Jak AI czyta dane z proALPHA, abas ERP i Rekord.ERP i zastępuje ręczne raporty w Excelu?

AI można podłączyć do proALPHA, abas ERP i Rekord.ERP przez REST API producenta, bezpośredni dostęp do bazy danych albo pliki wymiany. Po takim podłączeniu AI odpowiada handlowcowi na pytanie "na kiedy wyjdzie zlecenie" bez dzwonienia do kierownika produkcji, wyłapuje braki materiałowe jeszcze przed wystawieniem zlecenia i zestawia koszty rzeczywiste z kalkulacją planowaną. Żadna z tych operacji nie wymaga zmiany ERP ani migracji danych.

Firma ma ERP od dziesięciu lat, ale raport i tak robi w Excelu

Typowy scenariusz z firm z obróbką metalu wygląda tak: system proALPHA albo abas chodzi od lat, wszyscy go używają do wystawiania zleceń i ewidencji magazynowej. Ale kiedy dyrektor produkcji pyta o stan zleceń na dany tydzień, technolog eksportuje dane do Excela, dopisuje brakujące kolumny z innego arkusza i wysyła mejlem. Co tydzień. Ręcznie.

U jednego z naszych klientów z branży tłoczenia blach wyglądało to dokładnie tak. ERP był, dane były, ale żeby zobaczyć, które zlecenia są zagrożone terminem, ktoś musiał to zestawić ręcznie. AI podłączone do bazy proALPHA robi to samo zestawienie w kilka sekund, na żądanie albo o stałej godzinie rano, i wysyła wynik mailem albo na komunikator. Excel nie znikł z dnia na dzień, ale ta jedna osoba przestała go co tydzień wypełniać od nowa.

Jakie dane wyciągamy z proALPHA, abas i Rekord.ERP

Z każdego z tych systemów można wyciągnąć cztery grupy danych, które realnie przydają się AI do codziennej pracy firmy:

• Zlecenia produkcyjne i ich etapy: w proALPHA to tabele Fertigungsauftrag z listą operacji (Arbeitsgang) przypisanych do marszruty. W abas struktura jest analogiczna. W Rekord.ERP to dokumenty ZP (Zlecenie Produkcyjne) z kartami pracy przypisanymi do poszczególnych operacji technologicznych.
• Struktury materiałowe i zapotrzebowania: BOM (Stückliste w proALPHA i abas, struktura technologiczna wyrobu w Rekord.ERP) plus wynik MRP, czyli lista materiałów, których brakuje do pokrycia planowanych zleceń na najbliższe dni.
• Kalkulacje planowane i rzeczywiste: abas prowadzi Soll-Kosten (koszty planowane) i Ist-Kosten (koszty rzeczywiste) na poziomie zlecenia. W proALPHA to odpowiednio Plankalkulation i Nachkalkulation. Rekord.ERP trzyma kalkulację technologiczną i zestawia ją z kosztami po zamknięciu zlecenia.
• Stany magazynowe i terminy dostaw: aktualne ilości z magazynu, otwarte zamówienia zakupu z datami potwierdzonych dostaw od dostawców.

Dane o etapach zlecenia pozwalają AI ocenić, na którym operacji marszruty jest produkt i ile zostało do zakończenia. Gdy handlowiec pyta o termin, AI nie zgaduje. Liczy na podstawie rzeczywistego postępu i zajętości zasobów z harmonogramu, w proALPHA to moduł Advanced Scheduling (APS).

Jak fizycznie wygląda podłączenie: API, baza danych czy plik wymiany

To różni się między systemami i wersją instalacji. Żaden z trzech nie jest tak otwarty jak duże ERPy chmurowe, ale każdy daje się podłączyć legalnie.

proALPHA od wersji 8.x udostępnia REST API nazywane Business API albo proALPHA API. Do korzystania z niego trzeba mieć włączony moduł API po stronie serwera i wygenerowane dane dostępowe: client_id oraz client_secret. API obejmuje zlecenia produkcyjne, BOM, operacje, stany magazynowe i planowanie. Starsze instalacje, szczególnie pracujące na bazie Firebird, często nie mają tego modułu aktywowanego. Wtedy legalna droga to widoki raportowe w bazie albo eksport przez wbudowane raporty proALPHA w formacie CSV lub XML.

abas ERP ma własne REST API dostępne od wersji 2019, wymagające osobnej licencji na użytkownika API, odrębnej od standardowych licencji produkcyjnych. Przez API można odpytywać o zlecenia, zamówienia zakupu, dokumenty magazynowe i kalkulacje. Abas obsługuje też JDBC i ODBC, co daje bezpośredni dostęp do bazy raportowej bez aktywowania modułu API. Jeśli firma korzysta z modułu abas BI, dane są już przygotowane w osobnym schemacie raportowym i integracja jest szybsza.

Rekord.ERP od Rekord SI z Bielska-Białej nie ma publicznie udokumentowanego REST API. System pracuje na Microsoft SQL Server, a Rekord SI dostarcza klientom zestaw widoków raportowych (SQL views), przez które można czytać dane bez ryzyka uszkodzenia tabel operacyjnych. Do podłączenia AI potrzebne jest osobne konto SQL z uprawnieniami wyłącznie do odczytu tych widoków. Rekord SI oferuje też eksport z poziomu modułów do plików XML i CSV. Jeśli firma korzysta z kooperacji, dokumenty KO (kooperacja wewnętrzna) i KZ (kooperacja zewnętrzna) są dostępne przez te same widoki raportowe.

We wszystkich trzech przypadkach konto dostępowe do bazy albo API powinno mieć wyłącznie uprawnienia do odczytu. Zapis danych z AI z powrotem do ERP to osobny temat, który wymaga odrębnych ustaleń z producentem i zazwyczaj dedykowanego endpointu po stronie systemu.

Co konkretnie robi AI z tymi danymi

Nie chodzi o to, żeby AI "analizowała dane" ogólnie. Chodzi o konkretne pytania, które firma zadaje codziennie i które teraz lądują na biurku kierownika albo zostają bez odpowiedzi do poniedziałku.

• Handlowiec pyta: na kiedy wyjdzie zlecenie 2024/03/1482? AI sprawdza, na którym Arbeitsgang jest zlecenie, ile operacji zostało, jaka jest zajętość zasobu z harmonogramu APS i podaje realny termin. Bez czekania na odpowiedź mistrza zmiany.
• Braki materiałowe przed startem: AI przechodzi listę zleceń zaplanowanych na następny tydzień, sprawdza BOM każdego i porównuje z aktualnym stanem magazynowym plus potwierdzonymi terminami dostaw. Jeśli dla zlecenia ZP/2024/0341 brakuje stali gatunku 1.4301 w ilości 120 kg, a dostawa potwierdzona jest na czwartek, a zlecenie zaplanowane na środę, AI to wyłapuje i zgłasza kierownikowi logistyki.
• Odchylenia kosztów: po zamknięciu zlecenia AI zestawia Plankalkulation z Nachkalkulation (w proALPHA) albo Soll-Kosten z Ist-Kosten (w abas) i wskazuje, gdzie koszty przekroczyły plan. Nie musi to być miesięczne zestawienie, można robić to po każdym zamkniętym zleceniu.
• Poranny raport dyrektora produkcji: o wybranej godzinie AI generuje skrót: ile zleceń aktywnych na zmianie, które są opóźnione względem harmonogramu, gdzie są braki materiałowe, co utknęło na kooperacji. Dyrektor dostaje to na telefon przed wejściem na halę.
• Komunikat dla kooperanta: kooperant zewnętrzny dostaje od AI wiadomość, co brakuje do rozliczenia zlecenia KZ: które dokumenty należy dosłać (np. WZ, protokół odbioru), które pozycje nie mają uzupełnionej ilości, co blokuje zamknięcie. AI czyta dane z Rekord.ERP i układa je w zrozumiały komunikat, bez potrzeby wchodzenia w system.

Gdzie AI się zatrzymuje: dane decydują o jakości odpowiedzi

AI jest tak precyzyjna, jak dane, które dostaje. Jeśli marszruta w proALPHA nie ma uzupełnionych norm czasowych dla operacji, AI nie oszacuje realnego terminu, bo nie ma podstaw do obliczeń. Poda to, co jest, i zaznaczy, czego brakuje.

U jednego klienta z toczenia CNC okazało się, że połowa kart pracy w abas nie miała wpisanych czasów rzeczywistych, bo pracownicy potwierdzali operacje zbiorczo na koniec zmiany, a nie na bieżąco. AI mogła odpowiadać na pytania o terminy tylko na podstawie norm planowanych. To było lepsze niż nic, ale wdrożenie stało się przy okazji impulsem do zmiany sposobu raportowania na hali. Dane zaczęły być dokładniejsze, a odpowiedzi AI coraz bardziej zbliżone do rzeczywistości.

Od czego zaczyna się integracja

Pierwsze kroki są podobne niezależnie od systemu:

• Sprawdzamy, co jest dostępne: API aktywne czy nie, widoki SQL przygotowane czy trzeba je zamówić u producenta, jakie dane są w bazie, a jakie tylko w plikach eksportu.
• Ustalamy, jakie pytania firma zadaje najczęściej. Nie budujemy integracji "na wszystko", tylko pod konkretne przypadki użycia.
• Tworzymy konto z uprawnieniami wyłącznie do odczytu i testujemy połączenie na danych z ostatnich kilku tygodni produkcji.
• Budujemy pierwsze zapytania AI i weryfikujemy wyniki z osobą, która zna system od środka, najczęściej technologiem albo planistą.

Pilot zazwyczaj zajmuje od kilku dni do kilku tygodni, zależnie od stanu danych i dostępności kogoś po stronie firmy, kto zna strukturę ERP. W przypadku API proALPHA i abas nie trzeba angażować producenta. Przy Rekord.ERP warto raz porozmawiać z Rekord SI o tym, które widoki są przeznaczone do zewnętrznego odczytu.

Jeśli chcesz sprawdzić, co konkretnie da się wyciągnąć z Twojego systemu i co z tym realistycznie zrobić, umów się na bezpłatny audyt. Możesz też zobaczyć, jak wyglądają realne wdrożenia w firmach produkcyjnych.