Jak AI pilnuje terminów i doręczeń w Portalu Informacyjnym Sądów Powszechnych?

Tak, AI może co rano sprawdzać Portal Informacyjny Sądów Powszechnych w imieniu pełnomocnika, zestawiać nowe pisma ze wszystkich prowadzonych spraw i ostrzegać z kilkudniowym wyprzedzeniem, gdy doręczenie elektroniczne zbliża się do końca czternastodniowego okresu. Nie potrzeba do tego oficjalnego API od Ministerstwa Sprawiedliwości. Potrzeba konta pełnomocnika zawodowego, skryptu logującego się na portal w jego imieniu i zestawu reguł, które AI stosuje do wyciągniętych danych.

Dlaczego 14 dni potrafi zaskoczyć nawet dobrze zorganizowaną kancelarię

Doręczenie przez Portal Informacyjny działa inaczej niż e-mail. Gdy sąd umieszcza pismo na portalu, pełnomocnik zawodowy ma czternaście dni na zapoznanie się z treścią. Jeśli w tym czasie nikt tego dokumentu nie odczyta, ustawa traktuje go za doręczony ostatniego, czternastego dnia. Od tej daty biegną terminy procesowe: na wniesienie apelacji, zażalenia, odpowiedzi na pozew, uzupełnienie braków formalnych.

Problem nie polega na tym, że kancelaria jest niekompetentna. Pisma trafiają na portal w piątki przed długimi weekendami, w środku wokand albo kiedy adwokat ma kilka rozpraw pod rząd. Wystarczy jedno przeoczone zarządzenie, żeby termin przepadł. Stąd potrzeba czegoś, co patrzy na portal codziennie, bez urlopów.

Co dokładnie widać w Portalu Informacyjnym i jakie dane wyciąga skrypt

Po zalogowaniu na konto pełnomocnika portal pokazuje listę spraw powiązanych z jego numerem identyfikacyjnym. Dla każdej sprawy dostępne są:

• sygnatura akt: np. "I C 456/24" albo "VIII GC 78/25"
• rodzaj dokumentu: wyrok, postanowienie, zarządzenie, wezwanie do uzupełnienia braków formalnych, protokół posiedzenia, pismo procesowe strony przeciwnej, nagranie audio z rozprawy
• data umieszczenia na portalu
• status odczytu: odczytano z datą i godziną albo "nieodczytane"
• termin posiedzenia, jeśli sąd go wyznaczył i udostępnił
• link do pliku PDF z treścią pisma lub do nagrania

Skrypt podczas każdego rannego cyklu pobiera całą tę listę, porównuje z wynikami z poprzedniej doby i wyciąga różnicę: co nowego, co zmieniło status, jakie terminy posiedzeń doszły. Przy kancelarii prowadzącej kilkaset spraw równolegle ręczne przeklikanie tego zajmuje asystentce kilka godzin tygodniowo. Skrypt robi to w kilka minut.

Czy Portal Informacyjny ma API? Jak realnie wygląda podłączenie

Nie ma. Ministerstwo Sprawiedliwości nie udostępniło publicznego API dla kancelarii. Nie istnieje dokumentacja REST, SOAP ani żaden plik wymiany danych, który pozwoliłby aplikacji wejść na portal bez symulowania pracy przeglądarki. To stan faktyczny na dziś.

Bezpieczne i stosowane w praktyce podejście wygląda tak: skrypt używa narzędzia do automatyzacji przeglądarki (najczęściej Playwright) i loguje się na portal danymi pełnomocnika, dokładnie tak jak robiłby to on sam przy komputerze. Sesja prowadzona jest na serwerze kancelarii lub zaufanej maszynie wirtualnej, do której dostęp mają tylko uprawnione osoby. Dane logowania przechowuje się w zaszyfrowanym magazynie, nie w kodzie skryptu.

Kilka rzeczy warto sprawdzić przed uruchomieniem:

• Regulamin Portalu Informacyjnego warto przeczytać przed wdrożeniem: czy nie ma zapisu zakazującego automatycznego dostępu.
• Sam odczyt pisma to czynność prawna, bo potwierdza zapoznanie się z dokumentem. Większość kancelarii konfiguruje system tak, żeby AI tylko pobierała metadane i treść, a kliknięcie "odczytaj" zostawała decyzją pełnomocnika.
• Dostęp przez ePUAP wymaga certyfikatu lub tokenu. Część kancelarii loguje się loginem i hasłem, co prostsze do zautomatyzowania.
• Jeśli kancelaria korzysta z iuscase, warto zapytać dostawcę o moduł monitoringu PI: część dostawców systemów kancelaryjnych wbudowuje tę funkcję albo planuje ją jako integrację.

Co AI robi z tymi danymi każdego ranka

Wyobraź sobie poniedziałkowy poranek. Pełnomocnik otwiera system kancelarii i widzi już przygotowany wykaz: trzy nowe pisma przez weekend, dwie sprawy z wyznaczonym terminem posiedzenia, jedno wezwanie do uzupełnienia braków formalnych w sprawie II C 1102/24, które leży nieodczytane od dziewięciu dni. Nie szuka, nie klika, nie pyta asystentki. Po prostu to ma.

Konkretne zadania AI w tym procesie:

• Zestawienie nowych pism: dla każdej sprawy lista dokumentów umieszczonych od ostatniego sprawdzenia, z sygnaturą, rodzajem i datą umieszczenia.
• Liczenie dni od doręczenia: dla każdego nieodczytanego pisma AI wylicza, ile dni minęło od daty umieszczenia. Przy dziewiątym dniu generuje alert priorytetowy. Przy dwunastym, jeśli nadal nieodczytane, powiadomienie trafia do osoby odpowiedzialnej za sprawę, przez wiadomość w systemie kancelarii albo SMS.
• Streszczenie pisma: AI czyta treść PDF, wyciąga typ dokumentu, czego żąda sąd lub strona przeciwna i jaki jest termin reakcji. Dwa, trzy zdania po polsku. Prawnik czyta streszczenie, a do oryginału sięga gdy uzna za stosowne.
• Wpis do kalendarza: data posiedzenia z sygnaturą i nazwą sądu trafia automatycznie do Outlooka pełnomocnika albo jako zadanie w iuscase lub Kleos.
• Notatka dla klienta: na żądanie AI przygotowuje krótki komunikat, np. "W Pana sprawie II C 1102/24 sąd wydał zarządzenie wzywające do uzupełnienia braków formalnych w terminie tygodniowym od doręczenia." Prawnik sprawdza, zatwierdza, wysyła.

Jak to wpina się w Kleos, iuscase i Outlook

Kleos (platforma Thomson Reuters) udostępnia API dla partnerów integracyjnych. Terminy i zadania można wpisywać przez REST z tokenem autoryzacyjnym generowanym w ustawieniach konta kancelarii. Pole "sprawa", "termin", "typ zdarzenia" i "przypisany pełnomocnik" wypełnia AI na podstawie danych pobranych z portalu.

iuscase ma własne API, przez które działają m.in. wtyczki do generowania pism. Ta sama droga nadaje się do wpisywania terminów: skrypt autoryzuje się kluczem API kancelarii, tworzy zdarzenie powiązane z sygnaturą i przypisuje je do właściwego użytkownika w systemie.

Outlook i Exchange podłącza się przez Microsoft Graph API. Jeśli kancelaria pracuje na Microsoft 365, AI tworzy wpisy w kalendarzu bezpośrednio, bez pośrednictwa żadnego systemu kancelaryjnego. Potrzebna jest zarejestrowana aplikacja w Azure Active Directory i zgoda administratora tenanta.

U jednego z klientów wyglądało to tak: dane z PI trafiały jednocześnie do iuscase jako zadanie dla referenta i do Outlooka jako event z tytułem zawierającym sygnaturę i datę posiedzenia. Referent miał jedno i drugie, bez ręcznego przepisywania czegokolwiek.

Od czego zaczynamy w kancelarii

Pierwsza rozmowa zawsze dotyczy zakresu. Ile spraw kancelaria prowadzi aktywnie w PI, ilu pełnomocników ma dostęp do portalu i w jakim systemie trzymane są terminy. To wystarczy, żeby ocenić skalę i zaproponować pilota na kilku sprawach.

Potem przychodzi czas na skrypt i testy na żywych sprawach: czy dane pobierają się poprawnie, czy streszczenia są wystarczające, czy alerty docierają do właściwej osoby we właściwym czasie. Taki pilotaż daje kancelarii konkretną odpowiedź, co działa, zanim cokolwiek zostanie wdrożone szerzej.

Jeśli zastanawiasz się, czy monitoring PI ma sens w Twojej kancelarii, zapraszamy na bezpłatny audyt. Sprawdzimy, ile spraw prowadzisz przez portal, jakich terminów pilnujesz ręcznie i gdzie jest największe ryzyko przeoczenia. Mamy też realne wdrożenia, które pokazują, jak inne kancelarie podeszły do tego tematu.