Integracje / Apaczka
Transport, spedycja i magazyn
Integracja AI: Apaczka
Podłączamy Apaczkę przez REST API z podpisem HMAC-SHA256, dzięki czemu asystent widzi statusy przesyłek od wszystkich kurierów jednocześnie: DHL, DPD, GLS i InPost w jednym widoku. Asystent wyłapuje paczki stojące bez ruchu w statusie in_transit, sprawdza nierozliczone pobrania COD i przygotowuje projekt reklamacji z wypełnionymi polami do zatwierdzenia przez pracownika.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
W skrócie
Jak asystent AI łączy się z systemem Apaczka?
Łączymy się z Apaczką przez REST API w wersji 2. Każde zapytanie podpisujemy algorytmem HMAC-SHA256 z użyciem pary kluczy app_id i app_secret, generowanych w panelu konta w sekcji integracji.
- Na start potrzebujemy
- Aktywne konto w Apaczce z dostępem do sekcji integracji lub API w panelu
- Czego asystent nie robi
- Nie składa reklamacji do kuriera samodzielnie: przygotowuje projekt, decyzja należy do pracownika
- Gdzie są dane
- Na Waszym serwerze. Zaczynamy od odczytu, zapis włączacie sami.
Dane z Apaczka w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Monitoring przesyłek Apaczka. Moduł pobiera na bieżąco statusy wszystkich aktywnych przesyłek z Apaczki i wyświetla je w jednej tabeli z podziałem na przewoźnika. Zespół widzi od razu, które paczki przekroczyły próg bezczynności i wymagają kontaktu z kurierem, bez logowania do panelu Apaczki.
- Automatyczny przegląd przesyłek w statusie in_transit z liczbą dni bez zmiany
- Oznaczanie rekordów przekraczających ustawiony próg bezczynności jako err
- Zestawienie otwartych wyjątków kurierskich w podziale na DHL, DPD, GLS, InPost
- Podgląd historii skanów wybranej przesyłki bez wchodzenia do panelu Apaczki
- Przygotowanie projektu reklamacji z gotowymi polami po kliknięciu rekordu
Pytanie w czacie
Zamiast ręcznego przeglądania panelu Apaczki i dopasowywania kolumn w arkuszu: asystent zbiera pola cod_value i status zwrotu z API i składa zestawienie na żądanie.
Które pobrania COD z tego tygodnia są jeszcze nierozliczone? Sprawdź w Apaczce, czy jest coś, co czeka już powyżej progu z poprzedniego tygodnia.
Karta w narzędziu
Kliknięcie wiersza w tabeli otwiera kartę z pełną historią skanów i gotowym projektem reklamacji: pracownik dopisuje opis zdarzenia i zatwierdza, resztę asystent ma już wypełnioną.
Jeden ekran zamiast logowania do czterech paneli kurierskich: moduł pokazuje, które przesyłki stoją i gdzie, zanim klienci zdążą napisać.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Apaczka włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
Czytamynumer śledzenia, service_id przewoźnika, aktualny status i data ostatniej zmiany statusu
AsystentFiltruje codziennie przesyłki zatrzymane w statusie in_transit dłużej niż ustawiony próg i zwraca pracownikowi gotową listę
Czytamycod_value, waluta i status zwrotu gotówki od kuriera dla każdej przesyłki z płatnością przy odbiorze
AsystentZestawia automatycznie nierozliczone pobrania starsze niż N dni, bez ręcznego dopasowywania kolumn w arkuszu
Czytamypełna lista statusów dla jednej paczki z datą i godziną każdego skanu od kuriera
AsystentRekonstruuje trasę przesyłki i formułuje odpowiedź dla klienta z ostatnim potwierdzonym miejscem pobytu paczki
Czytamykoszty usług dla konkretnych parametrów wagi, wymiaru i typu dostawy u każdego dostępnego przewoźnika
AsystentPorównuje realne wydatki na poszczególnych kurierów na podstawie historii Waszych własnych zamówień z ostatniego miesiąca
Czytamynumer reklamacji, status, service_id przewoźnika, kwota roszczenia i data złożenia
AsystentMonitoruje otwarte reklamacje i kompletuje pola do nowego projektu: numer przesyłki, data nadania, service_id i wartość towaru
Czytamyaktualny status i historia skanów pobrana po numerze zamówienia powiązanym z numerem śledzenia
AsystentOdpowiada klientowi, gdzie jest paczka, łącząc numer zamówienia z numerem śledzenia i historią statusów od kuriera
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Które paczki nie zmieniły statusu od ponad pięciu dni?”
- „Gdzie jest paczka klienta z zamówienia numer 1234?”
- „Które pobrania COD z tego tygodnia są jeszcze nierozliczone?”
- „Przy jakim przewoźniku płacimy najmniej za paczki do 5 kg w tym miesiącu?”
Co się zmienia
Pracownicy przestają ręcznie przeglądać panel w poszukiwaniu zablokowanych paczek i przepisywać dane do reklamacji: asystent przygotowuje gotowe zestawienia i projekty dokumentów w kilka sekund.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Apaczka to broker kurierski: jedna platforma do zamawiania przesyłek, drukowania etykiet, śledzenia, obsługi pobrań COD i składania reklamacji. Nieważne, który przewoźnik jedzie z daną paczką: DHL, DPD, GLS, InPost, UPS, FedEx czy Poczta Polska, cała obsługa odbywa się z jednego miejsca. Firmy wybierają Apaczkę wtedy, gdy regularnie wysyłają paczki wieloma kurierami i chcą mieć jeden widok całości zamiast logować się do każdego systemu osobno.
Na co dzień praca w Apaczce to sprawdzanie statusów przesyłek na liście zamówień, kontrola pobrań COD i ich rozliczeń od kurierów, przeglądanie historii skanów dla konkretnej paczki i składanie reklamacji przez panel brokera. Dane o przesyłkach, statusach, kosztach i pobraniach Apaczka trzyma po swojej stronie, w chmurze platformy, skąd są dostępne przez REST API w wersji 2.
Gdzie to działa najlepiej
pracownik obsługi wysyłek
W środę rano przychodzi kilka maili od klientów z pytaniami o status. Lista aktywnych przesyłek ma sto pozycji, ręczne wyłapanie paczek bez ruchu w panelu Apaczki zajęłoby godzinę, a kolejne zamówienia czekają na etykiety.
Z asystentem: Asystent pobiera listę aktywnych przesyłek przez API, filtruje te w in_transit bez zmian od czterech dni i zwraca tabelę z numerami, przewoźnikami i ostatnim statusem. Pracownik od razu wie, do których kurierów dzwonić.
pracownik działu finansów
Co tydzień firma zestawia, które pobrania COD wróciły już na konto, a które czekają na zwrot od kuriera. Do tej pory zestawienie powstawało w Excelu: lista z panelu Apaczki, kopiowanie, sortowanie, dopasowywanie dat według przewoźnika.
Z asystentem: Asystent pobiera pola cod_value i status zwrotu z API dla wszystkich przesyłek z minionych dni i generuje zestawienie nierozliczonych pobrań z podziałem na przewoźnika. Bez arkusza, bez ręcznego sortowania.
pracownik obsługi klienta
Klient informuje o uszkodzonej paczce i prosi o reklamację. Pracownik ma numer zamówienia, ale formularz reklamacyjny wymaga numeru przesyłki w Apaczce, daty nadania, service_id przewoźnika i wartości towaru z faktury.
Z asystentem: Asystent pobiera brakujące dane z API Apaczki i przygotowuje projekt reklamacji z wszystkimi wymaganymi polami. Pracownik dopisuje opis zdarzenia i zatwierdza. Złożenie do kuriera odbywa się w panelu Apaczki.
Jak się łączymy
Łączymy się z Apaczką przez REST API w wersji 2. Każde zapytanie podpisujemy algorytmem HMAC-SHA256 z użyciem pary kluczy app_id i app_secret, generowanych w panelu konta w sekcji integracji. Klucze nie wędrują jawnie w żądaniu: trafiają wyłącznie jako podpis cyfrowy. Połączenie działa w trybie odczytu: pobieramy statusy, historię skanów, dane COD, cennik i dane reklamacji.
Portal asystenta stoi na serwerze klienta. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty danych z Apaczki potrzebne do konkretnej odpowiedzi: lista przesyłek bez ruchu, dane jednej paczki albo historia skanów. Model przetwarza je bez trenowania na danych klienta. Zapis do Apaczki robi pracownik w panelu brokera po zatwierdzeniu przygotowanego projektu.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywne konto w Apaczce z dostępem do sekcji integracji lub API w panelu
- Para kluczy app_id i app_secret wygenerowana w panelu konta Apaczki
- Przy niektórych planach: potwierdzenie aktywacji dostępu API przez opiekuna konta Apaczki
- Osoba po stronie firmy, która zatwierdza projekty reklamacji i zestawienia przed wysłaniem
- Powiązanie numeru zamówienia z systemu sprzedaży z numerem przesyłki w Apaczce, gdy asystent ma odpowiadać klientom
Czego asystent nie robi
- Nie składa reklamacji do kuriera samodzielnie: przygotowuje projekt, decyzja należy do pracownika
- Nie zmienia danych przesyłek w Apaczce: połączenie działa wyłącznie w trybie odczytu
- Nie zastępuje śledzenia po stronie kuriera: opóźnienia synchronizacji statusów między Apaczką a przewoźnikiem pozostają
- Nie pobiera faktur za usługi przez API: dostępność tego zasobu po stronie Apaczki jest ograniczona
Częste pytania
Czy pracownicy muszą instalować cokolwiek albo zmieniać sposób pracy w Apaczce?
Nie. Integracja działa po stronie asystenta i korzysta z oficjalnego REST API Apaczki. Pracownicy dalej logują się do panelu Apaczki tak jak dotąd. Asystent działa równolegle: pobiera dane w tle i przygotowuje zestawienia oraz projekty, które pracownik widzi w portalu firmy.
Co się stanie, gdy status przesyłki w Apaczce jest opóźniony względem kuriera?
Apaczka synchronizuje statusy z systemami przewoźników, więc między skanem kuriera a widocznym statusem w API mogą być godziny opóźnienia. Asystent pracuje na tym, co Apaczka udostępnia. Przy wykrywaniu paczek bez ruchu zalecamy próg co najmniej 24-godzinny, żeby unikać fałszywych alarmów.
Czy asystent może automatycznie odpowiadać klientom o status paczki bez zatwierdzenia?
Tak, firma może zdecydować, że dla prostych statusów, jak paczka w drodze lub dostarczona, asystent odpowiada automatycznie. Dla niejednoznacznych, jak paczka bez ruchu od kilku dni, zalecamy tryb z zatwierdzeniem: propozycję widzi pracownik, sprawdza i wysyła. Tryb pracy ustawiacie przy konfiguracji.
Jak szybko asystent zaczyna działać po przekazaniu kluczy API?
Po przekazaniu app_id i app_secret z panelu Apaczki integracja jest gotowa do testów w dniu wdrożenia. Pierwsze zestawienie paczek bez ruchu i test odpowiedzi na pytanie o status można zobaczyć podczas wdrożenia. Progi, na przykład po ilu dniach bez ruchu asystent alarmuje, firma ustawia przy uruchomieniu.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: transport, spedycja i magazyn
Apaczka jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.