Jak AI rozlicza tankowania z kart paliwowych Orlen Flota, DKV i Shell Card we flocie?

Tak, to się da zrobić i działa w praktyce. AI może wyciągać transakcje z Floty Online Orlenu, DKV Cockpit i Shell Fleet Hub, liczyć realne spalanie per pojazd i kierowca, porównywać każde tankowanie z trasą z GPS i rozkładać fakturę zbiorczą na koszty per zlecenie. Wymaga jednorazowego podłączenia portali kart do systemu i ustalenia, które karty należą do których pojazdów. Potem działa samodzielnie, co noc albo co tydzień, bez ręcznego pobierania plików.

Co wyciągamy z portali kart paliwowych i dlaczego to nie jest prosta tabela

Orlen Flota, DKV, Shell Card i UTA mają każdy swój portal z raportami. Dane wyglądają podobnie, ale szczegóły się różnią i to one decydują o tym, ile AI może zrobić bez dodatkowego czyszczenia.

Z Floty Online Orlenu pobieramy raport transakcji: data i godzina, numer karty, stacja (nazwa i miejscowość), produkt (PB95, ON, LPG), ilość litrów i wartość. Do tego rejestr kart z przypisaniem do pojazdów i kierowców, jeśli ktoś to wcześniej uzupełnił w portalu. Orlen Flota rozróżnia transakcje paliwowe od pozostałych usług, ale myjnie i sklepy stacji pojawiają się w tym samym raporcie co tankowania i trzeba je wyodrębnić.

W DKV Cockpit dane są podobne, ale DKV ma silniejszą pozycję na rynku zagranicznym, więc transakcje dotyczą też stacji w Niemczech, Austrii, Czechach i reszcie Europy. Do tego DKV obsługuje opłaty drogowe: viaTOLL, autobahn, czeska D1, słowacka sieć. Te opłaty siedzą w tej samej fakturze zbiorczej co tankowania i każda ma swój kod produktu. Przydaje się to, gdy rozliczasz koszty drogi per zlecenie: AI oddziela kwoty za paliwo od opłat drogowych zanim przypisze je do zleceń.

Shell Fleet Hub ma podobną strukturę raportów. Rozróżnia produkty (Shell FuelSave Diesel, Shell V-Power), podaje numer rejestracyjny, jeśli jest powiązany z kartą, i daje dostęp do historii limitu na karcie. Shell działa mocniej na rynkach zachodnich i pojawia się u firm z trasami do Niemiec i krajów skandynawskich.

UTA przez portal UTA myCard daje eksport transakcji z podobnymi polami. UTA ma dużą sieć akceptacji w Europie Zachodniej, stąd popularność przy flotach międzynarodowych. Raporty pobierasz ręcznie albo, przy odpowiedniej umowie, przez wymianę plików.

Z telematyki pobieramy osobno: przebieg pojazdu między datami i pozycję GPS w wybranych przedziałach czasowych. To drugie źródło. Połączenie danych z karty i z GPS daje pełny obraz.

Jak fizycznie wygląda podłączenie: API, eksporty i czego producent nie udostępnia

Tutaj trzeba powiedzieć wprost, co istnieje, a czego nie ma, żeby nikt nie liczył na integrację, która wymaga trzech miesięcy negocjacji z opiekunem handlowym.

DKV ma najbardziej rozwinięte możliwości wymiany danych. Udostępnia serwis DKV eData: to wymiana plików transakcyjnych w formacie EDI lub XML, którą większe floty dostają w ramach umowy. DKV wystawia też e-faktury w formacie XML, odbierane automatycznie bez ręcznego logowania. Dla mniejszych flot dostęp do eData wymaga rozmowy z opiekunem DKV, nie włącza się sam. Standardowe konto w DKV Cockpit daje eksport CSV i XLSX z panelu i to jest punkt startowy dla większości firm.

Orlen Flota (Flota Online) nie udostępnia ogólnodostępnego REST API dla klientów końcowych. Dane pobierasz przez eksport z portalu: plik CSV lub XLSX z zakładki "Raporty transakcji". Można to zautomatyzować przez zaplanowane pobieranie pliku z zalogowanego konta. Orlen oficjalnie nie dokumentuje API dla standardowego klienta floty. Przy kontraktach obejmujących dziesiątki lub setki pojazdów można negocjować wymianę pliku przez FTP lub EDI, ale to nie jest domyślna opcja dla małej lub średniej floty.

Shell Fleet Hub daje eksport raportów do CSV bezpośrednio z portalu. Shell ma usługę Shell Fleet Intelligence z bardziej rozbudowanymi możliwościami danych, ale jej dostępność zależy od planu umowy. Przy standardowym koncie flotowym punkt wejścia to eksport ręczny lub zaplanowany z portalu.

UTA myCard oferuje eksport transakcji i, przy odpowiedniej umowie, EDI. UTA współpracuje z wybranymi systemami TMS i telematyki przez własne integracje partnerskie, ale to kwestia warunków umowy z UTA.

W praktyce przy małej i średniej flocie zaczynamy od automatycznego pobierania pliku eksportowego raz na dobę albo raz w tygodniu. Przy większych flotach lub gdy zależy nam na bieżących danych, rozmawiamy z opiekunem handlowym o EDI lub pliku wymiany. AI nie wymaga danych w czasie rzeczywistym do rozliczeń: codzienna synchronizacja pliku w zupełności wystarczy do liczenia spalania i kontroli faktur.

Co AI liczy i jakie odchylenia wyłapuje

Gdy dane trafiają do systemu, AI ma tabelę tankowań z atrybutami każdej transakcji i, jeśli podłączyliśmy telematykę, przebieg pojazdu między tankowaniami. To wystarcza do policzenia realnego spalania na sto kilometrów per pojazd i porównania z normą dla danego modelu lub historyczną średnią floty.

U jednego z klientów, firma z dziesięcioma busami dostawczymi, pierwsze rozliczenie z AI pokazało, że dwa pojazdy tankują regularnie więcej niż wynikałoby z przebiegu. Nie o margines błędu, ale wyraźnie powyżej normy dla tych aut. AI wystawiło je do sprawdzenia. Okazało się, że jeden bus miał nieszczelny zbiornik, drugi jeździł w trasach z dużym obciążeniem nieoznaczonym jako specjalne. Dwie różne przyczyny, oba przypadki weryfikowane przez kierownika floty. AI nie wydało wyroku, tylko wskazało punkty do sprawdzenia.

Porównanie z GPS polega na tym, że transakcja ma lokalizację stacji (nazwa, miejscowość), a telematyka daje pozycję pojazdu o tej samej godzinie. Jeśli pojazd był kilkadziesiąt kilometrów od stacji, to jest sygnał do weryfikacji. Może to być błąd w danych GPS, opóźnienie synchronizacji albo faktycznie coś niezgodnego. AI to sygnalizuje, a dispatcher lub kierownik floty sprawdza konkretny przypadek.

Podobnie z kierowcami: jeśli karta przypisana do pojazdu obsługuje trasę w jednym regionie, a tankowanie pojawia się w zupełnie innym mieście, to warto wiedzieć. AI nie obwinia kierowcy, bo może to być uzasadniony wyjazd. Daje do ręki informację z konkretną datą, godziną i stacją.

Jedno zastrzeżenie, które zawsze podkreślamy przy wdrożeniu: wykrywanie odchyleń to podpowiedź do sprawdzenia, nie dowód. Część sygnałów będzie miała dobre wytłumaczenie. AI nie zna kontekstu, który zna kierownik floty. Dlatego lista odchyleń trafia do człowieka, a nie od razu do działu HR.

Faktura zbiorcza na kilkaset pozycji: jak AI rozkłada ją na zlecenia i koszty

Faktura zbiorcza to jeden dokument za cały miesiąc: wszystkie transakcje wszystkich kart. Dla księgowości jest wygodna, bo to jeden przelew. Dla kierownika floty i kontrolingu to kłopot, jeśli chce wiedzieć, ile kosztowała konkretna trasa albo konkretne zlecenie.

AI rozkłada fakturę zbiorczą na zlecenia w oparciu o trzy elementy: przypisanie karty do pojazdu, przypisanie pojazdu do zlecenia w danym przedziale czasu i datę transakcji. Jeśli pojazd jechał na zleceniu od 3 do 7 listopada, tankowania jego karty z tego okresu idą na koszt tego zlecenia. Reszta tankowań miesiąca trafia na inne zlecenia albo na koszty ogólne floty, zgodnie z przyjętą polityką firmy.

Opłaty drogowe i myjnie z tej samej faktury AI oddziela od tankowań i przypisuje osobno. Myjnia na trasie do klienta może pójść na koszt obsługi, opłata autostradowa na koszt trasy. Jak konkretnie firma chce te koszty rozdzielać, to decyzja zarządcza, nie techniczna. AI dopasowuje się do przyjętego schematu.

Typowe pytanie z biura: "czemu faktura DKV jest w tym miesiącu wyraźnie wyższa niż poprzednio?". AI może na nie odpowiedzieć bez przeszukiwania Excela. Porównuje sumy per kategoria produktu, liczbę transakcji per pojazd, średnią cenę za litr per kraj. Może okazać się, że przybyło opłat drogowych, bo firma otworzyła nowe trasy zagraniczne, albo że jeden pojazd tankował dwukrotnie częściej niż normalnie. Konkretna przyczyna w ciągu kilku sekund zamiast godziny w arkuszu.

Karty bez przypisania, blokady i miesięczny raport dla zarządzającego

Każda flota ma ten sam problem: karta jeździ, ale system nie wie, do kogo należy. Nowy pracownik dostał kartę, nikt nie zaktualizował portalu. Pojazd się zmienił, karta poszła z nowym kierowcą bez korekty w Floty Online. Po kilku miesiącach masz kilka kart "niczyich" w raporcie transakcji.

AI wyłapuje te luki automatycznie. Jeśli numer karty w raporcie nie ma odpowiadającego wpisu w bazie pojazdów firmy, dostaje flagę "karta bez właściciela". Karta, która przez kilka tygodni nie miała żadnej transakcji, też trafia na listę: może pojazd stoi w serwisie, może karta zaginęła, może jest zbędna. Warto wiedzieć, zamiast dowiadywać się przy audycie.

Log blokad i odrzuconych transakcji to osobna kategoria. DKV Cockpit zapisuje przyczynę odrzucenia dla każdej zablokowanej próby: przekroczony limit dzienny, błędny PIN, produkt poza umową (np. próba tankowania AdBlue kartą bez tej opcji). AI zbiera te zdarzenia i pokazuje je razem. Jeśli jedna karta ma kilka odrzuconych transakcji w krótkim czasie, to sygnał do weryfikacji, czy ustawienia karty są właściwe albo czy coś innego się dzieje.

Miesięczny raport floty AI generuje automatycznie i wysyła w ustalonym dniu. Zawiera:

• Spalanie per pojazd z porównaniem do poprzedniego okresu i normy dla modelu.
• Koszty per kierowca: paliwo, opłaty drogowe, myjnie.
• Lista odchyleń do sprawdzenia z konkretnymi transakcjami.
• Rozkład kosztów na zlecenia lub działy kosztowe.
• Karty bez przypisania i karty nieaktywne.
• Podsumowanie blokad i odrzuceń z kodami przyczyn.

Raport jest w takiej formie, żeby właściciel przejrzał go w pięć minut, a kierownik floty miał konkretne punkty do działania. Zamiast budować go raz w miesiącu przez dwie godziny, sprawdza gotowy plik i skupia się na tym, co wymaga reakcji.

Od czego zaczynamy przy wdrożeniu?

Pierwszym krokiem jest zebranie eksportów z aktualnych portali kart: raport transakcji za ostatnie trzy miesiące z Floty Online, DKV Cockpit i Shell Fleet Hub. Przy okazji sprawdzamy, czy przypisanie kart do pojazdów i kierowców jest aktualne, bo to fundament całego rozliczenia. Brudne przypisania dają brudne wyniki.

Jeśli firma ma telematykę, pobieramy z niej przebieg per pojazd i pozycję GPS. Nieważne, czy to Webfleet, Inelo, Fleet Complete, Samsara czy coś innego: każdy system daje eksport do CSV lub JSON. Nie potrzeba integracji w czasie rzeczywistym.

Potem ustalamy model przypisania kosztów: per pojazd, per kierowca, per zlecenie z TMS czy per dział. To decyzja firmy, nie techniczna. Z naszej praktyki wynika, że trzy miesiące historii wystarczają, żeby ustalić normy spalania dla floty i od razu zobaczyć pierwsze odchylenia.

Przed startem zawsze pokazujemy dokładnie, jakie dane wyciągamy i do czego ich używamy. Dane tankowań dotyczą kierowców, więc transparentność co do zakresu jest potrzebna. Nie zbieramy nic ponad to, co jest niezbędne do rozliczeń i kontroli.

Chcesz sprawdzić, jak to wygląda na danych Twojej floty? 15 minut rozmowy wystarczy, żeby ocenić, jakie dane masz już teraz i co z nich można wyciągnąć. Jeśli wolisz najpierw zobaczyć konkretne efekty, zajrzyj do realnych wdrożeń u firm z podobnym profilem floty.