Jak AI pomaga w windykacji B2B: wezwania do zapłaty, noty odsetkowe i pozew w e-Sądzie EPU?

AI może wyciągać przeterminowane rozrachunki z ERP, łączyć je z historią kontaktów z CRM i automatycznie przygotować całą sekwencję: od miękkiego przypomnienia przez formalne wezwanie do zapłaty, notę odsetkową z poprawnie naliczonymi odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych, aż po gotowy komplet danych do wypełnienia pozwu w Elektronicznym Postępowaniu Upominawczym. Decyzja o złożeniu pozwu w e-Sądzie w Lublinie i o wpisie do Krajowego Rejestru Długów należy do ciebie. Asystent przygotowuje dokumenty, pilnuje terminów przedawnienia i odpowiada na pytanie: ile masz do odzyskania, od kogo i ile czasu jeszcze zostało.

Co wyciągamy z ERP i skąd to bierzemy?

Punktem wyjścia jest moduł rozrachunków w twoim systemie. W Comarch ERP Optima AI sięga do danych przez interfejs SFERA (natywne API w formie komponentu .NET) albo bezpośrednio do bazy SQL Server, gdzie rozrachunki przechowywane są razem z polami: termin płatności, kwota nierozliczona, numer i data dokumentu, NIP kontrahenta, pełna nazwa, adres. Z tabeli dokumentów handlowych wyciągamy też historię: czy faktura była korygowana, czy jest powiązany dowód wpłaty KP, czy płatność była podzielona na raty.

W enova365 (Soneta) sprawa jest prostsza, bo ten system ma wbudowany moduł Windykacja z etapami sprawy, wysłanymi dokumentami i terminami kontaktów. AI odczytuje, na jakim etapie jest każda sprawa, a przez REST API enova365 (Soneta.Web) może też dodawać nowe wpisy: informację o wysłanym wezwaniu, datę kolejnego kontaktu, wynik rozmowy. Dla InsERT nexo (Subiekt nexo, Gestor nexo) dostęp jest przez REST API InsERT lub przez bazę SQL Server.

Z CRM wyciągamy historię kontaktów: kiedy ostatni raz ktoś rozmawiał z tym klientem, czy ktoś obiecał zapłatę do konkretnej daty, czy kontrahent ma wyznaczonego opiekuna po stronie twojej firmy. U jednego klienta wyszło, że handlowiec zostawił notatkę w CRM: "Jan Kowalski Sp. z o.o. zapłaci po 20., czeka na wpływ od zagranicznego odbiorcy". System windykacyjny mimo to wysłał ponaglenie trzy dni wcześniej. Po połączeniu danych z CRM i ERP asystent uwzględnia takie notatki i wstrzymuje sekwencję do ustalonej daty, zamiast strzelać wezwaniem w zły moment.

Do zestawu dochodzą jeszcze: historia wysłanych wezwań z datami i potwierdzeniami doręczenia, aktualny status w EPU (jeśli sprawa była już tam złożona) oraz data wymagalności każdej faktury jako punkt startowy do liczenia terminu przedawnienia.

Jak wygląda sekwencja windykacyjna i co AI przygotowuje na każdym etapie?

AI nie generuje jednego szablonu dla wszystkich kontrahentów. Firma z jedną fakturą opóźnioną o cztery dni dostaje inne pismo niż kontrahent z pięcioma zaległymi fakturami, który od miesiąca nie odpowiada na maile. Asystent ocenia sytuację per klient i dobiera ton oraz treść.

Typowy scenariusz wygląda tak:

• Pierwsze dni po terminie: miękkie przypomnienie e-mailem. Bez tonu windykacyjnego, tylko informacja o saldzie z numerem faktury, kwotą i danymi do przelewu.
• Około 7-14 dni po terminie: formalne wezwanie do zapłaty z kwotą główną, naliczonymi odsetkami i rekompensatą za koszty odzyskiwania należności (40, 70 albo 100 euro, zależnie od wartości faktury). Dokument zawiera podstawę prawną, numer i datę faktury, termin pierwotny oraz nowy termin do zapłaty wyznaczony w wezwaniu.
• Około 30-45 dni po terminie: wezwanie przedsądowe z informacją o planowanym skierowaniu sprawy do EPU i możliwym wpisie do rejestru długów.

Jeden szczegół, który często umyka: jeśli sprawę kierujesz do sądu, wezwanie powinno zostać wysłane listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, a nie tylko mailem. Doręczenie listu ma inne znaczenie dowodowe w postępowaniu niż wiadomość elektroniczna. AI może wygenerować dokument do wydruku i wyeksportować dane do wysyłki przez e-Nadawcę Poczty Polskiej, ale fizyczna wysyłka wciąż wymaga człowieka albo integracji z usługą wysyłkową.

Skąd AI wie, ile odsetek i jaką rekompensatę naliczyć?

Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych wynikają ze stopy referencyjnej NBP powiększonej o ustawową marżę, określoną w ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (art. 7 dla wierzycieli niebędących podmiotami publicznymi). Ministerstwo Finansów publikuje aktualną wartość w obwieszczeniach dwa razy w roku. AI pobiera ją z konfiguracji, aktualizowanej ręcznie albo przez skrypt sczytujący obwieszczenie, i liczy od dnia następnego po terminie płatności z faktury aż do dnia sporządzenia dokumentu.

Rekompensata za koszty odzyskiwania jest ryczałtowa i zależy od wartości roszczenia: 40 euro dla faktur do równowartości 5 000 zł, 70 euro od 5 000 do 50 000 zł, 100 euro powyżej 50 000 zł. Przeliczamy ją po kursie NBP z dnia wymagalności. Kurs pobieramy z publicznego API Narodowego Banku Polskiego, które udostępnia tabele kursów w XML i JSON bez konieczności rejestracji. Rekompensata należy się osobno do każdej faktury, nie do całego salda kontrahenta. Trzech zaległych faktur to trzy rekompensaty.

Nota odsetkowa wychodzi jako osobny dokument: tabela z datą początkową, datą końcową, kwotą główną, stopą procentową i kwotą odsetek, plus osobny wiersz z rekompensatą. Gotowa do wysyłki i do dołączenia do akt sprawy EPU jako dowód.

EPU i KRD: jak wygląda integracja technicznie?

e-Sąd w Lublinie (EPU) nie udostępnia publicznego API. Pozwy składa się przez formularz na pozwy.gov.pl po zalogowaniu kontem zarejestrowanym w systemie. Nie istnieje interfejs programistyczny pozwalający wysłać pozew automatycznie z zewnętrznego programu, co oznacza, że rola AI kończy się na przygotowaniu danych. Asystent kompletuje: pełne dane dłużnika (NIP lub PESEL, adres do doręczeń), wartość roszczenia rozbita na kwotę główną i odsetki naliczone do dnia złożenia pozwu, wykaz dowodów z numerami faktur i datami, gotową treść uzasadnienia. Ty otwierasz pozwy.gov.pl, wklejasz te dane i zatwierdzasz. Nic więcej nie musisz szukać ani liczyć.

Status złożonej sprawy w EPU: czy dłużnik wniósł sprzeciw od nakazu zapłaty, czy nakaz się uprawomocnił, kiedy upływa termin na wniosek o klauzulę wykonalności. AI może to monitorować przez Portal Informacyjny Sądów Powszechnych, jeśli jest do niego podłączony.

KRD BIG udostępnia REST API dla firm, które podpisały umowę z Krajowym Rejestrem Długów. Przez to API można sprawdzić, czy kontrahent jest już wpisany, i złożyć wniosek o nowy wpis. Żeby wpis był możliwy, wierzytelność musi być wymagalna, bezsporna i spełniać warunki regulaminowe (minimalna kwota, odpowiedni czas opóźnienia). AI może przygotować dane do wpisu i poinformować, że konkretny kontrahent te warunki spełnia. Sam wpis zatwierdza człowiek. BIG InfoMonitor działa analogicznie i też ma API dla wierzycieli. Jeśli korzystasz z obu rejestrów, asystent przygotowuje zgłoszenie do każdego z osobna.

Terminy przedawnienia, sprzeciw i co po uprawomocnieniu nakazu?

Roszczenie z faktury B2B przedawnia się po trzech latach od daty wymagalności (art. 118 Kodeksu cywilnego dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności). AI wylicza tę datę dla każdej pozycji rozrachunkowej na podstawie terminu płatności z ERP i ustawia dwa alerty: jeden z odpowiednim wyprzedzeniem, żeby było wystarczająco czasu na przygotowanie i złożenie pozwu, i jeden ostateczny. Zdarza się, że właściciel pyta o starą fakturę i dopiero w tej chwili wychodzi, że minęły już trzy lata. Tu asystent ma realną wartość: mówi z wyprzedzeniem, nie po fakcie.

Jeśli dłużnik złoży sprzeciw od nakazu zapłaty, sprawa trafia do sądu właściwości ogólnej i toczy się w trybie zwykłym. AI może zebrać materiał do pisma procesowego: datę i numer nakazu, treść sprzeciwu, dowody dołączone do pozwu. Pismo procesowe powinien jednak przejrzeć prawnik przed wysyłką. Asystent przygotowuje materiał, nie podpisuje.

Po uprawomocnieniu nakazu i uzyskaniu klauzuli wykonalności AI pilnuje terminu do złożenia wniosku do komornika i przygotowuje dane do wniosku egzekucyjnego: sygnaturę akt, dane dłużnika, kwotę zasądzoną z odsetkami naliczonymi od dnia wydania nakazu.

Od czego zaczynamy?

Najpierw sprawdzamy dostęp do danych. Jeśli masz Optima, enova365 lub InsERT nexo, możliwa jest integracja przez API lub bazę SQL Server: zakładamy konto z uprawnieniami wyłącznie do odczytu na tabelach rozrachunkowych i dokumentów. Jeśli masz inny ERP bez API, zaczynamy od eksportu: plik CSV lub XLS z modułu rozrachunków, wgrywany ręcznie albo przez harmonogram codziennie rano.

Drugi krok: ustalamy progi i sekwencję. Ile dni po terminie idzie pierwsze przypomnienie? Kto zatwierdza wezwanie przed wysyłką, właściciel czy księgowa? Czy pismo ma wychodzić mailem, listem poleconym, czy oboma kanałami jednocześnie?

Trzeci krok: AI dostaje próbkę realnych danych i generuje wezwania dla kilku wybranych kontrahentów. Sprawdzasz treść, poprawiasz ton, zatwierdzasz wzorzec. Dopiero potem uruchamiamy na produkcji. Od podłączenia do ERP do pierwszego wysłanego wezwania zajmuje to zwykle kilka dni roboczych przy integracji przez API, nieco dłużej przy pracy z plikami eksportowymi.

Chcesz zobaczyć, jak to wygląda na danych swojej firmy? Umów się na bezpłatny audyt. Sprawdzimy razem, skąd wyciągnąć rozrachunki i co asystent może przygotować od razu. Możesz też zajrzeć na realne wdrożenia, żeby zobaczyć, jak inne firmy podeszły do windykacji z AI.