ZUS, KAS i AI — pierwsze polskie stanowiska urzędowe w 2025

Polskie organy administracji długo milczały na temat AI. W lipcu i sierpniu 2025 zaczęły się pierwsze konkretne stanowiska — ZUS w sprawie automatycznych rozliczeń, KAS w sprawie KSeF i interpretacji VAT, Państwowa Inspekcja Pracy w sprawie monitorowania pracowników. Każde z nich ma praktyczne implikacje dla biur księgowych i firm 5-200 osób. Tłumaczymy.

Stanowisko ZUS z lipca 2025 — rozliczenia automatyczne

ZUS odpowiedział na pytanie biura księgowego z Łodzi: czy można korzystać z AI do automatycznego generowania DRA, RCA, RZA na podstawie danych płacowych? Odpowiedź (parafrazowana, pełen tekst w naszym panelu): TAK, ale z warunkami.

Co ZUS wymaga

• Osoba odpowiedzialna za zgłoszenia ZUS pozostaje człowiekiem — AI jest narzędziem, nie podmiotem.
• Procedura kontrolna: AI generuje, człowiek weryfikuje przed podpisem elektronicznym i wysyłką.
• Logi muszą być przechowywane minimum 5 lat (zgodnie z ogólnymi przepisami archiwizacyjnymi).
• W razie błędu odpowiedzialność spoczywa na płatniku (firmie/biurze), nie na dostawcy AI.

W praktyce: dokładnie tak jak nasi klienci już to robią. AI generuje wstępne deklaracje, główna księgowa sprawdza i podpisuje. Nic nie trzeba zmieniać, ale warto mieć "stanowisko ZUS z 15 lipca 2025" w segregatorze compliance.

KAS i Krajowy System e-Faktur (KSeF)

KSeF stał się obowiązkowy dla dużych podatników od 1 lutego 2026 (przesunięty z 2025), ale wielu już testuje. W sierpniu 2025 KAS opublikował wytyczne dotyczące automatycznego przetwarzania faktur przez AI:

Co wolno

• Automatyczne pobieranie faktur z KSeF przez API i klasyfikacja ich przez AI (rodzaj kosztu, projekt, MPK).
• Automatyczne dekrety księgowe pod warunkiem akceptacji człowieka przed zaksięgowaniem.
• Wstępna analiza ryzyka VAT (sygnalizowanie podejrzanych transakcji do dalszej weryfikacji).

Czego nie wolno

• Automatyczne zatwierdzanie odliczenia VAT bez weryfikacji ludzkiej dla faktur powyżej 15 000 PLN.
• Modyfikowanie treści faktur przez AI (faktury są nieedytowalne po wystawieniu).
• Stosowanie automatycznych decyzji wobec klienta indywidualnego bez prawa odwołania (RODO + AI Act art. 22).

Państwowa Inspekcja Pracy — monitorowanie pracowników

PIP w stanowisku z 11 sierpnia 2025 odniosła się do narzędzi AI monitorujących pracowników (czas pracy, klasyfikacja maili, analiza wydajności):

Co to znaczy dla biura księgowego 8-30 osób

Praktyczne implikacje na sierpień-grudzień 2025:

1. Procedura kontrolna AI musi być spisana. Jednostronicowy dokument: kto, co, kiedy, jak audytuje. Bez tego nie da się obronić "korzystaliśmy zgodnie z prawem".
2. Stanowisko ZUS w segregatorze. Każde biuro księgowe powinno mieć kopię — to nie jest wiążące prawo, ale to jest oficjalne stanowisko organu.
3. RODO + AI Act + polityka monitoringu pracowników — trzy dokumenty które MUSI mieć każda firma używająca AI do pracy zespołu.
4. KSeF + AI to wielka okazja, ale dekrety wymagają weryfikacji. Nie konfigurujcie "AI księguje wszystko automatycznie" — to ryzyko prawne i podatkowe.

Co przygotowujemy dla klientów

W RedAI od września 2025 każdy klient z księgowości dostaje pakiet:

• Szablon polityki AI dla pracowników (8 stron, polski język urzędowy)
• Procedura kontrolna AI dla księgowości (4 strony)
• Aktualne stanowiska ZUS, KAS, PIP, UODO (kompendium ~30 stron)
• Mini-szkolenie 90 minut dla zespołu

Bez tego pakietu AI w biurze księgowym jest jak samochód bez OC — można jechać, ale jak się coś stanie, kosztuje fortunę. Wszystko w pakiecie wdrożenia, nie ma "ukrytych dopłat". Rozmowa 30 minut — pokażemy pakiet compliance bez zobowiązań.

Co dalej

Spodziewamy się jesienią 2025 kolejnych stanowisk — głównie od UODO (RODO + AI), Ministerstwa Finansów (CIT estoński a AI) i Ministerstwa Rodziny (PFRON a AI w księgowości). Bazę aktualizujemy na bieżąco — więcej w bazie wiedzy.