ZUS, KRS, PIT a AI — pierwsze interpretacje urzędów w Polsce

W 2025 roku urzędy zaczęły wreszcie wydawać konkretne interpretacje dotyczące użycia AI w obsłudze dokumentów publicznych. Ten tekst zbiera najświeższe stanowiska KIS, ZUS, MF i UODO, plus 14 audytów, które przeprowadziliśmy u klientów (biura księgowe, kancelarie, działy HR) w pierwszej połowie 2025. Bez teorii — tylko to, co realnie mówią urzędy.

Faktury, JPK i podatki — stanowisko KIS

Krajowa Informacja Skarbowa wydała w czerwcu 2025 dwie interpretacje indywidualne (DPS3.4011.85.2025 oraz DPS3.4011.117.2025), w których potwierdziła, że automatyczne odczytanie faktury przez AI i wprowadzenie do systemu księgowego nie zmienia statusu dokumentu — odpowiedzialność za prawidłowość ewidencji dalej spoczywa na podatniku.

Co to znaczy w praktyce

Biuro księgowe może użyć AI do OCR + klasyfikacji faktur. Ale: musi zapewnić ścieżkę audytową (kto, kiedy, jaki model), musi mieć procedurę weryfikacji wyniku, musi mieć politykę przechowywania danych. Sam fakt użycia AI nie wymaga zgłoszenia ani zezwolenia.

ZUS — deklaracje, korekty, kontakty

ZUS w komunikacie z lipca 2025 jasno powiedział: każda deklaracja podpisana profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym to deklaracja podatnika, niezależnie od tego, jak została wygenerowana. AI może składać dokumenty? Nie — podpisuje człowiek. AI może je przygotować — tak.

UODO — dane osobowe w promptach

UODO w stanowisku z maja 2025 podkreślił dwie rzeczy: po pierwsze, wysłanie danych osobowych do modelu AI to przetwarzanie w rozumieniu RODO. Po drugie, jeśli model działa poza EOG (np. OpenAI w USA), potrzebny jest mechanizm transferu (SCC, decyzja Komisji). To popycha wielu klientów w stronę prywatnych instancji RedAI w kraju.

KRS — pisma, wnioski, sprawozdania

Sąd rejestrowy nie ma stanowiska "anti-AI". Wszystko, co podpisane przez uprawnioną osobę i złożone poprawnie, jest ważne. AI może generować drafty wniosków, listów do sądu, sprawozdań — pod warunkiem weryfikacji człowieka. Trzy nasze kancelarie korzystają z tego workflow od marca 2025 i nie zanotowały odrzucenia z powodu treści.

Co warto trzymać w aktach

• Log promptu (z hashem, nie pełną treścią — RODO).
• Model i jego wersję (Claude Sonnet 4.5, Bielik 2.3, etc.).
• Datę i osobę autoryzującą wynik.
• Wersję finalną dokumentu po edycji człowieka.
• Ewentualną zgodę klienta na użycie AI w jego sprawie.

Szare strefy — pytania bez jasnych odpowiedzi

1. Czy AI może odpowiadać klientowi e-mailem z imienia księgowej? KIS milczy. Praktyka: tak, ale z opt-in klienta i widocznym oznaczeniem "asystent AI".
2. Czy można trenować model na danych klientów? Bez zgody — nie. Z zgodą — tak, ale lepiej anonimizować.
3. Co z odpowiedzialnością za halucynację AI w piśmie do sądu? Pełna odpowiedzialność profesjonalisty, AI nie jest okolicznością łagodzącą.

Praktyka: biuro księgowe z Poznania, 11 osób

Klient: 312 firm w obsłudze, ok. 4 200 faktur/mies. Workflow: skan faktury → AI ekstrahuje dane → AI klasyfikuje konto → księgowa akceptuje. Czas obsługi faktury spadł z 3,8 min do 1,2 min. Błędy klasyfikacji: 1,9% (z weryfikacją do 0,2%). Co ważne: pełna ścieżka audytu w bazie, każda decyzja AI ma podpis modelu i timestamp.

Podsumowanie

2025 to rok, w którym urzędy przestały udawać, że AI nie istnieje. Stanowiska są pragmatyczne: AI to narzędzie, odpowiedzialność dalej człowiek. Jeśli wdrażacie AI w księgowości, kadrach lub prawie — porozmawiajcie z nami o checkliście compliance. Mamy gotową procedurę audytową dla biur księgowych i kancelarii.