać.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Booksy. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Booksy
Booksy to aplikacja rezerwacyjna działająca w chmurze, używana przez fryzjerów, barberów, salony kosmetyczne, manicure, podologów i studia masażu. Klienci rezerwują przez aplikację lub stronę salonu, a specjalista widzi swój grafik na bieżąco. Każda wizyta ma przypisany status: zaplanowana, potwierdzona, zakończona, anulowana lub nieobecny. Dane trzymane są w chmurze, dostępne przez przeglądarkę i aplikację mobilną.
Na co dzień recepcja i specjaliści pracują na grafikach, liście usług z czasami trwania i cenami oraz historii klientów z notatkami po wizytach. Każde pole każdej rezerwacji, imię, godzina, specjalista, cena, status, jest w Booksy od pierwszego dnia. Rzadko ktoś analizuje te dane jako całość, choć są tam od dawna i czekają na użycie.
Co podłączamy w Booksy
- Grafik i rezerwacje
- Usługi i czas trwania
- Klienci i historia wizyt
- Obłożenie i wolne okna
- Pracownicy i ich terminarze
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Które usługi trwają dłużej, niż mają wpisane w cenniku?"
„O ile obsuwa się grafik w piątki i od której wizyty?"
„Gdzie w przyszłym tygodniu zostały wolne okna do sprzedania?"
„Którzy klienci nie byli u nas od kwartału, choć wcześniej bywali regularnie?"
Co dokładnie podłączamy w Booksy
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyPola statusu każdej wizyty: zaplanowana, potwierdzona, zakończona, anulowana, nieobecny.
AsystentBuduje profil frekwencji każdego klienta: ile wizyt zakończonych, ile no-showów i jak dawno była ostatnia zakończona wizyta.
CzytamyPełna lista poprzednich rezerwacji z datami, usługami i imionami specjalistów przypisanych do każdej wizyty.
AsystentWskazuje klientów, którzy przestali wracać zgodnie z własnym rytmem rezerwacji, i przygotowuje listę do reaktywacji.
CzytamyPola tekstowe wpisywane przez specjalistę po zakończonej wizycie, widoczne przy każdym kliencie w historii.
AsystentDołącza notatkę do porannego streszczenia dnia, żeby specjalista był przygotowany zanim klient przekroczy próg salonu.
CzytamyGodziny bez rezerwacji w terminarzu każdego specjalisty, z uwzględnieniem blokad i przerw ustawionych ręcznie.
AsystentOdpowiada na pytania klientów o dostępne terminy i wysyła link do Booksy, zamiast odsyłać ich do recepcji o 22:00.
CzytamyNazwa usługi, czas trwania, cena katalogowa i lista specjalistów uprawnionych do jej wykonania.
AsystentOdpowiada na pytania o czas trwania i cenę bezpośrednio z aktualnego cennika w Booksy, bez ryzyka podania nieaktualnej informacji.
CzytamyWizyty ze statusem zmienionym z zaplanowanej na anulowaną, z godziną, specjalistą i danymi klienta.
AsystentWykrywa każde anulowanie i wysyła propozycję zwolnionego terminu do klientów historycznie rezerwujących w podobnych porach dnia.
CzytamyPrzedziały pracy, przerwy i blokady w terminarzu każdego specjalisty na dany dzień.
AsystentZestawia liczbę wizyt i wolnych slotów na dziś dla każdego specjalisty i wkłada to do porannego skrótu dla właściciela.
Co się zmienia
Siatka terminów zaczyna odpowiadać temu, ile praca naprawdę zajmuje, więc dzień przestaje się rozjeżdżać.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Booksy na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Booksy zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Booksy
Łączymy się z Booksy przez API lub narzędzie do automatyzacji, najczęściej Make albo n8n. Oba podejścia działają bez pisania kodu od zera i pozwalają pobierać dane o wizytach, klientach, usługach i grafikach. Pracujemy wyłącznie w trybie odczytu: pobieramy dane, ale niczego w Booksy nie zmieniamy bez Waszego wyraźnego potwierdzenia.
Asystent pracuje na Waszym własnym serwerze lub prywatnej instancji modelu. Imiona, telefony i historia wizyt klientów nie trafiają do zewnętrznych usług bez podpisanej umowy powierzenia danych osobowych. To kwestia prawna, którą ustalamy przed uruchomieniem, nie po.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywny plan Booksy z dostępem do API i zgodą na integrację zewnętrzną.
- Dane dostępowe do API Booksy od osoby odpowiedzialnej za konto w salonie.
- Decyzja o kanale komunikacji z klientami: SMS, WhatsApp Business lub e-mail.
- Podpisana umowa powierzenia danych osobowych przed pierwszym uruchomieniem.
- Wyznaczona osoba po Waszej stronie do zatwierdzania treści wiadomości i testowania przypomnień.
Gdzie to działa najlepiej
Właściciel salonu
Poniedziałek rano, przed otwarciem. Właściciel nie chce logować się do Booksy i przewijać grafiku specjalista po specjaliście, żeby zobaczyć, czy dzień jest potwierdzony i które sloty zostały jeszcze wolne.
Z asystentem: O 8:00 dostaje na WhatsApp skrót dnia: ilu klientów łącznie, kto potwierdził, przy kim jest historia no-showów i które okienka można jeszcze zapełnić.
Specjalistka kosmetyczna
Klientka odwołuje wizytę o 14:00 przez telefon. Jest 11:30, specjalistka pracuje przy stanowisku i nie sięgnie po historię kontaktów, żeby zaproponować termin komuś innemu zanim okienko przepadnie na resztę dnia.
Z asystentem: Asystent wykrywa zmianę statusu wizyty i wysyła propozycję zwolnionego terminu do klientek rezerwujących historycznie w podobnych porach lub do tej samej specjalistki.
Osoba obsługująca recepcję
Wieczorem przez Messengera spływają pytania: 'Czy Marta pracuje w sobotę?', 'Ile trwa balayage?', 'Czy jest coś w piątek po 17?' Salon jest zamknięty, nikogo nie ma przy biurku.
Z asystentem: Asystent czyta aktualny grafik i cennik wprost z Booksy i odpowiada konkretnie: podaje termin albo informuje, że nie ma wolnego, i proponuje najbliższy dostępny slot.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Booksy →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie tworzy rezerwacji bez działania klienta. Może zaproponować termin i wysłać link, ale kliknięcie i potwierdzenie zawsze zostawia człowiekowi.
- Nie zmienia, nie usuwa ani nie edytuje żadnych danych w Booksy bez Waszego wyraźnego potwierdzenia każdej zmiany.
- Nie kontaktuje się samodzielnie z klientami mającymi długą serię no-showów bez zakończonej wizyty. Ta decyzja należy do właściciela.
- Nie zastępuje recepcji przy rozmowach wymagających oceny wyjątków spoza grafiku, wyceny niestandardowej usługi ani negocjacji terminu przez telefon.
Pytania o integrację z Booksy
Czy integracja działa z aktualnym planem Booksy, który już mam?
Zakres danych dostępnych przez API Booksy zależy od planu subskrypcji. Przed uruchomieniem sprawdzamy, co jest dostępne w Waszym konkretnym planie. Jeśli brakuje dostępu do jakiegoś zakresu danych, informujemy o tym na samym początku, zanim cokolwiek zostanie uruchomione.
Ile czasu zajmuje uruchomienie pierwszego scenariusza?
Przy prostej konfiguracji, czyli samych przypomnieniach z potwierdzeniem, zazwyczaj kilka dni roboczych od momentu przekazania dostępu do API i zatwierdzenia treści wiadomości. Czas wydłuża się, jeśli potrzebna jest konfiguracja WhatsApp Business lub dodatkowe decyzje po Waszej stronie dotyczące tonu komunikacji z klientami.
Czy musimy zmieniać coś w tym, jak teraz pracujemy w Booksy?
Nie musicie niczego zmieniać w sposobie korzystania z Booksy. Asystent czyta dane, które już tam są. Jedyne, o co prosimy, to żeby specjaliści oznaczali nieobecnych klientów statusem 'nieobecny' po każdej nieodbytej wizycie. To pole istnieje w Booksy od dawna, wystarczy zacząć go używać.
Co się stanie, gdy klient odpowie na przypomnienie w nieoczekiwany sposób?
Asystent obsługuje typowe odpowiedzi: potwierdzenie, prośbę o odwołanie i milczenie. Jeśli klient napisze coś spoza tych wzorców, wiadomość trafia do wyznaczonej osoby w salonie do ręcznej obsługi. Kto dostaje takie powiadomienie i w jakim kanale, ustalamy przed uruchomieniem.
Piętnaście minut o Booksy
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Booksy, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Rezerwacje i wizyty
Booksy jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.