Jak AI pilnuje przeglądów, OC i kosztów floty, gdy program do zarządzania pojazdami ma już te dane?

Jeśli masz program do zarządzania flotą, dane o przeglądach, polisach i umowach leasingowych już w nim siedzą. Problem polega na tym, że ktoś musi te dane regularnie sprawdzać, pamiętać o terminach i składać je w całość, żeby zobaczyć, który pojazd kosztuje za dużo. AI podpięte do tego programu czyta dane na bieżąco, wysyła sygnały przed terminami i zestawia koszty bez ręcznego grzebania w tabelkach: codziennie, a nie raz na kwartał gdy coś już pójdzie nie tak.

Jakie dane siedzi w programie do floty i co z nich wyciągamy?

Zanim AI zrobi cokolwiek użytecznego, musi mieć dostęp do konkretnych pól. W typowym programie floty, takim jak AutoFlota, e-Flota, moduł floty w Comarch ERP XL czy Sage, każdy pojazd ma kartę. Na tej karcie są przynajmniej:

• Numer rejestracyjny i VIN jako klucze, po których łączymy pojazd ze wszystkim innym
• Termin ważności przeglądu technicznego i data ostatniego badania na stacji diagnostycznej
• Numer polisy OC, towarzystwo ubezpieczeniowe, data końca ochrony
• Numer polisy AC i data jej wygaśnięcia, jeśli AC jest wykupione
• Dane umowy leasingowej: leasingodawca, numer umowy, data ostatniej raty, miesięczny limit kilometrów
• Historia serwisowa z datami, przebiegiem przy naprawie, zakresem prac i kosztem faktury
• Przypisany kierowca albo dział, czyli pole "użytkownik pojazdu" lub "centrum kosztów"

Do tego dochodzą dane z kart paliwowych: DKV, Orlen Card, Shell Card, Circle K. Eksport z karty to zwykle plik CSV albo XLSX z kolumnami: data transakcji, numer rejestracyjny, nazwa stacji, ilość litrów, kwota brutto. Wiele firm ściąga taki raport co miesiąc i zostawia go w folderze, bo nikt nie ma czasu przeglądać kilkuset wierszy. To się zmienia po wdrożeniu, ale o tym za chwilę.

Przy firmach zajmujących się wynajmem pojazdów, zarówno krótkoterminowym jak i długoterminowym, dochodzi jeszcze protokół zdawczo-odbiorczy. To dokument wystawiany przy wydaniu pojazdu: data, przebieg, opis stanu technicznego, lista uszkodzeń z opisem i zdjęciami. Przy zwrocie powstaje drugi protokół. Różnica między nimi to podstawa do naliczenia kosztów ewentualnej szkody albo do zwrotu kaucji.

Co AI sprawdza codziennie, żeby żaden termin nie przeszedł bez ostrzeżenia?

Podpięty do programu floty asystent może raz dziennie przejrzeć terminy i wyłapać to, co za tydzień, za miesiąc albo za dwa miesiące będzie problemem. W praktyce konfiguruje się trzy osobne ścieżki monitorowania.

Przeglądy techniczne. Asystent patrzy na pole "następny przegląd STK" w karcie pojazdu i zestawia je z dzisiejszą datą. Jeśli termin mija za mniej niż 30 dni, a nie ma zarezerwowanego terminu w stacji diagnostycznej, pojazd trafia na listę alarmową. Kierownik floty dostaje rano maila: "WA 12345 C: przegląd do 18.11.2026, brak rezerwacji." Nie musi sam otwierać każdej karty i klikać po kolei.

Polisy OC i AC. OC nie może wygasnąć nawet na jeden dzień, bo każdy dzień bez ochrony to potencjalne roszczenie i sprawa z Ubezpieczeniowym Funduszem Gwarancyjnym. Asystent sprawdza datę końca polisy OC i sygnalizuje 45 dni przed wygaśnięciem, potem 14 dni, potem 3 dni, jeśli nic się nie zmieniło. Przy AC robi to samo, ale próg można ustawić węziej, bo konsekwencje są inne. U jednego klienta przy pierwszym sczytaniu danych wyszło, że dwa pojazdy mają OC skończone od tygodnia. Nikt tego nie wyłapał, bo mail od ubezpieczyciela trafił do spamu, a program floty nie miał aktywnego alarmu: pola terminów były wypełnione, ale nikt ich nie czytał.

Koniec leasingu i limit kilometrów. Umowa leasingowa ma datę ostatniej raty i limit kilometrów. Asystent łączy jedno z drugim. Jeśli do końca umowy zostały 4 miesiące, a pojazd ma już 85% dopuszczalnego limitu, pojawia się sygnał: "uwaga, możliwe przekroczenie przed końcem umowy." Kierownik może wtedy porozmawiać z leasingodawcą albo przepiąć ten pojazd na krótsze trasy. Bez tego człowiek dowiaduje się o przekroczeniu dopiero z faktury korygującej od leasingodawcy.

Jak wygląda zestawienie kosztów na pojazd i na kierowcę?

To fragment, który daje firmie obraz, którego wcześniej nie miała. Dane są, ale siedzą w różnych miejscach: faktury serwisowe w programie floty, tankowania na karcie paliwowej, kary i mandaty w korespondencji, rata leasingowa w harmonogramie umowy. AI zbiera to razem i liczy miesięczny koszt utrzymania każdego pojazdu.

Co wchodzi do zestawienia:

• Koszt paliwa z karty paliwowej w danym miesiącu (ilość litrów razy cena na stacji, z pliku eksportowego)
• Faktury serwisowe pobrane z historii serwisowej pojazdu w programie floty
• Rata leasingowa z harmonogramu w umowie leasingowej
• Ubezpieczenie w przeliczeniu miesięcznym: roczna składka OC i AC podzielona przez 12
• Nałożone kary: mandat GITD, opłata za przekroczenie limitu kilometrów, mandaty drogowe przypisane do tablicy rejestracyjnej

Na tym samym zestawieniu widać koszt po kierowcy, jeśli pole "użytkownik pojazdu" jest wypełniane na bieżąco. Typowo wygląda to tak: zestawienie na koniec miesiąca trafia do kierownika jako tabela z kolumnami: numer rejestracyjny, marka i model, łączny koszt miesiąca, z podziałem na paliwo, serwis i leasing, oraz imię i nazwisko kierowcy przypisanego w tym miesiącu.

Przy firmach wynajmujących pojazdy ten sam mechanizm liczy koszt na dobę wynajmu: ile kosztował pojazd w danym miesiącu, ile dni był wynajęty, ile dni stał. To pokazuje, które auta zarabiają na siebie, a które obciążają flotę bez zwrotu, i daje argumenty do decyzji o wymianie pojazdu albo o zmianie polityki cenowej.

Kiedy tankowanie wygląda podejrzanie i co z tym robi AI?

Karty paliwowe to temat, który regularnie pojawia się przy wdrożeniach. Miesięczny plik z DKV albo z Orlen Card ma kilkaset wierszy i nikt tego ręcznie nie analizuje. AI szuka w tym pliku kilku konkretnych wzorców:

• Tankowanie poza standardową trasą: pojazd przypisany do regionu łódzkiego, a transakcja ze stacji pod Trójmiastem, bez żadnego zlecenia w tamtym kierunku w systemie
• Dwa pełne baki w kilka godzin: jeśli pojemność zbiornika to 60 litrów, a w ciągu 3 godzin są dwie transakcje po 55 litrów na dwie różne stacje, fizycznie nie ma jak tyle zatankować
• Tankowanie w dniu wolnym: pojazd działu, który nie pracuje w soboty, a transakcja z karty o 9:00 w sobotę
• Duże odchylenie od średniego zużycia: pojazd pali przez ostatnie pół roku 7-8 litrów na 100 km, a w tym tygodniu przy tym samym przebiegu wychodzi 13
• Transakcja niezgodna z typem pojazdu: pojazd z silnikiem benzynowym, a transakcja na dystrybutorze z olejem napędowym

Każdą taką transakcję AI oznacza flagą i wyciąga na osobną listę do ręcznego sprawdzenia. Nie blokuje karty, nie oskarża nikogo, tylko mówi: "te 3 transakcje wyglądają inaczej niż reszta tego pojazdu w ostatnich 6 miesiącach, sprawdź." Dalej decyduje człowiek i zdarza się, że wyjaśnienie jest prozaiczne: kierowca pożyczył kartę kolegi, bo własna nie działała. Ale zdarza się też, że nie ma dobrego wyjaśnienia.

Jak AI przygotowuje dokumenty przy szkodzie lub po zwrocie wynajętego pojazdu?

Gdy dochodzi do kolizji, kierowca wypełnia druk zgłoszenia szkody, robi zdjęcia i dostarcza to do biura. Potem ktoś musi zebrać wszystkie dokumenty, znaleźć numer polisy, wpisać dane pojazdu i przygotować pismo do ubezpieczyciela. Przy większej flocie zdarza się kilka takich spraw w miesiącu, i każda to godzina pracy.

Asystent AI, który ma dostęp do karty pojazdu i do zeskanowanych dokumentów, skraca tę pracę. Po wgraniu zdjęć i wypełnionego druku zgłoszenia:

• Wyciąga z karty pojazdu: numer polisy OC lub AC, towarzystwo ubezpieczeniowe (PZU, Warta, Allianz, Ergo Hestia), numer rejestracyjny, VIN, rok produkcji, przebieg
• Dociąga dane leasingodawcy, jeśli pojazd jest w leasingu i wymaga jego powiadomienia w określonym terminie
• Przygotowuje wersję roboczą pisma do ubezpieczyciela z uzupełnionymi danymi pojazdu i polisy
• Przy firmach wynajmujących: porównuje aktualny protokół zdawczo-odbiorczy z poprzednim i wskazuje, które uszkodzenia były już odnotowane przy wydaniu pojazdu, a które są nowe, żeby nie obciążać najemcy za starą rysę

To, co zostaje dla człowieka, to weryfikacja, podpisanie i wysłanie. Nie szukanie numeru polisy w trzech miejscach i nie przepisywanie VIN-u z dowodu rejestracyjnego.

Od czego zaczynamy i czego potrzeba na start?

Zaczynamy od audytu danych w programie floty: sprawdzamy, jakie pola są faktycznie wypełnione. Częsty stan: karta pojazdu jest dla każdego auta, ale pole "termin OC" puste, bo ktoś wpisywał to tylko dla nowych pojazdów, a stare karty zostały bez aktualizacji. AI nie będzie pilnować terminów, których nie zna. Ten krok robi się raz i zwykle trwa kilka godzin: przejście przez wszystkie karty, uzupełnienie brakujących dat na podstawie zeskanowanych dokumentów.

Potem ustalamy, jak program floty udostępnia dane: przez API, przez regularny eksport do pliku, albo przez bezpośrednie połączenie z bazą danych. AutoFlota i e-Flota mają własne API, starsze systemy często tylko eksport. Oba podejścia działają: przy eksporcie asystent dostaje plik raz dziennie i przetwarza go w nocy.

Karty paliwowe to osobna ścieżka. DKV, Orlen i Shell mają różne układy kolumn w eksporcie, więc konfiguruje się je osobno, raz. Potem plik trafia do asystenta automatycznie przez połączenie z panelem karty albo przez wgranie raz w miesiącu.

Nie wszystko robi się jednocześnie. Dobrze zacząć od monitorowania terminów: przeglądy, OC, koniec leasingu. To daje natychmiastowy efekt i nie wymaga dużo danych wejściowych. Analiza kosztów i flagi na tankowaniach wchodzą w następnym kroku, gdy dane w systemie są kompletne i asystent przez miesiąc "widział" normalny wzorzec zużycia dla każdego pojazdu.

Wynik po kilku tygodniach: kierownik floty dostaje każdego ranka jeden zbiorczy raport zamiast ręcznie sprawdzać kilkadziesiąt kart. Na koniec miesiąca zestawienie kosztów na pojazd i na kierowcę gotowe bez Excela. I spokój, że żadne OC nie wygaśnie bez ostrzeżenia, bo tym razem mail od ubezpieczyciela nie trafi do spamu, a system po prostu to sprawdzi sam.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wyglądałoby z Twoim programem floty i danymi, umów się na 15 minut rozmowy. Możesz też sprawdzić, jak podobne wdrożenia działają u innych firm: realne wdrożenia.